Обзор функций узла SharePoint

Относится к

Технология Microsoft Windows® SharePoint® Services в Microsoft Windows Server™ 2003

Ваша группа недавно создала веб-узел на основе Microsoft Windows SharePoint Services? В таком случае, возможно, вы размышляете над тем, как наладить совместную работу и совместное использование информации с коллегами. Эта статья поможет вам приступить к делу и ознакомиться с функциями и возможностями узла группы, созданного на основе служб Windows SharePoint Services. В ней представлены основные сведения по каждой функции и указано, в каком месте узла можно приступить к ее использованию.

В статье рассматривается шаблон узла рабочей группы, который служит шаблоном узла по умолчанию в Windows SharePoint Services. Узел рабочей группы позволяет быстро и легко создавать и упорядочивать информацию, а также обеспечивать совместный доступ к ней. В него включены библиотека документов и основные списки, например "Извещения", "События", "Контакты" и "Ссылки".

Примечание :  В каждом из разделов "Попробуйте" этой статьи показано, как перейти к тому месту узла рабочей группы, где можно начать использовать какую-либо функцию. Указания, приведенные в каждом разделе "Попробуйте", помогут вам успешно приступить к работе. Однако полный набор действий, необходимых для использования каждой функции, приведен в справке Windows SharePoint Services. Для запуска справки щелкните ссылку Справка на любой странице узла рабочей группы.

При выполнении действий, описанных в статье, необходимо использовать два элемента интерфейса узлов SharePoint, с которыми вы, возможно, не знакомы: панель быстрого запуска и инструментальную панель списков. На панели быстрого запуска размещены ссылки на определенные страницы веб-узла группы.

Панель быстрого запуска

На инструментальной панели списков имеются гиперссылки на страницы, содержащие формы для добавления и изменения элементов списка, библиотеки документов и доски обсуждений.

Инструментальная панель списков

Управление информацией

Узлы SharePoint хорошо подходят для хранения такой информации как календари событий, сведения о контактах, веб-ссылки, обсуждения, списки вопросов и извещения. Помимо использования развитого набора встроенных списков, предусмотрено создание на узле рабочей группы настраиваемых списков, отвечающих особым требованиям данной группы по доступу к информации.

Списки контактов

Список контактов позволяет обмениваться информацией с другими сотрудниками. В него вводятся имена и сведения о контактах (например, номер телефона, адрес электронной почты, почтовый адрес), после чего любой член рабочей группы может пользоваться этой информацией. Предусмотрено копирование сведений о контактах из адресной книги в список контактов (для этого требуется программа адресной книги, совместимая со службами Windows SharePoint Services, например Microsoft Office Outlook® 2003, и Microsoft Internet Explorer 4.0 или более поздняя версия), а также копирование сведений о контактах или установка соответствующей ссылки из списка контактов в адресную книгу.

Список контактов

Попробуйте. Узел рабочей группы поставляется со встроенным списком контактов. Чтобы просмотреть этот список, на панели быстрого запуска щелкните ссылку Контакты. Чтобы добавить новый контакт в список контактов, на инструментальной панели списков щелкните Новый элемент.

Примечание : Чтобы найти на все списки, имеющиеся на узле, щелкните ссылку Документы и списки на верхней панели ссылок.

Списки ссылок

Списки ссылок используются для размещения гиперссылок на веб-страницу, интересующую всех участников группы.

Список ссылок

Попробуйте. Узел рабочей группы поставляется со встроенным списком ссылок. Просмотр этого списка встроен в домашнюю страницу узла. Чтобы добавить ссылку, щелкните ссылку Добавить новую ссылку.

Списки и электронные таблицы

Чтобы задать список данных из электронной таблицы, следует определить диапазон ячеек, который должен быть представлен на узле в виде списка. Службы Windows SharePoint Services импортируют указанные данные из электронной таблицы и отобразят их как встроенные списки, т. е. данные будут собраны в столбцы, которые можно сортировать и фильтровать, с командами для добавления, редактирования и удаления элементов. Для импортирования данных из таблицы нужна совместимая с Windows SharePoint Services программа электронных таблиц, например Office Excel 2003, и Internet Explorer 5 или более поздняя версия.

