Неактивные почтовые ящики в Office 365

Организации может понадобиться хранить электронную почту бывших сотрудников. В зависимости от требований организации содержимое почтового ящика может потребоваться хранить в течение несколько месяцев или лет после ухода сотрудника или бессрочно. Независимо от длительности хранения сообщений вы можете заархивировать почтовые ящики бывших сотрудников в Office 365, используя неактивные почтовые ящики, за которые не взимается плата.

Содержание

Сведения о неактивных почтовых ящиках

Неактивные почтовые ящики и политики хранения Office 365

Неактивные почтовые ящики и политики хранения управления записями сообщений Exchange

Неактивные почтовые ящики и удержания, связанные с делами eDiscovery

Неактивные почтовые ящики и метки Office 365

Создание неактивного почтового ящика

Управление неактивными почтовыми ящиками

Сведения о неактивных почтовых ящиках

Когда сотрудник увольняется из организации (или уходит в длительный отпуск), его учетную запись Office 365 можно удалить. Данные почтовых ящиков сотрудников хранятся 30 дней после удаления учетной записи. В течение этого времени вы можете восстановить данные пользователя, отменив удаление учетной записи. Через 30 дней данные удаляются без возможности восстановления.

Чтобы избежать этого, вы можете сделать почтовый ящик бывшего сотрудника неактивным, поместив его на хранение для судебного разбирательства или применив к нему политику хранения Office 365 в Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365, а затем удалив соответствующую учетную запись Office 365. Содержимое неактивного почтового ящика хранится, пока не истечет срок хранения для судебного разбирательства или срок политики хранения Office 365, примененной до его удаления. Соответствующую учетную запись пользователя можно восстановить в течение 30 дней. После этого неактивный почтовый ящик хранится в Office 365 до отключения удержания или политики хранения.

Важно : Мы продлили крайний срок (ранее объявленный на 1 июля 2017 г.) на создание новых удержаний на месте для деактивации почтового ящика. Однако позднее в этом году или начале следующего вы больше не сможете создавать новые удержания на месте в Exchange Online. После этого создавать неактивные почтовые ящики можно будет только с помощью функций хранения для судебного разбирательства и политик хранения Office 365. Тем не менее существующие неактивные почтовые ящики, для которых используется удержание на месте, будут и дальше поддерживаться. То есть вы сможете управлять удержаниями на месте для неактивных почтовых ящиков, а также изменять продолжительность удержания на месте и окончательно удалять неактивные почтовые ящики, удаляя удержания на месте.

К началу

Неактивные почтовые ящики и политики хранения Office 365

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, помимо хранения для судебного разбирательства, можно использовать политику хранения Office 365 в Центре безопасности и соответствия требованиям. Для этого:

  • Примените ее к почтовым ящикам Exchange или расположениям Skype для бизнеса (так как содержимое, связанное со Skype, хранится в почтовом ящике пользователя).

  • Настройте ее на хранение или хранение и удаление содержимого. Если политика хранения настроена только на удаление содержимого, почтовый ящик, к которому применяется политика, не станет неактивным после удаления.

  • Настройте поисковый запрос, чтобы хранить только соответствующие ему элементы.

Дополнительные сведения о настройке политик хранения Office 365 см. в этой статье.

Если для отключения почтового ящика используется политика хранения Office 365, она продолжает применяться к неактивному почтовому ящику. Это означает, что если политика хранения настроена на хранение и последующее удаление содержимого, элементы будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления", когда истечет срок хранения, а затем окончательно удалены из неактивного почтового ящика. Если политика хранения Office 365 не настроена на удаление элементов, элементы, которые не были окончательно удалены пользователем (до того как почтовый ящик стал неактивным), не будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления" и будут храниться в течение неопределенного срока.

Вы можете создать политику хранения Office 365 специально для неактивных почтовых ящиков. Ниже описано, почему стоит это сделать и что необходимо при этом учитывать.

  • Вы можете настроить политику хранения, чтобы хранить содержимое почтовых ящиков в соответствии с требованиями вашей организации в отношении почты бывших сотрудников.

