Обновление сведений о задачах для Project Web Access

Выпуск 2007 программы Microsoft Office Project Web Access позволяет просматривать и обновлять назначения задач в Microsoft Office Outlook даже в автономном режиме, используя папку задач и календарь. Это удобно в случае отсутствия постоянного доступа к сети. Обновив назначения задач в автономном режиме, можно будет позже перенести на сервер обновленные сведения о времени и состоянии, когда появится возможность подключиться к сети.

Примечание : Для просмотра и обновления задач в Outlook необходимо установить надстройку Microsoft Office 2007 Project для Outlook. Эта надстройка поддерживается в Microsoft Office Outlook 2007 и Microsoft Office Outlook 2003. Дополнительные сведения о загрузке и установке надстройки Microsoft Office 2007 Project для Outlook см. в разделе Импорт назначений из Project Web Access в Outlook.

В этой статье

Об обновлении сведений о задачах в Outlook

Отправка сведений о состоянии задач в Project Web Access и руководителю

Отправка часов расписания в Project Web Access

Отправка объединенных сведений о состоянии задачи и часах расписания в Project Web Access

Настройка автоматического обновления задач в Outlook

Об обновлении сведений о задачах в Outlook

Многие организации и руководители проектов предпочитают отслеживать состояние задач отдельно от рабочих часов, назначая разных утверждающих для каждого из этого типа данных. Например, предположим, что вам назначена задача длительностью 40 часов, но вы можете выполнить ее за 30 часов. Если в вашей организации состояние задач отслеживается отдельно от рабочих часов, можно сообщить, что задача завершена на 100%, но для этого потребовалось только 30 часов из отведенных 40. Если же состояние задач и рабочие часы отслеживаются вместе и завершено 30 из 40 часов, выделенных на задачу, в состоянии задачи будет показан процент завершения по трудозатратам 75%.

Для отчета о состоянии задачи и о рабочих часах в Outlook используются разные формы, в зависимости от принятого в организации или в рамках проекта метода отслеживания.

Чтобы определить, какой метод используется для данного назначения задачи:

  1. Откройте задачу или встречу Outlook, импортированную из Office Project Web Access.

    • Если открыта встреча, на вкладке Встреча в группе Показать выберите Project Web Access для просмотра формы отчета о задаче.

    • Если открыта задача, форма отчета о задаче будет показана по умолчанию.

  2. В форме отчета о задаче выполните следующие действия.

    • Если показаны две вкладки, Управление задачами и Расписание, значит, в данной организации состояние задач отслеживается отдельно от рабочих часов. Эти данные вводятся в Outlook по отдельности, и рабочие часы не повлияют на сведения о состоянии задачи. Выполните процедуры, описанные в разделах Отправка сведений о состоянии задачи в Project Web Access и руководителю и Отправка рабочих часов в Project Web Access.

      Примечание : Состояние задач может отслеживаться в организации отдельно от рабочих часов, чтобы разграничить число часов фактических трудозатрат и объем работ, затрачиваемый на задачи.

    • Если в форме нет двух вкладок и показана табличная сетка для ввода часов для задачи, значит, в данной организации состояние задач и расписание отслеживаются вместе. Если ввести рабочие часы в Outlook, в надстройке автоматически будут вычислены показатели состояния задач. Выполните процедуру, описанную в разделе Отправка объединенных сведений о состоянии задачи и рабочих часах в Project Web Access.

В начало страницы

Отправка сведений о состоянии задач в Project Web Access и руководителю

Сведения о состоянии задач, отправляемые из Outlook, заменяют сведения, уже собранные в Office Project Web Access . Если точно не известно, какие данные уже собраны в Office Project Web Access, проверьте сведения о состоянии в Office Project Web Access перед отправкой информации о задачах с помощью Outlook.

  1. В Outlook откройте синхронизируемую задачу (в папке «Задачи») или встречу (в календаре), отчет о которой требуется отправить. Если открыта встреча, на вкладке Встреча в группе Показать щелкните Project Web Access, чтобы открыть форму отчета о задаче. Если открыта задача, форма отчета о задаче отображается по умолчанию.

