Обновление данных в базе данных

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье описывается обновление существующих данных. В Microsoft Office Access 2007 можно обновлять существующие записи с помощью таких средств, как таблицы, формы, запросы, поиск и замена данных, а также новое средство сбора данных.

Во время выполнения следует помните, что обновление данных не тот же процесс что ввод новых данных. Дополнительные сведения о вводе новых данных в базе данных читайте в статье Добавление одной или нескольких записей в базе данных.

В этой статье

Влияние обновление структуры базы данных

Влияние типов данных на обновление

Влияние обновления свойств поля таблицы

Обновление данных с помощью формы

Обновление данных с помощью таблицы данных

Чтобы изменить существующие данные с помощью запроса на обновление

Используйте запрос на добавление для добавления записей таблицы

Обновление записей с помощью сбора данных

Служит для изменения значения первичного и внешнего ключей каскадное обновление

Как обновление зависит от структуры базы данных

Этот раздел предназначен для тех, кто не работал раньше с приложением Access или не знаком с принципами, на которых основаны реляционные базы данных. Выполнять обширные обновления намного легче, имея начальные представления о структуре баз данных.

По своему строению база данных Access отличается от файлов, подобных документу Microsoft Office Word 2007 или набору слайдов Microsoft Office PowerPoint 2007. Типичная база данных Access представляет собой совокупность таблиц, а также набор объектов, построенных на базе этих таблиц — форм, отчетов, запросов и т. д.

Кроме того, структура этих объектов должна соответствовать ряду принципов, иначе база данных будет работать неправильно или не будет работать вообще. В свою очередь, эти принципы влияют на способ ввода данных. При работе с базой данных необходимо учитывать следующие сведения о ее объектах и структуре.

  • За несколькими исключениями (такими как тип списка, называемый списком значений), в Access все данные хранятся в одной или нескольких таблицах. Число таблиц определяется структурой и сложностью базы данных. Просматривать или обновлять данные можно в форме, отчете или результатах запроса, но хранятся все данные Access только в таблицах.

  • В каждой таблице должны храниться данные только по одной теме, для одной категории или цели. Например, в таблице деловых контактов не должны содержаться сведения о продажах. В противном случае найти нужные сведения будет сложно или даже невозможно.

  • В каждом поле таблицы должны храниться данные только одного типа. К примеру, нельзя хранить примечания в поле, предназначенном для чисел. Если попытаться ввести текст в такое поле, в будет выдано сообщение об ошибке.

  • За единственным исключением, поля в записи должны принимать только одно значение. Например, правильно разработанная база данных должна блокировать ввод нескольких адресов в поле адреса. Этим поле таблицы Access отличается от ячейки Microsoft Office Excel 2007, в которую по умолчанию можно вводить любое количество имен, адресов или изображений, если только для этой ячейки не задано ограничение на тип данных.

    Однако в Office Access 2007 предусмотрено новое средство — поле, одновременно допускающее несколько значений. С помощью таких полей можно вкладывать несколько фрагментов данных в одну запись и создавать списки, которые принимают несколько значений. Например, можно вложить в запись базы данных текстовый файл, набор слайдов Office PowerPoint 2007 и любое количество изображений. Можно также создать список имен и выбирать нужное количество этих имен. Может показаться, что использование полей, одновременно допускающих несколько значений, противоречит правилам построения баз данных, так как при этом в одном поле таблицы может храниться несколько фрагментов данных, но на самом деле это не так. Правила соблюдаются в Access неявно благодаря тому, что данные хранятся в отдельных, скрытых таблицах.

Дополнительные сведения по вопросам, обсуждаемым в этом разделе, см. в следующих статьях.

К началу страницы

Как обновление зависит от типов данных

Этот раздел предназначен для тех, кто не работал раньше с приложением Access или не знаком с принципами, на которых основаны реляционные базы данных. Выполнять обширные обновления намного легче, имея начальные представления о структуре баз данных.

При разработке таблицы базы данных для каждого поля этой таблицы выбирается тип данных, чтобы обеспечить более точный ввод данных. Предположим, например, что для некоторого поля был задан тип данных «Числовой», поскольку планируется вычислять объемы продаж. Если пользователь попытается ввести в это поле текст, в Access появится сообщение об ошибке, пользователь не сможет сохранить измененную запись и по-прежнему можно будет выполнять операции с числами.

Показать, как просматривать типы данных

В приложении Access теперь можно просматривать типы данных поля таблицы двумя способами. Можно использовать команды на вкладке Режим таблицы или открыть таблицу в режиме конструктора. Следующие действия описывают оба способа.

Просмотр типов данных с использованием команд вкладки «Режим таблицы»

  1. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу, чтобы открыть ее.

  2. Выберите поле, которое требуется просмотреть.

  3. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните стрелку раскрытия списка Тип данных. Набор типов данных поля будет открыт для просмотра.

Просмотр типов данных в режиме конструктора

  • В области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

    Таблица будет открыта в сетке конструктора, в верхней части которой отображается имя и тип данных для каждого поля таблицы.

    Поля в режиме конструктора

Тип данных, заданный для каждого поля таблицы, обеспечивает первый уровень контроля над тем, какие именно данные можно ввести в это поле. В некоторых случаях тип данных задается таким образом, что в это поле нельзя ввести никакие данные. В следующей таблице перечислены типы данных в Office Access 2007 и описано их влияние на ввод данных.

