Общие сведения о политики удаления документов в SharePoint Server 2016

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Ваша организация может потребоваться сохранять документы в течение определенного времени из-за соответствие юридическим, или другие бизнес-требований. Однако если ваша организация отслеживает длиннее необходимые документы, создавать ненужные Юридическая риска. Со стратегией удаления документов заблаговременное снизить риск можно, удалив документы на сайте автоматически после определенного периода времени — например, удалять документы в пользователей OneDrive для бизнеса сайтов пять лет после были созданы документы.

Политики удаления документов — это действенный и гибкий инструмент. Например, с их помощью можно:

  • Предоставить владельцам сайтов возможность выбора из политик, которые создаются и управляются централизованно. Вы также можете разрешить владельцам сайтов совсем отказаться от политик, если они решат, что те не соответствуют их контенту.

  • Принудительно применить обязательную политику на всех сайтах в семействе веб-сайтов, например на всех сайтах OneDrive для бизнеса, или даже во всех семействах веб-сайтов, созданных на основе определенного шаблона, например шаблона сайта группы.

  • Предоставить политику по умолчанию с правилом по умолчанию, которое будет автоматически применяться без каких-либо действий со стороны владельцев сайтов.

  • Создать политику, содержащую несколько правил удаления, из которых владелец сайта может выбирать.

Создание и управление политиками удаления документа в центре соответствия политики.

Центр соответствия политики

Когда следует использовать политики удаления документов?

Помимо политики удаления документов SharePoint Server 2016 предоставляет эти политики хранения для контента сайта:

Политика каждого типа лучше всего подходит для определенного типа сайта или данных. Например, у вашей организации есть сайт с четкой структурой, на котором используется контент такого типа, как финансовый сайт для договоров или база знаний для статей. В этом случае можно использовать политики типов контента. Если же вашей организации требуется хранить юридические документы, вы можете использовать типы контента и центр записей для реализации плана файлов.

Удаление политики документов не заменять управление или сведения политики управления записями, которые лучше работали с структурированных данных и типов контента. Вместо этого следует использовать политики удаления документов при необходимости общее управление автоматическое удаление неструктурированные данные, например в OneDrive для бизнеса и сайтов групп.

Схема компонентов хранения для контента сайта

Если применить политику удаления документов на сайт, который уже используется политики управления сведениями, эти политики игнорируются пока политики удаления документа. Это означает, что следует учитывать сайта для использования только политик, предназначенные для структурированные и неструктурированные содержимого, не одновременно. Дополнительные сведения о как политики удаления документов переопределить других политик отображается Применить или удалить документ удаления политики для сайта.

Политики удаления документов, в отличие от других политик, работают только с библиотеками документов (со списками не работают).

Политики и правила удаления

Политика удаления документов содержит одно или несколько правил удаления, которые определяют:

  • период времени до удаления документа;

  • дату, от которой отсчитывается дата удаления: дата создания или дата последнего изменения;

  • действие по удалению: в корзину или без возможности восстановления.

Если политика содержит несколько правил, владельцы сайтов могут выбрать то из них, которое лучше всего подходит для их контента.

Новая страница правил

Политики и назначения

После создания политики удаления документа можно назначить его в шаблон семейства сайтов — например, можно назначить политику в OneDrive для бизнеса шаблона, включая каждый пользователь OneDrive для бизнеса. При назначении политики семейства сайтов шаблона сайта, это относится к всех семейств веб-сайтов уже создан на основе этого шаблона, кроме семейств веб-сайтов в будущем создан на основе этого шаблона.

Назначение параметра шаблон бизнес OneDrive

Политику также можно назначить определенному семейству веб-сайтов, в результате чего будут переопределены все политики, которые были назначены шаблону этого семейства веб-сайтов. Например, вы можете назначить политики шаблону сайта группы, а затем переопределять их, применяя разные наборы политик к определенному семейству веб-сайтов, созданному на основе этого шаблона.

Одна обязательная политика или несколько политик на выбор

При назначении политики вы можете сделать ее обязательной, чтобы можно было назначать только эту политику и чтобы она применялась ко всем сайтам в семействе веб-сайтов. Владельцы сайтов не могут отказаться от обязательной политики, то есть документы на сайте при любых обстоятельствах подпадают под действие политики удаления.

Политика пометить как обязательный параметр

Вы также можете вместо одной обязательной политики назначить семейству веб-сайтов несколько политик, из которых каждый владелец сайта сможет выбрать подходящую для своего контента или даже отказаться от всех. Например, можно создать одну политику для обычных рабочих документов и другую — для финансовых документов, у которых другое расписание хранения. Чаще всего владелец сайта лучше знает, какой контент содержит его сайт и соответственно какую политику удаления документов нужно применить. К каждому сайту можно применить только одну политику.

