Общие сведения о проверке перед ликвидацией

По окончании периода хранения содержимого в силу ряда причин вам может потребоваться проверить его и решить, можно ли его спокойно удалить (ликвидировать). Например, вам может потребоваться:

  • отложить удаление (ликвидацию) важного содержимого в случае судебного разбирательства или аудита;

  • удалить содержимое из списка на ликвидацию, чтобы сохранить его в архиве, если оно представляет исследовательский или исторический интерес;

  • назначить другой период хранения содержимого, если первоначальная политика носила временный или предварительный характер;

  • вернуть содержимое клиентам или передать другой организации.

При создании метки для хранения содержимого в Office 365 вы можете выбрать активацию проверки перед ликвидацией в конце периода хранения. При проверке перед ликвидацией происходит следующее:

  • Выбранные вами люди получают по электронной почте уведомление о том, что есть содержимое для проверки. Проверяющими могут быть отдельные пользователи, группы рассылки или безопасности и группы Office 365. Имейте в виду, что подобные уведомления отправляются еженедельно.

  • Для проверки содержимого проверяющие переходят на страницу Ликвидация в Центре безопасности и соответствия требованиям.

  • Для каждого документа проверяющий может:

    • применить другую метку;

    • продлить период хранения;

    • удалить окончательно.

  • Проверяющие могут выбрать ожидающие проверки или ликвидированные элементы и экспортировать список в CSV-файл.

Для проверки перед ликвидацией необходима подписка на Office 365 корпоративный E5.

Проверка перед ликвидацией выполняется только для содержимого сайтов SharePoint, учетных записей OneDrive и сайтов групп Office 365. Содержимое, ожидающее проверки перед ликвидацией на этих ресурсах, удаляется только после того, как проверяющий выберет окончательное удаление содержимого.

Проверка перед ликвидацией не охватывает содержимое Exchange Online, Skype, общедоступных папок и почтовых ящиков групп Office 365. Если к содержимому на этих ресурсах применена метка, активирующая проверку перед ликвидацией, оно автоматически удаляется по окончании периода хранения и не появляется на странице Ликвидация в Центре безопасности и соответствия требованиям.

Страница "Ликвидация"

Настройка проверки перед ликвидацией с помощью создания метки

Это основной рабочий процесс для настройки проверки перед ликвидацией. На этой схеме показана метка, которая сначала публикуется, а затем вручную применяется пользователем. Как вариант, к содержимому может автоматически применяться метка, активирующая проверку перед ликвидацией.

Схема, показывающая принцип действия ликвидации

Проверку перед ликвидацией можно выбрать при создании метки в Office 365. Этой возможности нет в политике хранения, она доступна только в параметрах хранения для метки.

Дополнительные сведения о метках см. в статье Общие сведения о метках.

Параметры хранения для метки

Ликвидация содержимого

Проверяющий получает по электронной почте уведомление о том, что готово содержимое для проверки, переходит на страницу Ликвидация в Центре безопасности и соответствия требованиям и выбирает один или несколько элементов. Затем проверяющий может:

  • применить другую метку;

  • продлить период хранения;

  • окончательно удалить элемент.

Проверяющий может использовать ссылку для просмотра документа в исходном расположении, если у него есть там разрешения. При проверке перед ликвидацией содержимое никогда не перемещается из исходного расположения и не удаляется, пока проверяющий не выберет его удаление.

Имейте в виду, что уведомления отправляются проверяющим по электронной почте еженедельно. Таким образом, после истечения срока хранения может пройти еще семь дней, прежде чем проверяющие получат уведомление о содержимом, ожидающем ликвидации.

Все действия по ликвидации подлежат аудиту. Для этого необходимо включить аудит как минимум за день до первого такого действия. Дополнительные сведения см. в статье Поиск по журналу аудита в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365.

Параметры ликвидации для документа

Разрешения на ликвидацию

Для доступа к странице Ликвидация проверяющим должны быть назначены роли Disposition Management (Управление ликвидацией) и View-Only Audit Logs (Журналы аудита только для просмотра). Мы рекомендуем создать новую группу ролей, например под названием "Проверяющие (ликвидация)", добавить в нее эти две роли, а затем добавлять участников в группу ролей.

Дополнительные сведения см. в статье Предоставление пользователям доступа к Центру безопасности и соответствия требованиям Office 365.

Через какое время ликвидированное содержимое удаляется окончательно?

Содержимое, ожидающее проверки перед ликвидацией, удаляется только после того, как проверяющий выберет его окончательное удаление. После выбора проверяющим этого действия к содержимому на сайте SharePoint или в учетной записи OneDrive применяется стандартный процесс очистки, описанный в разделе Влияние политики хранения на содержимое в месте его расположения.

Это означает следующее:

  • Содержимое из библиотеки документов в течение 7 дней после ликвидации перемещается в корзину первого уровня, а через 93 дня после этого удаляется окончательно. Корзина не индексируется для поиска, поэтому ее содержимое недоступно для удержания на месте.

  • Содержимое из архивной библиотеки удаляется окончательно в течение 7 дней после ликвидации.

Просмотр ожидающих проверки и ликвидированных элементов

На странице Ликвидация в Центре безопасности и соответствия требованиями можно просмотреть как ожидающие проверки, так и ликвидированные элементы.

  • Ожидающие проверки элементы достигли окончания периода хранения, и их требуется проверить перед ликвидацией. Проверив каждый элемент, решите, что с ним делать: применить другую метку, продлить период хранения или окончательно удалить.

  • Ликвидированные элементы в ходе проверки были утверждены для удаления и сейчас находятся в процессе окончательного удаления. Здесь не отображаются элементы, для которых была применена другая метка или продлен период хранения.

Фильтрация представлений элементов для ликвидации

Эти представления можно фильтровать по меткам и интервалам времени. Для ожидающих проверки элементов за основу интервала времени берется дата окончания периода хранения, а для ликвидированных — дата удаления.

Возможности фильтрации на странице "Ликвидация"

Экспорт элементов для ликвидации

Элементы из любого представления также можно экспортировать в CSV-файл, с которым можно работать в приложении Excel.

Экспортированные в Excel данные ликвидации

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×