Тип данных

Влияние на ввод данных

Текстовый

В поля с типом данных «Текстовый» можно вводить только текстовые или цифровые знаки, в том числе списки элементов с разделителями. В поле с типом данных «Текстовый» можно ввести меньшее количество знаков, чем в поле с типом «Поле MEMO» — от 0 до 255. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений с данными в таких полях.

Поле МЕМО

В поле этого типа можно ввести большой объем текста и числовых данных. Кроме того, если разработчик базы данных включил для такого поля поддержку форматирования текста, к тексту можно применять форматирование любого типа, которое обычно используется в текстовых процессорах, таких как Office Word 2007. Например, можно применить к определенным фрагментам текста различные шрифты и размеры шрифта, курсивное или полужирное начертание, и т. д. К этим данным можно также применять теги HTML.

Дополнительные сведения об использовании расширенным форматированием в поле Memo читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Как и в случае с текстовыми полями, к данным в полях с типом «Поле MEMO» можно применять функции преобразования.

Числовой

В поля этого типа можно вводить только числа, и эти числа могут использоваться в вычислениях в числовых полях.

Дата/время

В поле этого типа можно вводить только дату и время. В зависимости от параметров такого поля, заданных разработчиком, может потребоваться соблюдение следующих условий.

  • Если разработчик базы данных создал маску ввода для данного поля (последовательность знаков и местозаполнителей, которая отображается при выделении поля), данные необходимо вводить в те позиции и в том виде, которые заданы маской. Например, если отображается маска для формата д-МММ-гг, необходимо ввести дату в этом формате в предусмотренные позиции, например 11-окт-06. Ввести полное название месяца (например, июль) или четыре цифры года в данном случае нельзя. 

  • Если разработчик не создал маску ввода для даты и времени, можно вводить значения в любом допустимом формате даты и времени. Например, можно ввести: 11-окт-06, 11.10.06 или 11 октября 2006 г.

  • Разработчик базы данных мог задать для поля формат отображения. В этом случае, если не задана маска ввода, можно вводить данные почти в любом формате, но отображаться даты будут в установленном формате отображения. Например, можно ввести значение 11.10.06, но это значение будет отображаться в поле как 11-окт-06.

    Дополнительные сведения о масках ввода читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Денежный

В поле этого типа можно вводить только денежные величины. Обозначение денежной единицы вводится автоматически. По умолчанию в Access используется знак денежной единицы ( ¥, £, $ и т. п.), указанный в региональных параметрах Windows.

Счетчик

Нельзя ввести данные в поле этого типа или изменить их. В Access значение в поле «Счетчик» увеличивается автоматически при добавлении новой записи в таблицу.

Логический

Если щелкнуть поле данного типа, отображается либо флажок, либо раскрывающийся список в зависимости от формата этого поля. Если установлен формат раскрывающегося списка, можно выбрать одно из значений: Да или Нет, Истина или Ложь, Включено или Выключено, также в зависимости от выбранного формата поля. Нельзя ввести значения в список или изменить их непосредственно в форме или таблице.

Поле объекта OLE

С помощью поля этого типа можно отобразить данные из файла, созданного в другой программе. Например, можно отобразить в поле «объекта OLE» текстовый файл, диаграмму Excel или набор слайдов PowerPoint.

Для просмотра данных из других программ можно воспользоваться более быстрым, простым и гибким способом — вложениями. Дополнительные сведения см. в разделе для поля типа «Вложение» ниже в этой таблице.

Гиперссылка

Можно вводить данные в поля этого типа, и Access переносит его в веб-адрес. Например, при вводе значения в поле Access окружающего текста с текстом унифицированный указатель ресурсов (URL) следующим образом: http://www..comyour_text. При вводе допустимый веб-адрес вашей ссылка будет работать, в противном случае — приведет к вашей ссылку в сообщении об ошибке. Кроме того редактировании существующих гиперссылок может быть затруднен, так как щелкнув поле гиперссылки с помощью мыши запускает веб-браузер и перейти к сайта, указанного в поле ссылка. Чтобы изменить поля «Гиперссылка», выделите смежные поля, используйте клавиши со стрелками для перемещения фокуса в поле «Гиперссылка» и нажмите клавишу F2, чтобы разрешить редактирование.

Вложение

К полю этого типа можно прикрепить данные из других программ, но в него нельзя ввести или поместить каким-либо другим способом текстовые или числовые данные.

Дополнительные сведения об использовании поля вложения читайте в статье Присоединение файлов и изображений в записи базы данных.

Мастер подстановок

Мастер подстановок не является типом данных. Он используется для создания двух типов раскрывающихся списков: списков значений и полей подстановок. В списке значений используется введенный вручную при помощи мастера подстановок список элементов с разделителями. Эти значения могут быть независимыми от других данных и объектов базы данных.

Напротив, список подстановок использует запрос для извлечения данных из других таблиц базы данных или из другого хранилища, например, с сервера, на котором запущена служба Windows SharePoint Services 3.0. Данные из поля подстановок затем отображаются в виде раскрывающегося списка. По умолчанию мастер подстановок устанавливает для поля таблицы тип данных «Числовой».

Вы можете работать с поля подстановки непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию отобразятся значения поля подстановки в поле Тип элемента управления списком называется списком — список, содержащий направленную вниз стрелку: Пустой список подстановки . В зависимости от параметров конструктора базы данных поля подстановки и поле со списком можно изменять элементы в списке и добавление элементов в списке. Чтобы сделать это, необходимо задать свойства поля подстановки конструктора базы данных (свойство называется Ограничиться спискоми дизайнер имеет отключить соответствующую функцию).