  • Это простой способ определять неактивные почтовые ящики, так как политика хранения будет применяться только к ним.

  • Вы сможете легко определить политику хранения, назначенную неактивным почтовым ящикам в организации. Так вам будет проще изменить параметры хранения (или удаления), а также навсегда удалить неактивный почтовый ящик, потому что его можно удалить из политики, используя Центр безопасности и соответствия требованиям. В противном случае необходимо использовать Exchange Online PowerShell, чтобы отключить хранение для судебного разбирательства, или PowerShell Центра безопасности и соблюдения требований, чтобы отключить политику хранения Office 365 для всей организации.

  • В политику хранения Office 365 для неактивных почтовых ящиков можно добавить не более 1000 почтовых ящиков. Если у вас очень большая организация, вам может понадобиться создать более одной политики хранения Office 365 для неактивных почтовых ящиков.

К началу

Неактивные почтовые ящики и политики хранения MRM Exchange

Если при отключении к почтовому ящику была применена политика хранения Exchange (функция управления записями сообщений, или MRM, в Exchange Online), политики удаления (теги хранения с действием Delete) продолжат применяться к неактивному почтовому ящику. Это означает, что элементы, помеченные политикой удаления, будут перемещаться в папку "Элементы с возможностью восстановления" после окончания срока хранения. Эти элементы окончательно удаляются из неактивного почтового ящика после окончания срока хранения. Если для неактивного почтового ящика не указан срок хранения, элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления" будут храниться бессрочно.

Напротив, политики архивации (теги хранения с действием MoveToArchive), которые включены в политику хранения, назначенную неактивному почтовому ящику, игнорируются. Это означает, что элементы в неактивном почтовом ящике, помеченные политикой архивации, останутся в основном почтовом ящике после окончания срока хранения. Они не перемещаются в архивный почтовый ящик или папку "Элементы с возможностью восстановления" в архивном почтовом ящике. Они будут храниться бессрочно.

Неактивные почтовые ящики и удержания, связанные с делами обнаружения электронных данных

Если почтовый ящик поставлен на удержание, связанное с делом обнаружения электронных данных в Центре безопасности и соответствия требованиям, после удаления почтового ящика или учетной записи пользователя Office 365 он станет неактивным. Однако мы не рекомендуем использовать удержания, связанные с делами обнаружения электронных данных, для отключения почтового ящика, так как дела предназначены для решения проблем юридического характера с ограниченными сроками. В какой-то момент судебное дело, вероятно, закончится, и удержания, связанные с ним, будут удалены, а дело обнаружения электронных данных — закрыто. Если удержание связано с делом обнаружения электронных данных, после отключения удержания или закрытия (либо удаления) дела обнаружения электронных данных неактивный почтовый ящик будет удален навсегда. Кроме того, нельзя создать удержание обнаружения электронных данных с учетом времени. Это означает, что содержимое неактивного почтового ящика будет храниться до отмены удержания и удаления неактивного почтового ящика. Поэтому мы рекомендуем использовать хранение для судебного разбирательства или политику хранения Office 365 для неактивных почтовых ящиков.

Дополнительные сведения о делах и удержаниях для обнаружения электронных данных см. в статье Управление делами обнаружения электронных данных в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365.

Неактивные почтовые ящики и метки Office 365

Метки в Office 365 помогают классифицировать данные электронной почты в организации и применять правила хранения на основе этой классификации. Метки применяются вручную пользователями или автоматически администраторами, и элементу электронной почты может быть назначена только одна метка. Если хотя бы одному элементу в почтовом ящике пользователя назначена метка, после удаления почтового ящика или учетной записи пользователя Office 365 он станет неактивным. Мы не рекомендуем использовать метки для деактивации почтового ящика. Используйте для этого хранения для судебного разбирательства или политику хранения Office 365. Обратите внимание, что почтовый ящик может стать неактивным при удалении учетной записи пользователя, если к элементу электронной почты применена метка.

Дополнительные сведения о метках см. в этой статье.

