Обработка и удаление дубликатов контактов

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Если импорта контактов из нескольких источников или унаследованным чужой список контактов, могут быть дубликатов контактов, которые хранятся в Outlook. При импорте контактов из внешних источников, таких как iCloud или Gmail Outlook проверяет наличие повторений и позволяет выбрать, нужно ли для создания новой записи контакта (повторяющееся) или слияние дубликатов контактов. К сожалению работая дубликатов контактов в папки контактов, нет нет автоматизированный процесс, чтобы удалить их. Тем не менее можно экспортировать всех контактов в файл, затем повторно импортировать в Outlook и воспользоваться преимуществами дубликат встроенные средства проверки. При наличии только несколько дубликатов контактов, можно отсортировать список контактов и удалите их вручную.

Удаление дубликатов контактов один за одно нажатие

  1. Выберите представление Люди.

    Выберите значок "люди" для отображения контактов.

  2. На ленте в группе Текущее представление нажмите кнопку в правом нижнем углу окна представления и нажмите кнопку Телефон. Это простейший представления позволяет просматривать контакты и дубликаты.

    Группа ''Текущее представление'' на вкладке ''Главная''

  3. В списке контактов удерживая нажатой клавишу Ctrl и выберите все контакты, которые нужно удалить.

    Выбор дубликатов контактов для удаления при нажатой клавише CTRL

  4. Выбрав все необходимые дубликаты, нажмите кнопку Удалить или Ctrl + D.

Удаление большое количество дубликатов контактов с помощью экспорта и импорта

При наличии большого количества дубликатов контактов удаление дубликатов по одному может быть утомительным и много времени. Быстрый способ удаления большое количество дубликатов контактов является их экспорт в файл импортировать их в новую папку. Чтобы воспользоваться функцией Поиск повторяющихся данных в процессе импорта в Outlook, выполните следующие действия

  1. Выберите представление Люди.

    Выберите значок "люди" для отображения контактов.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши в текущей папке контактов и выберите команду Создать папку.

    Создание новой папки контактов.
  3. Присвойте имя, например Duplicatesновой папки.

  4. Нажмите кнопку Назад в папке контактов.

  5. Нажмите клавиши Ctrl + A, чтобы выбрать все контакты.

  6. Либо перетащите контакты в папку дубликаты или использовать Сочетание клавиш Ctrl + Shift + V, чтобы открыть диалоговое окно Переместить в папку и выберите папку повторяющихся записей.

    Перемещение контактов в другую папку.
  7. Папки контактов основной теперь должен быть пустым.

  8. Щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

    Примечание: В Outlook 2010, выберите файл > Открыть > Экспорт и перейдите к шагу 10.

    Выберите Импорт и экспорт.
  9. Выберите Экспорт в файл.

  10. Выделите текст с разделителями-запятыми (Windows).

  11. Выберите папку дубликаты, созданную на шаге 3.

    Экспортировать из папки дубликаты.
  12. Сохраните файл там, где вы сможете найти его еще раз.

  13. Нажмите кнопку Готово.

Импорт контактов в Outlook

  1. Щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

    Примечание: В Outlook 2010, выберите файл > Открыть > Импорт и перейдите к шагу 3.

    Выберите Импорт и экспорт.
  2. Выберите пункт Импорт из другой программы или файла.

  3. Выделите текст с разделителями-запятыми (Windows).

  4. Найдите файл, созданный в предыдущей процедуре.

    Выберите файл для импорта.
  5. Выберите параметр не импортировать дубликаты.

  6. Выберите папку контактов в главном в качестве конечной папки. Это папка, который сейчас является пустым.

  7. Нажмите кнопку Готово.

Скопируйте контакты из папки дубликаты обратно в папке контактов

  1. Выберите папку контактов повторяющихся записей.

  2. Один щелчок мыши один из контактов в папке, а затем нажмите клавиши Ctrl + A, чтобы выбрать все контакты.

  3. Перемещение выделенных контактов в главном папку контактов. Вы можете перетащите их или нажмите Клавиши Ctrl + Shift + V, чтобы воспользоваться диалоговым окном Переместить в папку.

  4. Каждый раз, когда Outlook обнаруживает дубликатов контактов, вы увидите запрос с двумя параметрами.

