Общие сведения об управляемых метаданных

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Метаданные — это сведения. Например название и автор книги — метаданных. Метаданные может быть много типы данных — место, дату или номер товара каталога. При использовании продуктов SharePoint можно централизованно управлять метаданных. Можно упорядочить метаданных таким образом, имеет смысл в вашей компании и использовать метаданные чтобы вам было проще найти нужные.

В этой статье приводиться описание некоторых важных терминов, связанных с управляемыми метаданными, а также краткий обзор способов использования средств SharePoint для управления метаданными.

Важная терминология

В этом разделе содержатся определения некоторых ключевых терминов и понятий, которые часто встречаются в статьях об управляемых метаданных.

Таксономия — это формальная система классификации. При таксономии описательные слова, метки и термины объединяются в группы, упорядоченные в виде иерархии.

Люди создают таксономии почти для любых видов данных: от биологических систем до организационных структур. Например, биологи относят живые организмы к четырем основным группам: животные, растения, грибы и микробы. Каждая из этих основных групп содержит множество подгрупп, а вся эта система является таксономией.

Организации создают множество таксономий для различных целей. В частности, для управления бухгалтерскими системами создаются таксономии планов счетов, для управления персоналом — организационные диаграммы и классификации рабочих заданий, также создаются каталоги продукции и т. д. Все эти таксономии являются структурированными иерархиями данных, формальными системами классификации, способствующими работе с данными.

Фолксономия — это неформальная система классификации. Она развивается постепенно в процессе совместной работы пользователей веб-сайта над словами, метками и терминами. Изначально фолксономии возникли на основе таких популярных приложений, как закладки.

Если вы когда-либо видели на веб-сайте облако тегов, то уже знаете, что собой представляет фолксономия. На рисунке ниже изображено облако тегов веб-сайта SharePoint.

Облако тегов

Основанный на фолксономии подход к метаданным может быть полезен тем, что он обеспечивает обмен знаниями и умениями пользователей сайта. С помощью фолксономии классификация контента может развиваться вместе изменением деловых потребностей и интересов пользователей.

Набор терминов — это группа связанных терминов.

Наборы терминов могут иметь различную область действия, в зависимости от того, где они были созданы.

  • Локальные наборы терминов    создаются в пределах контекста семейства веб-сайтов и доступны для использования (и отображаются) только пользователям этого семейства. Например, набор терминов, созданный для столбца метаданных в списке или библиотеке, называется локальным и доступен только для семейства веб-сайтов, содержащих данный список или библиотеку. Например, в библиотеке мультимедиа может быть колонка метаданных, в которой указан тип данных (диаграмма, фотография, снимок экрана, видеозапись и т. д.). Этот список разрешенных терминов имеет отношение только к этой библиотеке и доступен для использования только в ее пределах.

  • Глобальные наборы терминов    можно использовать на всех сайтах, имеющих подписку на конкретное приложение-службу управляемых метаданных. Например, в организации может быть создан набор терминов со списком отделов организации, таких как отдел кадров, маркетинга, ИТ и т. д.

Кроме того можно настроить набор терминов при закрытии или открыть. В закрытом наборе пользователи не могут добавлять новые термины отсутствии соответствующие разрешения. В наборе терминов откройте пользователи могут добавлять новые термины в столбце, сопоставленных с набора терминов.

Условие является определенное слово или фразу, связанную с элементом на сайте SharePoint. Это одного элемента в наборе терминов. Условие содержит уникальный идентификатор и может иметь много текста меток (синонимов). Если вы работаете на сайте многоязычные, термин может иметь наклеек на разных языках.

Существует два типа терминов.

  • Управляемые термины.    Это предопределенные термины, которые администраторы банков терминов упорядочивают в виде иерархических наборов терминов.

  • Корпоративные ключевые слова    Корпоративных ключевых слов — слово или фразу, как пользователь добавляет элементы на сайте SharePoint. Коллекция корпоративных ключевых слов известна как ключевые слова установить. Как правило пользователи могут добавлять любое слово или фразу для элемента как ключевое слово. Это означает, что можно использовать корпоративные ключевые слова для добавления тегов folksonomy стиль. В некоторых случаях администраторов банка терминов переместите корпоративных ключевых слов в набора определенных управляемых терминов. Если они входят набора управляемых терминов ключевых слов становятся доступными в контексте этот набор терминов.

Подробнее о создании терминов и управлении ими см. в статье Создание терминов в наборе и управление ими.

В продуктах SharePoint группы являются показателем безопасности. В отношении управляемых метаданных группа представляет собой совокупность наборов терминов с общими требованиями к безопасности. Управлять существующими наборами терминов в группе и создавать в ней новые могут только пользователи с разрешениями участников. В организациях следует создавать группы для наборов терминов с уникальными требованиями к доступу или безопасности.

