Начало работы с Группами Office 365 в Outlook

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Уже известно о групп Office 365 и как их можно использовать в Outlook, но возможно вы не знаете как приступить к работе. В этой статье мы будем помог вам выполнить несколько простых действий для как вы и ваша группа о начале работы с Office 365 группы в Outlook. Мы будем предоставить также некоторые ссылки более глубоко содержимого для когда вы будете готовы сделать больше.

Если вы не знаете, какие группы, вы можете сначала посетить Дополнительные сведения о группах в Office 365 .

Для эффективной работы с Office 365 группы в Outlook, необходимо иметь план Office 365 с поддержкой Exchange online и SharePoint online, например Business Premium, E3 или E5.

Примечание: Чтобы использовать группы Office 365 в Outlook 2016 необходимо использовать Outlook в режиме кэширования данных Exchange. Дополнительные сведения об этом читайте в статье Включение режима кэширования данных Exchange.

Щелкните раздел внизу, чтобы узнать, как начать использовать ту или иную функцию.

Прежде всего потребуется создать группу. В Outlook 2016 это сделать очень просто. Вот как выглядит этот процесс:

  1. Нажмите кнопку Создать группу в разделе "Группы" на ленте. Если вы используете Outlook в Интернете, а не классическую версию, щелкните стрелку раскрывающегося списка Создать и выберите Группа.

    Страница сведений "Новая группа" в Outlook
  2. Присвойте группе имя.

  3. Настройка параметров конфиденциальности. Группы — частная по умолчанию. Это означает, что они могут быть отображены только члены группы и требуют владелец группы разрешение на присоединение. Общедоступные группы можно просмотреть и соединенных, любой из вашей организации. Ни один из параметров предоставляет ваших групп отправителям за пределами организации, если только вы специально пригласить их как гости.

    Совет: Группы — частная по умолчанию при создании с помощью Outlook в Интернете. В последующие месяцы они будут частная по умолчанию при создании с помощью любого из приложения Outlook.

  4. Решите, требуется новых участников для выбора группы (Дополнительно ). Участники группы выполните получат копий всех сообщений группы в их личные папки "Входящие". Участники, которые входят в состав просто необходимо перейти к группе общей папки "Входящие" для участия в группе беседы.

Другие действия

После создания группы вы можете добавить в нее участников. Для добавления участников:

  1. Перейдите в группу в Outlook 2016, найдя ее в области навигации слева. Она должна быть указана под вашим почтовым ящиком в разделе Группы.

  2. Открыв группу, нажмите кнопку Добавить участников на ленте. Если вы используете Outlook в Интернете, щелкните надпись с количеством участников группы в верхней правой части окна, а затем выберите Добавить участников.

    Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите кнопку "ОК".
  3. Введите в поле имя или электронный адрес пользователя, которого вы хотите добавить. После этого нажмите кнопку "ОК". Каждый участник получит сообщение электронной почты со ссылками на содержимое группы.

    Совет: Если вы хотите сразу добавить всех участников списка рассылки, просто введите его имя.

Другие действия

Обычно участники группы Office 365 в Outlook общаются, используя общий почтовый ящик. В нем можно читать сообщения и отвечать на них, а также просматривать журнал сообщений и выполнять в нем поиск, чтобы узнать, что обсуждалось ранее. Общий почтовый ящик напоминает личные почтовые ящики, с которыми знакомы пользователи Outlook 2016. Каждая беседа выводится отдельно в списке сообщений в левой части экрана. При щелчке она открывается в области чтения.

Беседы происходят в общем почтовом ящике группы Office 365.

Совет: Беседы в группы Office 365 в Outlook отображаются с накоплением - то есть как одну запись, прокрутите в отличие от потока к отдельным сообщениям. Если вы хотите видеть их в виде отдельных сообщений, следуйте группы и вы будете получать отдельных сообщений в папке "Входящие" Личные.

