Общие сведения об управляемых метаданных в SharePoint Server 2010

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье рассмотрены некоторые основные понятия, относящиеся к работе с новыми функциями управляемых метаданных в Microsoft SharePoint Server 2010. Вы узнаете, как новые функции управляемых метаданных обеспечивают поддержку для внедрения формальных таксономий с помощью управляемых терминов. Здесь также поясняется, каким образом работают теги и как они связаны с функциями управляемых метаданных, такими как управляемые термины и корпоративные ключевые слова.

В этой статье

Функции управляемых метаданных

Ключевые термины и понятия

Таксономия

Фолксономия

Набор терминов

Термин

Управляемые термины

Корпоративные ключевые слова

Группа

Средство управления банками терминов

Столбец "Управляемые метаданные"

Столбец "Корпоративные ключевые слова"

Теги

Добавление тегов

Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий

Преимущества управляемых метаданных

Управление метаданными

Планирование и настройка управляемых метаданных

Создание наборов терминов и управление ими

Применение метаданных

Пометка контента с помощью управляемых терминов

Пометка контента с помощью корпоративных ключевых слов

Пометка контента с помощью тегов

Функции управляемых метаданных

Новые функции управляемых метаданных в SharePoint Server 2010 реализованы на базе нового приложения — службы управляемых метаданных, которая обеспечивает поддержку двух ключевых компонентов.

  • Публикация типов контента.    Это совместное использование типов контента в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Дополнительные сведения о публикации типов контента см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.

  • Таксономии.    Это создание иерархических коллекций централизованно управляемых терминов (наборов терминов), которые можно использовать в качестве атрибутов элементов на сайтах SharePoint, и управление такими коллекциями. Эти наборы терминов можно совместно использовать в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Создавать наборы терминов и управлять ими можно с помощью специального компонента, который называется средством управления банками терминов.

К началу страницы

Ключевые термины и понятия

Существует несколько ключевых терминов и понятий, знакомство с которыми полезно при работе с различными функциями метаданных в SharePoint Server 2010. Эти знания помогут вам понять важную информацию, изложенную как в этой статье, так и в других статьях о функциях управляемых метаданных.

Таксономия

Таксономия — иерархическая классификация слов, меток и терминов с упорядочением по группам на основе сходства. Определить таксономию и управлять ею может один человек или несколько. Хорошо известный пример таксономии, которая используется для классификации экономических данных — Международная стандартная отраслевая классификация, разработанная ООН. Таксономии полезны, так как обеспечивают логическую иерархическую структуру метаданных, которые можно использовать для единообразной классификации информации.

К началу страницы

Фолксономия

Фолксономия — это классификация, которая является результатом совместного применения слов, меток и терминов на сайте его пользователями. Если вы когда-нибудь видели облако тегов на веб-сайте, то знайте, что это визуальное представление фолксономии. На рисунке ниже показана веб-часть "Облако тегов" на сайте SharePoint. Основанный на фолксономии подход к метаданным может быть полезен тем, что при этом используются знания и опыт посетителей сайта и создателей контента, а классификация контента может развиваться вместе изменением деловых потребностей и интересов пользователей.

Облако тегов

К началу страницы

Набор терминов

Набор терминов — это группа связанных терминов.

В зависимости от того, где создается набор терминов, его действие может быть локальным или глобальным.

  • Локальные наборы терминов создаются в контексте конкретного семейства веб-сайтов и доступны (а также видны) только его пользователям. Например, если добавить столбец управляемых метаданных в список или библиотеку и создать для него новый набор терминов, он будет локальным для семейства веб-сайтов, которое содержит этот список или библиотеку.

  • Глобальные наборы терминов можно использовать на всех сайтах, имеющих подписку на конкретное приложение службы управляемых метаданных.

Набор терминов можно сделать закрытым. Это означает, что пользователи не смогут добавлять в него новые термины, когда вводят значение для сопоставленного с ним столбца. Если же набор терминов настроен как открытый, пользователи могут добавлять в него новые термины, обновляя значение для сопоставленного с ним столбца.

К началу страницы

Термин

Термин — это отдельный элемент в наборе терминов, представляющий собой определенное слово или фразу, которые могут быть связаны с элементом на сайте SharePoint Server 2010. У термина есть уникальный идентификатор, и он может иметь много разных текстовых меток (синонимов). Если сайт является многоязычным, для термина могут также существовать метки на разных языках.

