Начало работы с Microsoft Access 2007

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Начать работу с Microsoft Microsoft Office Access 2007 можно разными способами в зависимости от того, используется ли Microsoft Access в первый раз, выполняется ли перемещение данных в Microsoft Access из другой базы данных или электронной таблицы либо выполняется обновление предыдущей версии Microsoft Access. В этой статье описаны все вопросы, которые могут возникнуть в каждой из этих ситуаций.

Предполагаемое действие:

Начало работы с Access в первый раз

Импорт данных из другой программы или электронной таблицы

Использование базы данных более ранней версии в нескольких версиях Access

Первое использование Microsoft Access

В Microsoft Office Access 2007 появились новые возможности, которые делают процесс создания базы данных легким как никогда. Пользователи, ранее работавшие с базами данных Microsoft Access, оценят, насколько новые, улучшенные возможности ускоряют процесс создания.

При запуске Office Access 2007 отображается страница Начало работы с Microsoft Office Access (но если запустить Microsoft Access, дважды щелкнув файл базы данных Microsoft Access, то вместо этого будет открыта база данных). Страница Начало работы с Microsoft Office Access - это отправная точка, отсюда можно создать новую базу данных, открыть существующую базу данных или просмотреть соответствующее содержимое в Microsoft Office Online.

Создание базы данных с помощью шаблона

Загрузка шаблона из Microsoft Office Online

Создание базы данных с нуля

Создание пустой базы данных

Добавление таблицы

Вставка данных из другого источника в таблице Access

Импорт данных из другого источника

Открытие существующей базы данных Access

Access 2010 имеет мощные средства, которые облегчают отслеживания, отчетов и совместного использования данных.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Microsoft Access имеется большое количество шаблонов, позволяющих ускорить создание базы данных. Шаблон — это готовая база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем, управления контактами или записи расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько образцов записей, чтобы продемонстрировать их использование. Шаблоны баз данных можно использовать как есть или настроить в соответствии с конкретными требованиями.

  1. Запустите Access, если еще не запущен.

    Если база данных уже открыта, чтобы отобразить страницу Начало работы с Microsoft Office Access, выполните следующее.

    • Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Закрыть базу данных. Изображение кнопки

      Страница "Приступая к работе с Microsoft Office Access"

  2. Несколько шаблонов, отображаются в разделе Популярных шаблонов из Интернета на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access и более становятся доступными, если щелкнуть одну из категорий в разделе Категории шаблонов на левой стороне Окно Access. Все еще несколько можно загрузить на сайте Microsoft Office (смотрите следующий раздел, Загрузите шаблон из Microsoft Office Online, для получения подробных сведений).

  3. Щелкните нужный шаблон.

  4. В правой области окна Microsoft Access в поле Имя файла отобразится предварительное имя базы данных. Можно изменить имя файла или указать другую папку. При необходимости создайте собственную базу данных и свяжите ее с узлом Windows SharePoint Services 3.0.

  5. Нажмите кнопку Создать (или кнопку Загрузить, чтобы загрузить шаблон с веб-узла Microsoft Office).

    Access создает и затем открывает эту базу данных. На экране отображается форма, в которую можно начать вводить данные.

    Если в шаблоне имеются образцы данных, каждую запись можно удалить следующим способом:

    • Выделите заголовок строки с записью, которую требуется удалить. (Заголовок строки — это поле или полоса слева от записи.)

    • На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить  Изображение кнопки .

  6. Чтобы ввести данные щелкните пустую ячейку формы и введите данные. После ввода нескольких записей воспользуйтесь областью переходов, чтобы просмотреть другие формы или отчеты, которые могут пригодиться для работы.

Загрузка шаблона с веб-узла Microsoft Office Online

Если на странице Начало работы с Microsoft Office Access не удается найти подходящий шаблон, посетите веб-узел Microsoft Office Online, где представлен более богатый выбор шаблонов.

  1. Запустите Access, если еще не запущен.

    Если база данных уже открыта, чтобы отобразить страницу Начало работы с Microsoft Office Access, выполните следующее.

    • Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Закрыть базу данных. Изображение кнопки

  2. В нижней части страницы Начало работы с Microsoft Office Access в области Также на веб-узле Office Online щелкните пункт Шаблоны.

    В новом окне обозревателя отобразится веб-узел Microsoft Office Online.

  3. Для поиска и загрузки необходимого шаблона воспользуйтесь инструментами поиска на веб-узле Microsoft Office Online.

