Общие сведения об управлении документами

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Управление документами основное внимание уделяется хранения и управления документами для поддержки active ходе выполнения, включая создание содержимого и совместное использование в пределах организации. При организации не имеют любого типа системы управления официальный документ в программе, содержимое часто будет создан и сохранен в неуправляемой и децентрализованное способом на беспорядочные файловые и отдельных жестких дисках. Это затрудняет сотрудников для поиска, совместного использования и эффективная совместная работа на содержимое. Это также усложняет организациям использовать важных сведений и данных контента.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 поддерживает потребностей управления документами вашей организации, предоставляя широкий набор документов, которые позволяют вам выполнять следующие возможности управления:

  • хранить, упорядочивать и находить документы;

  • обеспечить согласованность документов;

  • управлять метаданными документов;

  • защитить документы от несанкционированного доступа и использования;

  • обеспечить единообразие бизнес-процессов (рабочих процессов) для документов.

Примечание: В этой статье ссылается на сайт SharePoint, созданным корпорацией Adventure Works, вымышленной компании, которая производит велосипедов, велосипед компоненты и bicycling стандартные пример.

Например группе технической документации в компании Adventure Works, который образует клиентов публикаций, такие как руководства пользователя и технические характеристики продукта использует многие из средств управления документами в Office SharePoint Server 2007. Команда сохраняет все содержимое, создаваемой на сайте, который был создан на основе шаблона сайта центра документов. В своих сайт центра документов участники группы используйте основных и дополнительных версий для отслеживания разработки документов с помощью версии. Чтобы убедиться, что участники группы не перезаписывают случайно друг другу рабочих они также использовать извлекать файлы.

Хранить и упорядочивать документы на сайте центра документов

Создавать сайты, оптимизированные для создания, использования и хранение большого количества файлов можно использовать вместе с Office SharePoint Server 2007 шаблона сайта центра документов. Сайты, созданные с помощью шаблона сайта центра документов специализированные функциях управления документами, такие как требуется извлечение и управление версиями документов основные и дополнительные, которые включены по умолчанию. Извлекать файлы помогает предотвратить конфликты и путаницы над изменений, так как только один пользователь может изменить файл в данный момент. Управление версиями позволяет отслеживания изменений в документах и позволяет управлять содержимым, как вы измените его. Управление версиями особенно полезна, если несколько людей совместная работа над проектами или сведения о проходит несколько стадий разработки и проверки.

Использование типов содержимого для единообразного управления документами

Тип контента — это группа параметров, описывающие общего поведения для конкретного типа контента. Типы содержимого позволяют организациям упорядочение, управление и обработки контента в будущем через семейства веб-сайтов. Можно определить тип контента для каждого типа документа или сведения продукта, который создает вашей организации, чтобы убедиться, что эти различные типы документов обрабатываются в будущем.

Например отдел технической документации компании Adventure Works создан двух типов контента под названием руководстве пользователя и спецификация. Когда участники групп перейдите в Центр документов для создания нового документа, каждый из этих типов содержимого появится в списке параметров на кнопку " Создать " в библиотеке документов. Каждого типа контента определяет собственный шаблон, чтобы спецификации и руководства пользователя совместного использования общего формата. Каждого типа контента также определяет свои собственные настраиваемые столбцы, чтобы, например, все руководства пользователя содержат метаданные о том, какие Применение руководства моделей продукта. Даже каждого типа контента содержит собственные рабочие процессы, чтобы команда может быть уверены в том, что каждый пользователь вручную, следующий за же процессы отзывы и утверждения. И, так как спецификации находятся в разных типа контента, эти документы можно выполнять различные процессы и столбцы, которые требуются различные метаданные.

Управление свойствами документа

Одним из способов основного, пользователям найти информацию, которая хранится на веб-сайте или в системе управления документами — обзора или поиска метаданных (свойства документа), которая хранится вместе с файлами. Тем не менее сотрудников в организациях часто не тратить время на добавьте или обновите свойства документа для файлов, когда они сохраняются.

