Обзор политик сохранения

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Важно : Если вы используете политику хранения, эта политика автоматически преобразуются в политику хранения, — это новая функция, которая выполняет политики хранения и многое другое. Политики хранения продолжает работать и сохранять содержимое без необходимости вносить изменения от вас. Эти политики можно найти на странице хранения в безопасности и поместить в центре соответствия. Дополнительные сведения можно найти что произошло с политиками хранения?

Чтобы соответствовать принятым в отрасли правилам или внутренним политикам, организациям часто требуется хранить материалы в течение определенного периода времени. Благодаря политике сохранения в Office 365 можно хранить содержимое на сайтах, в почтовых ящиках и общедоступных папках бесконечно или в течение определенного периода времени. Кроме того, вы можете задать диапазон дат и ключевые слова, чтобы хранить лишь определенное содержимое.

Например, можно хранить содержимое определенных почтовых ящиков и сайтов отдела продаж на протяжении семи лет, а затем сузить область условий политики сохранения, указав, что нужно хранить только содержимое за последние два года, если оно содержит имя определенного клиента.

Пользователи могут и дальше редактировать содержимое, подпадающее под область действия политики сохранения, и работать с ним в обычном режиме, потому что оно хранится в первоначальном расположении. Однако, если кто-то редактирует или удаляет такое содержимое, его копия сохраняется в безопасном расположении до момента окончания действия политики сохранения.

Наконец в некоторых организациях может потребоваться соответствуют правилам определено нормативным тексты, например правило ценным бумагам и биржам (SEC) 17a-4, которое потребует, что после включения политики хранения он не может быть отключен или внесены Подрядчик. Чтобы удовлетворить это требование, можно использовать блокировки сохранение. После блокировки элемента политики, ни один, включая администратора — можно отключить политику и сделать его более жесткие ограничения.

Создание и управление политиками хранения на странице хранения в Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365.

Страница "Хранение" в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365

Примечание : Для включения Exchange Online почтовых ящиков в политику хранения, почтовый ящик должно быть назначено Exchange Online (план 2) лицензии. Почтовый ящик назначена лицензия Exchange Online (план 1), необходимо назначить его отдельная лицензия Exchange Online архивации для включения в политику хранения.

Воздействие политики сохранения на содержимое

При добавлении сайта, почтового ящика или общедоступной папки в политику сохранения содержимое остается в исходном расположении. Пользователи могут продолжать работу с документами или почтой, но копия содержимого на момент включения политики сохраняется. Содержимое сайтов сохраняется в архивной библиотеке, а почтовых ящиков и общедоступных папок — в папке "Элементы для восстановления". Эти безопасные расположения и сохраняемое содержимое не видны большинству пользователей. Они могут даже не подозревать, что к их содержимому применяются правила политики сохранения.

Схема, показывающая, как работают политики сохранения

Содержимое сайта

Политика сохранения применяется на уровне сайта. Когда сайт добавляется в политику сохранения, создается архивная библиотека, если она еще не существует. Большинство пользователей не могут просматривать архивную библиотеку, так как она видна только владельцам семейства веб-сайтов.

Если пользователь попытается изменить или удалить содержимое на сайте, подпадающее под действие политики сохранения, сначала выполняется проверка, изменялось ли содержимое с момента включения политики. Если это первое изменение с момента включения политики, содержимое копируется в архивную библиотеку, после чего пользователь может изменить или удалить первоначальное содержимое. Обратите внимание, что любое содержимое на сайте можно скопировать в архивную библиотеку, даже если оно не соответствует параметрам запроса, используемого политикой сохранения.

После этого задание таймера очищает архивную библиотеку. Задание таймера периодически запускается, чтобы проверить все содержимое в архивной библиотеке на соответствие фильтрам, которые используются политиками сохранения на сайте. Если содержимое не соответствует хотя бы одному из фильтров, задание таймера окончательно удаляет содержимое из архивной библиотеки.

Предыдущий применяется к содержимому, существует при применении политики хранения. Кроме того будут сохранены новое содержимое, создал или добавить на этот сайт после появилось в политике после удаления. Тем не менее новое содержимое не копируются на сохранение удерживайте библиотеки первый время изменена, только тогда, когда она будет удалена. Чтобы сохранить версий для всех файлов, вам нужно включить управление версиями, в разделе более поздней версии для управления версиями.