  4. После загрузки шаблона новая база данных сохраняется в одной из следующих папок.

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    c:\Documents and name\My документов при выходе

      В следующий раз, когда потребуется работать с этой базой данных, используйте Microsoft Access или проводник Windows, чтобы открыть ее из этого расположения.

В начало раздела

Создание собственной базы данных

Если ни один из шаблонов не отвечает необходимым требованиям или в другой программе имеются данные, которые следует импортировать в Microsoft Access, можно создать собственную базу данных. Для большинства приложений обычно выполняются следующие действия (или одно из них):

  • Создание новых таблиц с последующим вводом, вставкой или импортом данных в эти таблицы.

  • Импорт данных из других источников, в процессе чего создаются новые таблицы.

Дополнительные сведения о планировании и создании базы данных или создании связей, форм, отчетов или запросов можно найти с помощью ссылок в разделе См. также этого раздела.

Создание пустой базы данных

  1. Запустите Microsoft Access.

  2. На странице Начало работы с Microsoft Office Access нажмите кнопку Новая база данных.

    Кнопка "Новая база данных"

  3. В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Если не вводить расширение имени файла, Access его добавляет. Расположение файла по умолчанию следующее.

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    c:\Documents and name\My документов при выходе

      Чтобы изменить расположение файла, нажмите кнопку Обзор Изображение кнопки рядом с полем Имя файла, найдите и выберите новое расположение и нажмите кнопку ОК.

  4. Нажмите кнопку Создать.

    Microsoft Access создаст базу данных, а затем откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режим таблицы.

  5. Access помещает курсор в первую пустую ячейку в столбце Добавить поле.

    Новая пустая таблица в новой базе данных

    Чтобы добавить данные, начните вводить текст, или можно вставить данные из другого источника, как описано в разделе Вставка данных из другого источника в таблицу Access, читайте дальше в этой статье.

    Примечания : 

    • Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу Microsoft Excel. Основное ограничение заключается в том, что данные следует вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы. Не следует пытаться форматировать данные, добавляя пустые строки и столбцы, как в электронной таблице Microsoft Excel, поскольку это приведет к потере места в таблице. Таблица только содержит введенные данные. Наглядное представление данных обеспечивается с помощью форм и отчетов, которые создаются позже.

    • Структура таблицы создается при вводе данных. Каждый раз при добавлении в таблицу нового столбца определяется новое поле. В Microsoft Access тип данных поля задается на основе типа введенных данных. Например, если в столбце введены только значения дат, тип данных этого поля задается как «Дата/время». Если впоследствии попытаться ввести в это поле значение другого типа (например, имя или номер телефона), появится сообщение о том, что значение не соответствует типу данных этого столбца. По возможности следует планировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал один тип данных (текст, даты, номера или другой тип). Это позволит упростить построение запросов, форм и отчетов, для которых будут использоваться только необходимые данные.

    • Дополнительные сведения о работе с таблицах читайте в статье Открытие пустой таблицы.

Если вас не интересуют ввода данных в настоящее время, нажмите кнопку Закрыть Изображение кнопки .

Добавление таблицы

Можно добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью инструментов в группе Таблицы на вкладке Создание.

Изображение ленты Access

Щелкните Таблица, чтобы создать пустую таблицу в режиме таблицы. Можно использовать либо режим таблицы (это позволит сразу же начать ввод данных, а структура таблицы будет создаваться в процессе работы), либо Конструктор, чтобы сначала создать структуру таблицы, а затем переключиться в режим таблицы для ввода данных. Вне зависимости от того, в каком режиме начата работа, всегда возможно переключение в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access.

Вставка таблицы в режиме таблицы    В режиме таблицы можно начать вводить данные немедленно, структура таблицы будет создана Access автоматически. Имена полей задаются номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица  Изображение кнопки .

  2. Microsoft Access создаст таблицу и поместит курсор в первую пустую ячейку в столбце Добавить поле.

    Примечание : Если столбец Добавить поле не отображается, возможно, вместо режима таблицы выбран режим конструктора. Чтобы переключиться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области переходов. Access запросит имя новой таблицы и перейдет в режим таблицы.

  3. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы нажмите кнопку Создать поле  Изображение кнопки .