Существует два типа терминов.

Управляемые термины

Управляемые термины обычно предварительно определены и упорядочены в виде иерархического набора терминов. Это делает администратор банка терминов или другой пользователь с разрешениями для работы с управляемыми метаданными.

Корпоративные ключевые слова

Корпоративное ключевое слово — это слово или фраза, которые добавляются к элементам на сайте SharePoint. Корпоративные ключевые слова упорядочены с помощью средства управления банками терминов в одном наборе терминов без иерархии, который называется "Ключевые слова". Пользователи обычно могут добавить любое слово или фразу к элементу в качестве ключевого слова, поэтому корпоративные ключевые слова можно использовать для пометки на основе фолксономии. Администраторы банка терминов и другие люди, имеющие разрешение на управление метаданными, могут выбрать такой подход, при котором ключевые слова перемещаются из набора терминов "Ключевые слова" в специальный набор управляемых терминов. После этого ключевые слова становятся доступными в контексте специального набора терминов. Администраторы банков терминов также могут сделать набор "Ключевые слова" закрытым, чтобы запретить пользователям отправлять новые ключевые слова и позволить выбирать только уже существующие.

К началу страницы

Группа

С помощью групп можно задать ограничения, связанные с безопасностью. Группа представляет собой несколько наборов с общими требованиями к безопасности. Управлять наборами терминов, относящимися к группе, и создавать в ней новые наборы могут только пользователи, назначенные для нее на роль участников. В организациях следует создавать отдельные группы для наборов терминов с уникальными потребностями с точки зрения доступа и безопасности.

К началу страницы

Средство управления банками терминов

Средство управления банками терминов позволяет таксономистам, администраторам и лицам, управляющим таксономиями, создавать и импортировать наборы терминов, а также управлять ими и отдельными терминами. В средстве управления банками терминов отображается глобальный набор терминов и все локальные наборы, доступные в семействе веб-сайтов, из которого вызвано это средство.

К началу страницы

Столбец "Управляемые метаданные"

"Управляемые метаданные" — это новый тип столбца, который можно добавлять в списки и библиотеки, чтобы пользователи сайта и владельцы контента могли выбирать значения из определенного набора управляемых терминов и применять их к контенту. Можно сопоставить столбец "Управляемые метаданные" с существующим набором терминов или создать специально для него новый набор терминов. Если создать специально для столбца "Управляемые метаданные" новый набор терминов, он будет локальным, т. е. доступным для использования только в том семействе веб-сайтов, в котором он создан.

К началу страницы

Столбец "Корпоративные ключевые слова"

"Корпоративные ключевые слова" — это столбец, который можно добавлять к типам контента, спискам и библиотекам, чтобы пользователи могли помечать элементы словами или фразами по своему усмотрению. Этот столбец по умолчанию является многозначным. Когда пользователи вводят в нем слово или фразу, им предлагаются подходящие варианты, среди которых могут быть элементы как из наборов управляемых терминов, так и из набора терминов "Ключевые слова". Пользователи могут выбрать существующее значение или ввести новое (если набор терминов "Ключевые слова" открыт для добавления терминов пользователями).

К началу страницы

Теги

Теги — это слова или фразы, которые пользователи могут применять к контенту на сайте SharePoint, чтобы классифицировать информацию удобным для себя способом. Теги можно также применять к URL-адресам за пределами сайта SharePoint. Теги подходят для пометки контента на основе фолксономии. Тег содержит указатели на данные трех типов:

  • удостоверение пользователя;

  • URL-адрес элемента;

  • термин.

Эти указатели хранятся в хранилище тегов, которое является частью приложения службы профилей пользователей. С технической точки зрения теги не относятся к функциям управляемых метаданных в SharePoint Server 2010, но связаны с ними важными отношениями, помогающими обеспечить единообразное использование метаданных в организации. Часть тега, соответствующая термину, указывает на термин в наборе "Ключевые слова" из хранилища терминов для одного из приложений службы управляемых метаданных, к которым подключен сайт.

Например, при создании нового тега вы можете выбрать один из существующих терминов, в том числе управляемых терминов или корпоративных ключевых слов. Если выбрать один из этих существующих терминов, тег будет содержать указатель на него. Если вы не хотите использовать существующий термин и создаете новый, для него будет создано новое ключевое слово в наборе терминов "Ключевые слова" хранилища терминов. Ваш новый тег будет указывать на этот термин.

