Обзор: советы и рекомендации по управлению использованием сайта группы

Обзор: советы и рекомендации по управлению использованием сайта группы

Если вы владелец сайта группы, рекомендуем вам создать модель управления политиками, процессами, ролями и обязанностями для сайта. С помощью этой модели можно управлять работой на сайте. Например, можно использовать обязательное извлечение файлов, чтобы несколько сотрудников не пытались одновременно редактировать один и тот же файл, или разрешить создание дочерних сайтов только определенным людям. В этой статье представлены общие сведения и рекомендации, касающиеся создания такой модели.

Примечание : Если вам нужны пошаговые инструкции по созданию сайта, см. статью Создание сайта SharePoint.

В этом разделе...

Понятие управления

Элементы модели управления

Создание дочерних сайтов

Управление разрешениями

Структура данных

Требование извлечения файлов

Отслеживание версий

Требование утверждения документа

Получение сведений об изменениях

Создание рабочих процессов

Определение типов контента

Аудит

Жизненный цикл и удаление сайта

Ограничения хранилища

Настройка

Навигация

Поиск

Роли и обязанности по поддержке сайта

Защита данных

Понятие управления

Важной, но часто невидимой частью любого сайта является его модель управления — набор политик, ролей, обязанностей и процессов, заданных для того, чтобы определить порядок работы участников группы с SharePoint.

Во многих организациях на уровне центра администрирования или семейства сайтов существует модель управления, созданная и поддерживаемая ИТ-отделом или группой.

Владельцам дочерних сайтов в семействе сайтов, например сайта группы, мы рекомендуем создать собственные дополнительные модели управления для решения своих конкретных вопросов.

Использование модели управления позволяет упростить выполнение следующих задач:

  • информирование пользователей сайта в случаях, когда они должны создать новый дочерний сайт, а не список или другой контент сайта;

  • удаление дочерних сайтов и контента по истечении срока их действия, чтобы освободить дисковое пространство и обеспечить корректные результаты поиска;

  • обеспечение доступа к контенту для соответствующих пользователей;

  • информирование владельцев дочерних сайтов о доступных им шаблонах и темах;

  • беспрепятственная передача прав владения сайтом другому пользователю.

Элементы модели управления

Ваша модель управления служит для решения следующих вопросов:

  • создание сайта;

  • управление разрешениями;

  • структура данных;

  • жизненный цикл и удаление сайта;

  • ограничения хранилища;

  • классификация данных;

  • настройка;

  • защита данных;

  • навигация;

  • поиск;

  • роли и обязанности по поддержке сайта.

Некоторые из этих вопросов, возможно, уже решены в модели управления на уровне организации или семейства сайтов — например, известен объем места на диске для сайта и то, какого рода настройку можно выполнить для изменения внешнего вида и функций сайта. Другие вопросы могут быть неактуальны в зависимости от сложности сайта группы и от количества работающих с ним людей. Однако даже если не требуется принимать решения по этим вопросам, все же полезно знать об уже принятых решениях, чтобы сообщить об этом пользователям и соответствующим образом применить политики.

Ниже приведены некоторые соображения, которые следует учесть при настройке нового сайта.

Создание дочерних сайтов

Возможно, участникам группы нужно предоставить права на создание дочерних сайтов на сайте группы для использования в определенных проектах.

Возможность самостоятельно создавать дочерние сайты может быть очень полезной для группы, но не должна быть бесконтрольной. Свободное создание дочерних сайтов может привести к различным проблемам, например:

  • пользователям трудно найти нужный дочерний сайт, или они не уверены, что таковой существует;

  • данные могут дублироваться на нескольких дочерних сайтах, занимая дорогостоящее место на диске и требуя дополнительных усилий на поддержку;

  • на дочерних сайтах могут храниться устаревшие (возможно, на годы) данные, которые отображаются в результатах поиска. По этой причине трудно определить, какие версии данных верны;

  • управление разрешениями для большого числа дочерних сайтов может создать существенную нагрузку, и пользователи могут случайно получить доступ к данным, не предназначенным для них;

  • при выходе сотрудников из состава группы созданные ими дочерние сайты могут остаться без владельца, что создаст путаницу и исказит результаты поиска для остальных пользователей сайта.