    Access отобразит область Шаблоны полей, в которой содержится список часто используемых типов полей. Если перетащить одно из этих полей в таблицу, Access добавит поле с таким именем и задаст для него свойства, соответствующие этому типу. Позже эти свойства можно изменить. Перетащите поле в область таблицы, содержащую данные. Появляется вертикальная полоса вставки, показывающая, где будет расположено поле.

  4. Чтобы добавить данные, начните их вводить в первой пустой ячейке либо вставьте данные из другого источника (описание см. ниже в этом разделе).

    • Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при виде области Список полей было понятно, что содержится в каждом из полей.

    • Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите на новое место. Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их все на новое место.

Вставка таблицы в режиме конструктора    В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем для ввода данных необходимо переключиться в режим таблицы или воспользоваться каким-либо другим способом, таким как вставка или добавление.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц. Изображение кнопки

  2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

    Примечание : Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, нажмите в строке состояния окна Microsoft Access кнопку Конструктор. Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

  3. При желании введите в столбце Описание описание для каждого поля. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления, создаваемых перетаскиванием поля из области Список полей на форму или отчет, а также для любых элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

  4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу.

    • Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  5. Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы, щелкните первую пустую ячейку и начните ввод. Кроме того, можно вставить данные из другого источника (описание см. в следующем разделе).

Если в процессе ввода данных потребуется добавить в таблицу одно или несколько полей, начните вводить данные в столбце Добавить поле в режиме таблицы или добавьте новые поля с помощью команд на вкладке Таблица в группе Поля и столбцы.

Дополнительные сведения о создании таблиц, включая использование шаблонов таблиц читайте в статье Создание таблиц в базе данных.

В начало раздела

Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access

Если данные хранятся в другой программе, например Office Excel 2007, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены по столбцам, как это сделано в таблице Excel. Если это данные из текстового редактора, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать эти данные в таблицу в текстовом редакторе. Если необходимо изменить данные или выполнить другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется это сделать перед копированием данных, особенно при отсутствии опыта работы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные находятся в этом поле. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".

В приложении Access поля называются в зависимости от информации, содержащейся в первой строке вставленных данных. Если в первой строке вставляемых данных находятся данные такого же типа, как и в последующих строках, то в приложении Microsoft Access эта строка используется в качестве строки данных, а полям присваиваются общие имена (F1, F2 и так далее). Если первая строка вставляемых данных отличается от следующих строк, ее содержимое используется только в качестве имен поля и не включается в данные.

В приложении Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы данные поля следует переименовать. Для этого выполните следующие действия.

  1. Сохраните таблицу.

    • Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

  2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите допустимое имя поля для каждого столбца. Может показаться, что при этом происходит замена данных, однако в строке заголовка столбца содержатся имена полей, а не данные.

  3. Еще раз сохраните таблицу.

Примечание : Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора и переименовать поля в этом режиме. Для переключения в режим конструктора щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите команду Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

В начало раздела

Импорт данных из другого источника

Предположим, что необходимые данные собраны в другой программе и их требуется импортировать в Microsoft Access, или что бизнес-партнеры используют для хранения общих данных не Microsoft Access, а другие программы. В обоих случаях нетрудно импортировать данные в Microsoft Access из других программ. Возможен импорт данных из электронной таблицы Microsoft Excel, из таблицы в другой базе данных Microsoft Access, из списка SharePoint или из любого другого источника. В зависимости от источника процесс слегка различается; ниже приведена общая инструкция.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду для того типа файла, из которого будут импортироваться данные.

    Изображение ленты Access

    Например, для импорта данных из таблицы Excel щелкните Excel. Если нужный тип программы отсутствует, щелкните Дополнительно.

    Примечание : Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт, может потребоваться запустить ту программу, в которой первоначально были созданы данные, и с ее помощью сохранить эти данные в стандартном формате (таком как текстовый файл с разделителями), прежде чем импортировать эти данные в Access.

  2. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл данных источника, или введите в поле Имя файла полный путь к файлу данных источника.

  3. В группе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных. выберите необходимый параметр. Можно создать на основе импортированных данных новую таблицу, добавить их в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая содержит ссылку на источник данных.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    В Microsoft Access будет запущен мастер импорта.

  5. Следуйте инструкциям мастера импорта. Конкретная процедура зависит от выбранного параметра импорта или ссылки.

  6. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    Появится окно Microsoft Access с предложением сохранить подробные сведения о только что выполненной операции импорта.

    • Если предполагается повторное выполнение той же операции импорта, щелкните Сохранение шагов импорта и введите подробные сведения.