Если не удается редактировать значений в списке подстановки непосредственно, необходимо добавить или изменить данные в списке предопределенных значений или в таблице, которая выступает в качестве источника для поля подстановок. Дополнительные сведения об этом приведены в разделе «Изменение элементов в поле подстановки» в статье Добавление одной или нескольких записей в базе данных.

Наконец, когда создается поле подстановок, можно задавать для него поддержку нескольких значений одновременно. В этом случае получается список, в котором около каждого пункта отображается флажок, и пользователь может установить или снять флажки у любых пунктов. На рисунке показан примерный список, одновременно допускающий несколько значений.

Список с флажками

Сведения о Создание полей подстановок, одновременно допускающем несколько значений и использование получившийся списков читайте в статьях : руководство для многозначных полейи сведений об использовании списка, который хранится несколько значений .

К началу страницы

Как обновление зависит от свойств полей таблицы

Этот раздел предназначен для тех, кто не работал раньше с приложением Access или не знаком с принципами, на которых основаны реляционные базы данных. Чтобы уверенно выполнять обширные обновления, необходимо понимать, как свойства полей таблицы влияют на обновление.

Разработка базы данных обычно начинается с разработки одной или нескольких таблиц. Следует решить, данные какого рода будут храниться в каждой таблице, задать первичные ключи — поля, которые однозначно идентифицируют каждую запись (строку) — для каждой таблицы, а также создать отношения между таблицами.

В процессе создания таблицы для каждого ее поля задаются свойства. Например, можно установить для поля «Текстовый» ограничение по длине в 50 символов, а поле «Числовой» настроить так, чтобы оно принимало только денежные значения.

Большинство свойств поля можно задать с помощью конструктора. Некоторые свойства можно также задать с помощью команд в группах на ленте часть Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent. Например можно установить visual форматы для текстовых и Memo полей с помощью команд в группе " Шрифт " на вкладке " Главная ". Дополнительные сведения об использовании этих команд читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Покажите, как задать или изменить свойства для поля таблицы.

В приложении Access теперь можно просматривать свойства поля таблицы двумя способами. Можно использовать команды на вкладке Таблица или открыть таблицу в режиме конструктора. Следующие действия описывают оба способа. 

Просмотр свойств таблицы с использованием команд вкладки «Режим таблицы»

  1. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу, чтобы открыть ее.

  2. Чтобы просмотреть свойства поля таблицы, откройте вкладку Режим таблицы и воспользуйтесь командами в группе Форматирование и тип данных.

Просмотр свойств таблицы в режиме конструктора.

  1. В области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

    Таблица будет открыта в режиме конструктора.

  2. В нижней части сетки в разделе Свойства поля перейдите на вкладку Общие, если она еще не выбрана.

    –или–

    Чтобы просмотреть свойства для поля подстановок, перейдите на вкладку Подстановка.

    Поле подстановок — это поле в таблице, которое использует либо определенный в программе список значений, либо запрос, который извлекает значения из одной или нескольких таблиц в базе данных. По умолчанию эти значения представлены в поле подстановок в виде списка. В зависимости от параметров, которые разработчик базы данных задал для поля подстановок, можно выбрать один или несколько элементов из этого списка.

    Поля подстановок могут ввести в заблуждение тех, кто недавно работает в Access, потому что список элементов отображается в одном месте (этот список создается приложением Access из данных в поле подстановок), а сами данные находятся в другом месте (в таблице с данными). Необходимо помнить, что при обновлении данных в поле подстановок следует обновить данные в исходной таблице (во втором месте). Нельзя обновить поле подстановок из списка.

В следующей таблице перечислены свойства полей таблицы, которые наиболее сильно влияют на ввод данных, и объясняется это влияние.

Свойство

Расположение в сетке конструктора таблицы

Возможные значения

Поведение при вводе данных

Размер поля

Вкладка Общие

0-255

Ограничение на количество символов применяется только в том случае, если поле имеет тип данных «Текстовый». Если попытаться ввести больше указанного количества символов, поле обрежет их

Обязательное поле

Вкладка Общие

Да/Нет

Если это свойство включено, наличие значения в поле обязательно. Сохранение новых данных в Access становится невозможным до тех пор, пока это поле не заполнено. Если это свойство отключено, поле может принимать пустые значения, то есть его можно оставить незаполненным

Примечание : Пустое значение отличается от нуля. Нуль — это число, и оно может использоваться в расчетах в Access. Пустое значение — это отсутствующее, неопределенное или неизвестное значение

Пустые строки

Вкладка Общие

Да/Нет

Если это свойство задано, поле может содержать строки нулевой длины — то есть строки, не содержащие символов. Чтобы создать строку нулевой длины, необходимо ввести пару двойных кавычек без пробела между ними ("") и нажать клавишу ВВОД

Индексированное поле

Вкладка Общие

Да/Нет

Если поле таблицы индексируется, оно не допускает повторяющихся значений

Маска ввода

Вкладка Общие

Встроенный или пользовательский набор текстовых констант и местозаполнителей

Маска ввода задает обязательный формат для ввода данных. Маска отображается, если выделено поле в таблице или элемент управления в форме. Например, при выделении поля типа «Дата» может появиться набор знаков, соответствующий формату д-МММ-гг. Эта последовательность знаков называется маской ввода. Необходимо ввести трехбуквенное сокращение для названия месяца, например «окт», и две последние цифры номера года (а не четыре). При отображении такой маски можно ввести дату только в заданном формате, например 15-окт-06

