Общие сведения о совместной работе на базе SharePoint Server 2007

Большинство людей тратят значительную часть рабочего времени на совместную работу. Они обмениваются информацией, работают в группах и управляют проектами. Эффективная организация совместной работы может быть сложной задачей, если отсутствуют средства, упрощающие общение, обмен данными, координацию проектов и согласование крайних сроков внутри большой группы людей.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 может повысить эффективность работы благодаря тому, что он предоставляет организациям платформу для обмена сведениями и работы в группах. На сайте SharePoint доступны различные средства и рабочие области, которые можно применять для общения с участниками группы, отслеживания проектов, координации крайних сроков, а также совместного создания и изменения документов.

Повышение производительности группы

Office SharePoint Server 2007 включает различные виды шаблонов, которые можно использовать для создания сайта.

Примечание : В данной статье в качестве примера используется узел SharePoint, созданный компанией Adventure Works, вымышленной организацией, которая производит велосипеды, детали велосипедов и аксессуары для велосипедов.

Например, отдел маркетинга в компании Adventure Works использует сайт, созданный на основе шаблона сайта группы, для управления различными проектами и задачами, связанными с документами. Сотрудники отдела маркетинга ежедневно используют сайт группы для создания документов и управления ими, отслеживания проблем и задач, а также обмена ссылками и контактами. Благодаря централизации таких действий обеспечивается экономия времени и повышение производительности.

Шаблон сайта группы включает:

  • библиотеку "Общие документы";

  • список "Извещения";

  • календарь;

  • список "Коллективное обсуждение";

  • список "Задачи";

  • список "Ссылки".

Если требуется быстро подготовить сайт для группы, можно без труда создать его на основе шаблона сайта группы. Этот универсальный шаблон подходит для различных ситуаций. Его можно применять для хранения долгосрочных сведений для отдела или краткосрочных сведений об определенном проекте, который охватывает несколько отделов. Создание сайта группы для совместной работы даст группе возможность повысить эффективность и производительность, что в конечном счете позволит достичь лучших результатов. Можно также настроить сайт в соответствии с потребностями группы или проекта, добавив списки, библиотеки или другие возможности.

Более эффективное управление проектами

Сайт Office SharePoint Server 2007 включает несколько возможностей, которые можно применять для управления проектами и координации задач и крайних сроков между несколькими людьми. У отдела маркетинга компании Adventure Works есть календарь, который применяется для отслеживания важных собраний, отраслевых мероприятий и выставок. Сотрудники отдела связывают этот календарь с личными календарями в Microsoft Office Outlook 2007, чтобы одновременно просматривать данные из обоих календарей. Кроме того, в отделе маркетинга используется список "Задачи проекта" для визуального представления и отслеживания ключевых этапов маркетинговых проектов.

Существует несколько различных способов использования сайта группы для более эффективного управления проектами.

  • Можно использовать встроенные средства, такие как шаблон списка "Задачи проекта," который позволяет визуально представить связи задач и состояние проекта с помощью автоматически формируемых диаграмм Ганта.

  • Можно организовать совместную работу группы на основе общих календарей, извещений и уведомлений. Календарь на сайте SharePoint можно подключить к календарю Office Outlook 2007, а затем просматривать и обновлять его как личный календарь.

  • Можно создать сайты "Рабочая область собрания" для сбора материалов и документов, связанных с собранием.

Создание, рецензирование и совместное использование документов

Сайта Office SharePoint Server 2007 также позволяет группам совместно создавать и изменять документы. Например, в отделе маркетинга Adventure Works для управления создаваемыми материалами используются две разные библиотеки.

  • Участники группы сохраняют общие маркетинговые документы и документы, связанные с бюджетом, в библиотеке "Общие документов", где их могут читать или извлекать и изменять другие участники группы.

  • Для хранения и повторного использования слайдов для различных презентаций применяются библиотеки слайдов.

Для специальных проектов, в которых участвует только несколько людей, участники группы иногда создают дочерние сайты "Рабочая область для документов". Такие сайты позволяют координировать работу над конкретным документом или группой документов.

Есть несколько различных способов сохранения и использования документов и других файлов на сайте группы.

  • Используйте библиотеки документов для хранения важных документов и управления ими. Такие возможности, как управление версиями, позволят следить за внесением исправлений в документ. Кроме того, можно требовать извлечения документов, чтобы предотвратить внесение изменений в одно и то же время несколькими пользователями.

  • Создайте сайты рабочих областей для документов, чтобы координировать разработку конкретных документов.

  • Используйте библиотеки слайдов для совместного и повторного использования централизованного хранящихся слайдов Microsoft Office PowerPoint 2007.

  • Обеспечьте автономный доступ к библиотекам с помощью Office Outlook 2007, чтобы позволить сотрудникам просматривать и изменять документы при отсутствии подключения к сети.

  • Используйте рабочие процессы для управления задачами совместной работы, например рецензированием или утверждением документов. Дополнительные сведения о рабочих процессах см. в разделе Управление корпоративным содержимым данного курса обучения.

Сбор знаний и обмен ими

Сайт Office SharePoint Server 2007 позволяет организациям централизованно хранить рекомендации, обмениваться информацией и стандартизировать бизнес-процессы. В отделе маркетинга компании Adventure Works применяются вики-сайт и блог для сбора полезных для группы данных и обмена ими. Сотрудники отдела хранят на вики-сайте общие сведения о процессах, применяемых в компании и отделе, которые будут полезны новым сотрудникам. Любой участник группы может добавлять сведения на вики-сайт или обновлять существующие записи.

Несколько участников группы также регулярно публикуют материалы, касающиеся отрасли или маркетинга, на сайте блога, а другие участники могут читать записи и комментировать их. Маркетинговый блог является форумом группы, на котором можно обмениваться новыми идеями или мнениями.

Вот некоторые способы использования сайта группы для сбора знаний или важных сведений:

  • отслеживание обновлений с помощью оповещений или RSS;

  • обмен информацией и публикация материалов в блогах;

  • сбор знаний сотрудников и документирование внутренних процессов с помощью вики-сайта;

  • использование опросов и обсуждений для сбора информации и стимулирования общения.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×