Обновление данных в базе данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье объясняется, как обновление существующих данных. Microsoft Office Access 2007 включает ряд средств для обновления существующих записей, включая таблицы, формы, запросы, поиска и замены и новая функция сбора данных.

Во время выполнения следует помните, что обновление данных не тот же процесс что ввод новых данных. Дополнительные сведения о вводе новых данных в базе данных читайте в статье Добавление одной или нескольких записей в базе данных.

В этой статье

Влияние обновление структуры базы данных

Влияние типов данных на обновление

Влияние обновления свойств поля таблицы

Обновление данных с помощью формы

Обновление данных с помощью таблицы данных

Чтобы изменить существующие данные с помощью запроса на обновление

Используйте запрос на добавление для добавления записей таблицы

Обновление записей с помощью сбора данных

Служит для изменения значения первичного и внешнего ключей каскадное обновление

Влияние обновление структуры базы данных

Если вы работали с Access или не работали с с основными понятиями реляционных баз данных, прочтите этот раздел. Больших обновлений становятся гораздо легче выполнять при понять некоторые основные принципы структуры базы данных.

Базы данных Access не является файлом в том же смысле как Microsoft Office Word 2007 документа или Microsoft Office PowerPoint 2007 наборе слайдов. Вместо этого типичные базы данных Access — коллекцию таблиц, а также объектов, построенная на основе этих таблиц, форм, отчетов, запросов и т. д.

Кроме того этих объектов необходимо придерживаться набор принципы или база данных будет работать неправильно или совсем сбой. В свою очередь эти принципы влияет как ввести данные. Учитывайте об объектах базы данных и конструктор во время выполнения.

  • За некоторыми исключениями (например, тип списка с именем списка значений) Access сохраняет все данные в одной или нескольких таблиц. Количество таблиц зависит от оформления и сложности базы данных. Несмотря на то, что могут просматривать или обновлять данные в форме, отчете или в результаты, возвращенные в запросе, данные сохраняются только в таблицах.

  • Каждая таблица следует хранить данные для конкретную проблему, категории или назначение. Например таблицы деловых контактных данных не должен содержать данные о продажах. В этом случае быстро находить нужные сведения может стать сложно, если невозможно.

  • Каждое из полей в таблице следует принять только одного типа данных. Например не следует хранить заметки в поле настроен на прием чисел. При попытке ввести текст в такое поле Access отображает сообщение об ошибке.

  • За исключением одного поля в записи следует принять только одно значение. Например спроектированный надлежащим образом базы данных вы перестанете ввести несколько адресов в поле адрес. Это в отличие от Microsoft Office Excel 2007, позволяющего, по умолчанию, введите любое количество имена, адреса и изображений в одной ячейке Если установил эту ячейку для принятия ограниченный типов данных.

    Однако Office Access 2007 также обеспечивает новая функция, называемая многозначного поля. Многозначные поля использование присоединение нескольким элементам данных одну запись, а также создание списков, допускающие несколько значений. Например можно прикрепить текстового файла, Office PowerPoint 2007 наборе слайдов и любое число изображений в запись в базе данных. Можно также создать список имен и выберите столько локальные имена, при необходимости. Использование многозначных полей может показаться Сбой правила структуры базы данных, поскольку можно хранить более одного фрагмента данных для поля таблицы, но фактически не так как Access применит их «в скрытом» путем сохранения данных в таблицах специальные, скрытые.

Вы попадете следующие ссылки на статьи, в которых содержатся дополнительные сведения о функциях, описанные в этом разделе и темы.

К началу страницы

Влияние типов данных на обновление

Если вы работали с Access или не работали с с основными понятиями реляционных баз данных, прочтите этот раздел. Больших обновлений становятся гораздо легче выполнять при понять некоторые основные принципы структуры базы данных.

При разработке таблицу базы данных, вы выберите тип данных для каждого поля в данной таблице, процесс, помогающее обеспечить более точные ввод данных. Например предположим, укажите тип данных для поля так, как вам нужно вычислить объемов продаж. Если кто-либо пытается ввести текст в этом поле, Access отображает сообщение об ошибке и не позволит этому пользователю сохранить измененную запись шаг, который помогает защитить ваш список иллюстраций.

Показать, как просматривать типы данных

Теперь Access предоставляет два способа просмотра типы данных для поля таблицы. С помощью команд на вкладке режим таблицы или открытии таблицы в режиме конструктора. Ниже описано, как использовать обоих способов.

Просмотр типов данных с помощью команд на вкладке режим таблицы

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую требуется использовать.

  2. Щелкните поле, которое нужно проанализировать.

  3. На вкладке таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните стрелку вниз в списке Тип данных, чтобы просмотреть задать для поля Тип данных.

Просмотр типов данных в режиме конструктора

  • В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

    Таблица откроется в бланке запроса, а в верхней части сетки показывает имя и тип данных для каждого поля таблицы.

    Поля в режиме конструктора

Тип данных для каждого поля таблицы, предоставляет первого уровня контролировать что можно и нельзя ввести в поле. В некоторых случаях типа данных поможет избежать вообще вводить все сведения. В следующей таблице перечислены типы данных, Office Access 2007 предоставляет и описано их влияние на ввод данных.

Тип данных

Влияние на ввод данных

Текст

Текстовые поля принять текстовых или числовых знаков, включая с разделителями списки элементов. В текстовом поле принимает меньшее количество знаков, чем полей Memo — от 0 до 255 знаков. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений на данные в текстовом поле.

