Настройка хранилища файлов Office 365 с функцией общего доступа

Авторы: Том Вернер Дайан Файгель
Последнее обновление: 21 августа 2017 г.

Один из самых удобных способов настройки хранилища файлов с функцией общего доступа для предприятия — одновременное использование OneDrive для бизнеса и сайта группы Office 365. Этот вариант идеально подходит для небольших компаний с небольшим количеством сотрудников.

Office 365 включает базовый сайт группы для начала работы. Вы сможете сразу же сохранять файлы в OneDrive для бизнеса и работать с ними на сайте группы вместе с другими пользователями.

Где можно хранить документы в Office 365

  • Служба OneDrive для бизнеса предназначена для индивидуального пользования, когда необходимость совместного доступа к файлам возникает лишь изредка. OneDrive для бизнеса идеально подходит для хранения собственных файлов.

  • Сайт группы Office 365 предназначен для регулярного общего доступа и совместной работы с файлами. Он идеально подходит для хранения файлов, находящихся в совместном владении (то есть файлов, принадлежащих нескольким людям или всем участникам рабочей группы, которые могут работать с ними вместе).

Как OneDrive для бизнеса, так и сайты групп обеспечивают доступ к файлам откуда угодно для вас и ваших сотрудников.

Схема использования хранилищ двух типов: OneDrive и сайтов группы

Ниже приведены рекомендации по выбору места для хранения различных типов данных при совместном использовании OneDrive для бизнеса и сайтов групп Office 365.

Место хранения

Назначение

Что следует хранить

OneDrive для бизнеса

Хранение данных в OneDrive для бизнеса можно сравнить с хранением файлов на компьютере: никто другой не сможет с легкостью получить к ним доступ.

Этот вариант идеально подходит для хранения файлов, с которыми вы работаете самостоятельно.

Рабочие файлы, регулярный доступ к которым или возможность их совместного использования участниками рабочей группы не требуются.

Сайт группы Office 365

Сайт группы Office 365 напоминает собой обычный веб-сайт, но отличие заключается в том, что он по умолчанию не является общедоступным и доступен только тем пользователям, которым были предоставлены соответствующие разрешения.

Этот вариант идеально подходит для организации общего доступа и совместной работы с файлами.

Общие документы, доступные всем сотрудникам, с которыми они могут работать совместно. Например, это может быть презентация PowerPoint, которую могут редактировать все сотрудники, планы работы группы, обновляемые всеми участниками, или список вопросов для обсуждения на собрании.

Дочерний сайт группы Office 365

Дочерний сайт группы Office 365 — это отдельный раздел на сайте группы, имеющий особое оформление или требующий уникальных разрешений для доступа.

Он идеально подходит для общего доступа и совместной работы с файлами для клиентов или внешних бизнес-партнеров.

Он также отлично подходит для хранения файлов, которые не предназначены для других пользователей компании, имеющих доступ к сайту группы. Вы можете настроить дочерний сайт таким образом, чтобы доступ к нему был только у вас (и при необходимости одного или двух других пользователей).

Узнайте, как создать дочерний сайт группы.

Файлы, которыми вы хотите поделиться с пользователями, не являющимися сотрудниками вашей компании.

Файлы, которые не предназначены для других пользователей вашей компании. Например, вам может потребоваться обеспечить конфиденциальность файлов, содержащих личные сведения сотрудников или финансовые данные.

Семейства веб-сайтов Office 365

Являясь местом для хранения и совместного использования файлов, семейство веб-сайтов никак не связано с существующим сайтом группы.

Новое семейство веб-сайтов Office 365 имеет собственный веб-адрес и отдельный набор разрешений. Его можно использовать для организации совместной работы как с персоналом компании, так и с пользователями, не являющимися ее сотрудниками.

Крупные компании используют семейства веб-сайтов для решения тех же задач, которые небольшие организации решают с помощью дочерних сайтов. Небольшие компании с повышенными требованиями к безопасности и специалистами, обладающими соответствующими техническими навыками, также могут создать семейство веб-сайтов.

В семействе веб-сайтов рекомендуется хранить те же общие данные, что и на сайте группы или дочернем сайте.

Видео. Перемещение файлов в облако

Посмотрите это видео, чтобы узнать о том, как начать хранить документы в облаке. Перейти к инструкциям.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Инструкции. Начало работы с OneDrive для бизнеса и сайтом группы для хранения файлов и совместной работы в Интернете

Требуется: 5–10 минут

Каждый пользователь вашей компании, у которого есть Office 365, получает доступ к облачному хранилищу OneDrive для бизнеса. Скажите пользователям, что рабочие документы следует хранить здесь только в том случае, если эти файлы нужны только им. Например, пользователи могут переносить в хранилище проекты коммерческих предложений, свои заметки к собраниям или сценарии собственных презентаций.

Также попросите пользователей предоставить общий доступ к собственной папке в OneDrive для бизнеса вам и другим сотрудникам. Если сотрудник уходит на больничный или увольняется из организации, получить доступ к его файлам в OneDrive для бизнеса довольно сложно. Однако если он заранее предоставил доступ к папкам в OneDrive для бизнеса, вы всегда можете при необходимости получить нужные документы.

Ниже описано, как участник рабочей группы может войти в OneDrive для бизнеса и предоставить общий доступ к своим папкам в хранилище.

  1. Чтобы выполнить вход, перейдите на сайт https://portal.office.com.

  2. Введите имя пользователя и пароль, а затем нажмите кнопку Вход.

  3. На домашней странице Office 365 выберите элемент OneDrive.