      После этого можно легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув элемент Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данныев группе Импорт, выбрав спецификацию импорта и щелкнув команду Выполнить.

    • Если сохранять подробные сведения об операции не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Данные будут импортированы в новую таблицу Microsoft Access, которая затем появится в области навигации под заголовком Таблицы.

Дополнительные сведения об импорте данных в Microsoft Access см. по ссылкам, приведенным в разделе См. также.

В начало раздела

Открытие существующей базы данных Access

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  2. Щелкните ярлык в диалоговом окне Открытие файла базы данных либо выберите в поле Поиск в диск или папку, где находится нужная база данных.

  3. Двойным щелчком открывайте по очереди папки в списке одну за другой, пока не найдете ту, в которой содержится нужная база данных.

  4. Когда база данных будет найдена, выполните указанные ниже действия.

    • Чтобы открыть базу данных в режиме открытия по умолчанию, дважды щелкните ее.

    • Чтобы открыть базу данных для совместного доступа в многопользовательской среде для одновременного чтения и записи данных вместе с другими пользователями, нажмите кнопку Открыть.

    • Чтобы открыть базу данных только для чтения, т. е. для просмотра без возможности редактирования, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения.

    • Чтобы открыть базу данных в монопольном режиме, т. е. на время работы с ней запретить другим пользователям открывать ее, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно.

    • Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения. Другие пользователи смогут открыть базу данных, но только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть   

  1. В диалоговом окне Открытие файла базы данных щелкните ярлык Мой компьютер либо в поле Поиск в выберите вариант Мой компьютер.

  2. В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, который предположительно содержит нужную базу данных, и выберите пункт Поиск.

  3. Введите условия поиска и нажмите клавишу ВВОД для поиска базы данных.

  4. Если базу данных удастся найти, откройте ее, дважды щелкнув имя базы данных в диалоговом окне с результатами поиска.

  5. Поскольку поиск был начат в диалоговом окне Открытие файла базы данных, перед открытием базы данных нажмите в этом же окне кнопку Отмена.

Примечание : Можно непосредственно открыть файл данных с форматом внешнего файла (такой как dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel). Можно также непосредственно открыть любой источник данных источник данных ODBC, такой как Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет связи с каждой таблицей во внешней базе данных.

Советы

  • Чтобы открыть одну из последнего несколько баз данных, которые были открыты, щелкните имя файла в списке Открыть последние базы данных на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access. Access откроет базу данных, применив же настройки параметров, которые базы данных были последнего сохранения, вы открыли ее. Если список последних использованных файлов не отображается, нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и нажмите кнопку Параметры Access. Откроется диалоговое окно «Параметры Access». Выберите категорию Дополнительно и установите флажок файл список последних использованных в разделе экран. (Также можно указать количество последних использованных файлов, которые вы хотели бы будут отображаться в списке, не более девяти.)

  • При открытии базы данных, выбрав в меню Кнопки Microsoft Office Изображение кнопки Office с помощью команды « Открыть » можно просмотреть список сочетаний клавиш для баз данных, которые были ранее открыты, нажав кнопку Мои последние документы в Открытие диалоговое окно.

В начало раздела

К началу страницы

Импорт данных из редактора электронных таблиц или другой программы

Если вы знакомы с другими программами базы данных или электронной таблицы, вероятно, вы знаете основы как работают эти приложения и какие баз данных, используемых для. Доступ в отличие от других приложений баз данных позволяет создавать реляционных баз данных. Access также содержит множество параметров для работы с другими программами базы данных, например, SQL Server.

В данном разделе

Импорт листа Excel в Access

Импорт листа Excel как таблицу в новой базе данных Office Access 2007

Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц

Работа с данными из других программ

Импорт листа Microsoft Excel в Microsoft Access

Многие пользователи начинают знакомство с Microsoft Access после создания первого списка в Microsoft Excel. Приложение Microsoft Excel удобно использовать для создания списков, но по мере роста списка возникают трудности с его упорядочением и обновлением. Следующим логическим шагом обычно является перемещение списка в Microsoft Access.