Почтовый ящик и содержимое общедоступной папки

Для почты и других пользовательских элементов политика сохранения применяется на уровне почтового ящика. Для общедоступной папки политика сохранения применяется на уровне папки, а не почтового ящика. Почтовый ящик и общедоступная папка для сохранения элементов используют папку "Элементы для восстановления". Только пользователи, которым назначены разрешения для обнаружения электронных данных, могут просматривать папку "Элементы для восстановления" другого пользователя.

По умолчанию, когда пользователь удаляет сообщение из любой папки, кроме папки "Удаленные", оно перемещается в эту папку. Когда пользователь удаляет элемент из папки "Удаленные", сообщение будет перемещено в папку "Элементы для восстановления", и пользователь больше не сможет его просматривать. Кроме того, пользователь может обратимо удалить элемент из любой папки в обход папки "Удаленные" и поместить его непосредственно в папку "Элементы для восстановления" с помощью клавиш SHIFT+DELETE.

Когда почтовый ящик добавляется в политику сохранения, удаленные элементы перемещаются в папку удержания обнаружения внутри папки "Элементы для восстановления". Когда помощник по обслуживанию почтовых ящиков периодически их обрабатывает, он оценивает сообщения в этой папке. Если содержимое не соответствует хотя бы одному из фильтров, используемых политикой сохранения, помощник по обслуживанию почтовых ящиков окончательно удаляет содержимое из папки "Элементы для восстановления".

Папка элементов, подлежащих восстановлению также содержит папку версий. При попытке пользователя изменять некоторые свойства элемента, находящегося в почтовый ящик — например тему, тело вложения, отправителей и получателей, или дата отправлено или получено сообщение — копию исходного элемента сохраняется в папке версий перед сохранением изменений. Это происходит для каждого последующего изменения. После удаления политики сохранения копии в папке версий удаляются помощником почтового ящика.

Расположение политики сохранения

При создании политики сохранения она хранится централизованно в Центр безопасности и соответствия требованиям и затем развертывается в разных источниках содержимого, добавленных в политику, например сайтах, почтовых ящиках и общедоступных папках.

После развертывания политики сохранения в этих источниках содержимого она работает так же, как хранение на месте обнаружения электронных данных. Дополнительные сведения о хранении на месте см. по ссылкам:

Политика сохранения и удержание обнаружения электронных данных

Хотя обе этих функций сохраняют содержимое, их следует различать, так как они служат для разных целей:

  • Если необходимо сохранить содержимое в рамках требований по хранению, используйте политику сохранения. Например, если нужно хранить содержимое в течение семи лет в рамках плана по хранению, используйте политики сохранения. Политика сохранения может хранить содержимое в течение определенного периода времени, а в его конце содержимое автоматически исключается из политики. Политику также можно заблокировать, чтобы никто не мог ее отключить или сделать менее строгой. Удержание обнаружения электронных данных невозможно заблокировать или включить на определенный период времени. Кроме того, политика сохранения обычно действует несколько лет, а удержание обнаружения электронных данных временное и обычно длится только на протяжении судебного разбирательства.

    Политику сохранения можно создать без дополнительных действий, которые могут потребоваться для обнаружения электронных данных, например создания временных хранилищ, добавления участников или поиска содержимого.

  • Для удержания содержимого в рамках юридического требования или обнаружения электронных данных используйте удержание обнаружения электронных данных. Например, если необходимо удержание содержимого в определенном расположении в рамках юридического запроса, используйте удержание обнаружения электронных данных. При обнаружении электронных данных соответствующее запросу содержимое обычно конфиденциально, или доступ к нему привилегирован, поэтому различные запросы могут быть доступны не всем пользователям. Кроме того, обнаружение электронных данных поддерживает поиск содержимого, результаты которого можно сохранять, предварительно просматривать, анализировать с помощью функции Advanced eDiscovery или экспортировать.