    • Если контакт не повторяющееся, выберите команду Добавить новый контакт.

    • Если контакт дубликат, выберите команду Обновить сведения о выделенном контакте.

    Внеся выбранных параметров, выберите обновление. Если вы хотите повторить тот же способ разрешения для всех повторяющихся контактов, выберите Обновить все.

    Выберите, что нужно делать с дубликатов контактов.
  5. По завершении переместить в папку процесса можно удалить дубликаты папки.

У вас есть два способа решения в диалоговом окне Дубликатов контактов обнаружены дубликаты контактов:

Добавление дубликата как новый контакт     Новый контакт будет добавлен в папку Контакты. Например если в контакт с таким именем уже есть в папке Контакты Создание контакта с именем Елены Купковой, имеется два контакта с именем Елены Купковой. Для разграничения между ними можно добавить один инициал среднего имени.

Совет: Отображение контактов в виде электронных визитных карточек подходит представлений, в которых нужно просмотреть достаточно информации для разграничения контактов с одинаковыми именами.

Обновить данные из дубликатов контактов в уже существующий нового    Outlook будет сравнить все поля, которые содержат данные в повторяющихся и существующие контакты и скопируйте данные из дубликат контакта во все поля в существующий контакт, имеющие конфликтующими данными. Например при наличии контакта с именем Елены Купковой с номером телефона 555-0112 и получить дубликатов контактов с новый номер телефона, Outlook будет скопировать новый номер в соответствующее поле в существующий контакт и оставьте все поля же.

Цветовые категории, которые вы назначаете нового контакта и текст в окне сообщения из нового контакта не будут скопированы в существующий контакт. Если вы хотите скопировать информацию, необходимо сделать это вручную. Сертификаты и ссылки для контактов на вкладке " действия " будет скопированная из дубликатов контактов и добавлены к существующему контакту без замены исходной данных. Тем не менее ссылки на вкладке " действия " для элементов, кроме контактов, например задачами и встречами, не будут скопированы.

Каждый раз, когда Outlook обновляет данные в контакте, копии исходного контакта хранятся в папки " Удаленные ". Если вам нужно вернуться к сведениям о исходного контакта можно использовать эту копию.

Если импортированные контакты в Outlook с помощью одинаковые имена или адреса электронной почты, уже введенных в папке Контакты, и установлен флажок Разрешить создание дубликатов при использовании мастера импорта и экспорта, то может произойти нежелательное дубликаты некоторые или все контакты, которые вы импортировали.

Удаление нежелательных повторяющихся контактов, процесса вручную, а ниже — простой способ сделать это.

  1. В разделе Контакты выберите папку контактов, который содержит дубликатов контактов.

  2. В Область навигациив разделе Текущее представление выберите Телефоны. Это удобства просмотра позволяет просматривать контакты и дубликатов контактов. Теперь можно отсортировать список по дате изменения и группировки дубликаты.

  3. В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.

  4. Нажмите кнопку поля, выберите в списке Доступные поляизменено и нажмите кнопку Добавить.

  5. Нажмите кнопку Вверх, пока не будет изменен в верхней части списка Показать эти поля в указанном порядке.

  6. Два раза нажмите кнопку ОК.

  7. В списке контактов удерживая клавишу CTRL, выделите все дубликаты контактов.

  8. После выделения всех дубликатов контактов, нажмите клавишу DELETE.

Примечание: Если вы не хотите дубликатов контактов при импорте контактов в Outlook, выберите параметр не импортировать дубликаты или Заменять дубликаты при импорте в мастере импорта и экспорта.

  • Не импортировать дубликаты  Существующие данные будут сохранены, а повторяющиеся данные в файл личных папок (PST) не копируются в папку Контакты.

  • Заменять дубликаты при импорте  Существующие данные в папке « Контакты » заменяется информацию в PST-файл, импортируемого.

При сохранении группы контактов в Outlook процесс может быть быстрее, если не использовать функцию поиска повторяющихся данных. Чтобы отключить эту функцию, выполните указанные ниже действия.

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры.

  2. Нажмите кнопку Параметры контактов, а затем снимите флажок автоматически проверять дубликатов контактов.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×