Общие сведения об управлении документами

Управление документами предназначено для хранения и организации документов для поддержки активного незавершенного производства, включая создание содержимого и его совместное использование в организации. Если у организаций нет какой-либо формальной системы управления документами, содержимое часто создается и сохраняется неуправляемо и нецентрализованно в различных общих папках и на личных жестких дисках. Это затрудняет для сотрудников поиск содержимого, общий доступ к нему и эффективную совместную работу. Кроме того, организациям сложнее воспользоваться ценной бизнес-информации и данными в содержимом.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 отвечает потребностям организации в управлении документами, предоставляя широкий набор возможностей, которые позволяют:

  • хранить, упорядочивать и находить документы;

  • обеспечить согласованность документов;

  • управлять метаданными документов;

  • защитить документы от несанкционированного доступа и использования;

  • обеспечить единообразие бизнес-процессов (рабочих процессов) для документов.

Примечание : В данной статье в качестве примера используется узел SharePoint, созданный компанией Adventure Works, вымышленной организацией, которая производит велосипеды, детали велосипедов и аксессуары для велосипедов.

Например, отдел технической документации компании Adventure Works, который производит публикации для клиентов, такие как руководства пользователей и таблицы спецификаций, применяет многие из возможностей управления документами, доступные в Office SharePoint Server 2007. Группа хранит все созданное ею содержимое на сайте, основанном на шаблоне сайта "Центр документов". На этом сайте участники группы применяют управление основными и дополнительными версиями для отслеживания развития документов. Кроме того, на сайте требуется извлечение, что позволяет гарантировать, что другие сотрудники случайно не перезапишут работу определенного пользователя.

Хранение и организация документов на сайте "Центр документов"

Office SharePoint Server 2007 содержит шаблон сайта "Центр документов", который позволяет получать сайты, оптимизированные для создания, хранения большого количества документов и управления ими. Сайты, основанные на этом шаблоне, имеют специализированные возможности управления документами, такие как обязательное извлечение и управление основными и дополнительными версиями, которые по умолчанию включены. Обязательное извлечение помогает предотвратить конфликты и трудности при управлении изменениями, так как только один пользователь может изменять файл. Управление версиями позволяет отслеживать изменения в документах и помогает управлять содержимым по мере его рецензирования. Управление версиями особенно удобно в случаях, когда над проектом работает группа людей или когда содержимое проходит через несколько этапов разработки и рецензирования.

Использование типов содержимого для единообразного управления документами

Тип содержимого — это группа параметров, предназначенных для многократного использования, которые описывают особенности определенного вида содержимого. Типы содержимого позволяют организациям более эффективно упорядочивать содержимое, а также оперировать и управлять содержимым в семействе сайтов. Можно определить тип содержимого для каждого типа документа или информационного продукта, который создается в организации, чтобы обеспечить единообразную обработку разных типов документов.

Например, отдел технической документации Adventure Works создал два типа содержимого, которые называются "Руководство пользователя" и "Спецификации продукта". Когда участники группы создают новый документ с помощью сайта "Центр документов", эти типы содержимого отображаются как параметры для кнопки Создать в библиотеке документов. Каждый тип содержимого определяет свой собственный шаблон, так что все спецификации продуктов и руководства пользователя имеют единый формат. Каждый тип содержимого также задает пользовательские столбцы, так что, например, все руководства пользователя содержат метаданные о том, к каким моделям они относятся. Кроме того, каждый тип содержимого включает собственные рабочие процессы, что позволяет обеспечить прохождение всеми руководствами пользователя одних и тех же этапов отзывов и утверждения. Так как спецификации продукта относятся к другому типу содержимого, для них могут использоваться другие процессы и столбцы, требующие других метаданных.

Управление свойствами документов

Часто для поиска информации, сохраненной на веб-сайте или в системе управления документами, пользователи применяют обзор или поиск по метаданным (свойствам документа), которых сохраняются вместе с файлами. Тем не менее сотрудники в организации часто не уделяют времени добавлению или обновлению свойств документов при их сохранении.

Программы и серверы, доступные в выпуске выпуск 2007 системы Microsoft Office, упрощают создание и обновление метаданных для документов. При открытии или изменении документа, сохраненного на сайте Office SharePoint Server 2007, в такой программе 2007 Office (выпуск), как Word, Excel или PowerPoint, можно изменить серверные свойства документа в области сведений о документе, которая выводится вверху файла. При добавлении пользовательских столбцов для документа или библиотеки, в которой он хранится, их значения выводятся как поля свойств в этой области. Благодаря интеграции функций изменения свойств документов в среду редактирования содержимого программы выпуска 2007 Office (выпуск) позволяют повысить качество метаданных для содержимого организации.

Область сведений о документе

Кроме того, можно применять Microsoft Office InfoPath 2007 для создания настраиваемых областей сведений о документе, которые добавляются к определенным типам содержимого.

Защита документов

Office SharePoint Server 2007 также предлагает несколько способов защиты документов, которые хранятся на сайте SharePoint, от несанкционированного доступа или использования. Организации могут применять управление правами на доступ к данным (IRM) ко всей библиотеке документов, чтобы защитить все документы. IRM позволяет ограничить действия с файлами, загруженными из списков и библиотек SharePoint. IRM шифрует загруженные файлы и ограничивает набор пользователей и программ, которые могут их расшифровывать. IRM также может ограничивать права пользователей, просматривающих файлы, чтобы они он могли печатать копии файлов, копировать текст из них и выполнять другие действия. Благодаря этому IRM позволяет организации применять политику управления отслеживанием и распространением конфиденциальных данных и сведений, защищаемых законодательством об интеллектуальной собственности.

Office SharePoint Server 2007 также позволяет защищать файлы другими способами. Если требуется предотвратить чтение черновиков документов, работа над которыми не закончена, можно настроить в библиотеке управление основными и дополнительными версиями, а затем указать группы людей, которым разрешено читать дополнительные версии (черновики). Черновики — это дополнительные версии файлов или элементов списка, которые еще не были утверждены как основные. Если настроить в библиотеке требование утверждения содержимого, черновики не будут публиковаться как основные версии до утверждения пользователями с соответствующими разрешениями.

Другим способом защиты документов является настройка разрешений для отдельных папок, элементов списков или документов. Если нужно ограничить доступ только к одному или двум файлам в библиотеке, можно изменить их разрешения, чтобы определить, кто может просматривать или изменять их.

Управление процессами, связанными с документами, с помощью рабочих процессов

Для поддержки распространенных процессов, связанных с документами, в Office SharePoint Server 2007 предлагаются встроенные рабочие процессы, которые можно применять для управления такими задачами, как рецензирование документов, утверждение или сбор подписей. Рабочим процессом называется процесс, который обеспечивает автоматическое перемещение документов или других объектов по заданной последовательности действий или задач, связанных с бизнес-процессом. Рабочие процессы помогают управлять документооборотом, так как они автоматически отслеживают и контролируют соответствующие задачи, выполняемые людьми.

Например, отдел технической документации Adventure Works постоянно применяет рабочий процесс "Сбор отзывов". Вместо отправки проверяющим сообщений электронной почты автор документа может запустить для него рабочий процесс прямо из Office Word 2007. Рабочий процесс управляет всей процедурой, включая отправку уведомлений проверяющим, создание задач и отслеживание их состояния. Проверяющие могут выполнять задачи в Word 2007 или Microsoft Office Outlook 2007.

Кроме того, при использовании Microsoft Office SharePoint Designer 2007 или Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation организации могут разрабатывать и развертывать настраиваемые рабочие процессы в соответствии со своими уникальными потребностями.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×