Чтобы сэкономить время и силы, можно установить некоторые политики создания сайтов, направленные на решение перечисленных ниже вопросов.

  • Кому разрешено создавать дочерние сайты?

  • Должны ли новые дочерние сайты быть предварительно утверждены? Если да, то кто выполняет утверждение и каковы его критерии?

  • Следует ли на новых дочерних сайтах использовать заданные шаблоны и темы?

  • Какой объем данных может храниться на сайте? (Т. е. сколько места на диске сервера может занимать сайт?)

  • Каковы правила применения стратегий навигации на сайте?

  • Как долго на дочерних сайтах должны храниться данные, прежде чем они будут удалены или помещены в архив?

Дополнительные сведения см. в статье Создание сайта или дочернего сайта.

Управление разрешениями

Целостность, конфиденциальность и безопасность важных для организации данных зависит от того, насколько безопасен сайт, и, в частности, от того, кому предоставлен доступ к нему.

Предоставление и ограничение доступа к сайту называется управлением разрешениями, и это одна из наиболее важных обязанностей владельца сайта.

Ниже представлено несколько советов, которые следует учитывать при разработке стратегии разрешений.

  • Следуйте принципу предоставления минимальных прав. Предоставляйте пользователям только минимальные разрешения, достаточные для выполнения назначенных им задач.

  • Предоставляйте пользователям доступ, добавляя их в стандартные группы по умолчанию (такие как "Участники", "Посетители" и "Владельцы"). Сделайте большинство пользователей членами группы "Участники" или "Посетители" и ограничьте количество членов группы "Владельцы".

  • Создайте прозрачную и наглядную иерархию с помощью наследования разрешений. Это означает, что нужно стараться предоставлять разрешения не отдельным пользователям, а группам. Когда это возможно, дочерние сайты должны наследовать разрешения сайта группы, а не иметь уникальные разрешения.

  • Организуйте контент так, чтобы использовать преимущества наследования разрешений. Возможно, имеет смысл сегментировать контент по уровням безопасности, т. е. создать сайт или библиотеку для конфиденциальных документов, а не размещать их в библиотеке большего размера и защищать с помощью уникальных разрешений.

Сведения о настройке разрешений см. в статье Уровни разрешений в SharePoint или Изменение разрешений для списка, библиотеки или отдельного элемента.

Структура данных

Структура данных сайта напоминает оглавление книги: она определяет принципы организации сведений сайта (веб-страниц, документов, списков и данных) и их предоставления пользователям. Структура данных часто фиксируется в виде иерархического списка контента сайта, ключевых слов для поиска, типов данных и других понятий.

Чтобы создать структуру данных, необходимо проанализировать сведения, которые будут представлены на сайте. Ниже перечислено несколько вопросов, которые можно использовать для разработки структуры данных.

  • Какой контент будет представлен на сайте? Как он будет преобразован в дочерние сайты, списки, библиотеки и другие элементы?

  • Каким образом данные будут представлены на сайте?

  • Как пользователи будут перемещаться по сайту?

  • Каким образом будет обеспечиваться соответствие данных потребностям целевых аудиторий?

  • Как будет настроен и оптимизирован поиск?

Часть структуры данных может включать в себя классификацию сведений.

Если данные, с которыми ведется работа, имеют большую ценность для компании, требуют специальных мер безопасности или должны соответствовать определенным нормативам, вы можете создать схему классификации, чтобы определить, какие типы контента требуют особого внимания.

Упорядочив данные в определенные списки и библиотеки, можно использовать функции управления для контроля работы с контентом. Ниже приведены некоторые примеры.

Требование извлечения файлов

Требование извлечения файлов — это гарантия того, что только один пользователь может редактировать файл до тех пор, пока он не будет возвращен в библиотеку. Требование извлечения файлов позволяет избежать конфликтов и путаницы из-за того, что несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл. Требование извлечения файлов также может служить для напоминания участникам групп о том, чтобы они добавляли комментарии при возврате файла в библиотеку, облегчая этим самым отслеживание версий. Дополнительные сведения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.