Memo

Вы можете ввести больших объемов текста и числовые данные в поля этого типа. Кроме того конструктор баз данных задает поле для поддержки форматирования RTF, можно применить типов форматирования, которые обычно можно найти в редактируемом программ, таких как Office Word 2007. Например можно применить другой шрифт и размер шрифта для определенных знаков в тексте и добавлять их в полужирный или курсив и т. д. Также можно добавить теги языка (HTML) к данным.

Дополнительные сведения об использовании расширенным форматированием в поле Memo читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Как и текстовые поля можно также выполнять функции преобразования данных в поле Memo.

Числовой

Вы можете ввести только числа в поля этого типа, и можно выполнять вычисления с значения в поле число.

Дата и время

Только значения даты и времени можно ввести в этот тип поля. В зависимости от того, как конструктор базы данных задает поле могут появляться следующие условия:

  • Если конструктор базы данных маски ввода для поля (ряды литерал и заполнитель символы, которые отображаются при выборе поля), необходимо ввести данные в формате, в которой содержатся маски и пробелов. Например, если вы видите маски, например MMM_DD_YYYY, необходимо ввести дату в этом формате в месяцах — например октября 11 2006 г. Не удается введите полное название месяца (например, июль) или значение двузначным обозначением года.

  • Если конструктор не была создана маски ввода для управления как ввести дату или время, можно ввести значение, используя любое допустимое формат даты или времени. Например можно ввести 11 октября 2006 г., 10 и 11/06 или октября 2006 г.

  • Конструктор базы данных может применить формат отображения в поле. В этом случае, если они не маску ввода не содержится данных, можно ввести значение в практически любые формате, но Access отображает даты в соответствии с формат отображения. К примеру можно ввести 10 и 11/2006 г., но может задать формат отображения, так, чтобы она отображалась значение как 11 октября 2006 г.

    Дополнительные сведения о масках ввода читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Денежный

Можно ввести только денежных значений в поля этого типа. Кроме того не необходимо вручную ввести денежной единицы. Доступ по умолчанию применяется символ валюты (¥, £, $ и т. д.), заданный в региональных стандартах Windows.

Счетчик

Не можно ввести или изменить данные в поля этого типа в любое время. При добавлении новой записи в таблицу Access увеличивает значения в поле "Счетчик".

Да/нет

При щелчке поля устанавливаемое к этому типу данных Access отображает флажка или раскрывающегося списка, в зависимости от способа форматирования поля. При форматировании поля для отображения списка можно выбрать Да или Нет, Истина или ЛОЖЬ, и на либо Отключение из списка, еще раз в зависимости от формата поля. Не удается ввести значения в списке или измените значения в списке непосредственно из формы или таблицы.

Объект OLE

Используйте этот тип поля при необходимости для отображения данных из файла, созданного в другом приложении. Например можно отобразить наборе слайдов PowerPoint, текстового файла или диаграммы Excel в поле объекта OLE.

Вложения позволяет быстрее, более простой и гибкой просматривать данные из других программ. Просмотреть вложение запись, читайте дальше в этой таблице для получения дополнительных сведений.

Гиперссылка

Можно вводить данные в поля этого типа, и Access переносит его в веб-адрес. Например, при вводе значения в поле Access окружающего текста с текстом унифицированный указатель ресурсов (URL) следующим образом: http://www..comyour_text. При вводе допустимый веб-адрес вашей ссылка будет работать, в противном случае — приведет к вашей ссылку в сообщении об ошибке. Кроме того редактировании существующих гиперссылок может быть затруднен, так как щелкнув поле гиперссылки с помощью мыши запускает веб-браузер и перейти к сайта, указанного в поле ссылка. Чтобы изменить поля «Гиперссылка», выделите смежные поля, используйте клавиши со стрелками для перемещения фокуса в поле «Гиперссылка» и нажмите клавишу F2, чтобы разрешить редактирование.

Вложение

Данные из других программ можно прикрепить к этот тип поля, но не удается ввести или в противном случае введите текст или числовые данные.

Дополнительные сведения об использовании поля вложения читайте в статье Присоединение файлов и изображений в записи базы данных.

Мастер подстановок

Мастер подстановок не типа данных. Вместо этого два типа раскрывающихся списков с помощью мастера: значение, для списков и поля подстановки. Список значений используется с разделителями перечень элементов, которые можно ввести вручную, при использовании мастера подстановок. Эти значения могут быть независимо от других данных и объектов в базе данных.

В отличие от поля подстановки использует запрос для извлечения данных из одного или нескольких других таблиц в базе данных или в другое расположение, например сервера с Windows SharePoint Services 3.0. Выберите поле подстановки отображает данные в раскрывающемся списке. По умолчанию мастер подстановок устанавливает для поля таблицы типу данных.

Вы можете работать с поля подстановки непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию отобразятся значения поля подстановки в поле Тип элемента управления списком называется списком — список, содержащий направленную вниз стрелку: Пустой список подстановки . В зависимости от параметров конструктора базы данных поля подстановки и поле со списком можно изменять элементы в списке и добавление элементов в списке. Чтобы сделать это, необходимо задать свойства поля подстановки конструктора базы данных (свойство называется Ограничиться спискоми дизайнер имеет отключить соответствующую функцию).

Если не удается редактировать значений в списке подстановки непосредственно, необходимо добавить или изменить данные в списке предопределенных значений или в таблице, которая выступает в качестве источника для поля подстановок. Дополнительные сведения об этом приведены в разделе «Изменение элементов в поле подстановки» в статье Добавление одной или нескольких записей в базе данных.