При наличии программ, совместимых с Windows SharePoint Services, например Microsoft Office Professional Edition 2003 можно просматривать и использовать списки, находящиеся на узле рабочей группы, представив их в виде электронных таблиц. Представление в виде электронных таблиц позволяет быстро добавлять, удалять и обновлять записи в списке так же как в программе для работы с электронными таблицами, причем для этого не требуется переходить в другую программу.

Попробуйте. На верхней панели ссылок щелкните ссылку Создать. На странице "Создание страницы" выберите ссылку Импортировать электронную таблицу. Для просмотра списка в виде электронной таблицы на странице списков выберите ссылку Изменение в режиме таблицы.

Настраиваемые списки

Узлы рабочих групп, созданные на основе служб Windows SharePoint Services, поставляются со встроенными списками, обеспечивающими совместный доступ к таким распространенным видам информации, как задачи, контакты и извещения. Если ни один из встроенных списков не соответствует предъявляемым требованиям по совместному доступу к информации, можно создать настраиваемый список, отображающий нужные сведения.

Попробуйте. Создание настраиваемого списка выполняется в два этапа. Сначала на верхней панели ссылок щелкните ссылку Создать и выберите Настраиваемый список. После создания настраиваемого списка добавьте в него столбцы. Щелкните ссылку Изменить настройку и столбцы на странице, на которой отображен список. Для каждого добавляемого столбца на странице Настройка в разделе Столбцы выберите Добавление столбца.

Открытие общего доступа к файлам

Windows SharePoint Services обеспечивают хранение и извлечение документов на узле рабочей группы, извлечение и возврат документов, ведение журнала версий, настраиваемые свойства, а также гибкие настраиваемые представления. Члены рабочей группы могут без труда находить документы и другие файлы и осуществлять общий доступ к ним.

Библиотеки документов

Библиотеки документов — это наборы файлов, предоставляемых в общих доступ членам группы. Например, можно создать библиотеку документов проекта. В библиотеку документов могут храниться файлы любых типов.

Библиотеки документов

Windows SharePoint Services позволяют проводить поиск по всему содержимому на веб-узла, включая документы в библиотеках документов. Если на сервере разрешен поиск, на домашней странице и страницах представлений списков появляются поля поиска.

Примечание : Средства поиска доступны только для служб Windows SharePoint Services, работающих с Microsoft SQL Server 2000. Если на веб-сервере работает Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE), поиск недоступен. В случае сомнений относительно доступности поиска обращайтесь к системному администратору.

Попробуйте. По умолчанию веб-узел группы создается с встроенной библиотекой документов «Общие документы», доступной с панели быстрого запуска и страницы «Документы и списки». Чтобы добавить документ, откройте библиотеку документов и выберите Отправить документ, а затем перейдите к добавляемому документу. Если используется клиентская программа, совместимая с Windows SharePoint Services, например Microsoft Office Word 2003, можно сохранять файлы из клиентской программы в библиотеку документов.

Библиотеки рисунков

Библиотеки рисунков облегчают совместное использование и систематизацию цифровых рисунков. Например, в организации библиотека рисунков может использоваться для хранения графики для маркетинга. Это позволит всем членам команды просматривать, совместно использовать, редактировать и загружать корпоративные эмблемы и другие маркетинговые материалы из одного источника. 

Попробуйте. Чтобы создать библиотеку рисунков, на верхней панели ссылок щелкните ссылку Создать и выберите Библиотека рисунков. Чтобы добавить рисунок в библиотеку рисунков, откройте библиотеку и выберите Добавить рисунок, а затем перейдите к добавляемому рисунку.

Совместная работа

Службы Windows SharePoint Services обеспечивают выход рабочей группы на новый уровень совместной работы. Члены группы могут без труда создавать узлы рабочих областей для совместной работы, обеспечивая общий доступ к информации и управление ею. Многопоточные обсуждения, опросы, общие календари, списки задач и другие средства для совместной работы помогают членам рабочей группы поддерживать контакты между собой и повышать производительность труда.

Списки извещений

Список извещений используется для размещения на узле новостей, информации о состоянии и других сведений, которыми вы хотите поделиться с другими членами группы. Предусмотрена установка даты окончания срока действия извещения.

Список извещений

Попробуйте. Узел рабочей группы поставляется с встроенным списком извещений. Представление этого списка имеется на домашней странице узла. Чтобы добавить извещение, щелкните ссылку Добавить извещение.