Таблица базы данных структурно похожа на лист тем, что данные хранятся в строках и столбцах. Поэтому обычно легко импортировать лист в таблицу базы данных. Главное отличие в хранении данных в листе и базе данных состоит в том, как эти данные организованы. Простой импорт всего листа в новую таблицу базы данных не решит проблем, связанных с организацией и обновлением данных, особенно если лист содержит избыточные данные. Для решения этих проблем нужно разбить данные листа на отдельные таблицы, каждая из которых содержит связанные данные. Дополнительные сведения о размещении данных в таблицах см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Приложение Access включает мастер анализа таблиц, который может оказаться полезным при выполнении этого процесса. После импорта данных в таблицу мастер поможет разбить ее на отдельные таблицы, каждая из которых будет содержать данные, не повторяющиеся в других таблицах. Кроме того, мастер создаст необходимые связи между таблицами.

Импорт рабочего листа Excel в виде таблицы в новую Office Access 2007 базу данных

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду Создать.

  2. В поле Имя файла введите имя для новой базы данных и нажмите кнопку Создать.

  3. Закройте таблицу "Таблица1".

    В ответ на предложение сохранить изменения в таблице "Таблица1" нажмите кнопку Нет.

  4. На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Microsoft Excel. Изображение кнопки

  5. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор.

  6. В диалоговом окне Открытие файла найдите нужный файл.

  7. Выделите файл и нажмите кнопку Открыть .

  8. В диалоговом окне Внешние данные выберите параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных..

  9. Нажмите кнопку ОК.

    Появится мастер импорта электронной таблицы, в котором необходимо будет ответить на вопросы о данных.

  10. Следуйте инструкциям, нажимая кнопки Далее или Назад для перехода между страницами. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    Примечание : Access спросит, нужно ли сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если предполагается снова выполнять эту операцию импорта, нажмите кнопку Да и введите нужные сведения. В будущем можно будет легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув элемент Сохраненные операции импортав группе Импорт на вкладке Внешние данные. Если сохранять сведения об операции импорта не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Данные будут импортированы в новую таблицу, а затем эта таблица появится в области навигации под заголовком Все таблицы.

Использование мастера анализа таблиц для организации данных

После импорта данных в таблицу Microsoft Access можно воспользоваться мастером анализа таблиц для быстрого выявления повторяющихся данных. Мастер предоставляет простой способ организовать повторяющиеся данные в отдельные таблицы, так чтобы хранить их наиболее эффективным способом. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии, а затем создает новые таблицы, которые можно использовать как основу для приложения баз данных.

  1. Откройте базу данных Microsoft Access, содержащую таблицу, которую требуется проанализировать.

  2. На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Анализировать таблицу.

    Появится окно мастера анализа таблиц.

    Для пользователей, незнакомых с понятием нормализации, на двух вводных страницах содержится краткое руководство, дополненное кнопками, при нажатии которых появляются примеры. Если вместо вводных страниц отображается флажок Вывести страницы с пояснениями?, установите его, а затем два раза нажмите кнопку Назад, чтобы просмотреть введение. Чтобы вводные страницы впоследствии не отображались, после прочтения краткого руководства снимите этот флажок.

  3. На странице, начинающейся с предложения: В каких таблицах есть поля, значения которых повторяются много раз?, выделите таблицу, которую требуется проанализировать, и нажмите кнопку Далее.

  4. Распределить поля по таблицам можно самостоятельно или с помощью мастера анализа таблиц. Если выбрано распределение с помощью мастера, у пользователя остается возможность вносить изменения в макет таблицы на следующей странице мастера.

    Примечание : Распределение полей по таблицам с помощью мастера может не совпадать с требованиями пользователя, особенно при небольшом объеме данных, поэтому следует тщательно проверить результаты. С другой стороны, такая организация данных может оказаться более эффективной, поэтому не стоит сразу отказываться от предложенной мастером структуры. Если предложения мастера неудачны, можно переупорядочить поля вручную или нажать кнопку Назад и упорядочить все поля самостоятельно.

  5. Нажмите кнопку Далее. На этой странице укажите, какие поля в какие таблицы следует поместить. Если выбрана систематизация данных с помощью мастера, отобразятся несколько таблиц, соединенных линиями связей. В противном случае Microsoft Access создаст только одну таблицу, содержащую все поля. В обоих случаях на данной странице можно вносить изменения.

    • Можно перетащить поля из таблицы в пустую область страницы для создания новой таблицы, содержащей эти поля. При этом Microsoft Access предложит ввести имя новой таблицы.

    • Можно перетащить поля из одной таблицы в другую, если такая организация данных кажется более эффективной.

    • Большинству таблиц присваивается поле Код или Уникальный код. Дополнительные сведения о полях кодов можно просмотреть, нажав кнопку Советы в правом верхнем углу окна мастера.