Наконец при создании поля подстановки, можно при необходимости настроить его для поддержки нескольких значений. После этого, появившемся списке отображается флажок рядом с каждым элементом списка, а можно установить или снять любое количество элементов, при необходимости. На этом рисунке показано типичные несколько значений списка:

Список с флажками

Сведения о Создание полей подстановок, одновременно допускающем несколько значений и использование получившийся списков читайте в статьях : руководство для многозначных полейи сведений об использовании списка, который хранится несколько значений .

К началу страницы

Влияние обновления свойств поля таблицы

Если вы работали с Access или не работали с с основными понятиями реляционных баз данных, прочтите этот раздел. Пока будет невозможно выполнять больших обновлений успешно понять влияние обновления свойств, заданных для поля таблицы.

При проектировании базы данных, обычно нужно сначала создать путем проектирования одной или нескольких таблиц. Решите, какие типы данных будет содержать каждой таблицы, в котором указываются первичных ключей — поле, однозначно определяющее каждую запись (строку) — для каждой таблицы, а также создавать связи между таблицами.

В рамках этого процесса для настройки свойств для полей каждой таблицы. Например можно настроить текстовое поле, чтобы принять не более 50 знаков, и можно задать числового поля принять только денежных значений.

Большинство свойств поля можно задать с помощью конструктора. Некоторые свойства можно также задать с помощью команд в группах на ленте часть Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent. Например можно установить visual форматы для текстовых и Memo полей с помощью команд в группе " Шрифт " на вкладке " Главная ". Дополнительные сведения об использовании этих команд читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Покажите, как задать или изменить свойства для поля таблицы.

Теперь Access предоставляет два способа просмотра свойств для поля таблицы — с помощью команд на вкладке режим таблицы или открытии таблицы в режиме конструктора. Ниже описано, как использовать обоих способов.

Просмотр свойств таблицы с помощью команд на вкладке режим таблицы

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую требуется использовать.

  2. Откройте вкладку таблицы и воспользуйтесь командами в группе Форматирование и тип данных, чтобы просмотреть свойства для каждого поля таблицы.

Просмотр свойств таблицы в режиме конструктора

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

    Таблица откроется в бланке запроса.

  2. В нижней части сетки, в разделе Свойства поля откройте вкладку Общие, если он еще не выбран.

    -или-

    Чтобы просмотреть свойства для поля подстановки, перейдите на вкладку подстановки.

    Поля подстановки является поля таблицы, использующий жестко списка значений или запрос, который получает значения из одной или нескольких таблиц в базе данных. По умолчанию поле подстановки демонстрирует эти значения в виде списка. В зависимости от того, как конструктор базы данных задает поле подстановки можно выбрать один или несколько элементов из этого списка.

    Поля подстановки часто путают новым пользователям доступа, поскольку появится список элементов в одном месте (список Access создает из данных в поле подстановки), но данные могут находиться в другом месте (таблицу, содержащую данные). Помните, что при обновлении данных в поле подстановки, необходимо обновить исходную таблицу (второе место). Не удается обновить поля подстановки в списке.

В следующей таблице перечислены свойства таблицы, которые имеют наибольшее влияние на ввод данных и описано их влияние.

Свойство

Расположение в сетке конструктора таблицы

Возможные значения

Поведение при попытке ввода данных

Размер поля

Вкладка Общие

0 255

Ограничение применяется только к поля установлено в тип данных текст. Если вы пытаетесь ввести более чем на указанное число символов, поле обрезает их.

Обязательный

Вкладка Общие

Да/нет

При включенном режиме, это свойство приходится введите значение в поле и Access не позволит вам сохранить все новые данные до завершения поля. При отключении поле может принимать пустые значения, это означает, что поле остается пустым.

Примечание: Значение null не то же самое нули. Нуль является цифрой и Access можно использовать в вычислениях. Пустое значение представляет собой отсутствует, неизвестное или неопределенное значение.

Разрешить нулевой длины строки

Вкладка Общие

Да/нет

При включенном режиме, можно ввести пустые строки, строки, не содержащие знаков. Чтобы создать пустую строку, введите пару двойных кавычек без пробела между ними («») и нажмите клавишу ВВОД.

Индексированное

Вкладка Общие

Да/нет

Когда индексировать поля таблицы, Access предотвращает добавление повторяющиеся значения.

Маска ввода

Вкладка Общие

Встроенный или настраиваемый наборы литерал и заполнитель символов

Маски ввода приходится вводить данные в стандартных формате. Маски отображаются при выборе поля в таблицу или элемента управления в форме. Предположим, щелкните поле Дата и этот набор символов: ДД-МММ-ГГГГ. Что набор символов называется маски ввода. Однако приходится вводить значения месяца в виде аббревиатуры трех букв, например, ОКТ и значение года четырех цифр, вместо двух. Если вы видите, маски, вводить даты, например ОКТ 15 2006 г.

Примечание: Помните, что масок ввода управлять только как ввести данные, не как Access отображает эти данные. Например, можно ввести дату как ОКТ 15 2006 г., но Access может хранить как 10152006 значение — то есть без использования форматирование символов. Затем при просмотре дату в таблицу, форму или отчет Access может задать представлять 10/15/2006 г.

Дополнительные сведения о создании и использование масок ввода читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

Тип элемента управления

Вкладка " Поиск "

Значения зависят от типа данных, установленного для поля

Для текстовых и числовых полей можно выбрать текстовое поле, список или поле со списком. Да/нет полей можно выбрать одно из флажка, текстовое поле или поле со списком.