Примечание : Необходимо помнить, что маска ввода задает формат только для ввода, но не для отображения данных в Access. Например, можно ввести дату как 15-окт-06, но в Access это значение может храниться как 10152006, т. е. без знаков формата. При просмотре данных в таблице, форме или отчете дата в Access может отображаться, например, как 15.10.2006 

Дополнительные сведения о создании и использование масок ввода читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Тип элемента управления

Вкладка Подстановка

Значение зависит от типа данных, заданного для поля

Для поля типа «Текстовый» и «Числовой» элементом управления может быть поле, список или поле со списком. Для поля типа «Да/Нет» элементом управления может быть флажок, поле или поле со списком

Примечание : Если выбран любой элемент управления, кроме Список и Поле со списком, другие свойства на вкладке Подстановка не отображаются

Тип источника строк

Вкладка Подстановка

Таблица/запрос
Список значений
Список полей

Если задать ячейке свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Список или Поле со списком, то для свойства можно задать значение Таблица или запрос, Список значений или Список полей. Это свойство, в свою очередь, управляет типом значения, которое можно использовать для свойства Источник строк. См. следующую строку таблицы

Источник строк

Вкладка Подстановка

Зависит от свойства Тип источника строк

Если для свойства Тип источника строк было задано значение Таблица/запрос, поле этого свойства может содержать имя таблицы или запроса. Если для этого свойства было задано значение Список значений, оно может содержать список значений, разделенных точкой с запятой (;). Если для свойства Тип источника строк было задано значение Список полей, оно может содержать имя таблицы, запроса или инструкцию SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов)

Ограничиться списком

Вкладка Подстановка

Да/Нет

Если задано значение " Да", Access находит совпадающих значений, как пользователи вводят текст в поле со списком. Другими словами, включает предлагаемые значение Да. Параметр Да также запрещает редактирование элементов в списке непосредственно из списка или поля со списком поле элемента управления. Вместо этого пользователи должны изменять элементы в поле свойства Источник строк, а также в случае полей подстановки, изменение элементов в таблице, которые содержат исходные данные для поля подстановки. Дополнительные сведения об использовании поля подстановки читайте в разделе «Изменение элементов в поле подстановки» в статье Добавление одной или нескольких записей в базе данных.

Разрешить изменение списка значений

Вкладка Подстановка

Да/Нет

Включает или выключает команду Изменение элементов списков для списков значений, но не для полей подстановки. Чтобы включить эту команду для полей подстановки, введите действительное имя формы в свойство Форма изменения элементов списка. Команда «Разрешить изменение списка значений» отображается в контекстном меню, которое можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши элемент управления «Список» или «Поле со списком». При выборе этой команды на экране появляется диалоговое окно Изменение элементов списков. Кроме того, если в поле свойства Форма изменения элементов списка указано имя формы, на экране вместо диалогового окна откроется эта форма

Можно выполнить команду Изменение элементов списков из элемента управления «Список» или «Поле со списком» в форме, или из поля со списком в таблице или результатах запроса. Форма должна быть открыта в режиме конструктора или в режиме «Обзор», а таблица или результаты запроса — в режиме таблицы

Форма изменения элементов списка

Вкладка Подстановка

Имя формы для ввода данных

Если для этого свойства таблицы задано имя формы для ввода данных, эта форма будет открываться каждый раз, когда пользователь выбирает команду Изменение элементов списков. Если имя формы не задано, при выборе этой команды будет открываться диалоговое окно Изменение элементов списков

Дополнительные сведения о разработке таблиц базы данных и задании свойств см. в следующих статьях.

  • Основные сведения о создании баз данных объясняет основные понятия, например планирование базы данных, конструирование данных и нормализация — процесс разделения данных в связанных таблицах и удаления избыточных данных.

  • Создание таблиц в базе данных объясняется, как создать таблицу, добавить первичных ключей (полей, однозначно определяющее каждой строки или записи в таблице) и задать типы данных и свойства таблицы.

К началу страницы

Обновление данных с помощью формы

Форма используется для обновления небольшого объема данных. Под небольшим объемом здесь подразумеваются те записи, которые необходимо обновлять вручную. Формы — это более простое, быстрое и надежное средство для изменения и обновления небольших объемов данных.

Использование формы для редактирования данных зависит от макета формы. Формы может содержать несколько элементов управления , например списки, текстовые поля, кнопки и таблицах — сетки, подобные листы Excel. В свою очередь каждый из элементов управления в форме с данными, либо записывает данные в поле базовой таблицы. Что делать с данного элемента управления зависит от типа данных, установленного для поле базовой таблицы, все свойства, заданные для этого поля и возможного ряд свойств, которые задает конструктор баз данных для каждого элемента управления. Дополнительные сведения о влиянии на ввод данных в типы данных и свойства полей Узнайте, как типы данных влиять на ввод данных и как свойства полей таблицы влиять на ввод данных, выше в этой статье.

В следующем разделе описывается применение самых распространенных элементов управления для ввода данных. При возникновении вопросов о конкретной базе данных необходимо обратиться к системному администратору или к разработчику этой базы данных.

Добавление или изменение текста в поле

В Access для работы с полями типа «Текстовый» и «Поле МЕМО» используется один и тот же текстовый элемент управления. Обычно можно определить тип поля базовой таблицы («Текстовый» и «Поле МЕМО»), по размеру элемента управления, который обычно соответствует размеру поля базовой таблицы. Например, если элемент управления привязан к текстовому полю, которое принимает не более 50 символов, размер элемента управления тоже будет небольшим. И наоборот, если элемент управления привязан к полю «Поле МЕМО», размер этого элемента управления может быть таким, чтобы в нем помещалось один-два абзаца текста без прокрутки.

