Общие сведения о наборах документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Набор документов — это группа связанных документов, которой можно управлять как единым объектом. Набор документов можно создать одним действием, а затем определить его характеристики и метаданные.

В этой статье

Понятие набора документов

Применение набора документов

Понятие набора документов

Для многих видов проектов часто создается полный набор связанных документов. В некоторых случаях этот набор документов может быть конечным результатом проекта. Например, некая компания, предоставляющая профессиональные услуги, в ответ на запрос предложения от потенциального клиента готовит стандартный рекламный буклет. Рекламный буклет может содержать указанные ниже информационные блоки, каждый из которых настраивают согласно конкретным требованиям определенного проекта.

  • Общие сведения о поставщике услуг

  • Анализ достоинств, недостатков, возможностей и угроз (SWOT-анализ)

  • Бизнес-план

  • Анализ сопоставимых компаний

В других случаях набор документов включает в себя только сведения различных типов для поддержки более крупного проекта, а конечным результатом является нечто иное. Например, производственная компания может для каждого выпускаемого продукта создавать стандартный набор документов, связанных с его проектированием, тестированием и изготовлением.

Такие документы могут создаваться одновременно или поэтапно. Они могут создаваться или просматриваться одним человеком или группой лиц. Все документы могут быть одного формата (например, документы Word) или разных форматов (например, документы Word, записные книжки OneNote, презентации PowerPoint, схемы Visio, книги Excel и т. д.).

Наборы документов помогают организациям упростить управление такими ситуациями. Они предназначены для упорядочения множества связанных друг с другом документов в едином представлении, где с ними можно работать как с единым объектом. Создавая новый набор документов, вы фактически создаете новый тип контента, который становится доступным для всего семейства веб-сайтов. Для каждого многодокументного проекта можно настраивать отдельный тип контента «Набор документов».

Если тип контента «Набор документов» добавлен в библиотеку, пользователи могут создавать новые наборы документов таким же образом, как и отдельный документ.

К началу страницы

Применение набора документов

Тип контента «Набор документов» имеет ряд специальных возможностей, которые упрощают создание многодокументных проектов и управление ими. При настройке типа контента «Набор документов» можно выполнять любые из указанных ниже действий.

Настройка начальной страницы    для набора документов, который содержит все сведения, которые нужны пользователю о наборе. Начальная страница является страницу веб-частей можно настроить отображение сведений о проекте или ресурсы, помогающие участники коллективов, которые работают над набор документов (например, временная шкала проекта, ссылки на ресурсы, и т.д.). Он также список документов, которые были добавлены в наборе.

  • Контент по умолчанию укажите    , нужно автоматически создаются и включаются в каждый новый экземпляр набора документов. У вас есть определенных документов, автоматически включается и можно управлять шаблоны, использующие людей. Вам может быть уверенным, что документы по умолчанию правильные типы контента. Например если ваша организация системные шаблоны, которые можно использовать для определенных типов связи, вы можете передавать эти при настройке типа контента набора документов.

  • Указывать разрешенные типы контента,    которые можно использовать в наборе документов (например, документы, изображения, звуковые или видеофайлы).

  • Указывать общие метаданные    и столбцы метаданных, которые необходимы во всех документах набора. При создании набора документов метаданные автоматически включаются в документы по умолчанию. Общие метаданные можно отобразить на начальной странице.

  • Назначать рабочие процессы,    которые нужно использовать для набора документов. С наборами документов можно использовать стандартные рабочие процессы «Рецензирование» и «Утверждение», а весь набор документов проходит через рабочий процесс как единый файл. Кроме того, организация может разработать собственные рабочие процессы для наборов документов.

  • Отправлять наборы документов    в организатор контента для направления в целевые папку, библиотеку или на сайт.

После добавления типа контента «Набор документов» в библиотеку пользователи сайта могут использовать уже знакомые функции управления документами и особые возможности набора документов.

Авторы наборов документов могут выполнять любые указанные ниже задачи.

  • Быстро и просто создавать многодокументные проекты с помощью команды библиотеки документов Создать документ.

  • Создавать моментальные снимки журнала версий для отображения текущих свойств и документов в наборе документов.

Запускать рабочие процессы для всего набора документов или его отдельных элементов для управления такими основными задачами, как рецензирование и утверждение.

  • Отправлять по электронной почте ссылки на набор документов.

  • Перемещать и копировать набор документов в другое расположение (настраивается в центре администрирования) с помощью команды Отправить.

  • Управлять разрешениями для набора документов.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×