Примечание: Если вы выделили Кроме списка или Поля со Списком, Access скрывает остальные свойства на вкладке " Поиск ".

Тип источника строк

Вкладка " Поиск "

Таблица или запрос
список значений
список полей

Если поле свойства Элемента управления интерфейса для Списка или Поля со списком, можно задать свойство Таблица или запрос, Список значений или Список полей. В свою очередь это свойство управляет тип значения, можно использовать в свойстве Источник строк. Просмотр следующей записи.

Источник строк

Вкладка " Поиск "

Зависит от свойств Тип источника строк.

Если задать свойство Тип источника строк для Таблица или запрос, в этом поле свойства может содержать имя таблицы или запроса. Если задано свойство список Значений, это свойство содержит список значений, разделенных точкой с запятой (;). Если значение свойств Тип источника строкСписка полей, это свойство содержит имя таблицы, запроса или оператора языка SQL (Structured Query).

Ограничиться списком

Вкладка " Поиск "

Да/нет

Если задано значение " Да", Access находит совпадающих значений, как пользователи вводят текст в поле со списком. Другими словами, включает предлагаемые значение Да. Параметр Да также запрещает редактирование элементов в списке непосредственно из списка или поля со списком поле элемента управления. Вместо этого пользователи должны изменять элементы в поле свойства Источник строк, а также в случае полей подстановки, изменение элементов в таблице, которые содержат исходные данные для поля подстановки. Дополнительные сведения об использовании поля подстановки читайте в разделе «Изменение элементов в поле подстановки» в статье Добавление одной или нескольких записей в базе данных.

Разрешить изменение списка значений

Вкладка " Поиск "

Да/нет

Включение или отключение команды Изменить элементы списка для списка значений, но не для поля подстановки. Чтобы включить соответствующие команды для поля подстановки, введите имя допустимая форма в поле свойства Форма изменения элементов списка . Команда "Разрешить изменение списка значений" отображается в контекстном меню, появляющегося по щелчку правой кнопкой мыши элемент управления списка или поля со списком поле. При выполнении команды, откроется диалоговое окно Изменение элементов списка. Кроме того Если указать имя формы в поле свойства Форма изменения элементов списка, Access запустит эту форму вместо диалоговое окно.

Команда Изменить элементы списка из раскрывающегося списка и списком находится в формах, после чего из элементов управления поле со списком, расположенных в таблицах и результаты запроса. Формы должен быть открыт в конструкторе или режиме просмотра; таблицы и наборы результатов запросов должен быть открыт в режиме таблицы.

Форма изменения элементов списка

Вкладка " Поиск "

Имя формы для ввода данных

Если указать имя формы для ввода данных в это свойство таблицы, когда пользователь запускает команда Изменить элементы списка открывает эту форму. В противном случае — при запуске команды откроется диалоговое окно Изменение элементов списка.

Дополнительные сведения о создании таблиц базы данных и свойства отображается со следующими статьями.

  • Основные сведения о создании баз данных объясняет основные понятия, например планирование базы данных, конструирование данных и нормализация — процесс разделения данных в связанных таблицах и удаления избыточных данных.

  • Создание таблиц в базе данных объясняется, как создать таблицу, добавить первичных ключей (полей, однозначно определяющее каждой строки или записи в таблице) и задать типы данных и свойства таблицы.

К началу страницы

Обновление данных с помощью формы

Использование формы для обновления небольших объемов данных. В этом случае «небольшой» означает, что любое количество записей, которые вы хотите обновить вручную. Форм обеспечивают проще, быстрее и точнее способ редактирования и обновления данных на небольшое расстояние.

Использование формы для редактирования данных зависит от макета формы. Формы может содержать несколько элементов управления , например списки, текстовые поля, кнопки и таблицах — сетки, подобные листы Excel. В свою очередь каждый из элементов управления в форме с данными, либо записывает данные в поле базовой таблицы. Что делать с данного элемента управления зависит от типа данных, установленного для поле базовой таблицы, все свойства, заданные для этого поля и возможного ряд свойств, которые задает конструктор баз данных для каждого элемента управления. Дополнительные сведения о влиянии на ввод данных в типы данных и свойства полей Узнайте, как типы данных влиять на ввод данных и как свойства полей таблицы влиять на ввод данных, выше в этой статье.

Ниже объясняется, как использовать наиболее распространенные элементы управления вводом данных. Если у вас возникли вопросы о конкретных базы данных, обратитесь к системному администратору или конструктора базы данных.

Добавлять или изменять текст в текстовом поле

В Access предусмотрена одного элемента управления текстом для использования с текстом или полем МЕМО. Как правило определить, можно ли базовом поле memo и размера элемента управления, который обычно отражает размер поле базовой таблицы или текста. Например при связывании элемента управления в текстовое поле, принимающее не более 50 знаков вы размера элемента управления соответственно. В отличие от при связывании элемента управления для полей Memo можно изменить размеры элемента управления для отображения одной или двух абзацев текста без прокрутки.

Кроме того можно настроить поле Memo поддерживает формат RTF. Затем можно применить различные шрифты, размеры, цвета и стили к тексту.

Редактирование текста в текстовом поле

  • Поместите курсор в текстовом поле и изменить данные. Следует помните, что невозможно выполнять вычисления с в текстовое поле или поле Memo.

Применение форматирования форматированного текста

Примечание: Только тогда, когда текстовое поле, присоединенные к полей Memo могут выполните следующие действия. Читайте в статье действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  1. В таблице открыть в режиме таблицы, выберите поле Memo. Как правило, можно искать поле с именем «Комментарии» заметки» или «Описание».