Отслеживание версий

Если необходимо хранить предыдущие версии файлов, библиотеки могут помочь отслеживать, хранить и восстанавливать файлы. Все версии можно отслеживать одинаковым способом. Можно также назначить некоторые версии основными (например, при добавлении в руководство новой главы), а другие — дополнительными (например, при исправлении орфографической ошибки). Чтобы упростить управление дисковым пространством, для каждого типа версий можно указать количество хранимых файлов. Дополнительные сведения см. в статье Принципы управления версиями в списках и библиотеках.

Вы можете указать, что утверждение документа обязательно. Документы будут оставаться в состоянии ожидания утверждения до тех пор, пока не будут утверждены или отклонены пользователем, обладающим соответствующим разрешением. Можно управлять тем, какие группы пользователей имеют право просматривать документ до его утверждения. Эта возможность полезна, если библиотека содержит важные инструкции или процедуры, которые должны предоставляться другим сотрудникам только в окончательном виде. Дополнительные сведения см. в статье Требование утверждения элементов в списке или библиотеке.

Библиотеки поддерживают технологию RSS, что позволяет участникам рабочей группы автоматически получать и просматривать обновления (каналы) новостей и информации в централизованном расположении. Вы можете использовать технологию RSS для оповещения о любых изменениях в библиотеке, например об изменении хранящихся в ней файлов. Благодаря RSS-каналам участники рабочей группы могут просматривать сводный список измененных файлов. Можно также создать оповещения, рассылаемые по электронной почте при изменении файлов. Дополнительные сведения см. в статье Управление RSS-каналами сайта или семейства веб-сайтов.

Для библиотеки документов или типа контента могут использоваться рабочие процессы, определенные организацией для бизнес-процессов, например управление утверждением или рецензированием документов. К документам группы можно применять бизнес-процессы, называемые рабочими процессами, которые определяют последовательность действий, например при утверждении или переводе документов. Рабочий процесс позволяет автоматически перемещать документы или элементы от одного этапа действий или задач к другому. По умолчанию в библиотеках доступны три рабочих процесса: "Утверждение" (направляет документ группе людей для его утверждения), "Сбор отзывов" (направляет документ группе людей для получения отзывов и возвращает собранные данные пользователю, запустившему этот процесс) и "Сбор подписей" (направляет документ группе людей для получения их цифровых подписей). Дополнительные действия см. в статье Рабочие процессы в SharePoint.

Если группа работает с файлами нескольких типов, например с электронными таблицами, презентациями и документами, можно расширить ее функции, разрешив и определив несколько типов контента. Типы контента повышают гибкость и согласованность библиотек. Для каждого типа контента можно указать шаблон и даже рабочие процессы. Шаблоны содержат основное форматирование, стандартный текст и свойства, которые применяются к документам этого типа, например название отдела или номер контракта. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.

Если у вас есть набор конфиденциальных файлов и требуется отслеживать использование документов, можно задать политику, позволяющую выполнять аудит таких событий, как изменение, копирование и удаление файлов. Дополнительные сведения см. в статье Настройка параметров аудита для семейства веб-сайтов.

Жизненный цикл и удаление сайта

Сайты, содержащие документы и обсуждения, имеют тенденцию простаивать после исчерпания своего ресурса полезности. При этом они по-прежнему занимают ценное дисковое пространство и являются причиной искажения результатов поиска. Целесообразно составить расписание для проверки сайтов и их контента (не реже раза в год), чтобы определить, следует ли сохранять их на сервере

Кроме того, нужно учесть, что в модели управления организации может быть предусмотрен поиск устаревших сайтов. Например, администратор может автоматически удалять сайты, на которых отсутствовала активность в течение 90 дней. При этом владелец сайта получит по электронной почте соответствующее предупреждение. Дополнительные сведения о политиках жизненного цикла и удаления см. в статье Политики закрытия сайтов.

Ограничения хранилища

Администратор может установить ограничение на объем дискового пространства, доступного для группы. Вам нужно выяснить, существует ли такое ограничение, и если да, то решить, как распределить место для сайтов, страниц и библиотек.

По умолчанию на сервере SharePoint Server размер одного документа, который может быть загружен в библиотеку документов, не должен превышать 50 МБ. Кроме того, по умолчанию владельцы сайта группы получают уведомления о достижении 90 % выделенной квоты.

