Обзор хранения на месте в SharePoint Server 2016

Обеспечивая соблюдение бизнес-правил или соответствие требованиям, вы можете помещать контент сайтов на хранение на определенный период времени (заданное количество дней, месяцев или дней). Например, вам требуется хранить в течение семи лет все документы, находящиеся на сайте отдела продаж.

Вы можете выбрать начало отсчета периода времени: время создания документа или время его последнего изменения. Вы можете использовать поисковый запрос, чтобы ограничить выборку хранимого контента. Например, если вам нужно хранить только документы, связанные с определенным клиентом, вы можете указать имя клиента в качестве ключевого слова в поисковом запросе для хранения.

Если контент помещается на хранение, люди по-прежнему могут редактировать документы, как будто ничего не изменилось, поскольку контент хранится на месте, в исходном расположении. Помещение на хранение гарантирует сохранение копии контента, не мешая пользователям по-прежнему с ним работать.

Хранение на месте с учетом времени работает так же, как и хранение на месте при обнаружении электронных данных, только при этом можно задать период времени (при обнаружении электронных данных хранение длится, пока вы его не удалите) и не требуется создавать сайт с делами обнаружения электронных данных или их набор.

Создание хранения и управление им осуществляется с помощью Центра политики хранения на месте.

Центр политики хранения на месте

Как работает хранение на месте?

Когда вы помещаете сайт на хранение, его контент остается в исходном расположении. Пользователи могут продолжать работу с документами, но копия контента на момент помещения на хранение сохраняется. Помимо существующего контента будет также сохраняться новый контент, который создается или добавляется на сайте, помещенном на хранение, в случае удаления этого контента. При использовании хранения на месте людям даже не обязательно знать, что их контент на хранении.

Хранение на месте применяется на уровне сайта. Когда сайт помещается на хранение, создается архивная библиотека (если ее еще нет). Большинство пользователей не могут просматривать архивную библиотеку, поскольку она видна только владельцам семейства веб-сайтов.

Если пользователь пытается изменить или удалить контент на сайте, находящемся на хранении, сначала политика хранения проверяет, изменялся ли контент с момента применения хранения. Если это первое изменение с момента применения хранения, политика хранения копирует контент в архивную библиотеку, после чего пользователь может изменить или удалить исходный контент. Имейте в виду, что в архивную библиотеку может скопироваться любой контент сайта, даже если он не соответствует фильтру запроса, используемого политикой хранения.

Затем задание таймера очищает архивную библиотеку. Задание таймера периодически запускается и проверяет весь контент в архивной библиотеке на соответствие фильтрам, которые используются политиками хранения на сайте. Если контент не соответствует хотя бы одному из фильтров, задание таймера удаляет его из архивной библиотеки. Например, если к сайту применена одна политика хранения, которая сохраняет контент в течение семи лет с даты создания, то любой контент старше семи лет будет удаляться из архивной библиотеки. К сайту можно применить несколько политик хранения. Например, документ может быть помещен на хранение для судебного разбирательства при обнаружении электронных данных, а также на хранение с учетом семилетнего периода времени в соответствии с отраслевыми нормативными требованиями. Срок хранения контента определяется политикой хранения с более длительным периодом времени.

Отсчет периода хранения с учетом времени начинается с даты создания или последнего изменения документа, а не со времени помещения на хранение.

Параметр "Период времени"

Хранение на месте обеспечивает эффективное использование дискового пространства, особенно если у вас очень много документов, лишь некоторые из которых изменяются, потому что неизменяемый контент не копируется в архивную библиотеку.

Контент сайта, который можно поместить на хранение

Хранение на месте с учетом времени возможно для следующего контента:

Хранение на месте с учетом времени неприменимо для следующего контента:

  • Папка набора документов (сама папка)

  • Эталонные страницы и макеты страниц

  • Записные книжки OneNote

  • Элементы рабочих процессов

Как хранение на месте работает с версиями?

При хранении с учетом времени не сохраняются автоматически все версии документа. Для сохранения всех версий документов на сайте необходимо включить управление версиями для библиотек документов на этом сайте. Дополнительные сведения см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка и библиотеки.

Если документ удаляется с сайта, помещенного на хранение, и при этом включено управление версиями, сохраняются все версии удаляемого документа.

Если управление версиями документов не включено и элемент помещается на хранение несколько раз, то сохраняется текущая версия при каждом помещении на хранение. Например, если 27-я версия элемента — самая последняя при первом помещении сайта на хранение, а 51-я версия — при втором, то сохраняются обе версии: 27-я и 51-я.

Как упоминалось ранее, если сайт помещен на хранение, то будет сохраняться весь новый контент, который создается или добавляется на сайте после его помещения на хранение, в случае удаления этого контента.

Фильтрация хранения на месте

При создании хранения на месте вы также можете указать запрос для фильтрации контента, который нужно хранить. Например, вы можете выбрать хранение только контента, содержащего определенные ключевые слова. Дополнительные сведения см. в статье Поиск и использование ключевых слов при обнаружении электронных данных (эта статья применима и к хранению на месте).

Поле «Фильтр»

Отключение хранения с учетом времени

Вы в любое время можете отменить хранение с учетом времени, не дожидаясь окончания периода времени, указанного при помещении на хранение. Для этого просто отключите хранение.

Кнопка "Отключить хранение на месте"

Помните, что пока хранение активно, вы не можете удалить политику хранения с учетом времени. Чтобы удалить политику хранения, сначала отключите хранение, а затем удалите политику.

После отключения хранения все связанные с ним элементы в архивной библиотеке становятся доступны для стандартного процесса очистки, описанного ранее. Это значит, что элементы, для которых хранение отключено, не удаляются сразу — они остаются в архивной библиотеке, пока ее не очистит задание таймера.

Как политики хранения на месте работают с политиками удаления документов?

Хранение на месте с учетом времени обеспечивает сохранение контента в течение заданного периода времени, а политика удаления документов — удаление всего контента по окончании заданного периода времени.

Если вам необходимо хранить документы в течение определенного периода времени, вы можете использовать политику хранения на месте вместе с политикой удаления. Например, можно хранить документы семь лет с момента их изменения и настроить политику удаления, чтобы документы удалялись по окончании этих семи лет.

Если политика удаления документов удаляет контент, находящийся на хранении, этот контент по-прежнему сохраняется в архивной библиотеке. Например, если политика хранения с учетом времени хранит контент два года, а политика удаления документов удаляет контент через год, весь удаляемый контент, находящийся на хранении, сохранится.

Дополнительные сведения см. в статье Обзор политик удаления документов в SharePoint Server 2016.

Разрешения

Участникам группы обеспечения соответствия требованиям, которые будут использовать центр политики хранения на месте, необходимы разрешения в центре политики и в семействах веб-сайтов, к которым политики будут применяться. Рекомендуем сделать следующее:

  1. Создайте группу безопасности, содержащую всех пользователей центра политики хранения на месте (скорее всего, это ваша группа обеспечения соответствия требованиям).

  2. В центре политики хранения на месте добавьте группу безопасности в группу владельцев семейства веб-сайтов.

  3. В каждом семействе веб-сайтов, которому необходимо назначить политики хранения на месте, добавьте группу безопасности в группу владельцев семейства веб-сайтов.

Дополнительные сведения

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×