Обмен данными (копирование, импорт и экспорт) между приложениями Excel и Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Существует несколько способов обмена данными между приложениями Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.

  • Чтобы содержащиеся в Access данные переместить в Excel, можно скопировать данные таблицы Access и вставить их в лист Excel, подключить базу данных Access к листу Excel или экспортировать данные Access в лист Excel.

  • Чтобы содержащиеся в Excel данные переместить в Access, можно скопировать данные листа Excel и вставить их в таблицу Access, импортировать лист Excel в таблицу Access или связать лист Excel с таблицей Access.

    Примечания : 

    • В приложении Excel слово "импорт" имеет иное значение, чем в Access. В Excel "импорт" означает установление постоянного подключения к данным, которые могут быть обновлены. В Access "импорт" означает однократный перенос данных без постоянного подключения к данным.

    • Книгу Excel невозможно сохранить в виде базы данных Access. Ни в Excel, ни в Access нет возможности создать базу данных Access на основе данных Excel.

Предполагаемое действие

Работа с доступа к данным в Excel

Работа с данными Excel в Access

Работа в Excel с данными Access

Работая в книге Excel с данными Access, можно воспользоваться функциями анализа данных, построения диаграмм, гибкими средствами отбора и представления данных и другими полезными функциями, которых нет в приложении Access.

Копирование в Excel данных Access

Данные Access в виде таблицы можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в лист Excel.

  1. Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, содержащие данные, которые нужно копировать.

  2. На вкладке Форматирование нажмите кнопку Просмотр, а затем щелкните Режим таблицы.

  3. Выделите записи, которые нужно копировать.

    Если нужно выделить несколько соседних столбцов, протащите указатель мыши по соответствующим заголовкам.

  4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать Изображение кнопки .

    Изображение ленты Excel

    Сочетание клавиш  Можно также нажать клавиши CTRL+C.

  5. Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, в который нужно вставить данные.

  6. В левом верхнем углу области листа щелкните ячейку, в которую должно быть вставлено название первого поля.

    Чтобы копируемые записи не заменили бы собой существующие записи, убедитесь, что на листе нет данных ниже и правее выбранной ячейки.

  7. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить Изображение кнопки .

    Сочетание клавиш  Можно также нажать клавиши CTRL+V.

К началу страницы

Экспорт в Excel данных Access

С помощью мастера экспорта Access можно экспортировать в лист Excel объект Access, например, таблицу, запрос, форму или выделенные записи. При выполнении операции экспорта можно сохранить ее параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.

Ниже приведены часто встречающиеся ситуации, в которых нужно экспортировать в Excel данные Access:

  • Отдел или рабочая группа применяют для обработки данных и Access, и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, а анализ данных и рассылка результатов анализа проводятся с помощью Excel. Обычно сотрудники экспортируют данные в Excel по мере необходимости, но нужно сделать этот процесс более эффективным.

  • Сотрудники привыкли работать с Access, но руководитель предпочитает просматривать отчеты в Excel. Сотрудникам приходится периодически копировать данные в Excel, и нужно автоматизировать этот процесс, чтобы экономить время.

Для получения дополнительных сведений об экспорте данных из Access в Excel см. справочную систему приложения Access.

К началу страницы

Подключение из Excel к данным Access

Чтобы работать с обновляемыми данными Access в приложении Excel, можно создать подключение к базе данных Access и получать все данные из таблицы или запроса. Такое подключение обычно хранится в виде файла подключения к данным Office (ODC). Основное преимущество подключения к данным Access по сравнению с импортом состоит в том, что таким образом можно периодически анализировать данные с помощью Excel без многократного копирования или экспорта данных из Access. Подключившись к данным Access, можно после каждого добавления данных в исходную базу данных Access автоматически обновлять книги Excel. Например, можно обновлять ежемесячный сводный бюджетный отчет в Excel, чтобы он содержал данные за прошедший месяц.

  1. Щелкните ячейку, в которую нужно поместить данные из базы данных Access.

  2. На вкладке Данные в группе Получить внешние данные нажмите кнопку Из Access.

    Изображение ленты Excel

  3. В списке Область поиска найдите и дважды щелкните базу данных Access, которую нужно импортировать.

    В диалоговом окне Выбор таблицы щелкните таблицу или запрос, которые нужно импортировать, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. В диалоговом окне Импорт данных выполните следующие действия:

    • В группе Выберите способ просмотра данных выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы просмотреть данные в виде таблица, выберите Таблица.

      • Чтобы просмотреть данные в виде отчет сводной таблицы, выберите отчет сводной таблицы.

      • Для просмотра данных в виде отчета сводной таблицы и сводной диаграммы, выберите отчет сводной диаграммы и сводной таблицы.