Списки событий

Списки событий используются для пересылки сведений о важных для группы датах. Можно скопировать или связать события списка событий с программой календаря, совместимой с Windows SharePoint Services, например Microsoft Office Outlook 2003.

Попробуйте. Узел рабочей группы поставляется с встроенным списком событий. Представление этого списка имеется на домашней странице узла. Чтобы добавить событие, щелкните ссылку Добавить событие.

Списки задач

Список задач используется для того, чтобы назначить задачу члену группы, задать срок выполнения и степень важности задачи и определять ее состояние и ход выполнения. Можно всегда просмотреть задачу или набор задач, например, задачи, назначенные данному пользователю.

Попробуйте. Узел рабочей группы поставляется с встроенным списком задач. Для просмотра списка на панели быстрого запуска выберите ссылку Задачи. Чтобы добавить в список новую задачу, выберите на инструментальной панели списка ссылку Новый элемент. Для просмотра только тех задач, которые назначены вам, в списке задач щелкните Фильтр и с поле Кому назначено выберите свое имя.

Доски обсуждений

Доски обсуждений представляют собой форум для обсуждения вопросов, интересующих группу. Например, может быть создана доска обсуждений, на которой члены группы будут предлагать и обсуждать различные действия. Каждая доска обсуждений содержит кнопки для создания, сортировки, фильтрации обсуждений, а также для переключения между ее представлениями и изменения ее внешнего вида.

Попробуйте. Узел рабочей группы поставляется с встроенной доской обсуждений. Встроенная доска обсуждений на узле группы называется "Общее обсуждение"; она указана на панели быстрого запуска и на странице документов и списков. Чтобы начать новое обсуждение, на странице "Общее обсуждение" выберите Создать обсуждение.

Опросы

Опросы обеспечивают анкетирование членов группы. предусмотрена настройка опросов, позволяющая каждому члену группы ответить один или несколько раз. Имеется дополнительная возможность отображения результатов в графическом виде.

Опрос

Попробуйте. Чтобы создать опрос, в верхней панели ссылок щелкните Создать, а затем выберитеОпрос. Введите имя и описание опроса, а затем нажмите кнопку Далее для перехода к вводу вопросов.

Узлы рабочей области для собраний

Узел рабочей области для собраний — это узел для обобщения всех сведений и материалов одного или более собраний. До собрания узел рабочей области используется для публикации повестки, списка участников и документов, которые планируется обсудить. Во время и после собрания узел рабочей области используется для опубликования результатов собрания и отслеживания процесса решения вопросов. Узел рабочей области позволяет отправлять участникам приглашения на собрание. В приглашение на собрание рекомендуется включить ссылку на узел рабочей области, чтобы приглашенные могли ознакомиться с подробностями и материалами собрания.

Если группе узла присвоено право создания дочерних узлов, членам этой группы разрешается создание узлов рабочей области для собраний. Членам группы узла «Администратор» право создания дочерних узлов предоставляется автоматически.

Попробуйте. На верхней панели ссылок щелкните Создать, а затем на странице создания выберите Узлы и рабочие области. Введите имя, описание и адрес URL и выберите параметры разрешений. Нажмите кнопку Создать. На странице выбора шаблона в поле Шаблон выберите "Рабочая область для собраний".

Узлы рабочих областей для документов

Узел рабочей области для документов — это узел SharePoint, являющийся центральным для одного или нескольких документов. Коллеги могут совместно работать над одним документом, либо работая с копией узла рабочей области для документов, либо работая со своей собственной копией, которую периодически можно обновлять, добавляя изменения, внесенные в копию узла рабочей области для документов.

Если группе узла присвоено право создания дочерних узлов, членам этой группы разрешается создание узлов рабочей области для документов. Членам группы узла «Администратор» право создания дочерних узлов предоставляется автоматически.

Попробуйте. На верхней панели ссылок щелкните Создать, а затем на странице создания выберите Узлы и рабочие области. Введите имя, описание и адрес URL и выберите параметры разрешений. Нажмите кнопку Создать. На странице выбора шаблона в поле Шаблон выберите Рабочая область для документов.

Настройка

Узлы рабочих групп, выполненные на основе Windows SharePoint Services, можно использовать без всякой настройки. Однако члены групп узла "Веб-дизайнер" и "Администратор" могут настраивать узел, изменяя его внешний вид и добавляя функциональные возможности без программирования или применения каких-либо иных приложений.