Подробнее о создании группы для наборов терминов см. в статье Создание группы для наборов терминов.

Средство управления банками терминов позволяет людям, управляющим таксономиями, создавать наборы терминов, управлять ими и содержащимися в них терминами. В средстве управления банками терминов отображаются все глобальные наборы терминов, а также все локальные наборы терминов, доступные для семейства сайтов, из которого пользователь обращается к средству.

Столбец управляемых метаданных — это специальный столбец, который можно добавить в списки или библиотеки. Он позволяет пользователям выбирать термины из набора терминов определенного сайта. Столбец управляемых метаданных можно сопоставить существующий набор терминов или вы можете создать набор специально для столбца локальной терминов.

Подробнее о работе со столбцом управляемых метаданных см. в статье Создание столбца управляемых метаданных

Столбец корпоративных ключевых слов — это столбец, который вы можете добавлять к типам контента, спискам или библиотекам, чтобы пользователи могли помечать элементы словами или фразами по своему усмотрению. Этот столбец по умолчанию является многозначным. Когда пользователи вводят в нем слово или фразу, SharePoint предлагает варианты опережающего ввода, среди которых могут быть элементы как из наборов управляемых терминов, так и из набора ключевых слов. Пользователи могут выбрать существующее значение или ввести новое.

Социальные теги — это слова или фразы, которые пользователи сайта могут применять к контенту, чтобы классифицировать данные удобным для себя способом. Использование тегов полезно тем, что дает возможность пользователям сайта улучшать эффективность поиска данных на нем. Пользователи могут добавлять социальные теги к данным на сайте SharePoint или внешним URL-адресам.

Социальный тег содержит указатели на данные трех типов:

  • удостоверение пользователя;

  • URL-адрес элемента;

  • термин.

При добавлении к документу социального тега вы можете сделать свое удостоверение и URL-адрес элемента конфиденциальными. При этом термин социального тега всегда будет общедоступным, так как он хранится в банке терминов.

Создавая социальный тег, вы можете выбрать один из существующих терминов или ввести новый. Если вы выберете существующий термин, социальный тег будет содержать указатель на него.

Если вы введете новый термин, SharePoint создаст для него ключевое слово в наборе ключевых слов. Новый социальный тег будет указывать на этот термин. Таким образом, социальные теги поддерживают добавление тегов на основе фолксономии. SharePoint также может автоматически создавать социальные теги при обновлении столбца корпоративных ключевых слов или управляемых метаданных, после чего эти термины будут отображаться как теги в каналах новостей, облаках тегов или профилях личного сайта.

Владелец списка или библиотеки может включить или отключить публикацию метаданных в разделе Параметры корпоративных метаданных и ключевых слов для соответствующего объекта.

Подробнее о добавлении столбца специальных ключевых слов см. в статье Добавление столбца корпоративных ключевых слов в список или библиотеку.

В общем смысле добавление тегов означает процесс применения к элементу управляемых метаданных или социальных тегов.

Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий

Управление метаданными в SharePoint поддерживает ряд подходов к метаданным: от формальных таксономий до управляемых пользователями фолксономий. Вы можете создавать формальные таксономии с помощью управляемых терминов и наборов терминов. Также можно использовать корпоративные ключевые слова и социальные теги, с помощью которых пользователи сайта могут присваивать контенту ключевые слова по своему усмотрению.

Кроме того, продукты SharePoint обеспечивают гибкость настройки. Вы можете выбрать, в каком объеме и в какой степени будет выполняться структурирование метаданных и управление ими. Например, можно выполнить следующее:

  • применить глобальное управление для нескольких сайтов или локальное — для отдельных сайтов;

  • разрешить или запретить пользователям добавлять термины в наборы терминов;

  • выбрать, нужно ли использовать корпоративные ключевые слова и социальные теги совместно с управляемыми терминами.

Продукты SharePoint позволяют организациям использовать преимущества формальных управляемых таксономий наряду с динамичностью социальных тегов, применяя пользовательские настройки.

На приведенной ниже схеме показано, что при различных требованиях можно использовать разные области и уровни управления.

Гибкие конфигурации управляемых метаданных

Преимущества управляемых метаданных

Использование управляемых метаданных на сайтах организации обеспечивает ряд преимуществ.

Управляемые метаданные возможности в продуктах SharePoint позволяют управлять, как добавить пользователей метаданных к контенту. Например с помощью термина задает и управляемые термины, можно управлять термины, какие пользователи могут добавлять к содержимому и вы можете управлять кто может добавлять новые термины. Также можно ограничить корпоративных ключевых слов к определенному списку, указав набор при закрытии терминов ключевых слов.

Когда одни и те же термины согласованно используются на нескольких сайтах, легче создавать надежные процессы или решения, основанные на метаданных. Кроме того, пользователям сайта становится проще согласованно применять метаданные к контенту.