  2. На вкладке Управление задачами формы отчета о задаче введите необходимые данные в поле Процент выполнения по трудозатратам, Оставшиеся трудозатраты или Фактические трудозатраты, в зависимости от параметров настройки, действующей в организации. При вводе данных в одном из этих полей автоматически вычисляются значения двух остальных.

    Например, если для задачи требуется 40 часов работы, и в поле Процент выполнения по трудозатратам введено 20%, то в поле Фактические трудозатраты автоматически появится значение «1 д» (один день работы), а в поле Оставшиеся трудозатраты — «4 д» (четыре дня до завершения работы). Если предполагается, что оставшаяся работа над задачей займет больше 4 дней, можно увеличить значение оставшихся трудозатрат, что вызовет увеличение общей продолжительности задачи.

  3. Чтобы отправить сведения о состоянии одновременно в Office Project Web Access и руководителю, установите флажок И отправить руководителю проекта.

  4. Нажмите кнопку Сохранить в веб-клиенте Project.

    Совет : Если сведения о состоянии нужно будет отправить позже, нажмите кнопку Сохранить и закрыть в группе Сохранить на вкладке Задача или Встреча. Изменения сохраняются только в Outlook и не передаются в Office Project Web Access или руководителю. Эту возможность следует использовать в автономном режиме.

Если были собраны сведения о состоянии нескольких задач, которые все следует отправить в Office Project Web Access, нажмите кнопку Обновить Project Web Access на панели инструментов Project Web Access в Outlook. В результате все изменения будут отправлены одновременно — не потребуется сообщать о каждой задаче в отдельности.

Примечание : Такой метод отправки сведений о состоянии задач позволяет также отправлять изменения расписания.

В начало страницы

Отправка часов расписания в Project Web Access

Часы расписания, отправляемые из Outlook, заменяют сведения о часах расписания, уже собранные в Office Project Web Access . Если точно не известно, какие данные уже собраны в Office Project Web Access, проверьте часы расписания в Office Project Web Access перед отправкой информации о задачах с помощью Outlook.

  1. В Outlook откройте синхронизируемую задачу (в папке Задачи) или встречу (в Календаре), отчет о которой требуется отправить. Если открыта встреча, на вкладке Встреча в группе Показать щелкните Project Web Access, чтобы открыть форму отчета о задаче. Если открыта задача, форма отчета о задаче отображается по умолчанию.

  2. На вкладке Расписание формы отчета о задаче введите фактические часы трудозатрат за каждый день, показанный в таблице. Эти часы не изменят данные о состоянии, которые, возможно, введены на вкладке Управление задачами.

    Для прокручивания календаря по неделям используйте кнопки Назад и Далее. Нельзя вводить часы расписания раньше чем за неделю до плановой даты начала назначения задачи или позже чем через неделю после плановой даты окончания назначения.

    Совет : Если часы расписания точно соответствуют времени, запланированному для назначения задачи, можно скопировать запланированные часы в таблицу и при необходимости изменить их. Щелкните Копировать из запланированных, чтобы таблица автоматически заполнилась значениями рабочих часов, определенными для задачи по умолчанию. Например, если для задачи запланировано 40 часов трудозатрат в течение периода, равного 1 неделе, причем планируется работать 5 дней по 8 часов в день, то функция Копировать из запланированных автоматически введет 8 часов для каждого дня, на которые запланировано выполнение задачи в течение показанного отчетного периода. Если фактические трудозатраты немного отличаются от плановых, можно изменить значения в таблице перед сохранением трудозатрат в Office Project Web Access.

  3. Нажмите кнопку Сохранить в веб-клиенте Project.

    Если все готово к отправке расписания руководителю, нажмите кнопку К веб-расписанию. Откроется новое окно со страницей Центр расписаний.

    Совет : Если расписание требуется отправить в Office Project Web Access позже, сохраните его нажатием кнопки Сохранить и закрыть в группе Сохранить на вкладке Задача или Встреча. Изменения сохраняются только в Outlook и не передаются в Office Project Web Access или руководителю. Эту возможность следует использовать в автономном режиме.