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Можно применять различные шрифты и размеры, преобразование текста в полужирный или курсив, изменить цвета и т. д.

К началу страницы

Обновление данных с помощью таблицы данных

Вы можете изменить данные, работая непосредственно в режиме таблицы (строки и столбца сетка похожи на листе Excel). Вы можете изменить данные в таблицах, наборы результатов запросов и форм, которые отображаются в режиме таблицы.

Как правило при необходимости измените небольшое количество записей или части одну запись использовать в режиме таблицы. Если вы знакомы с Excel, таблицах должны быть относительно легко понимать и внесения изменений без глубокого знания Access, например возможность создание и выполнение запросов.

Учитывайте при переходе.

  • Необходимо явно сохранить изменения. Access фиксирует их таблицу при наведении курсора на новое поле в той же строке или при наведении указателя на другую строку.

  • По умолчанию должен настроить поля в базе данных Access для принятия определенного типа данных, таких как текст или числа. Необходимо ввести тип данных, в поле содержит значение принять. Если вы не Access отображается сообщение об ошибке.

  • Возможно, поле маска ввода. Маска ввода — это набор литерал и заполнитель знаки, которые задают для ввода данных в определенном формате. Например маски ввода для почтовый индекс может потребовать данные, которые соответствуют французский формат, пока маски ввода для телефонного номера может потребоваться ввести числа в формате, немецкого языка.

    Дополнительные сведения о масках ввода читайте в статье Форматирование данных в строках и столбцах.

  • За исключением вложения и списков, одновременно допускающем несколько значений можно ввести только одно значение в большинстве полей. Если вы не знаете, принимает ли поля вложений, обратитесь в конструкторе базы данных или системным администратором. Всегда можно определить одновременно допускающем несколько значений списка, так как Access отображает флажок рядом с каждым элементом списка.

Изменение данных в режиме таблицы

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу или запрос, содержащий данные, которые вы хотите изменить.

    По умолчанию приложение Access откроет таблицы или запроса в режиме таблицы — сетки, который похож на листе Excel.

  2. Нажмите кнопку или иным образом перемещаться в первое поле, которое вы хотите изменить и изменить данные.

  3. Нажимайте клавишу TAB для перехода к следующему полю, используйте одну из клавиш со стрелками или щелкните следующее поле.

    При нажатии клавиши TAB, по умолчанию, Access использует региональных стандартах Windows, чтобы определить, является ли перемещение курсора влево или вправо. Если компьютер использовать язык, который читает слева направо, курсор перемещается вправо при нажатии клавиши TAB. Если компьютер настроен для языка, который читает справа налево, курсор перемещается влево.

Применение форматирования форматированного текста для данных в поле Memo

  1. Результатами таблицу или запрос открыт в режиме таблицы выберите поле Memo.

    Как правило можно искать поле с именем «Примечания», «Заметки» или «Описание». Если вы по-прежнему не удается найти поле Memo, ознакомьтесь со статьей действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Можно применять различные шрифты и размеры, преобразование текста в полужирный или курсив, изменить цвета и т. д.

К началу страницы

Чтобы изменить существующие данные с помощью запроса на обновление

Добавление, изменение и удаление часть (но не все) один или несколько существующих записей использовать запросы на обновление. Запросы на обновление можно считать мощные форма диалогового окна Поиск и замена. Необходимо ввести условием обновления (грубый эквивалент строку замены) и выберите критерий (грубый эквивалент строку поиска). В отличие от диалоговом окне запросов на обновление можно принять несколько условий, позволяют обновлять большое количество записей одновременно и позволяет изменять записи в нескольких таблицах.

Помните, что запросы на обновление нельзя использовать для добавления всех записей. Чтобы сделать это, используйте запрос на добавление.

Для получения дополнительных сведений обратитесь к статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

Примечание: Безопасный способ с помощью запроса на обновление — сначала Создание запроса на выборку, который проверяет критериями. Например, предположим, что вы хотите обновить ряд логического поля из не значение " Да" для данного клиента. Чтобы сделать это, будет добавлен условия на выборку пока она возвращает все нужные записи Нет для этого клиента. Если вы уверены, что у вас есть правильные записи, вы затем преобразовать на выборку в запрос на обновление, введите условия обновления и выполните запрос на обновление с выбранными значениями. В этом разделе описано, как создать запрос на выборку и преобразовать его в запрос на обновление.

Создание запроса на выборку

  1. Откройте базу данных, содержащую записи, которые нужно обновить.

  2. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Откроется конструктор запросов, появится вкладка Конструктор и откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Выделите одну или несколько таблиц с записями, которые нужно обновить и нажмите кнопку Добавить и нажмите кнопку Закрыть.

    Одну или несколько таблиц отображаются как одно или несколько окон в верхней части бланк запроса и окнах список всех полей в каждой из таблиц. На следующем рисунке показан конструктор запросов с обычная таблица.

    Таблица в конструкторе запросов

  4. Дважды щелкните поля, которые вы хотите обновить. Выбранные поля отображаются в строке поле в нижней части окна конструктора запросов.

    Можно добавить одно поле таблицы для каждого столбца в нижней части или можно добавить все поля в таблице быстро, дважды щелкнув знак «звездочка» (*) в верхней части списка полей таблицы. На следующем рисунке показан конструктор запросов со всеми добавленными полями.

    Запрос со всеми добавленными полями таблицы

  5. При необходимости можно ввести одно или несколько условий в строке Условие отбора бланка. В приведенной ниже таблице представлены некоторые примеры условий, а также результаты их применения.