    • Кроме того, можно выбрать пункт Свойства, установить параметры обновления, форматирования и макета импортируемых данных, а затем нажать кнопку ОК.

    • В группе Куда следует поместить данные? выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы поместить данные в выбранное расположение, выберите вариант На существующий лист.

      • Чтобы поместить данные в левый верхний угол нового листа, щелкните Новый лист.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Приложение Excel сохранит внешний диапазон данных в выбранную позицию.

Дополнительные сведения о подключении данных можно узнать в статье подключение к внешним данным (импорт).

К началу страницы

Работа в Access с данными Excel

Работая в Access с данными Excel, можно воспользоваться функциями Access по управлению данными, безопасностью и многопользовательскими возможностями. В Access есть много полезных функций, но две из них особенно удобны при работе с данными Excel:

  • Отчеты    Если пользователь умеет создавать отчеты Access и хочет представить данные Excel в виде такого отчета, можно создать отчет Access. Например, можно создавать более сложные и гибкие отчеты, такие как итоговые отчеты, отчеты с группировкой, этикетки для распечатки и графические отчеты.

  • Формы    Если нужно воспользоваться формой для поиска или отображения данных в Excel, можно создать форму Access. Например, можно создать форму Access, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форму, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных на одном экране.

Для получения дополнительных сведений о работе с формами и отчетами Access см. справочную систему приложения Access.

К началу страницы

Копирование в Access данных Excel

В Excel можно скопировать данные листа, а затем вставить их в таблицу Access.

Примечание : При вставке в таблицу данных из нескольких полей листа следует убедиться, что порядок расположения столбцов соответствует порядку расположения копируемых данных. При вставке в форму Access данных из нескольких полей листа эти данные будут вставлены в поля с теми же именами, что и имена исходных полей, независимо от порядка их расположения в форме. Если копируемые данные содержат поля, которых нет в конечной форме, Access предложит вставить только поля с совпадающими именами. Если совпадающих имен нет, поля будут вставлены согласно последовательности вкладок в конечной форме, что не всегда соответствует нужному порядку. Если имена полей источника отличаются от имен полей в конечной форме, может быть удобнее вставить данные не в форму, а в таблицу.

  1. Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, содержащий данные, которые нужно копировать.

  2. Выделите строки, которые нужно копировать.

  3. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать Изображение кнопки .

    Изображение ленты Excel

    Сочетание клавиш  Можно также нажать клавиши CTRL+C.

  4. Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, в которые нужно вставить эти строки.

  5. На вкладке Таблица в группе Представления нажмите кнопку Представление, а затем выберите элемент Режим таблицы.

    Изображение ленты Access

  6. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы заменить записи, выберите эти записи и на вкладке Главная в группе буфер обмена нажмите кнопку Вставить Изображение кнопки .

      Изображение ленты Access

      Сочетание клавиш  Можно также нажать клавиши CTRL+V.

    • Чтобы добавить данные как новые записи, на вкладку Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку на кнопке Вставить и выберите Добавить из буфера.

К началу страницы

Импорт в Access данных Excel

Чтобы в базе данных Access сохранить содержащиеся в Excel данные, а затем продолжать работать с ними в приложении Access, данные можно импортировать. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя содержащихся в Excel данных. За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.

Далее описаны обычные ситуации, в которых производится импорт в Access данных Excel:

  • Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнять импорт полученных листов Excel в базу данных.

  • Сотрудник обрабатывает данные с помощью Access, но получает от своих коллег еженедельные отчеты в виде книг Excel. Имеет смысл автоматизировать процесс импорта, чтобы каждую неделю в определенное время эти данные были импортированы в базы данных.

Для получения дополнительных сведений об импорте данных Excel в Access см. в справочной системе приложения Access.

К началу страницы

Установление связи из Access с данными Excel

Диапазон в Excel можно связать с базой данных Access как таблицу. Этот метод полезен, если нужно продолжать хранить данные этого диапазона в Excel, но также иметь возможность обратиться к ним из Access. Такая связь устанавливается из базы данных Access, а не из Excel.

При установлении связи с листом или именованным диапазоном Excel приложение Access создает новую таблицу, которая связана с ячейками в файле источника. Вносимые в эти ячейки в Excel изменения отражаются в связанной с ними таблице. Однако, из приложения Access невозможно вносить изменения в содержимое этой таблицы. При необходимости добавить, изменить или удалить данные необходимо делать это в исходном файле.

Далее описаны ситуации, в которых, как правило, нужно установить связь из Access с данными на листе Excel.

  • Требуется хранить данные в листах Excel, но иметь возможность использовать удобные функции запросов и отчетов Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Для получения дополнительных сведений об установлении связи из приложения Access с данными Excel см. в справочной системе приложения Access.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×