Общие сведения о наборах документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью нового типа контента "Набор документов" можно создавать продукты работы, состоящие из нескольких документов, и управлять ими. Набор документов — это группа связанных документов, создаваемых за одно действие и управляемых как единый объект.

В этой статье

Понятие набора документов

Возможности набора документов

Связанные задачи

Понятие набора документов

При работе над проектами пользователи редко создают отдельные документы. Во многих типах проектов, как правило, создается набор из множества документов, связанных друг с другом. В некоторых случаях этот набор документов может быть конечным результатом проекта. Например, некая компания, предоставляющая профессиональные услуги, в ответ на каждый запрос предложения от потенциального клиента готовит информационную брошюру. В других случаях набор документов просто включает в себя сведения различных типов для поддержки более крупного проекта, а конечным результатом является нечто иное. Например, производственная компания может для каждого выпускаемого продукта создавать стандартный набор документов, связанных с его проектированием, тестированием и изготовлением.

Эти документы могут создаваться одновременно или поэтапно одним или несколькими сотрудниками и включать документы в различных форматах (например, документы Word, презентации PowerPoint, схемы Visio, файлы Excel и т. д.).

Организации, которым требуется создавать продукты работы, состоящие из нескольких документов, могут настроить новый тип контента "Набор документов" для каждого типа таких продуктов работы. Тип контента "Набор документов" основан на папках и предназначен для упорядочения множества связанных друг с другом документов в едином представлении, где с ними можно работать как с единым объектом.

Если тип контента "Набор документов" добавлен в библиотеку, пользователи могут создавать новые экземпляры набора документов с помощью команды Создать документ на ленте библиотеки.

Команда «Набор документов» в меню «Создать документ»

К началу страницы

Возможности набора документов

Тип контента "Набор документов" предоставляет ряд возможностей, которые упрощают создание продуктов работы, состоящих из множества документов, и управление ими. При настройке типа контента "Набор документов" можно выполнять указанные ниже действия.

  • Выбор типов контента, разрешенных в наборе документов (например, документы, изображения, звуковые или видеофайлы).

  • Выбор документов по умолчанию, которые будут автоматически создаваться каждый раз при создании нового экземпляра набора документов. Можно сопоставить документы по умолчанию с разрешенными типами контента. Например, если в организации используются стандартные шаблоны для контрактов или шаблоны определенного назначения с фирменной символикой, можно загрузить их при настройке типа контента "Набор документов".

  • Выбор общих метаданных, которые необходимо синхронизировать во всех документах набора.

  • Настройка для набора документов страницы приветствия, которая будет отображаться в каждом экземпляре продукта работы, созданном на основе типа контента "Набор документов". Эта страница представляет собой страницу веб-частей, на которой можно настроить отображение сведений о проекте или ресурсов для участников группы, работающих над набором документов (например, можно отобразить временную шкалу проекта, ссылки на ресурсы и т. д.).

  • Настройка рабочих процессов, которые вы хотите сделать доступным для набора документов. Можно использовать стандартные рецензирование и утверждение рабочих процессов с помощью наборов документов. Кроме того ваша организация может разработать рабочие процессы для наборов документов с помощью четыре набора документов рабочего процесса действия, доступные в Microsoft SharePoint Designer 2010.

После настройки и добавления в библиотеку типа контента "Набор документов" пользователи сайта, создающие документы в наборе и управляющие ими, могут использовать при работе с документами как уже знакомые функции управления документами, так и особые возможности, доступные, например, на вкладке Управление ленты Набор документов.

Авторы наборов документов могут выполнять указанные ниже задачи.

  • Быстрое и простое создание продуктов работы, состоящих из множества документов, с помощью команды библиотеки документов Создать документ.

  • Создание моментального снимка журнала версий, включающего текущие свойства и документы из набора документов.

  • Запуск рабочих процессов для всего набора документов или его отдельных элементов для управления такими основными задачами, как рецензирование и утверждение.

  • Отправка по электронной почте ссылки на набор документов.

  • Перемещение и копирование набора документов в другое расположение (настраивается в центре администрирования) с помощью команды Отправить.

  • Управление разрешениями для набора документов.

К началу страницы

Связанные задачи

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×