    В отличие от политики сохранения удержание обнаружения электронных данных невозможно включить на определенный период времени: оно действует, пока не будет выключено или удалено. Кроме того, удержание обнаружения электронных данных невозможно заблокировать.

Работа политики сохранения с версиями документов на сайте

Политики хранения не сохраняются автоматически всех версий документа на веб-сайте. Чтобы сделать это, вам нужно включить управление версиями для библиотеки документов на сайте. Дополнительные сведения читайте в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Если документ удаляется с сохраняемого сайта и для библиотеки включено управление версиями, будут сохранены все версии удаленного документа.

Если управление версиями документов не включено и элемент подпадает под действие нескольких политик сохранения, то сохраняется только текущая версия на момент включения каждой политики сохранения. Например, если версия 27 элемента — самая последняя на момент первого сохранения сайта, а версия 51 — на момент второго, то сохраняются обе версии: 27 и 51.

Фильтрация политики сохранения

Вы можете сузить содержимое, подпадающее под политику сохранения, задав диапазон дат и ключевые слова.

Использование ключевых слов и диапазонов дат в качестве фильтров при создании политики сохранения

Фильтрация с помощью ключевых слов

Политики хранения поддерживает языка запросов по Ключевым словам. Например, можно использовать основные операторы like AND и OR, и можно сделать поиск по сходству которых «маркетинг NEAR(30) wingtip» определяет результаты где «wingtip» входит в состав 30 символов «маркетинг». Запрос ключевого слова помогает находить и сохранить только что соответствующий контент.

Фильтрация с помощью диапазона дат

Вы также можете создать фильтр для политики, чтобы она сохраняла только содержимое в определенном диапазоне дат. Для сообщений необходимо указать дату получения, а для документов и сайтов — дату изменения. Это означает, что вы можете сохранять содержимое, включающее полученные письма и измененные документы в определенном диапазоне дат, до заданной даты или после нее.

Сохранение содержимого в течение определенного периода времени

Благодаря политике сохранения можно хранить содержимое бесконечно или в течение определенного количества дней, месяцев или лет. Обратите внимание, что длительность сохранения содержимого учитывает его возраст, а не дату создания соответствующей политики.

Например, если вы хотите сохранять содержимое на сайте семь лет и документ на этом сайте не изменялся шесть лет, он будет храниться всего один год, если в него не будут внесены изменения. Если документ изменяется, его возраст рассчитывается с даты последнего изменения, и он будет храниться следующие семь лет.

Аналогично, если вы хотите сохранить содержимое почтового ящика на семь лет, а сообщение отправлено шесть лет назад, оно будет храниться всего один год, если не будет изменена дата его получения. В этом случае новая версия сообщения до изменения сохраняется в папке "Элементы для восстановления", и возраст сообщения вычисляется на основе новой даты получения, а сообщение будет храниться следующие семь лет.

Параметр длительности для новой политики сохранения

Блокировка политики сохранения

В некоторых организациях может требоваться в соответствии с правилами, определяемый нормативным тексты, например правило ценным бумагам и биржам (SEC) 17a-4, которое потребует, что после включения политики хранения он не может быть отключен или внесены Подрядчик. С блокировки сохранение, вы можете заблокировать политики таким образом, что никто, включая администратора — можно отключить политику и сделать его более жесткие ограничения.

После блокировки элемента политики, ни один отключить его или удалить содержимое из политики. И его невозможно изменить или удалить содержимое, которое регламентируется политики период хранения. После блокировки элемента политики, только можно изменить политику хранения способами, добавив в него содержимое или увеличив его длительность. Заблокированные политики можно увеличить или расширенных, но ограниченной или отключена.

Поэтому, прежде чем блокировать политику сохранения, необходимо изучить требования по соблюдению соответствий, действующие в организации, и убедиться, что блокировка политики вам действительно необходима.

Параметр выключения политики сохранения

Как отключить политики хранения

Если вы решите не блокировать политику сохранения, ее можно дезактивировать в любой момент, даже до окончания заданного периода времени. Для этого достаточно просто отключить ее.

Параметр отключения политики сохранения на странице "Хранение" Центра безопасности и соответствия требованиям

Однако нельзя удалить политику хранения, пока политики остаются активными. Чтобы удалить политику хранения, сначала отключите и удалите политику.