Кроме того, поле «Поле МЕМО» может поддерживать форматирование текста. В этом случае для текста могут использоваться разные шрифты разного размера, начертания и цвета.

Изменение текста в поле

  • Поместите курсор в текстовое поле и измените данные. Следует помнить, что числа в полях «Текстовый» или «Поле МЕМО» не могут использоваться в расчетах.

Применение форматирования текста

Примечание : Только тогда, когда текстовое поле, присоединенные к полей Memo могут выполните следующие действия. Читайте в статье действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  1. Откройте таблицу в режиме таблицы и выделите поле типа «Поле МЕМО». Обычно это поле называется «Комментарии», «Примечание» или «Описание».

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Можно использовать разные шрифты разного размера, выделить текст полужирным шрифтом или курсивом, изменить цвет и т. д.

К началу страницы

Обновление данных с помощью таблицы

Можно изменять данные, работая непосредственно в режиме таблицы (это сетка из столбцов и строк, похожая на таблицу Excel). Это можно делать в таблицах, в результатах запроса и в формах, с помощью которых отображаются таблицы данных.

Обычно таблицу используют, когда надо изменить небольшое количество записей или части одной записи. Тому, кто знаком с приложением Excel, будет нетрудно понять, как работать с таблицами. В этом случае, чтобы внести изменения, не потребуется более подробное изучение приложения Access, например, не обязательно уметь создавать и выполнять запросы.

В процессе работы помните о следующем.

  • Изменения можно не сохранять явно. Access заносит их в таблицу, когда курсор перемещается к новому полю в той же строке или на другую строку.

  • По умолчанию в поле таблицы базы данных Access можно ввести только данные определенного типа, например, текст или числа. Необходимо вводить данные только того типа, который задан для поля. В противном случае отображается сообщение об ошибке.

  • К полю может применяться маска ввода. Маска ввода представляет собой набор текстовых констант и местозаполнителей. Она задает обязательный формат для ввода данных. К примеру, маска ввода для почтового индекса может требовать, чтобы формат данных соответствовал французскому стандарту, а маска ввода для номера телефона — требовать ввода данных в немецком формате.

    Дополнительные сведения о масках ввода читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

  • За исключением вложений и списков, одновременно допускающих несколько значений, в большинство полей можно ввести только одно значение. Если неизвестно, принимает ли поле вложения, следует обратиться к разработчику базы данных или к системному администратору. Список, одновременно допускающий несколько значений, можно легко отличить, так как в Access около каждого элемента списка отображается флажок.

Изменение данных в таблице

  1. В области переходов дважды щелкните таблицу или запрос с данными, которые необходимо изменить.

    По умолчанию, таблица или запрос в Access открываются в режиме таблицы, которая напоминает таблицу Excel.

  2. Щелкните первое поле, которое следует изменить, или переместите в него фокус иным способом. Внесите необходимые изменения.

  3. Чтобы перейти к следующему полю, нажмите клавишу TAB, используйте одну из клавиш со стрелками или щелкните следующее поле.

    Если была нажата клавиша TAB, приложение Access по умолчанию использует региональные параметры Windows, чтобы определить, в каком направлении перемещать фокус: влево или вправо. Если на компьютере используется язык с направлением чтения слева направо, то при нажатии клавиши TAB фокус перемещается вправо. В противном случае при нажатии клавиши TAB фокус перемещается влево.

Применение форматирования текста к данным в поле «Поле МЕМО»

  1. Откройте таблицу или результаты запроса в режиме таблицы и выделите поле Поле МЕМО».

    Как правило можно искать поле с именем «Примечания», «Заметки» или «Описание». Если вы по-прежнему не удается найти поле Memo, ознакомьтесь со статьей действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Можно использовать разные шрифты разного размера, выделить текст полужирным шрифтом или курсивом, изменить цвет и т. д.

К началу страницы

Изменение существующих данных с помощью запроса на обновление

С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять часть одной или нескольких записей (но не записи целиком). Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна, запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.

Следует помнить, что с помощью запроса на обновление нельзя добавить записи целиком. С этой целью используются запросы на добавление.

Для получения дополнительных сведений обратитесь к статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

Примечание : Самый безопасный способ применения запроса на обновление состоит в том, чтобы сначала создать запрос на выборку для проверки условий отбора. Допустим, что необходимо изменить для набора полей «Да/Нет» значение Нет на значение Да для данного заказчика. Для этого следует добавить условия к запросу на выборку, так, чтобы этот запрос возвращал все записи со значением Нет для данного заказчика. Убедившись, что запрос возвращает верные записи, можно преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление, ввести условия обновления и выполнить запрос, чтобы обновить выбранные значения. Далее в этом разделе показано, как создать запрос на выборку и затем преобразовать его в запрос на обновление.

Создание запроса на выборку

  1. Откройте базу данных, содержащую записи, которые нужно обновить.

  2. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Будет открыта вкладка Конструктор конструктора запросов. На экране появится диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Выделите одну или несколько таблиц с записями, которые требуется обновить, и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку Закрыть.

    Одна или несколько таблиц появятся в виде окон в верхней части бланка запроса. В окне каждой выбранной таблицы содержится список всех полей этой таблицы. На следующем рисунке показан конструктор запроса с примерной таблицей.