Если были собраны сведения о рабочих часах по нескольким задачам, которые все следует сохранить в Office Project Web Access, нажмите кнопку Обновить Project Web Access на панели инструментов Project Web Access в Outlook. В результате все изменения будут отправлены одновременно — не потребуется сообщать о каждой задаче в отдельности. После сохранения рабочих часов в Outlook необходимо будет отправить расписание руководителю в Office Project Web Access.

Примечание : Такой метод сохранения рабочих часов в Office Project Web Access позволяет также отправлять изменения состояния задач.

В начало страницы

Отправка объединенных сведений о состоянии задачи и часах расписания в Project Web Access

  1. В Outlook откройте синхронизируемую задачу (в папке Задачи) или встречу (в Календаре), отчет о которой требуется отправить. Если открыта встреча, на вкладке Встреча в группе Показать щелкните Project Web Access, чтобы открыть форму отчета о задаче. Если открыта задача, форма отчета о задаче отображается по умолчанию.

  2. Введите фактические часы работы над задачей за каждый день, показанный в таблице.

    Для прокручивания календаря по неделям используйте кнопки Назад и Далее. Нельзя вводить часы расписания раньше чем за неделю до плановой даты начала назначения задачи или позже чем через неделю после плановой даты окончания назначения.

    Часы, введенные в таблице, автоматически суммируются для заполнения полей Процент выполнения по трудозатратам и Общие трудозатраты.

    Например, если для выполнения задачи всего требуется две недели работы (2 н) и введено 16 часов работы в течение текущего отчетного периода из таблицы, в поле Процент выполнения по трудозатратам автоматически появится процент завершения 20%. Если для выполнения требуется дополнительное время, можно ввести соответствующее значение в поле Оставшиеся трудозатраты, чтобы увеличить продолжительность задачи. Можно, наоборот, сократить продолжительность задачи, уменьшив значение в поле Оставшиеся трудозатраты.

    Совет : Если часы расписания точно соответствуют времени, запланированному для назначения задачи, можно скопировать запланированные часы в таблицу и при необходимости изменить их. Щелкните Копировать из запланированных, чтобы таблица автоматически заполнилась значениями рабочих часов, определенными для задачи по умолчанию. Например, если для задачи запланировано 40 часов трудозатрат в течение периода, равного 1 неделе, причем планируется работать 5 дней по 8 часов в день, то функция Копировать из запланированных автоматически введет 8 часов для каждого дня, на которые запланировано выполнение задачи в течение показанного отчетного периода. Если фактические трудозатраты немного отличаются от плановых, можно изменить значения в таблице перед сохранением трудозатрат в Office Project Web Access.

  3. Нажмите кнопку Сохранить в веб-клиенте Project.

    Если все готово к отправке расписания руководителю, нажмите кнопку К веб-расписанию. Откроется новое окно со страницей Список расписаний.

    Совет : Если расписание требуется отправить в Office Project Web Access позже, нажмите кнопку Сохранить и закрыть в группе Сохранить на вкладке Задача или Встреча. Изменения сохраняются только в Outlook и не передаются в Office Project Web Access или руководителю. Эту возможность следует использовать в автономном режиме.

Если были собраны сведения о рабочих часах по нескольким задачам, которые все следует сохранить в Office Project Web Access, нажмите кнопку Обновить Project Web Access на панели инструментов Project Web Access в Outlook. В результате все изменения будут отправлены одновременно — не потребуется сообщать о каждой задаче в отдельности. После сохранения рабочих часов в Outlook необходимо будет отправить расписание руководителю в Office Project Web Access.

В начало страницы

Настройка автоматического обновления задач в Outlook

Параметры, принимаемые по умолчанию, можно изменить, указав, как часто и каким образом следует обновлять назначения в Office Project Web Access.

Важно : Чтобы данные Project Web Access обновлялись автоматически, необходимо войти на сервер Microsoft Office Project Server с помощью учетной записи пользователя Windows.

  1. В Outlook выберите в меню Сервис команду Параметры и перейдите на вкладку Project Web Access.

  2. В разделе Обновление назначения выберите Каждые.

  3. Укажите число дней, недель или месяцев в соответствующих полях, а затем в поле следующее обновление укажите, когда должно произойти следующее обновление.

  4. Установите флажок Отправлять мне подтверждающее сообщение, чтобы получать по электронной почте сводку после каждого обновления.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×