После перемещения группы созданные давайте начать новую беседу. Вы можете опубликовать новое сообщение, щелкнув Новую беседу, на ленте общей папки "Входящие" для группы. Или просто можно отправить сообщение электронной почты псевдоним группы. Все участники группы смогут читать новое сообщение, которое вы опубликовали и все участники группы, выполните получите копию сообщения в их личные папки "Входящие".

Другие действия

В каждой группе Office 365 есть библиотека общих файлов, в которой можно хранить документы, книги, презентации и другие файлы практически любого типа, а также делиться ими и совместно работать над ними.

Чтобы получить доступ к библиотеке файлов, откройте группу в Outlook (в области навигации слева) и нажмите кнопку Файлы на ленте. Библиотека файлов откроется в браузере. В ней можно создавать новые файлы, добавлять файлы с компьютера и делать практически все то же, что и в библиотеке документов SharePoint. Подумайте, какие типы файлов могут быть полезны для группы. Это необязательно должны быть файлы Microsoft Office: вы также можете делиться PDF-файлами, фотографиями и файлами практически любого другого типа.

Откройте раздел "Файлы" в группе Office 365, чтобы увидеть список хранящихся в ней файлов и папок.

Чтобы скачать или удалить файл, выберите его, и эти команды появятся на панели инструментов вверху.

Другие действия

Для каждой группы Office 365 создается собственная общая записная книжка OneNote, в которой можно собирать идеи, хранить справочные материалы и совместно работать над контентом.

Перейдите в группу в OneNote 2016, найдя ее в области навигации слева. В Outlook в Интернете можно открыть ее, щелкнув плитку "Люди". Нажмите кнопку Записная книжка на ленте, чтобы открыть общую записную книжку для группы.

Сбор заметок и идей в общей записной книжке OneNote

В первый раз общая записная книжка группы открывается в OneNote Online. Вы можете внести изменения в браузере или, если у вас есть OneNote 2016, нажать кнопку Редактировать в OneNote на ленте. Записная книжка, открытая в OneNote 2016, будет синхронизироваться со списком открытых записных книжек в OneNote 2016, и вы сможете открывать ее непосредственно из OneNote, не переходя к группе.

Откройте записную книжку группы и подумайте, какие сведения будет полезно собирать в ней. Например, в ней может быть раздел, в который добавляются статьи из Интернета, важные для вашей команды, и комментарии к ним.

Примечание: Записную книжку группы также можно использовать на смартфоне или планшете через OneNote для iOS или Android.

Другие действия

Скорее всего, у вашей группы есть события, собрания, вехи и другие важные даты, которые хорошо было бы добавить в общий календарь. В каждой группе Office 365 есть общий календарь, доступный всем участникам для просмотра и изменения.

Работа с календарем группы ничем не отличается от работы с личным календарем. Если нажать кнопку "Календарь" в области навигации, вы увидите свой личный календарь, а также общие календари всех групп, участником которых вы являетесь. Вы можете установить флажки для нужных календарей и вывести их рядом и с наложением.

Пример календаря группы с цветовым выделением для обозначения разных групп

В общий календарь можно добавлять элементы точно так же, как в личный, но при этом все другие участники группы получат приглашения и смогут добавить событие в собственные календари. Попробуйте добавить в общий календарь предстоящие собрания и мероприятия, в которых участвует ваша группа.

Другие действия

Итак, группа создана и настроена. Что еще можно сделать?

Дополнительные сведения

Возникли вопросы?

Задайте их в сообществе Майкрософт, посвященном Группам Microsoft Office 365.

Обратная связь

Марина последнее обновление в этой статье на 18 апреля 2018 , являющееся результатом свой отзыв. Если вы нашли полезны и особенно, если вы не щелкните ниже элементы управления отзывов и оставить нам некоторые конструктивное комментарии, поэтому мы можно продолжить усовершенствовать. Спасибо!

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×