    Таблица в конструкторе запросов

  4. Дважды щелкните поля, которые нужно обновить. Выделенные поля появятся в строке Поле в нижней части конструктора запросов.

    В один столбец в нижней части бланка запроса можно добавить одно поле таблицы. Чтобы быстро добавить все поля таблицы, дважды щелкните звездочку (*) над списком полей таблицы. На следующем рисунке показан конструктор запроса со всеми добавленными полями.

    Запрос со всеми добавленными полями таблицы

  5. Кроме того, можно ввести одно или несколько условий в строке Условие отбора бланка запроса. В следующей таблице приведены некоторые примеры условий, а также результаты их применения.

Критерий

Эффект

> 234

Возвращает все числа, больше 234. Чтобы найти все числа, меньше 234, следует использовать критерий < 234

>= "Новосибирск"

Возвращает все записи от " Новосибирск " до конца алфавита

Between #2.2.2006# And #1.12.2006#

Возвращает даты между 2-фев-06 и 1-дек-06 (ANSI-89). Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо знака # следует использовать одинарные кавычки ('). Пример: Between '2.2.2006' And '1.12.2006'

Not "Германия"

Находит все записи, в которых содержимое поля не совпадает точно с «Германия». Согласно этому условию будут возвращены записи, содержащие дополнительный текст кроме слова «Германия», например «Германия (евро)» или «Европа (Германия)».

Not "Т*"

Находит все записи, кроме тех, которые начинаются с буквы «Т». Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо звездочки следует использовать знак процента (%)

Not "*т"

Находит все записи, которые не оканчиваются буквой «Т». Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо звездочки следует использовать знак процента (%)

In(Канада,Великобритания)

Находит все записи в списке со словами «Канада» или «Великобритания»

Like "[А-Д]*"

Находит все записи в поле, которые начинаются с букв от «А» до «Д». Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо звездочки следует использовать знак процента (%)

Like "*тр*"

Находит все записи, которые включают сочетание букв «ар». Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо звездочки следует использовать знак процента (%)

Like "Андрей Гладки?"

Находит все записи, которые начинаются с «Андрей» и содержат вторую строку из 7 букв, в которой первые 6 букв — «Гладки», а последняя буква неизвестна. Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо знака вопроса следует использовать подчеркивание (_)

#2.2.2006#

Находит все записи для 2 февраля 2006 г. Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, вместо знака # следует использовать одинарные кавычки (') ('2.2.2006')

< Date() - 30

Возвращает все даты, которые более, чем на 30 дней меньше текущей даты

Date()

Возвращает все записи, содержащие текущую дату

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Возвращает все записи с датой, которая находится между текущей датой и датой, которая на 3 месяца позже текущей

Is Null

Возвращает все записи, содержащие пустое (незаполненное или неопределенное) значение

Is Not Null

Возвращает все записи, содержащие непустое значение

""

Возвращает все записи, содержащие строку нулевой длины. Такие строки обычно используются, когда поле обязательно должно иметь значение, но это значение еще неизвестно. Например, поле может содержать номер факса, но некоторые заказчики могут не иметь устройств факсимильной связи. В этом случае вместо номера факса можно ввести пару двойных кавычек без пробела между ними ("").

  1. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Убедитесь, что запрос возвращает только те записи, которые следует обновить. При необходимости выделите ненужные поля и нажмите клавишу DELETE, чтобы удалить их. Кроме того, можно перетащить на бланк дополнительные поля или изменить условия, чтобы получить нужный результат запроса.

  2. Переходите к следующим действиям.

Обновление записей

  1. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Обновить.

    В результате запрос на выборку будет преобразован в запрос на обновление. Строка Обновление добавляется в нижней части конструктора запросов.

    Запрос на обновление с одним условием обновления

  2. Выберите поле с данными, которые следует обновить, и введите выражение (которое изменит данные) в строке Обновление для этого поля.

    В следующей таблице приведены примеры выражений и соответствующие им результаты изменения данных.

Выражение

Результат

"Продавец"

В поле типа «Текстовый» заменяет текстовое значение на строку «Продавец»

#10.08.06#

В поле типа «Дата/Время» изменяет значение даты на 10-авг-06

Да

В поле типа «Да/Нет изменяет значение Нет на Да.

"PN" & [ИнвНомер]

Добавляет строку «PN» к началу каждого указанного инвентарного номера

[Цена] * [Количество]

Перемножает значения полей с именами «Цена» и «Количество»

[СтоимостьДоставки] * 1,5

Увеличивает значения в поле «СтоимостьДоставки» на 50 процентов

DSum("[Количество] * [Цена]",
"Заказано", "[КодТовара]=" &  [КодТовара])

Если значение поля «КодТовара» в текущей таблице совпадает со значением поля «КодТовара» в таблице «Заказано», данное выражение обновляет итоговые значения продаж, рассчитывая их как произведение значений в полях «Цена» и «Количество»

Right([Индекс], 5)

Обрезает символы слева в текстовой или числовой строке, оставляя пять правых символов

IIf(IsNull([Цена]), 0, [Цена])

Заменяет пустое (неизвестное или неопределенное) значение на нуль (0) в поле с именем «Цена»

  1. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Появится предупреждающее сообщение. Это сообщение показано на следующем рисунке.

    Предупреждающее сообщение запроса на обновление

  2. Чтобы выполнить запрос, нажмите кнопку Да.

    Примечание : Оповещения можно отключить. Чтобы сделать это, нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , нажмите кнопку Параметры Access, нажмите кнопку Дополнительно и в разделе Подтверждение снимите флажок запросы на изменение.