Выяснив установленные ограничения, вы можете использовать функции контроля версий или аудита, чтобы обеспечить их соблюдение для сайта. Дополнительные сведения см. в статье Управление ограничениями хранилища для семейства веб-сайтов.

Настройка

В организациях часто имеются стандартизированная фирменная символика, шаблоны или макеты сайтов, которые являются предпочтительными или обязательными для использования. До какой степени пользователи могут настраивать внешний вид своих сайтов и страниц?

Чтобы контролировать этот аспект, можно жестко определить для конкретных пользователей разрешения на настройку сайта. Также вы можете использовать стандартизированные макеты страниц, чтобы обеспечить соблюдение определенных требований, например обязательное отображение в верхнем левом углу каждого сайта сведений о его владельце.

Еще можно разработать рекомендации относительно функций, которые сотрудникам разрешено использовать на своих дочерних сайтах. Например, можно попросить пользователей не использовать веб-части, для которых нужно изменять исходный код.

Или, наоборот, можно предоставить каждому члену группы свободный доступ к приложению SharePoint Designer, чтобы они могли вносить любые изменения.

Дополнительные сведения о настройке сайтов см. в статье Настройка сайта группы или Введение в настройку узлов и страниц.

Навигация

Элементы навигации помогают просматривать нужный контент. Можно настроить два из них: верхнюю панель ссылок и панель быстрого запуска.

С помощью страниц настроек для списка или библиотеки можно выбрать списки и библиотеки, которые должны отображаться на панели быстрого запуска. Можно также изменить порядок ссылок и добавить или удалить разделы, в которые они организованы. Например, если в вашем разделе списков оказалось слишком много списков, можно добавить новый раздел для ссылок на списки задач.

Верхняя панель ссылок позволяет перейти на другие сайты в семействе сайтов с помощью вкладок в верхней части каждой страницы сайта. При создании сайта можно включить его в верхнюю панель ссылок родительского сайта; кроме того, можно использовать на нем верхнюю панель ссылок родительского сайта.

Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о навигации на сайте или Настройка навигации на сайте группы.

Поиск

Контент отображается во многих местах: на сайтах, в списках, библиотеках, веб-частях и столбцах. По умолчанию, когда кто-то выполняет поиск на сайте, в результатах поиска присутствует контент со всех дочерних сайтов.

Как владелец сайта, вы можете исключить контент своего сайта из результатов поиска. В этом случае из результатов поиска также исключается контент всех его дочерних сайтов.

По умолчанию контент с ограниченными разрешениями не отображается в результатах поиска для пользователей, не имеющих разрешений на его чтение. Этот параметр можно изменить, чтобы контент с ограниченным доступом отображался в результатах поиска, но его не могли открыть пользователи, не обладающие соответствующими разрешениями.

Дополнительные сведения см. в статье Обзор администрирования поиска в SharePoint Online или Настройка веб-части "Поиск контента" в SharePoint.

Роли и обязанности по поддержке сайта

Мы рекомендуем определить роли и обязанности, чтобы уменьшить беспорядок на сайте, который может возникнуть при выходе сотрудников из группы или добавлении в нее новых участников. Ниже представлено несколько понятий, подходящих для описания ролей и обязанностей применительно к сайту.

  • Обучение: базовое обучение навигации, поиску и управлению документами может оказаться очень полезным для людей, не имеющих опыта работы с продуктом.

  • Поддержка: можно назначить специалиста из своей группы для поиска и устранения неполадок и связи с администратором.

  • Соблюдение правовых и организационных норм: иногда эта задача может сводиться только к поддержке ссылок на соответствующие рекомендации в актуальном состоянии, но лучше назначить ответственного.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование веб-сайтов и управление пользователями и Управление администраторами семейства веб-сайтов.

Защита данных

Функции езервного копирования и восстановления обеспечивают защиту данных от случайной потери. Частоту резервного копирования, а также скорость и уровень восстановления задает администратор. Дополнительные сведения см. в статье Обзор резервного копирования и восстановления или Управление корзиной семейства веб-сайтов SharePoint Online.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×