Одно правило или несколько правил на выбор

Каждая политика может содержать множество правил. Например, политика удаления для обычных рабочих документов может содержать два такие правила:

  • Документы, хранение которых не обусловлено юридическими обязательствами или текущими деловыми нуждами, не должны храниться дольше года с момента создания.

  • Документы, необходимые для активной работы, срок использования которых не ограничивается одним годом, не должны храниться дольше трех лет с момента создания.

Владелец сайта может определить, что на его сайте находятся обычные рабочие документы, выбрать эту политику удаления, а затем выбрать в ней правило. Правило можно выбрать только из политики, которая в настоящее время применена к сайту (не из любой политики), и оно будет применяться ко всем библиотекам документов на этом сайте.

Взаимосвязь между семействами веб-сайтов, политиками и правилами

Стандартная взаимосвязь такова:

Семейству веб-сайтов или шаблону семейства веб-сайтов может быть назначено несколько политик, при этом каждая из них может включать несколько правил. Тем не менее активной на сайте может быть только одна политика, а для библиотек на сайте постоянно активным может быть только одно правило удаления.

Схема, показывающая политики и правил

Политики удаления документов наследуются

Политики удаления документов наследуются, так же как разрешения, навигация и многие другие функции сайтов. Владелец сайта выбирает политику удаления документов для своего сайта, и все дочерние сайты наследуют ее от родительского сайта. Владелец дочернего сайта может прекратить наследование, выбрав другое сочетание политик и правил, которые будут применяться ко всем дочерним сайтам до следующего прекращения наследования.

Первое назначение политик удаления документов

Необходимо понимать, что период времени, заданный для политики удаления документов, означает время, прошедшее с момента создания или изменения документа, а не с момента назначения политики. Например, вы можете создать политику удаления документов, которая удаляет документы без возможности восстановления через два года после их создания, а затем назначить ее шаблону семейства веб-сайтов, на основе которого было создано несколько семейств четыре или пять лет назад. В этом случае существующие семейства веб-сайтов наверняка содержат много документов старше двух лет, которые подпадают под действие политики удаления, то есть вскоре после первого назначения политики удаления документов большой объем контента будет удален.

При первом назначении политики все документы на сайте оцениваются и в случае соответствия условиям удаляются. Это применимо ко всем существующим документам, а не только к новым документам, созданным после назначения политики. Следует также помнить, что период времени определяет возраст каждого документа, а не время, прошедшее с момента первого назначения политики.

Поэтому перед первым назначением политики сайту вам нужно учесть возраст имеющегося контента и то воздействие, которое может оказать на него политика. Кроме того, прежде чем назначать новую политику для сайтов, вы можете связаться с их владельцами, чтобы дать им время для оценки возможных последствий.

Время запаздывания для распространения политик

После назначения политик семейству веб-сайтов владельцы сайтов с помощью ссылки Политики удаления документов на странице Параметры сайта просматривают доступные политики и применяют их к сайту.

Политики удаления документов ссылка не отображается, если политики предоставлено семейство веб-сайтов. Кроме того, ссылка не отображается сразу же после политики назначения на сайт — может быть до 24-часовом запаздывания из при политик назначаются при появлении ссылку Политики удаления документов

Удаление политики ссылку на документ

Как работают политики удаления документов с политиками на месте

Удержание на месте гарантирует, что все содержимое сохраняется за определенный период времени, пока политики удаления документа гарантирует, что все содержимое будет удален после определенного периода времени.

Если вам нужно хранить документы в течение определенного периода времени, вы можете использовать политику удержание на месте в сочетании с политикой удаления. Например при наведении документы за три года после их изменения и затем настройте политики удаления удалить эти документы трех лет после последнего изменения.

Обратите внимание, что удаление политики нельзя переопределить удержание на месте. Если подложка — на удержание и политики удаления документа удаляет документ, нажмите документа будут сохранены в библиотеке удержание сохранение таким же образом, как если бы документа была удалена вручную. Дополнительные сведения читайте в статье Общие сведения о месте хранения в SharePoint Server 2016.

Разрешения

Участники рабочей группы соответствия будет использовать центр соответствия политики требуются разрешения для обоих политики центра сайта коллекций и к которым будут применяться политики. Мы рекомендуем вам:

  1. Создание группы безопасности, которая содержит все пользователи в центр соответствия политики — скорее соответствия группы.

  2. В центре соответствия политики добавьте группу безопасности в группу владельцев сайта семейства сайтов.

  3. В семействе сайтов каждого, к которому необходимо назначить политики удаления документов добавьте группу безопасности в группу владельцев сайта семейства.

Дополнительные сведения

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×