  3. Чтобы просмотреть результаты запроса на обновление, на вкладке Главная или на вкладке Структура в группе Режимы нажмите кнопку Режим, а затем выберите пункт Режим таблицы. Можно также нажать кнопку Режим таблицы в строке состояния Access.

    Примечание : После выполнения запроса можно заметить, что в его результатах отсутствуют некоторые поля. Если запрос содержит поля, которые не обновлялись, по умолчанию эти поля удаляются. Предположим, что были включены поля «Код» из двух таблиц, чтобы убедиться, что запрос возвращает и обрабатывает нужные записи. Если эти поля «Код» не обновлялись, приложение Access удалит их.

К началу страницы

Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление

Запрос на добавление чаще всего применяется для добавления набора записей из одной или нескольких таблиц в исходной базе данных в одну или нескольких таблиц в конечной базе данных. Предположим, имеется несколько новых клиентов и база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить новые данные вручную, можно просто добавить их в соответствующие таблицы в собственной базе данных. Кроме того, запросы на добавление используются для следующих целей.

  • Добавление записей на основе условий отбора. Например, может понадобиться добавить только имена и адреса заказчиков с очень выгодными заказами.

  • Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Предположим, что в таблице «Заказчики» 11 полей, а поля в таблице «Заказчики» в другой базе данных совпадают с 9 из этих 11 полей. С помощью запроса на добавление можно добавить данные только в совпадающих полях и пропустить остальные поля.

Процесс создания запроса на добавление с целью добавить данные из одной базы данных в другую состоит из следующих основных шагов.

  • Откройте исходную базу данных (ту, которая содержит записи, подлежащие добавлению) и создайте запрос на выборку, возвращающий только те записи, которые нужно добавить.

  • Преобразуйте этот запрос на выборку в запрос на добавление.

  • Добавьте конечные таблицы и поля в запрос на добавление. При добавлении записей в другую базу данных следует сначала открыть эту базу данных, а затем выбрать нужные таблицы.

  • Выполните запрос, чтобы добавить записи.

Примечание : Прежде чем начать этот процесс, создайте резервную копию данных. В случае ошибки можно удалить добавленные записи из конечной таблицы, но удаление вручную большого количества записей может занять много времени. Резервная копия данных позволяет быстро исправить допущенную ошибку.

Создание запроса на выборку

  1. Откройте исходную базу данных  — базу данных с записями, которые нужно добавить.

  2. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Появится бланк запроса и откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Выделите таблицу с записями, которые нужно добавить, и нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

    Таблица будет отображена в окне в верхней части бланка запроса. В этом окне перечислены все поля таблицы. На рисунке показана типичная таблица в конструкторе запроса.

    Таблица в конструкторе запросов

  4. Перетащите из таблицы поля, которые нужно добавить, на строку Поле в нижней части бланка запроса.

    В один столбец нижней части можно добавить одно поле таблицы. Чтобы быстро добавить все поля, щелкните звездочку (*) над списком полей таблицы. На рисунке показан конструктор запроса с несколькими добавленными полями.

    Запрос с тремя полями в бланке

    На этом рисунке показан конструктор со всеми добавленными полями.

    Запрос со всеми добавленными табличными полями

  5. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Убедитесь, что запрос возвращает все записи, которые следует добавить. При необходимости можно снять флажок Показать или нажать клавишу DELETE, чтобы удалить ненужные поля. Кроме того, можно перетащить на бланк дополнительные поля, чтобы получить надлежащий результат запроса.

  6. Перейдите к дальнейшим действиям.

Преобразование запроса в запрос на добавление.

  1. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса щелкните элемент Добавление.

    На экране появится диалоговое окно Добавление.

  2. Теперь можно добавить записи из одной таблицы в другую в той же базе данных или добавить записи в таблицу в другой базе данных.

    • Добавление записей в таблицу в той же базе данных

      1. В диалоговом окне Добавление установите переключатель в положение в текущей базе данных (если еще не установлен) и выберите конечную таблицу в списке Имя таблицы.

      2. Нажмите кнопку ОК.

        На шаге 4 предыдущего раздела несколько полей исходной таблицы или все ее поля были добавлены в бланк запроса. Если на этом шаге будет добавлена вся таблица, приложение Access добавит конечную таблицу целиком в строку Добавление, как показано ниже.

        Запрос на добавление со всеми полями из двух таблиц

        –или–

        Если на шаге 4 предыдущего раздела были добавлены отдельные поля, а имена полей в исходной и конечной таблицах совпадают, Access автоматически добавит имена полей конечной таблицы в строку Добавление, как показано ниже.

        Запрос на добавление с совпадающими полями

        –или–

        Если были добавлены отдельные поля, и некоторые (или все) имена полей исходной и конечной таблиц не совпадают, приложение Access оставит поля с несовпадающими именами пустыми в строке Добавление. Щелкните каждое пустое поле и выберите нужное исходное поле из списка результатов, как показано ниже.

        Выбор конечных полей для запроса на добавление

      3. Чтобы предварительно просмотреть изменения, нажмите кнопку Просмотр.

      4. Вернитесь в режим конструктора и, чтобы добавить записи, нажмите кнопку Выполнить.

    • Добавление записей в таблицу в другой базе данных

      1. В диалоговом окне Добавление установите переключатель в положение в другой базе данных.

      2. В поле Имя файла введите расположение и имя конечной базы данных.

      3. В поле Имя таблицы введите имя конечной таблицы, а затем нажмите кнопку ОК.