Таким образом, ключевые слова, которые используются в тегах, добавляются в набор терминов "Ключевые слова", видимый в средстве управления банками терминов (если они не были включены в него раньше), и ими могут управлять администраторы банка терминов. Кроме того, когда пользователи применяют корпоративные ключевые слова или управляемые термины к контенту, обновляя столбец "Корпоративные ключевые слова" или "Управляемые метаданные", теги могут создаваться автоматически. Это позволяет отображать такие термины в каналах новостей, облаках тегов и профилях личных сайтов в виде тегов. Владелец списка или библиотеки может включить или отключить публикацию метаданных для соответствующего объекта в разделе Параметры корпоративных метаданных и ключевых слов.

Добавляя тег к документу, вы можете сделать свое удостоверение и URL-адрес элемента конфиденциальными, но термин, который хранится в банке терминов, всегда будет общедоступным.

Благодаря использованию тегов пользователи могут улучшить обнаруживаемость контента и информации на сайте.

Дополнительные сведения о таких аспектах применения тегов, как конфиденциальность и безопасность, см. в статье Вопросы конфиденциальности и безопасности социальных тегов.

Добавление тегов

В общем смысле добавление тегов может означать применение метаданных к элементу (как управляемых метаданных, так и собственно тегов). В этой статье фраза "добавление тегов" используется в широком смысле и не относится только к тегам как таковым.

К началу страницы

Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий

Что касается функций управления метаданными, в SharePoint Server 2010 поддерживается целый спектр подходов к управлению метаданными и их использованию. Этот спектр можно представить себе в виде непрерывного отрезка прямой. У левого края отрезка находятся таксономии — формальные иерархические группы терминов с централизованным управлением. У другого края расположены фолксономии — классификации, являющиеся плодом совместной работы отдельных пользователей, которые свободно применяют теги к контенту.

SharePoint Server 2010 поддерживает обе крайние точки этого отрезка, а также все промежуточные подходы. На одном конце отрезка — возможность внедрять формальные таксономии, используя управляемые термины и наборы терминов. На другом — поддержка применения корпоративных ключевых слов и тегов для пометки контента по усмотрению пользователей сайта.

Между этими двумя крайностями можно выбрать структуру оптимальной строгости и нужный уровень контроля метаданных. Кроме того, можно настроить область применения этого контроля: глобально для всех сайтов или локально только для некоторых. Например, можно настроить наборы терминов таким образом, чтобы разрешить или запретить пользователям добавлять в них термины. Вы можете использовать корпоративные ключевые слова и теги в комбинации с управляемыми терминами или без них. В SharePoint Server 2010 организациям предоставляется возможность сочетать преимущества формальных управляемых таксономий с динамичностью применения тегов различными способами.

На схеме ниже показаны различные виды решений на базе SharePoint, для каждого из которых может потребоваться особый подход к метаданным с учетом задач бизнеса.

Гибкие конфигурации управляемых метаданных

К началу страницы

Преимущества управляемых метаданных

Использование управляемых метаданных на сайтах организации обеспечивает ряд преимуществ.

Единообразное использование метаданных.    С помощью функций управляемых метаданных в SharePoint Server 2010 можно регулировать степень контроля метаданных, добавляемых к содержимому. Наборы терминов и управляемые термины служат основой для контроля над типами терминов, которые доступны для добавления к контенту. Вы также можете разрешить добавление новых терминов только определенным пользователям. Кроме того, можно ограничить список разрешенных к использованию корпоративных ключевых слов, сделав набор терминов "Ключевые слова" закрытым.

Если на сайтах согласованно используются одни и те же термины, становится проще создавать надежные процессы или решения, основанные на метаданных. Кроме того, пользовательский интерфейс для работы с метаданными на сайтах, в списках и библиотеках, а также в клиентских приложениях Office делает применение согласованных метаданных к контенту простой задачей для пользователей сайтов.

Улучшенная обнаруживаемость контента.    Когда для контента на сайтах организации используются согласованные метаданные, в нем проще искать бизнес-информацию и данные с помощью функции поиска. Новые функции поиска, например панель уточнения результатов, отображаемая в левой части страницы с результатами поиска, позволяют пользователям фильтровать результаты на основе метаданных.