Если единообразный метаданных контента на сайтах в организации, эффективность поиска данных и бизнес-информации с помощью поиска. Возможности поиска Панель уточнения результатов поиска, в котором отображается в левой части страницы результатов поиска, например включить пользователей для фильтрации результатов поиска на основе метаданных.

На панели уточнения результатов поиска отображаются метаданные, которые можно использовать для фильтрации результатов.

Навигация для метаданных позволяет пользователям динамически, создание представлений данных на основе определенных метаданных полей. Затем пользователей найдите библиотек с помощью папок или с помощью сводки метаданных и уточнение результатов с помощью дополнительных ключевых фильтров. Как настроить это читайте в статье Настройка навигации для метаданных списка или библиотеки.

Управление навигацией для метаданных

Управляемые метаданные упрощает Администраторы банка терминов для поддержания и адаптировать метаданных по мере развития бизнеса. Вы можете обновить легко набор терминов. А новых или обновленных термины автоматически становятся доступными, когда вы связываете столбца управляемых метаданных вместе с набором терминов. Например если объединить несколько условий в один термин, содержимым, помеченным условий настоящего соглашения автоматически обновляется с учетом это изменение. Вы можете указать несколько синонимов (или подписи) для отдельных терминов. Если многоязычные сайта, вы можете указать многоязычные наклеек для отдельных терминов.

Управление метаданными

Для эффективного управления метаданными необходимо тщательно продумать и спланировать, например, какие данные вам понадобятся для управления контентом списков и библиотек, а также способы их использования в организации. Вы можете создавать наборы терминов метаданных для множества разнообразных данных.

Например может иметь одного типа контента для документа. Каждый документ может иметь метаданные, определяющие многие важные факты о нем, например в этих примерах:

  • Документирование целей — Это коммерческое предложение? Инженерные спецификации? Процедура персоналом?

  • автор документа и авторы изменений в нем;

  • даты создания, утверждения и последних изменений;

  • отдел, ответственный за любые бюджетные последствия документа;

  • аудитория;

Ниже перечислены некоторых важных действий по отношению к управлению метаданными.

  • Планирование и настройка

  • Управление терминами, наборами терминов и группами

  • Указание свойств метаданных

Прежде чем приступить к использованию управляемых метаданных, вашей организации может понадобиться тщательное планирование. Необходимый объем планирования зависит от того, насколько формальной является ваша таксономия, а также от степени управления метаданными.

Если нужно, чтобы пользователи могли участвовать в развитии таксономии, можно просто разрешить им добавлять ключевые слова к элементам, а затем при необходимости упорядочивать эти слова в наборы терминов.

Если ваша организация хочет использовать наборы терминов управляемых для реализации формальных таксономии, а затем важно вовлечение ключевых заинтересованных лиц с планированием и разработки. После решений на основе наборов терминов необходимо согласен ключевых заинтересованных лиц в организации, можно использовать средство управления банками терминов для импорта или создать свой наборов терминов. Также можно использовать средство для управления наборами терминов как пользователи начнут работать с метаданными. Если веб-приложение правильно настроена и у вас есть необходимые разрешения, можно перейти к средство управления банками терминов, выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры Office 365" и выберите пункт Параметры сайта.

  2. В разделе Администрирование сайта нажмите кнопку Управление хранить терминов.

    В диалоговом окне средство управления банками терминов.

В средстве управления банками терминов доступен элемент управления в виде дерева, с помощью которого можно выполнять большинство задач. Для работы со средством управления банками терминов необходимо иметь права глобального администратора, администратора банка терминов, руководителя группы или участника для наборов терминов.

Подробнее см. в статье Создание групп и наборов терминов и управление ими.

Для работы с элементом иерархии выполните следующее:

  1. наведите указатель мыши на имя приложения-службы управляемых метаданных, группы, набора терминов или термина, которые нужно изменить, а затем нажмите появившуюся стрелку;

  2. выберите в меню нужные действия.

Например, если вы администратор банка терминов или руководитель группы, вы можете создавать и импортировать наборы терминов в группе, а также удалять их. Соавторы наборов терминов могут создавать новые наборы.

В средстве управления банками терминов каждому уровню иерархии соответствует специальное меню

На каждом уровне иерархии можно настроить определенные свойства для группы, набора терминов или термин с помощью панели свойств в средстве управления банками терминов. Например при настройке набора терминов, можно указать сведения, например имя, описание, владелец, контактов и заинтересованными лицами в области, доступные на вкладке Общие. Также можно указать, следует ли набора терминов быть открыта или закрыта для нового отправок от пользователей. Или откройте вкладку Предназначенные использования и укажите ли этот набор терминов должны быть доступны для навигации по маркировки или сайта.

В свойствах банка терминов можно задать параметры, такие как добавление тегов

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×