После отключения политики хранения всех элементов взыскана этой политики в удерживайте сохранение библиотеки или папки элементов, подлежащих восстановлению имеют право для описанный выше процесс стандартных очистки. Обратите внимание, что это означает, что элементы выпуска из политики не удаляются немедленно; Вместо этого они сохраняются в удерживайте сохранение библиотеки или папки элементов, подлежащих восстановлению пока процесс периодически очищает библиотеки или папки.

Использование политик сохранения с политиками хранения и удаления документов

Политика сохранения обеспечивает хранение содержимого бесконечно или в течение определенного периода времени, а политика хранения для почтового ящика и политика удаления документов для сайта гарантируют, что содержимое удаляется через определенный промежуток времени. Если вам необходимо хранить содержимое в течение определенного периода времени, можно использовать политику сохранения совместно с политикой хранения или удаления документов.

Содержимое сайта

Для сайта можно использовать политику сохранения в сочетании с политикой удаления документов. Например, можно сохранять документы пять лет с даты изменения и настроить политику удаления, чтобы удалять их через пять лет после последнего изменения.

Если политика удаления документов удаляет содержимое, подпадающее под действие политики сохранения, содержимое по-прежнему будет храниться в архивной библиотеке. Например, если политика сохранения хранит содержимое два года, но политика удаления документов удаляет содержимое через один год, удаленное содержимое будет сохранено. Дополнительные сведения см. в статье Обзор политик удаления документов.

Содержимое почтового ящика

Для почтовых ящиков можно объединить политику хранения политики хранения с одним стандартным тега политики. Например можно сохранять элементов почтовых ящиков для семи лет и нажмите Настройка политики хранения удалить их семи лет после их было получено (для сообщений) или создается (элементы, которые не отправлено, например, заметки). Политики хранения гарантирует, что элементы, которые будут удалены сохраняются для по крайней мере указанный период, пока политики хранения обеспечивает, что почтовый ящик элементов в конце этого периода. Дополнительные сведения теги и политики хранениясм.

Разрешения

Участникам группы обеспечения соответствия требованиям, которые будут использовать Центр безопасности и соответствия требованиям, чтобы создавать политики сохранения, потребуются разрешения для доступа к:

  • Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365

  • Сайтам с содержимым, которое необходимо сохранить

  • Почтовым ящикам с содержимым, которое необходимо сохранить

Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365

Как администратор клиента нужно иметь возможность предоставления соответствия руководителей отделов и другим людям доступ к Центр безопасности и соответствия требованиям без указания всех разрешений права администратора клиентов. Дополнительные сведения в статье разрешения в Office 365 безопасности и поместить в центре соответствия.

Сайты

Участникам группы обеспечения соответствия требованиям, которые создают политики сохранения, потребуются разрешения для доступа к семейству веб-сайтов, на которые будет распространяться политика. Кроме того, если лица, ответственные за соблюдение требований, также создают политики удаления документов, им необходимы разрешения на доступ к семейству веб-сайтов Центра политики соответствия, где политики удаления документов создаются и хранятся. Рекомендуем сделать следующее:

  1. Создание группы безопасности, которая содержит все пользователи в центр соответствия политики — скорее соответствия политики управления группы. Группы безопасности Manage Mail-Enabled более подробные сведения.

  2. В центре соответствия политики добавьте группу безопасности в группу владельцев сайта семейства сайтов. Разрешения для администраторов семейства веб-сайтов более подробные сведения.

  3. В каждом семействе веб-сайтов, которому необходимо назначить политику сохранения, добавьте группу безопасности к группе посетителей семейства веб-сайтов (разрешения на чтение).

Почтовые ящики и общедоступные папки

Чтобы применить политику сохранения к почтовому ящику, лица, ответственные за соблюдение требований, должны, по крайней мере, иметь разрешения на чтение этого почтового ящика.

Чтобы применить политику сохранения к общедоступной папке, лица, ответственные за соблюдение требований, должны, по крайней мере, иметь разрешения на чтение всех общедоступных папок.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×