        –или–

        Нажмите кнопку Обзор и во втором диалоговом окне Добавление укажите место расположения конечной базы данных. Нажмите кнопку ОК после того, как найдете и выберете конечную базу данных. После этого второе диалоговое окно закроется. В первом диалоговом окне в поле Имя таблицы введите имя конечной таблицы, а затем нажмите кнопку ОК.

        Введите имя конечной таблицы, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первое диалоговое окно Добавление.

        На шаге 4 предыдущего раздела в строку Поле бланка запроса были добавлены несколько полей исходной таблицы или все ее поля. Если на этом шаге была добавлена вся таблица, приложение Access добавит конечную таблицу целиком в строку Добавление, как показано ниже.

        Запрос на добавление со всеми полями из двух таблиц

        –или–

        Если на шаге 4 были добавлены отдельные поля, а имена полей в исходной и конечной таблицах совпадают, приложение Access автоматически добавит имена полей конечной таблицы в строку Добавление, как показано ниже.

        Запрос на добавление с совпадающими полями

        –или–

        Если были добавлены отдельные поля, и некоторые (или все) имена полей исходной и конечной таблиц не совпадают, приложение Access оставит поля с несовпадающими именами пустыми в строке Добавление. Щелкните каждое пустое поле и выберите нужное конечное поле из списка результатов, как показано ниже.

        Выбор конечных полей для запроса на добавление

      4. Чтобы предварительно просмотреть изменения, нажмите кнопку Просмотр.

      5. Перейдите в режим конструктора и, чтобы добавить записи, нажмите кнопку Выполнить.

К началу страницы

Обновление данных с помощью средства сбора данных

В Office Access 2007 появилось новое средство сбора данных. Можно задать форму ввода данных в Microsoft Office Outlook 2007, собрать сведения и сохранить их в базе данных Access. В этой статье не объясняется, как использовать средство сбора данных.

Дополнительные сведения об использовании сбор данных читайте в статье под названием сбора данных по электронной почте.

К началу страницы

Изменение данных с помощью диалогового окна «Поиск и замена»

Диалоговое окно Поиск и замена позволяет изменить небольшой объем данных за меньшее время и с меньшими усилиями. В этой статье не объясняется, как использовать данное диалоговое окно.

Сведения о диалоговом окне читайте в статье Поиск и замена диалоговое окно используется для изменения данных.

К началу страницы

Изменение значений первичного и внешнего ключа с помощью каскадных обновлений

Иногда требуется обновить значение первичного ключа. Если первичный ключ используется как внешний ключ, можно автоматически обновить значения всех дочерних экземпляров внешнего ключа.

Первичный ключ — это значение, которое однозначно идентифицирует каждую строку (запись) в таблице базы данных. Внешний ключ — это столбец, соответствующий первичному ключу. Обычно внешние ключи находятся в других таблицах, и они позволяют создать отношение (связь) между данными в таблицах.

Предположим, что код товара используется как первичный ключ. Один код однозначно идентифицирует один товар. Кроме того, можно использовать этот код как внешний ключ в таблице заказов. Таким образом, можно найти все заказы, в которые входил данный товар, так как каждый раз при заказе данного товара идентификатор становится частью заказа.

Иногда такие коды (или другие первичные ключи) изменяются. При этом нужно изменить значения первичного ключа в таблице и добиться, чтобы эти изменения были автоматически применены ко всем связанным дочерним записям. Это произойдет, если включена проверка целостности данных и разрешены каскадные обновления между двумя таблицами.

Необходимо помнить приведенные ниже правила.

  • Можно включить каскадные обновления только для полей первичного ключа с типом данных «Текстовый» или «Числовой». Для полей с типом данных «Счетчик» использовать каскадные обновления нельзя.

  • Можно включить каскадные обновления только для таблиц, связанных отношением «один-ко-многим».

Ниже описано, как создать отношение и включить для него каскадные обновления.

Создание отношения

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть выберите элемент Схема данных.

  2. На вкладке Структура в группе Отношения нажмите кнопку Добавление таблицы.

    Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Если она еще не открыта, откройте вкладку Таблицы, выберите таблицы, которые нужно изменить, нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку Закрыть.

    Чтобы выделить несколько таблиц, нажмите клавишу SHIFT. Можно добавлять каждую таблицу отдельно. Выбирайте только те таблицы, которые находятся на стороне отношения «один» и «многие».

  4. В окне Отношения перетащите первичный ключ из таблицы на стороне отношение «один» на поле внешнего ключа таблицы на стороне «многие».

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. Это окно показано на приведенном ниже рисунке.

    Диалоговое окно «Изменение связей»

  5. Установите флажок Обеспечение целостности данных и нажмите кнопку Создать.

  6. Переходите к следующим действиям.

Включение каскадных обновлений для первичных ключей

  1. Если не были выполнены действия, описанные в предыдущем разделе, откройте базу данных, содержащую отношение, которое нужно изменить.

  2. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть выберите элемент Схема данных.

    Откроется окно Отношения, в котором объединения между таблицами в базе данных показаны как соединительные линии. На приведенном ниже рисунке показан пример отношения.

    Отношения между двумя таблицами

  3. Щелкните правой кнопкой мыши линию объединения между родительской и дочерней таблицами и выберите команду Изменить связь.

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. Это окно показано на приведенном ниже рисунке.

    Диалоговое окно «Изменение связей» с существующим отношением

  4. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, проверьте, что установлен флажок Обеспечение целостности данных, и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о создании связей см. в статьях:

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×