Программы и серверов, доступных в выпуск 2007 системы Microsoft Office для повышения эффективности можно создавать и обновлять метаданных для документов. Если открыть или изменить документ, которая хранится на сайте Office SharePoint Server 2007 в 2007 Office (выпуск) для настольных систем, например Word, Excel или PowerPoint, вы можете редактировать свойства сервера для этого документа в области сведений о документе, которая появится в верхней части файла. Если настраиваемые столбцы добавляются к типу контента для этого документа или к библиотеке, где сохранен этот документ, эти значения столбцов отображаются как поля свойств в области сведений о документе. Благодаря интеграции возможности редактирования свойства документа в содержимое возможности программы в 2007 Office (выпуск) редактирования Упростите организациям улучшить качество метаданные для их содержимому.

Область сведений о документе

Кроме того организации могут использовать Microsoft Office InfoPath 2007 для создания пользовательских панелей сведений о документе, который затем можно добавить в для определенных типов контента.

Защита документов

Office SharePoint Server 2007 также предлагает несколько способов для организаций для защиты документов, которые будут сохранены от несанкционированного доступа к сайту SharePoint или использовать. Управление правами на доступ к данным (IRM) организаций можно применить всего документа библиотеки для защиты весь набор документов. IRM предоставляет возможность ограничивать действия, которые пользователи могут с файлами, загружаемыми из списков и библиотек SharePoint. IRM шифрование загружаемые файлы и ограничивает набор пользователей и программ, которым разрешено расшифровать эти файлы. IRM также можно ограничить прав собственности других пользователей, которым разрешено прочитать файлы, таким образом, чтобы они не удается выполнить действия, например печать копии файлов или копирование текста из них. IRM таким образом могут помочь вашей организации, чтобы принудительно применять корпоративные политики, которые определяют управления и распространение конфиденциальных и личных сведений.

Office SharePoint Server 2007 дает возможность Защита файлов другими способами. Если вы хотите запретить пользователям чтения черновики обрабатываемых документов, можно настроить библиотеки документов с основных и дополнительных версий и укажите, какие группы пользователей, которым разрешено чтение дополнительных версий (черновиков). Черновики являются дополнительных версий файлов или элементы списка, которые еще не утверждены как основной. Если можно настроить эту библиотеку требовать утверждения контента, затем черновики, не публикуются как основных версий до обладающий соответствующими разрешениями утверждает документ для публикации в виде основной черновик.

Вы можете защитить документы можно путем настройки разрешений для отдельных папок, элементы списков или документов. Если есть только один или два файлов в библиотеке документов, к которому вы хотите ограничить доступ, могут изменять разрешения для этих отдельных элементов для изменения списка людей, имеющих разрешение на просмотр или изменять их.

Управлять процессов, связанные с документами с рабочими процессами

Поддерживает стандартными связанные с документами бизнес-процессами, Office SharePoint Server 2007 предлагает встроенные рабочие процессы, которые организаций могут использоваться для управления задачами, например коллекции документов рецензирование, утверждения и подписи. Рабочий процесс определяется как автоматического перемещения документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процесса. Рабочие процессы помогают организациям связанные с документами бизнес-процессов эффективнее управлять, так как они автоматически отслеживайте и управляйте человека задачам эти процессы.

Например группе технической документации корпорации Adventure Works создает расширенное использование рабочего процесса сбора отзывов. Вместо того чтобы отправлять рецензентам электронной почты, средство записи может запуск рабочего процесса в правой части текущего документа из Office Word 2007. Рабочий процесс берет на себя управление процессом, включая отправляет уведомления о сообщениях рецензенты и создание задач для них отслеживание состояния этих задач. Рецензенты может выполнить свои задачи в Word 2007 или Microsoft Office Outlook 2007.

Кроме того с помощью Microsoft Office SharePoint Designer 2007 или Microsoft Visual Studio 2005 расширения для Windows Workflow Foundation, организаций можно разрабатывать и развернуть рабочие процессы, которые управляют бизнес-процессы, которые являются уникальными для своей организации.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×