На панели уточнения результатов поиска отображаются метаданные, которые можно использовать для фильтрации результатов.

К началу страницы

Кроме того, можно настроить навигацию для метаданных в списках и библиотеках, чтобы пользователи могли создавать динамические представления данных на основе определенных полей метаданных. Пользователи могут перемещаться в библиотеках по папкам или по сводным метаданным, а затем уточнять результаты, используя дополнительные ключевые фильтры.

Управление навигацией для метаданных

К началу страницы

Повышенная гибкость.    Функции управляемых метаданных помогают администраторам банков терминов (и другим людям с разрешениями на изменение управляемых метаданных) поддерживать и адаптировать метаданные с развитием деловых потребностей. Набор терминов можно легко обновить с помощью средства управления банками терминов. Если с этим набором терминов связать столбец "Управляемые метаданные", новые или обновленные термины автоматически станут доступны для использования. Если объединить несколько терминов в один, помеченный ими контент автоматически обновится для отражения этих изменений. Для отдельных терминов можно указать несколько синонимов (меток). Если сайт является многоязычным, вы также можете указать для отдельных терминов метки на разных языках.

К началу страницы

Управление метаданными

Планирование и настройка управляемых метаданных

Прежде чем начать использовать функции управляемых метаданных в организации, возможно, потребуется уделить внимание планированию. Объем работы по планированию примерно пропорционален степени формализации и уровню контроля, которые необходимо обеспечить для метаданных.

Если нужно, чтобы пользователи могли участвовать в развитии таксономии, можно просто разрешить им добавлять ключевые слова к элементам, а затем по мере необходимости упорядочивать эти слова в наборы терминов.

Если в вашей организации намечено внедрение предопределенных формальных таксономий на основе наборов управляемых терминов, то ключевым сотрудникам, лично заинтересованным в определении структуры таксономии, потребуется объединить свои усилия для планирования и разработки наборов терминов и самих терминов, которые предполагается использовать. Дополнительные сведения об этом процессе планирования см. в статье Планирование терминов и наборов терминов. Дополнительные сведения о настройке приложения службы управляемых метаданных см. в статье Администрирование управляемых метаданных.

После того как ключевые заинтересованные лица в организации достигнут согласия по поводу необходимых наборов терминов, вы сможете воспользоваться средством управления банками терминов, чтобы импортировать или создать наборы терминов, а также поддерживать их и управлять ими, в то время как пользователи начнут работу с метаданными. Если приложение службы управляемых метаданных настроено для вашего веб-приложения, а вы являетесь администратором семейства веб-сайтов или выделенным администратором банка терминов, вы можете запустить средство управления банками терминов следующим образом: в меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта, а затем в разделе Администрирование сайта щелкните ссылку Управление банком терминов.

К началу страницы

Создание наборов терминов и управление ими

В средстве управления банками терминов доступен элемент управления в виде дерева, с помощью которого можно выполнять большинство задач. Набор доступных задач зависит от роли пользователя. Для работы со средством управления банками терминов необходимо иметь права администратора фермы, администратора банка терминов, руководителя группы или участника для наборов терминов. Подробные сведения об этих ролях см. в статье Роли управляемых метаданных.

Для выполнения действий с элементом в иерархии наведите указатель мыши на имя приложения службы управляемых метаданных, группу, набор терминов или термин, которые нужно изменить, щелкните появившуюся стрелку и выберите в меню необходимую команду.

Пример:

Если вы являетесь администратором банка терминов, то можете создавать и удалять группы в рамках приложения службы управляемых метаданных.

С помощью меню можно создавать новые группы

К началу страницы

Если вы администратор банка терминов или руководитель группы, вы можете создавать, импортировать и удалять наборы терминов в группе. Участники наборов терминов могут создавать новые наборы.

Создание нового набора терминов с помощью меню

К началу страницы

Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете создавать и повторно использовать термины в наборе терминов, а также копировать, перемещать и удалять выделенный набор терминов.

Меню с действиями, которые можно выполнить с набором терминов

К началу страницы

Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете копировать, повторно использовать, объединять, объявлять устаревшими, перемещать и удалять отдельные термины в наборе терминов.

Управление терминами в наборе с помощью меню

К началу страницы

На каждом уровне иерархии можно настроить особые свойства для группы, набора терминов или термина с помощью области Свойства, которая отображается справа от древовидной структуры банка терминов.

