Обзор политик удаления документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Важно : Перемещение вперед, мы рекомендуем использовать политику хранения или наклеек, созданных в группе безопасности и центр соответствия вместо политики удаления документа. Удаление политики документа будут действовать рядом политики хранения, но если вам нужно сохранить или удалить содержимое в любом месте в Office 365, мы рекомендуем использовать политику хранения. Дополнительные сведения узнать в статье политики хранения вместо этих функций.

Ваша организация может потребоваться сохранять документы в течение определенного времени из-за соответствие юридическим, или другие бизнес-требований. Тем не менее если ваша организация отслеживает длиннее необходимые документы, создайте ненужных юридического риска. Со стратегией удаления документа заблаговременное снизить риск можно, удалив документов на сайте после определенного периода времени — например, можно удалить документы на сайтах OneDrive для бизнеса пользователей пять лет после были созданы документы.

Политики удаления документа — это мощное еще гибкие — например, вы можете:

  • Предоставить владельцам сайтов возможность выбора из политик, которые создаются и управляются централизованно. Вы также можете разрешить владельцам сайтов совсем отказаться от политик, если они решат, что те не соответствуют их контенту.

  • Один обязательный политику на всех сайтах семейства веб-сайтов, например все сайты OneDrive для бизнеса или даже применять политику для всех семейств веб-сайтов создан на основе шаблона коллекции определенного сайта, например шаблон сайта группы.

  • Предоставить политику по умолчанию с правилом по умолчанию, которое будет автоматически применяться без каких-либо действий со стороны владельцев сайтов.

  • Создать политику, содержащую несколько правил удаления, из которых владелец сайта может выбирать.

Создание и управление политиками удаление документа с помощью центра политики удаления документа, который можно найти в разделе хранения в Office 365 Центр безопасности и соответствия требованиям. Кроме того можно создать центр политики вручную, Создание семейства веб-сайтов и выбрав команду Центр соответствия политики на вкладке « Корпоративный ». Каждый клиент может иметь только один центр политики удаления документов и он будет создан автоматически при запуске из Центр безопасности и соответствия требованиям.

Домашняя страница Центра политик удаления документов

Когда следует использовать политики удаления документов?

Помимо политики удаления документов Office 365 предоставляет эти политики хранения для контента сайта:

Политика каждого типа лучше всего подходит для определенного типа сайта или данных. Например, у вашей организации есть сайт с четкой структурой, на котором используется контент такого типа, как финансовый сайт для договоров или база знаний для статей. В этом случае можно использовать политики типов контента. Если же вашей организации требуется хранить юридические документы, вы можете использовать типы контента и центр записей для реализации плана файлов.

Политики удаления документов не заменяют политики управления записями или сведениями, которые лучше всего работают со структурированными данными и типами контента. Используйте политики удаления документов, когда вам требуется широкое управление автоматическим удалением неструктурированных данных, таких как сайты OneDrive для бизнеса и сайты групп.

Схема с параметрами хранения для контента сайта

Если вы применяете политику удаления документов к сайту, на котором уже используются политики типов контента или политики управления сведениями для списка или библиотеки, такие политики игнорируются, пока действует политика удаления документов. Это значит, что при планировании сайта вам следует использовать только политики, предназначенные либо для структурированного, либо для неструктурированного контента, но не те и другие одновременно. Дополнительные сведения о том, как политики удаления документов переопределяют другие политики, см. в статье Применение или удаление политики удаления документов для сайта.

Политики удаления документов, в отличие от других политик, работают только с библиотеками документов (со списками не работают).

Политики и правила удаления

Политика удаления документов содержит одно или несколько правил удаления, которые определяют:

  • период времени до удаления документа;

  • дату, от которой отсчитывается дата удаления: дата создания или дата последнего изменения;

  • действие по удалению: в корзину или без возможности восстановления.

Если политика содержит несколько правил, владельцы сайтов могут выбрать то из них, которое лучше всего подходит для их контента.

Страница создания правила удаления

Политики и назначения

После создания политики удаления документа можно назначить его в шаблон семейства сайтов — например, можно назначить политику OneDrive для бизнеса шаблон, включая каждый пользователь сайта OneDrive. При назначении политики семейства сайтов шаблона сайта, это относится к всех семейств веб-сайтов уже создан на основе этого шаблона, кроме семейств веб-сайтов в будущем создан на основе этого шаблона.

Страница выбора шаблонов с параметром OneDrive

Политику также можно назначить определенному семейству веб-сайтов, в результате чего будут переопределены все политики, которые были назначены шаблону этого семейства веб-сайтов. Например, вы можете назначить политики шаблону сайта группы, а затем переопределять их, применяя разные наборы политик к определенному семейству веб-сайтов, созданному на основе этого шаблона.

Одна обязательная политика или несколько политик на выбор

При назначении политики вы можете сделать ее обязательной, чтобы можно было назначать только эту политику и чтобы она применялась ко всем сайтам в семействе веб-сайтов. Владельцы сайтов не могут отказаться от обязательной политики, то есть документы на сайте при любых обстоятельствах подпадают под действие политики удаления.