Условие

Результат

> 234

Возвращает все числа больше 234. Чтобы найти все числа меньше 234, используйте условие < 234.

>= "Новосибирск"

Возвращает все записи от " Новосибирск " до конца алфавита

Between #02.02.2006# And #01.12.2006#

Возвращает даты от 2-фев-06 до 1-дек-06 (ANSI-89). Если в базе данных используется подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо символы решетки одинарные кавычки ('). Пример: Между "2, 2/2006' и ' 12/1/2006 г."

Not "Германия"

Находит все записи, в которых содержимое поля не соответствует значению "Германия". Согласно этому условию будут найдены записи, содержащие дополнительный текст, кроме слова "Германия", например "Германия (евро)" или "Европа (Германия)".

Not "Т*"

Находит все записи, кроме тех, которые начинаются с буквы "Т". Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте знак процента (%) вместо знака звездочки.

Not "*т"

Находит все записи, которые не оканчиваются буквой "т". Если в базе данных применяются подстановочные знаки ANSI-92, используйте знак процента (%) вместо звездочки.

In(Канада,Великобритания)

Находит все записи в списке со словами "Канада" или "Великобритания".

Like "[А-Г]*"

В текстовом поле находит все записи, которые начинаются с букв от А до г. Если в базе данных используется набор знаков ANSI-92 подстановочный знак, вместо звездочки используйте знак процента (%).

Like "*ар*"

Находит все записи, которые содержат сочетание букв "ар". Если в базе данных применяются подстановочные знаки ANSI-92, используйте знак процента (%) вместо звездочки.

Like "Григорий Верны?"

Находит все записи, начинающиеся с имени "Григорий" и содержащие вторую строку из 6 букв, из которых 5 букв составляют начало фамилии "Верны", а последняя буква неизвестна. Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо вопросительного знака знак подчеркивания (_).

#02.02.2006#

Находит все записи для 2 февраля 2006 г. Если в базе данных используются подстановочные знаки ANSI-92, необходимо заключить дату в одинарные кавычки вместо знаков решетки ('2.2.2006').

< Date() - 30

Возвращает все даты, которые более чем на 30 дней раньше текущей даты.

Date()

Возвращает все записи, содержащие текущую дату.

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))

Возвращает все записи с датой, которая находится между текущей датой и датой, которая на 3 месяца позже текущей.

Is Null

Возвращает все записи, содержащие пустое (незаполненное или неопределенное) значение.

Is Not Null

Возвращает все записи, содержащие непустое значение.

""

Возвращает все записи, содержащие строку нулевой длины. Такие строки обычно используются, когда поле обязательно должно иметь значение, но это значение еще неизвестно. Например, поле может содержать номер факса, но некоторые заказчики могут не иметь устройств факсимильной связи. В этом случае вместо номера факса можно ввести пару двойных кавычек без пробела между ними ("").

  1. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Убедитесь, что запрос вернул записей, которые вы хотите обновить. При необходимости можно выбрать поля, которые вы не хотите и нажмите клавишу DELETE, чтобы удалить их, можно перетащить дополнительные поля в бланк, и вы можете изменить критерии, пока не результаты запроса.

  2. Перейдите к следующему шагу.

Обновление записей

  1. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Обновить.

    Это изменение запроса на выборку для запроса на обновление. Microsoft Access добавляет строку обновление в нижней части конструктора запросов.

    Запрос на обновление с одним условием обновления

  2. Найдите поле, которое содержит данные, которые вы хотите изменить и введите выражение (которая изменит данных) в строке обновление до для этого поля.

    В приведенной ниже таблице представлены примеры выражений и соответствующие им результаты изменения данных.

Выражение

Результат

"Продавец"

В поле типа "Текстовый" заменяет текстовое значение строкой "Продавец".

#8/10/06 #

В поле даты и времени изменяет значение даты на 10-авг-06.

Да

В поле типа "Да/Нет" изменяет значение Нет на Да.

"PN" & [ИнвНомер]

Добавляет буквы "PN" к началу каждого указанного инвентарного номера.

[Цена] * [Количество]

Перемножает значения полей с именами "Цена" и "Количество".

[СтоимостьДоставки] * 1,5

Увеличивает значения в поле "СтоимостьДоставки" на 50 процентов.

DSum("[Количество] * [Цена]",
"Заказано", "[КодТовара]=" &  [КодТовара])

Совпадающими значениям ProductID в таблице с именем сведения о заказе ProductID значения в текущей таблице это выражение обновления итогов продаж путем умножения значения в поле с именем количество по значениям в поле с именем «Цена».

Right([Индекс], 5)

Обрезает крайние слева знаки в текстовой или числовой строке, оставляя пять правых символов.

IIf(IsNull([Цена]), 0, [Цена])

Пустое (неизвестное или неопределенное) значение изменится на ноль (0) в поле с именем «Цена».

  1. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Появится предупреждающее сообщение. На следующем рисунке показано сообщение:

    Предупреждающее сообщение запроса на обновление

  2. Нажмите кнопку Да, Чтобы выполнить запрос.

    Примечание: Оповещения можно отключить. Чтобы сделать это, нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , нажмите кнопку Параметры Access, нажмите кнопку Дополнительно и в разделе Подтверждение снимите флажок запросы на изменение.

  3. Чтобы увидеть результаты запроса на обновление, на какой-либо из дома вкладке или на вкладке " Конструктор " в группе " представления ", откройте вкладку Вид и выберите пункт Режим таблицы. Можно также щелкнуть Представления таблицы, расположенную в строке состояния Access.