Например, при настройке набора терминов в области Свойства вы можете задать такие свойства, как "Имя", "Описание", "Владелец", "Контакт" и "Заинтересованные стороны". Кроме того, есть переключатель, с помощью которого можно сделать набор терминов открытым или закрытым для отправки пользователями новых терминов. Можно также указать, разрешено ли использовать этот набор терминов для добавления тегов. Если вы запретите это, то набор терминов будет невидимым для большинства пользователей. Например, можно запретить использование набора терминов для добавления тегов, если он еще находится в стадии разработки.

Область свойств средства управления банками терминов

К началу страницы

Применение метаданных

Пометка контента с помощью управляемых терминов

Если к типу контента, списку или библиотеке добавлен столбец "Управляемые метаданные", то владельцы контента могут помечать его тегами, используя управляемые термины из определенного набора терминов. Для этого нужно изменить свойства элемента списка или библиотеки, а затем обновить соответствующие поля в форме Изменить свойства для элемента или документа. Столбцы "Управляемые метаданные" легко отличить от других по значку с изображением бирок, щелкнув который, можно запустить диалоговое окно выбора терминов.

Значки тегов в диалоговом окне ''Изменить свойства''

К началу страницы

В окне выбора терминов можно выбрать термин в иерархии. Это полезно, если вы не знаете, какие термины доступны. Если набор терминов настроен как открытый, а соответствующий столбец "Управляемые метаданные" допускает варианты заполнения, то вам может быть доступно добавление нового термина в набор. Возможно также, что вы сможете просто отправить отзыв контактному лицу, ответственному за набор терминов.

В дереве можно выбирать управляемые термины.

По мере того как вы вводите нужный термин, на выбор предлагаются подходящие доступные варианты. За термином может следовать информация в квадратных скобках: имя набора терминов и иерархия, к которой относится термин. Это полезно, когда нужно выбрать один из нескольких похожих терминов.

Когда вы начинаете ввод, вам предлагаются подходящие термины

Если предлагаются повторяющиеся или похожие термины, возможно, вы увидите описание, которое добавил администратор банка терминов, чтобы помочь пользователям сделать правильный выбор.

Поясняющий текст, помогающий выбрать нужный термин

К началу страницы

Пометка контента с помощью корпоративных ключевых слов

Если к типу контента, списку или библиотеке добавлен столбец "Корпоративные ключевые слова", то владельцы контента (и другие пользователи, имеющие разрешение участника для списка или библиотеки) могут помечать его тегами, используя доступные управляемые термины или ключевые слова. Для этого нужно изменить свойства элемента списка или библиотеки, а затем ввести нужные ключевые слова в поле Корпоративные ключевые слова. Если существует такой термин или похожий на него, он будет предложен вам для выбора. Вы также можете добавить новое ключевое слово, если набор терминов "Ключевые слова" открыт для добавления новых терминов. Поле "Корпоративные ключевые слова" является многозначным, поэтому к одному элементу можно добавить несколько ключевых слов.

При вводе ключевого слова предлагаются доступные термины и существующие ключевые слова

К началу страницы

Пометка контента с помощью тегов

Если включена функция пометки тегами, на сайте SharePoint можно добавлять теги к контенту, который вы считаете важным или интересным. Чтобы пометить тегом страницу, воспользуйтесь значком тега (в виде бирки), который отображается в ее верхней части.

Кнопка тега на странице

Пометить тегом документы или элементы списка можно с помощью команды "Теги и заметки", которая находится на вкладке ленты Библиотека или Список.

Команда добавления тега на вкладке ''Список'' или ''Библиотека'' на ленте

По мере ввода тега, который вы хотите применить, на выбор предлагаются существующие ключевые слова или управляемые термины. Если набор терминов "Ключевые слова" открыт, можно также добавлять новые ключевые слова.

Предлагаемые варианты тегов в диалоговом окне добавления тегов

Кроме того, есть возможность помечать тегами контент на внешних сайтах, в том числе на других сайтах интрасети и в Интернете. Для этого нужно добавить в браузер инструмент SharePoint "Теги и заметки". Дополнительные сведения о пометке внешних сайтов тегами см. в статье Начало работы с личным сайтом.

Дополнительные сведения о функциях социальных тегов просмотрите разделы Используйте теги и заметки для обмена информацией с коллегами .

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×