К началу

Создание неактивного почтового ящика

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, ему необходимо назначить лицензию Exchange Online (план 2), тогда перед удалением к нему можно применить хранение для судебного разбирательства или политику хранения Office 365. После удаления почтового ящика связанную с ним лицензию можно будет назначить новому пользователю. Для неактивных почтовых ящиков лицензии не требуются.

Примечание : Если почтовый ящик уже помещен на хранение для судебного разбирательства или к нему применена политика хранения Office 365, остается только удалить соответствующую учетную запись пользователя Office 365, чтобы создать неактивный почтовый ящик.

В таблице ниже описывается процесс создания неактивного почтового ящика для различных сценариев хранения. Дополнительные сведения см. в статье Управление неактивными почтовыми ящиками в Office 365.

Требуется...

Выполните следующие действия...

Результат

Хранить содержимое почтового ящика в течение неопределенного срока после ухода сотрудника из организации

  • Поместите почтовый ящик на хранение для судебного разбирательства или примените к нему политику хранения Office 365.

  • Не указывайте срок хранения для судебного разбирательства и не настраивайте политику хранения Office 365 для удаления элементов. Вы также можете использовать политику хранения без ограничения времени.

  • Удалите учетную запись Office 365 пользователя.

Все содержимое неактивного почтового ящика, в том числе элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления", хранятся бессрочно.

Хранить содержимое почтового ящика в течение определенного срока после ухода сотрудника из организации

  • Поместите почтовый ящик на хранение для судебного разбирательства или примените к нему политику хранения Office 365.

  • Укажите срок хранения для судебного разбирательства. Настройте политику хранения на хранение и удаление элементов.

  • Удалите учетную запись Office 365 пользователя.

Когда срок хранения элемента почтового ящика истечет, элемент будет перемещен в папку "Элементы с возможностью восстановления" и через определенный срок окончательно удален из неактивного почтового ящика. Срок хранения рассчитывается от исходной даты получения или создания элемента почтового ящика. Все остальное содержимое неактивного почтового ящика сохраняется.

К началу

Управление неактивными почтовыми ящиками

После деактивации почтового ящика с ним можно выполнять различные операции.

  • Изменение срока хранения неактивного почтового ящика.    Вы можете изменить срок хранения для судебного разбирательства или срок политики хранения Office 365, примененной к неактивному почтовому ящику. Пошаговые инструкции см. в статье Изменение срока удержания неактивного почтового ящика в Office 365.

  • Возврат неактивного почтового ящика.    Если сотрудник возвращается в организацию (в том числе из отпуска) или на работу принимается новый сотрудник, который будет выполнять обязанности бывшего сотрудника, содержимое неактивного почтового ящика можно восстановить. При возврате неактивного почтового ящика он преобразуется в новый почтовый ящик, при этом содержимое и структура папок неактивного почтового ящика сохраняются, а он привязывается к новой учетной записи пользователя. После этого неактивный почтовый ящик перестает существовать. Пошаговые инструкции и сведения о том, что происходит при возврате неактивного почтового ящика, см. в статье Восстановление неактивного почтового ящика в Office 365.

  • Восстановление неактивного почтового ящика.    Если другой сотрудник берет на себя обязанности бывшего сотрудника или другому пользователю требуется доступ к содержимому неактивного почтового ящика, вы можете объединить содержимое неактивного почтового ящика с другим почтовым ящиком. При этом его содержимое копируется в другой почтовый ящик. Неактивный почтовый ящик сохраняется и остается неактивным. В неактивном почтовом ящике по-прежнему можно выполнять поиск с помощью инструментов обнаружения электронных данных, его можно объединить с другим почтовым ящиком, восстановить или удалить. Пошаговые инструкции см. в статье Возврат неактивного почтового ящика в Office 365.

  • Удаление неактивного почтового ящика.    Если вам больше не нужно содержимое неактивного почтового ящика, вы можете окончательно удалить его, отключив все удержания или примененные к нему политики хранения Office 365. Если почтовый ящик был отключен более 30 дней назад, он будет помечен для окончательного удаления. Если почтовый ящик был отключен в течение последних 30 дней, вы сможете снова его активировать. Пошаговые инструкции см. в статье Удаление неактивного почтового ящика в Office 365.

К началу

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×