    Примечание: При выполнении запроса может Обратите внимание, что отсутствуют некоторые поля из результирующего набора. Если ваш запрос содержит поля, которые не обновлять, Access удалит этих полей по умолчанию. Например можно включить код поля из двух таблиц, которые помогут вам запрос возвращает и работает на правильность записей. Если не обновить эти поля в код, Access удалит их.

К началу страницы

Используйте запрос на добавление для добавления записей таблицы

Одним из наиболее частого использования запроса на добавление является добавление группы записей из одной или нескольких таблиц в исходной базе данных в одной или нескольких таблиц в целевой базе данных. Предположим, что вы стать некоторых новых заказчиков и базы данных, содержащей таблицы сведений об этих клиентов. Чтобы избежать вручную ввести новые данные, можно добавить ее в соответствующую таблицу или таблицы в базе данных. Вы также можете использовать запросы на добавление:

  • Добавление записи на основе критериев. Например вы хотите добавить имена и адреса клиентов с баланс заказов.

  • Добавьте записи в другой таблице отсутствуют некоторые поля из одной таблицы. Предположим, что таблицу «Клиенты» содержит 11 полей и полей в таблице «Клиенты» в другую базу данных соответствующими 9 из 11 полей. С помощью запроса на добавление для добавления только данные в соответствующие поля и других игнорировать.

Процесс создания запроса на добавление для добавления данных из одной базы данных в другую базу данных включает три основных этапа:

  • Откройте исходную базу данных (базу данных, которая содержит записи, которую необходимо добавить) и создание запроса на выборку, возвращающий только тех записей, что вы хотите добавить.

  • Преобразование этого запроса на выборку в запрос на добавление.

  • Добавление назначения таблиц и полей для запроса на добавление. При добавлении записи в другую базу данных, сначала откройте базу данных и выберите таблицы.

  • Выполнение запроса на добавление записей.

Примечание: Перед началом резервного копирования данных. Если вы ошиблись, вы можете удалить добавленных записей из целевой таблицы, но вручную удалить большое количество записей может занять много времени. Возникли резервную копию под рукой помогут вам устранить ошибки в меньшее время.

Создание запроса на выборку

  1. Откройте базу данных источник — база данных, которая содержит записи, которые вы хотите добавить.

  2. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Появится в бланке запроса, и появится диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Выберите таблицу, содержащую записи, которые вы хотите добавить, нажмите кнопку Добавить и нажмите кнопку Закрыть.

    Таблица отображается в виде окна в верхнем разделе бланка запроса. Окно содержит все поля в таблице. На приведенном рисунке показано обычная таблица в конструкторе запросов:

    Таблица в конструкторе запросов

  4. Перетащите поля, которые вы хотите добавить из таблицы в строку поле в нижней части бланка запроса.

    В нижней части можно добавить одно поле таблицы для каждого столбца. Чтобы быстро добавить все поля, щелкните знак «звездочка» (*) в верхней части списка полей таблицы. На приведенном рисунке показан конструктор запросов с несколькими добавленными полями таблицы:

    Запрос с тремя полями в бланке

    На приведенном рисунке показан конструктор со всеми добавленными полями:

    Запрос со всеми добавленными табличными полями

  5. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Убедитесь, что запрос вернул записей, которые вы хотите добавить. При необходимости можно снимите флажок Показывать или нажмите клавишу DELETE, чтобы удалить ненужный поля. Можно также перетащить дополнительные поля в бланк, пока не результаты запроса.

  6. Перейдите к следующим шагам.

Преобразование запроса в запрос на добавление

  1. На вкладке Разработка в группе Тип запроса выберите команду Добавить.

    Откроется диалоговое окно Добавление.

  2. На этом этапе вы добавления записей из одной таблицы в другую на той же базы данных или добавление записей в таблицу в другую базу данных.

    • Добавление записей в таблицу в одной базы данных

      1. В диалоговом окне Добавление щелкните Текущей базы данных (если он еще не выбран) и выберите в списке Имя таблицы в целевую таблицу.

      2. Нажмите кнопку ОК.

        В шаге 4 из предыдущего раздела добавленных полностью или частично полей в исходную таблицу в бланке запроса. При добавлении всю таблицу в соответствующем этапе доступа теперь добавляет всей целевой таблицы строке Добавление записей в таблицу, как показано ниже:

        Запрос на добавление со всеми полями из двух таблиц

        -или-

        Если вы добавили отдельных полей на этапе 4 в предыдущем разделе, и имена полей в исходной и целевой таблиц совпадают, Microsoft Access автоматически добавляет имена полей назначения в строке Добавление записей в таблицу, как показано ниже:

        Запрос на добавление с совпадающими полями

        -или-

        Если вы добавили отдельных полей, а некоторые или все имена в исходной и целевой таблицах не совпадают, Access оставляет несоответствующие поля в строке Добавление записей в таблицу пустыми. Щелкните каждое пустое поле и выберите в появившемся списке нужные поля источника как показано ниже.

        Выбор конечных полей для запроса на добавление

      3. Чтобы просмотреть изменения, нажмите кнопку Просмотр.

      4. Вернитесь в режим конструктора и выберите команду запустить для добавления записей.

    • Добавление записей в таблицу в другую базу данных

      1. В диалоговом окне Добавление установите переключатель в другой базе данных.

      2. В поле Имя файла введите расположение и имя конечной базы данных.

      3. В поле Имя таблицы введите имя таблицы назначения и нажмите кнопку ОК.