    • Чтобы отменить изменение, нажмите кнопку Отменить.

    • Чтобы переименовать таблицу, дважды щелкните строку заголовка, введите новое имя и нажмите кнопку ОК.

  6. После того как все поля будут упорядочены, нажмите кнопку Далее.

  7. Обнаружив записи с очень похожими значениями, мастер предполагает, что они могут содержать опечатки, и выводит окно, в котором требуется подтвердить дальнейшие действия с этими записями. Прокрутите список и просмотрите значения в столбце Исправление, а затем выберите в раскрывающемся списке подходящую команду. Если изменять значение не требуется, выберите команду Оставить как есть. По завершении нажмите кнопку Далее.

  8. Мастер предложит создать запрос в соответствии с исходной таблицей. Если на основе исходной таблицы уже создавались формы и отчеты, создать подобный запрос будет полезно. Если выбрать ответ Да, следует создать запрос, мастер переименует исходную таблицу, добавив к ее имени "_OLD", а затем присвоит новому запросу имя исходной таблицы. Работа основанных на таблице форм и отчетов не изменится, в них будут использоваться данные из запроса.

  9. Нажмите кнопку Готово.

    В соответствии с заданными параметрами будут созданы и открыты новые таблицы. Просмотрев результаты, закройте таблицы.

В начало раздела

Работа с данными из других программ

Office Access 2007 предоставляет средства для работы с данными, сохраненными в других программах.

  • Создание новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата.    В Microsoft Access можно открыть файл другого формата, например текстовый, dBASE или электронную таблицу. При этом автоматически создается база данных Microsoft Access, а также связи с этим файлом.

    1. Запустите Microsoft Access.

    2. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

    3. В диалоговом окне Открытие выберите в раскрывающемся списке тип файла, который требуется открыть. Если тип файла точно не известен, выберите вариант Все файлы (*.*).

    4. При необходимости просмотрите папку, содержащую нужный файл. Чтобы открыть найденный файл, дважды щелкните его.

    5. Следуйте указаниям мастера. На последней странице нажмите кнопку Готово.

  • Импорт данных в существующую базу данных Microsoft Access или связывание с нею.    Данные из других источников или программ можно импортировать в таблицы Microsoft Access, чтобы они хранились внутри файла Microsoft Access, или связать с Microsoft Access, чтобы они остались в исходном файле (вне файла Microsoft Access).

    Импорт и связывание данных

    1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите формат, в котором сохранены данные.

      Импорт и связывание доступны для данных в следующих форматах:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • Текстовые файлы

      • XML-файлы

      • Базы данных ODBC

      • Документы HTML

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Появится диалоговое окно Внешние данные.

    2. Следуйте указаниям в диалоговом окне.

      Приложение Microsoft Access выполнит импорт или связывание данных с базой данных. Для большинства форматов необходимо указать расположение данных, а затем выбрать способ их хранения в базе данных.

В начало раздела

К началу страницы

Обновление предыдущей версии Microsoft Access

Если база данных Microsoft Access или проект Microsoft Access были созданы в Microsoft Access 2000 или более поздней версии, их можно использовать в версии Microsoft Access, в которой они были созданы, или более поздней — даже если для файла включены средства безопасности. Например, использование файлов Microsoft Access 2000 допускается в версиях от Microsoft Access 2000 до Office Access 2007, а файлов Microsoft Access 2002–2003 — в версиях от Microsoft Access 2002–2003 до Office Access 2007.

Может возникнуть ситуация, когда нужно хранить данные в более ранней версии Access, но имеются пользователи с более поздней версией Access, которым нужно подключиться к этим данным, сохраняя преимущества некоторых средств более поздней версии. Решение состоит в том, чтобы создать новую «клиентскую» базу данных в более поздней версии (содержащую формы, отчеты, запросы и макросы, но не содержащую таблицы), и связать ее с таблицами в файле более ранней версии. Используйте одну из следующих процедур, в зависимости от того, содержится ли база данных в одном файле или уже разделена на клиентская и серверная части приложения.

Использование одного файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Использование клиентская и серверная часть приложения в нескольких версиях Access

Использование базы данных Access, расположенной в одном файле, в нескольких версиях Microsoft Access

Если все таблицы, формы и другие объекты базы данных содержатся в одном файле MDB и нужно использовать эту базу данных в нескольких версиях Access, можно создать новую клиентскую базу данных в более поздней версии и связать ее с исходным файлом. Пользователи с более ранней версией Access могут продолжать пользоваться исходной базой данных. Пользователи с более поздними версиями могут пользоваться новой клиентской базой данных для связи с теми же данными.