Вы также можете вместо одной обязательной политики назначить семейству веб-сайтов несколько политик, из которых каждый владелец сайта сможет выбрать подходящую для своего контента или даже отказаться от всех. Например, можно создать одну политику для обычных рабочих документов и другую — для финансовых документов, у которых другое расписание хранения. Чаще всего владелец сайта лучше знает, какой контент содержит его сайт и соответственно какую политику удаления документов нужно применить. К каждому сайту можно применить только одну политику.

Одно правило или несколько правил на выбор

В свою очередь, каждой политики может содержать несколько правил — например, удаления политики для общих деловых документов, возможно, два правила:

  • Документы, хранение которых не обусловлено юридическими обязательствами или текущими деловыми нуждами, не должны храниться дольше года с момента создания.

  • Документы, необходимые для активной работы, срок использования которых не ограничивается одним годом, не должны храниться дольше трех лет с момента создания.

Владелец сайта может определить, что на его сайте находятся обычные рабочие документы, выбрать эту политику удаления, а затем выбрать в ней правило. Правило можно выбрать только из политики, которая в настоящее время применена к сайту (не из любой политики), и оно будет применяться ко всем библиотекам документов на этом сайте.

Взаимосвязь между семействами веб-сайтов, политиками и правилами

Стандартная взаимосвязь такова:

Семейству веб-сайтов или шаблону семейства веб-сайтов может быть назначено несколько политик, при этом каждая из них может включать несколько правил. Тем не менее активной на сайте может быть только одна политика, а для библиотек на сайте постоянно активным может быть только одно правило удаления.

Схема, показывающая связь между политиками

Политики удаления документов наследуются

Политики удаления документов наследуются, так же как разрешения, навигация и многие другие функции сайтов. Владелец сайта выбирает политику удаления документов для своего сайта, и все дочерние сайты наследуют ее от родительского сайта. Владелец дочернего сайта может прекратить наследование, выбрав другое сочетание политик и правил, которые будут применяться ко всем дочерним сайтам до следующего прекращения наследования.

Первое назначение политик удаления документов

Важно понять, что период времени, указанный в документе удаления политики означает время с момента создания или изменения, не время с момента назначена политика документа. Например может создать политику удаления документа, окончательное удаление двух лет после они были созданы документы и затем назначить этой политики семейства сайтов шаблона сайта, из которой были созданы четыре или пять лет несколько семейств веб-сайтов. В этом случае вполне вероятно, что существующие семейств веб-сайтов содержат много документов, которые уже есть старше двух лет, указанным в политике удаления — это означает, что много содержимое будет удалена после назначения политики удаления документа в первый раз.

При первом назначении политики все документы на сайте оцениваются и в случае соответствия условиям удаляются. Это применимо ко всем существующим документам, а не только к новым документам, созданным после назначения политики. Следует также помнить, что период времени определяет возраст каждого документа, а не время, прошедшее с момента первого назначения политики.

Поэтому перед первым назначением политики сайту вам нужно учесть возраст имеющегося контента и то воздействие, которое может оказать на него политика. Кроме того, прежде чем назначать новую политику для сайтов, вы можете связаться с их владельцами, чтобы дать им время для оценки возможных последствий.

Задержка для распространения политик

После назначения политик семейству веб-сайтов владельцы сайтов с помощью ссылки Политики удаления документов на странице Параметры сайта просматривают доступные политики и применяют их к сайту.

Политики удаления документов ссылка не отображается, если политики предоставлено семейство веб-сайтов. Кроме того, ссылка не отображается сразу же после политики назначения на сайт, может потребоваться до 24 часов из при политик назначаются при появлении ссылку Политики удаления документов.

Разрешения

Участникам группы обеспечения соответствия требованиям, которые будут использовать центр политики удаления документов, необходимы разрешения в центре политики и в семействах веб-сайтов, к которым политики будут применяться. Рекомендуем сделать следующее:

  1. Создание группы безопасности, которая содержит все пользователи центра документов удаления политики — скорее соответствия политики управления группы. Группы безопасности Manage Mail-Enabled более подробные сведения.

  2. В центре документов политики удаления назначьте семейства веб-сайтов разрешения владельца группы безопасности. Разрешения для администраторов семейства веб-сайтов более подробные сведения.

  3. В каждом семействе веб-сайтов, которому нужно назначить политики удаления документов, назначьте группе безопасности разрешения владельца семейства веб-сайтов.

Как политики удаления документов работают с политиками хранения?

Политика хранения обеспечивает сохранение контента в течение заданного периода времени, а политика удаления документов — удаление всего контента по окончании заданного периода времени.

Если вам необходимо хранить документы в течение определенного периода времени, вы можете использовать политику хранения вместе с политикой удаления. Например, можно хранить документы три года с момента их изменения и настроить политику удаления, чтобы документы удалялись по окончании этих трех лет.

Политика удаления не может переопределить политику хранения. Если сайт помещен на хранение, а политика удаления документов удаляет документ, этот документ сохраняется в архивной библиотеке, как если бы он был удален вручную.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

См. также

Создание политики удаления документов

Применение или удаление политики удаления документов для сайта

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×