Страницы

Не обязательно быть профессиональным веб-дизайнером или разработчиком программного обеспечения, чтобы настроить веб-узел, созданный в службах Windows SharePoint Services. Встроенные функции веб-частей обеспечивают настройку домашней страницы узла и настройку веб-страниц, сохраняемых на данном узле.

Веб-часть — это модульная единица информации, составляющая основной компонент веб-страницы. При создании узла рабочей группы на основе Windows SharePoint Services предоставляется набор веб-частей, предназначенных для отображения списков, изображений, текста и других информационных материалов. Динамические информационные веб-порталы, отображающие упорядоченную информацию в удобном виде, создаются путем добавления веб-частей на веб-страницы, их настройки и объединения. Например, можно заменить рисунок на домашней странице узла или добавить на свою домашнюю страницу представление списка.

Попробуйте. В меню своей домашней страницы Изменить общую страницу выберите Добавление веб-частей и нажмите кнопку Обзор. Перетащите на свою домашнюю страницу любую веб-часть из списка Список веб-частей.

Личные представления

Веб-страница, например домашняя страница узла, всегда находится в одном из двух представлений: общем или личном. В общем представлении веб-страницы все пользователи видят одну и ту же страницу и все изменения этой страницы. В личном представлении только тот, кто вносит личные изменения, видит их. Например, в личном представлении можно изменить высоту и ширину одной из веб-частей, закрыть другую веб-часть, добавить третью и удалить четвертую. Эти изменения страницы видны только в личном представлении того, кто их вносит.

Попробуйте. В меню своей домашней страницы Изменить общую страницу выберите Личное представление. Изменения страницы, внесенные в этом представлении, не появляются при просмотре страницы другими пользователями.

Темы

Тема — это объединенный набор элементов оформления, затрагивающий шрифтовые и цветовые схемы узла SharePoint. Изменение темы узла — простейший способ его индивидуальной настройки для данной рабочей группы

Выбор темы

Попробуйте. На верхней панели ссылок щелкните ссылку Параметры узла. на странице параметров узла в разделе Настройка выберите Применение темы к узлу. На странице Применение темы к веб-узлу выберите тему.

Оповещения

Оповещения сообщают по электронной почте о всех изменениях в содержании вашего веб-узла. Возможно создание оповещений не только об изменении списков и библиотек, но и их отдельных элементов и файлов. При создании оповещений об изменении содержимого списков или библиотек вы можете задать изменения, которые будете отслеживать. Например, сервер может оповещать о создании, изменении или удалении элемента. Оповещения об изменениях в файлах и списках сообщают об обновлении или удалении файла. Для документов, находящихся в библиотеках, может выдаваться оповещение о добавлении, изменении или удалении заметок веб-форумов.

Попробуйте. На любой странице списков или библиотеки документов в списке действий выберите Оповещать меня.

Работа с приложениями Office

Углубленная интеграция с программами Office 2003 позволяет членам группы вести совместную работу с помощью привычных средств. Вот несколько способов использования программ Office 2003 на узле рабочей группы.

  • Сохранение документов в библиотеках документов из программ Office Excel 2003, Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003, Microsoft Office Visio® 2003 и Office Word 2003.

  • Использование программ Microsoft Office Access 2003 или Office Excel 2003 для просмотра и редактирования данных, сохраненный в списках на узле рабочей группы.

  • Синхронизация календаря и списка контактов Office Outlook 2003 с узлом рабочей группы.

  • Создание узла рабочей области для документов из программы Office Word 2003.

Попробуйте. Откройте документ в программе Office Word 2003, Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003 или Microsoft Office Visio 2003. В меню Сервис выберите команду Общая рабочая область. В области задач "Общая рабочая область" введите или выберите URL-адрес веб-узла на основе Windows SharePoint Services, на котором будет находиться узел рабочей области для документов. (Рабочая область будет создана в виде узла нижнего уровня, так что необходимо иметь разрешения для создания узла рабочей области для документов на этом веб-узле.) Нажмите кнопку Создать.

Примечание : Все приведенные здесь организации, продукты, имена доменов, адреса электронной почты, эмблемы, люди, места и события являются вымышленными. Любые связи с реальными организациями, продуктами, именами доменов, адресами электронной почты, эмблемами, людьми, местами и событиями являются случайными.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×