        -или-

        Нажмите кнопку Обзор и найдите конечной базы данных с помощью второе диалоговое окно Добавление. После найдите и выберите конечную базу данных, нажмите кнопку ОК. Это закроет диалоговое окно второй. В первом диалоговом окне в поле Имя таблицы введите имя целевой таблицы и нажмите кнопку ОК.

        Введите имя таблицы назначения и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первое диалоговое окно Добавление.

        Шаг 4 из предыдущего раздела добавленные в части или всех полей в исходной таблице в строку поле в бланке запроса. При добавлении всю таблицу в соответствующем этапе доступа теперь добавляет всей целевой таблицы строке Добавление записей в таблицу, как показано ниже:

        Запрос на добавление со всеми полями из двух таблиц

        -или-

        Если вы добавили отдельных полей в шаге 4 и имен полей в исходной и целевой таблицах совпадают, Microsoft Access автоматически добавляет имена полей назначения в строке Добавление записей в таблицу следующим образом:

        Запрос на добавление с совпадающими полями

        -или-

        Если вы добавили отдельных полей, а некоторые или все имена в исходной и целевой таблицах не совпадают, Access оставляет несоответствующие поля в строке Добавление записей в таблицу пустыми. Щелкните каждое пустое поле и выберите нужное поле назначения в появившемся списке следующим образом:

        Выбор конечных полей для запроса на добавление

      4. Чтобы просмотреть изменения, нажмите кнопку Просмотр.

      5. Перейдите в конструктор и выберите команду запустить для добавления записей.

К началу страницы

Обновление записей с помощью сбора данных

Office Access 2007 предоставляет новая функция, называемая сбор данных. Настройка формы для ввода данных в Microsoft Office Outlook 2007, сбор данных и хранение данных в базу данных Access. Выясним, как использовать функцию сбор данных выходит за рамки этой статьи.

Дополнительные сведения об использовании сбор данных читайте в статье под названием сбора данных по электронной почте.

К началу страницы

Использование диалогового окна "Поиск и замена" для изменения данных

Диалоговое окно " Поиск и замена " предоставляет еще один способ изменения небольшое количество данных меньше времени и меньше усилий. Выясним, как воспользоваться диалоговым окном выходит за рамки этой статьи.

Сведения о диалоговом окне читайте в статье Поиск и замена диалоговое окно используется для изменения данных.

К началу страницы

Служит для изменения значения первичного и внешнего ключей каскадное обновление

В некоторых случаях может потребоваться обновить значения первичного ключа. При использовании этого первичного ключа как внешний ключ можно автоматически обновлять изменения через все экземпляры дочерние внешнего ключа.

Напоминания является первичным ключом является значение, которое однозначно определять каждую строку (запись) в таблицу базы данных. Внешний ключ — это столбец, который соответствует первичный ключ. Как правило находятся внешние ключи в других таблицах, и они позволяют создавать связи между данными в таблицах (ссылка).

Например предположим, что используется номер товара ИД первичным ключом. Один идентификатор однозначно определяет один продукт. Этот идентификатор также использовать как внешний ключ в таблице данных о заказе. Таким образом, вы найдете всех заказов, связанных с каждой продукта, так как каждый раз, кто-то размещает заказа данного товара, идентификатор станет частью порядок.

В некоторых случаях изменение этих идентификаторов (или другие типы первичных ключей). При этом, можно изменить на значение первичного ключа и изменить автоматического каскадного через всех связанных дочерних записях. Включить это поведение, когда вы включаете целостность данных и каскадное обновление между двумя таблицами.

Помните при работе следующее:

  • Вы можете включить каскадное обновление только для первичный ключ, задать типы данных текст или число. Каскадное обновление нельзя использовать для полей установлено в тип данных "Счетчик".

  • Вы можете включить каскадное обновление только между таблицами с отношением «один ко многим».

Ниже описано, как создать связи и включить каскадное обновление для этой связи.

Создание отношения

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть выберите пункт Отношения.

  2. На вкладке " Конструктор " в группе отношения нажмите кнопку Отобразить таблицу.

    Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  3. Если он еще не выбран, откройте вкладку таблицы, выберите таблицы, которые вы хотите изменить, нажмите кнопку Добавить и нажмите кнопку Закрыть.

    Можно нажать клавишу SHIFT, чтобы выбрать несколько таблиц, или вы можете добавить каждую таблицу по отдельности. Выберите таблицы, на сторонах отношения «один» и «многие».

  4. В окне схемы данных перетащите первичный ключ из таблицы на стороне «один» связи и вставьте его в поле внешнего ключа в таблице на стороне «многие» связи.

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. На следующем рисунке показано диалоговое окно:

    Диалоговое окно «Изменение связей»

  5. Установите флажок Обеспечение целостности данных и нажмите кнопку Создать.

  6. Перейти к следующей последовательности шагов.

Включение каскадное обновление в первичных ключей

  1. Если не удалось выполните действия, описанные в предыдущем разделе, откройте базу данных, содержащую связи, который вы хотите изменить.

  2. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть выберите пункт Отношения.

    Окна схемы данных откроется и отобразится соединений (как показано в соединительные линии) между таблицами в базе данных. На следующем рисунке показан типичный связи:

    Связь между двумя таблицами

  3. Щелкните линию связи между родительскими и дочерними таблицами правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменить уровень.

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. На следующем рисунке показано диалоговое окно:

    Диалоговое окно «Изменение связей» с существующим отношением

  4. Установите Флажок каскадное обновление связанных полей, убедитесь, что установлен флажок Обеспечение целостности данных и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о создании связей. найти в следующих статьях.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×