  1. Используйте следующую процедуру для преобразования базы данных в любой из трех самых последних форматов: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в ее исходном формате и создает копию в заданном формате.

    • Закройте файл базы данных Access. Если это многопользовательская база данных Access, размещенная на сервере или в папке общего доступа, убедитесь, что база данных никем не открыта.

    • Запустите Access 2007.

    • Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

    • Найдите файл, который требуется преобразовать, и откройте его двойным щелчком мыши.

      Если открывается диалоговое окно Усовершенствование базы данных, запрашивающее, нужно ли усовершенствовать базу данных, нажмите кнопку Нет.

    • Если при запуске базы данных откроется форма, закройте ее.

    • Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и в разделе Сохранить базу данных в другой формат, нажмите кнопку Формат файла, к которому вы хотите преобразовать.

    • В диалоговом окне Сохранить как введите имя для новой базы данных.

      Примечание : Если новую базу данных не планируется сохранять в другом расположении, ее имя должно отличаться от имени исходной базы данных. В любом случае лучше использовать другое имя: это позволит легко отличить клиентскую базу данных от серверной. Однако при преобразовании в формат Access 2007 расширение имени файла меняется с MDB на ACCDB, поэтому можно использовать то же имя файла.

    • Нажмите кнопку Сохранить.

  2. Разделите преобразованную базу данных на клиентскую и серверную часть следующим образом.

    • На вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных нажмите кнопку База данных Access. Изображение кнопки

    • В диалоговом окне Разделение баз данных щелкните элемент Разделить базу данных.

    • Введите имя для серверной базы данных и нажмите кнопку Разделить.

  3. Удалите серверную базу данных, созданную при разделении баз данных; соблюдайте осторожность, чтобы не удалить исходную базу данных.

  4. Связывание новой клиентской базе данных с таблицами в исходной базе данных: на вкладке " Работа с базами данных ", в группе " Работа с базами данных " нажмите кнопку Диспетчер связанных таблиц. Изображение кнопки

  5. Нажмите кнопку Выделить все и установите флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения.

  6. Нажмите кнопку ОК, найдите базу данных более ранней версии и дважды щелкните ее.

    Если все в порядке, Access отображает сообщение о том, что все выбранные ссылки на таблицы успешно обновлены.

    Теперь можно усовершенствовать новую клиентскую базу данных поддержкой новых средств для тех пользователей, которые обновили свой Access до Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Пользователи более ранних версий могут продолжать работать с более ранней версией базы данных.

    Можно также при желании преобразовать новую клиентскую базу данных в другую версию. Например, если исходная база данных была в формате Access 2000, можно создать клиентскую базу данных Access 2002-2003 для пользователей этой версии, и создать клиентскую базу данных Access 2007 для пользователей этой версии. Обе клиентские версии будут связаны с данными в файле Access 2000.

В начало раздела

Использование клиентской и серверной базы данных в различных версиях Microsoft Access

Если база данных Access уже представляет собой клиентская и серверная части приложения, нужно преобразовать только клиентскую часть в файл формата Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Для серверной базы данных никакие изменения не нужны.

Эта процедура показывает, как использовать команду Сохранить базу данных как для преобразования клиентской базы данных в любой из трех последних форматов: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в исходном формате и создает ее копию в заданном формате.

  1. Закройте клиентскую базу данных. Если файл является многопользовательской базой данных Access, расположенной на сервере или в папке общего доступа, убедитесь, что база никем не открыта.

  2. Запустите Access 2007.

  3. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  4. Найдите клиентскую базу данных и откройте ее двойным щелчком мыши.

    Если откроется диалоговое окно Усовершенствование базы данных с предложением усовершенствовать базу данных, нажмите кнопку Нет.

  5. Если при открытии базы данных появится форма, закройте ее.

  6. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и в разделе Сохранить базу данных в другой формат, нажмите кнопку Формат файла, к которому вы хотите преобразовать.

  7. В диалоговом окне Сохранить как введите имя новой базы данных.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь можно усовершенствовать новую клиентскую базу данных поддержкой новых средств для тех пользователей, которые обновили свой Access до Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007.

В начало раздела

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×