    В средстве запуска приложений выберите плитку OneDrive.

  4. Если у вас в OneDrive для бизнеса уже есть папка Доступно всем, откройте ее. Именно здесь участникам рабочей группы следует хранить собственные рабочие документы в OneDrive для бизнеса. Выберите команду Поделиться и перейдите к следующему шагу.

    Если у вас еще нет такой папки, выберите команду Создать. Введите для папки имя Общие и нажмите кнопку Пригласить людей. Если кнопка Пригласить людей не отображается, выберите команду Создать, а затем щелкните правой кнопкой мыши новую папку и выберите команду Поделиться.

    Папка "Общие" в OneDrive для бизнеса

  5. В поле Пригласить людей введите имена или электронные адреса участников рабочей группы, которым вы хотите предоставить доступ к этой папке. Вы можете добавить собственный адрес электронной почты, чтобы получить копию сообщения электронной почты, отправленного пользователям, которым вы предоставляете доступ.

    Диалоговое окно со списком людей, которым нужно предоставить общий доступ к папке OneDrive для бизнеса с помощью электронных адресов.

  6. Выберите разрешение для папки: Может вносить изменения или Может просматривать.

  7. Введите текст для сообщения электронной почты, которое будет отправлено всем приглашенным пользователям, чтобы уведомить их о том, что сообщение содержит ссылку на общие рабочие файлы. Нажмите кнопку Создать. Электронное письмо будет сразу же выслано всем приглашенным пользователям.

    Вот как выглядит отправленное сообщение электронной почты. В нижней части сообщения содержится ссылка на папку Доступно всем, с помощью которой пользователи могут сразу перейти к этой папке.

    Откройте сообщение электронной почты и щелкните ссылку "Открыть веб-сайт".

Требуется: 5–10 минут

Office 365 включает базовый сайт группы с набором функций, которые упростят вам начало работы. Доступ к этому внутреннему веб-сайту могут получить только сотрудники вашей компании.

Вот как можно перейти на сайт группы.

  1. Не выходя из Office 365, в левом верхнем углу страницы щелкните средство запуска приложений  Значок средства запуска приложения Office 365 , а затем выберите плитку Сайты.

    В правом верхнем углу страницы щелкните средство запуска приложений, а затем выберите "Сайты".

  2. На странице "Сайты" щелкните элемент Сайт группы.

    Чтобы перейти на сайт группы, выберите элемент "Сайты" и щелкните "Сайт группы".

Вы перейдете на домашнюю страницу внутреннего веб-сайта своей рабочей группы с названием по умолчанию Сайт группы <название компании>. Домашняя страница содержит указанные ниже элементы.

  • Плитки для доступа к функциям, которые помогут вам приступить к настройке сайта группы.

  • Ссылки в левой части экрана для перехода к другим разделам на сайте группы.

  • Библиотека документов для хранения файлов и их совместного использования с другими участниками группы.

На начальной странице сайта группы расположены плитки, с помощью которых можно вызывать часто используемые функции для настройки сайта.

Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов

Для удобного хранения и совместного использования файлов на сайте группы есть специальный раздел. Он называется Библиотека документов.

Вот как можно это сделать:

  1. На домашней странице сайта группы выберите в меню навигации в левой части экрана элемент Документы. В результате вы перейдете к своей библиотеке документов.

    Выберите библиотеку "Документы" в меню слева

  2. Не выходя из Office 365, откройте Проводник на панели запуска или в другом месте.

    Откройте проводник через панель "Пуск" или другим путем.

  3. Перейдите к файлам, которые нужно отправить на сайт группы.

    Нажмите кнопку "Обзор", чтобы перейти на компьютере к файлу, который нужно отправить на сайт группы.

  4. Выберите файлы, которые нужно отправить на сайт, и перетащите их в библиотеку документов.

    Пример файла, отправленного в библиотеку документов на веб-сайте группы.

    После отправки файлы будут храниться как на сайте группы, так и на вашем компьютере.

    Так выглядит библиотека документов после добавления в нее файлов.

    Теперь можно удалить файлы с компьютера. На следующем этапе Шаг 4. Синхронизируйте файлы в Интернете с компьютером вы создадите для них на компьютере новое расположение.

    Чтобы отправить на сайт группы сразу много файлов или документы большого размера, ознакомьтесь с этими советами.

    Сведения о том, как приобрести дополнительное дисковое пространство в хранилище, см. в статье Изменение объема хранилища для своей подписки.

Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов

Теперь, когда ваши файлы хранятся на сайте группы, вы можете настроить их синхронизацию с ПК или Mac. Таким образом, вместо Internet Explorer, Chrome или другого браузера вы сможете работать с файлами прямо на своем ПК или Mac. Наличие синхронизированных версий файлов на локальном компьютере также крайне полезно в тех случаях, когда вам нужно просмотреть файл, а подключение к Интернету отсутствует.

После настройки синхронизации файлов с компьютером при наличии подключения к Интернету файлы будут автоматически синхронизироваться каждые 10 минут.

Вот как настроить синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером.

  1. На домашней странице сайта группы выберите в меню навигации в левой части экрана элемент Документы. Настроить синхронизацию на домашней странице нельзя: вам потребуется сначала перейти в библиотеку с помощью меню навигации.

    Совет : При синхронизации файлов на сайте группы синхронизируется каждая библиотека документов на сайте, а не сайт целиком.

    Выберите библиотеку "Документы" в меню слева

  2. В библиотеке документов выберите команду Синхронизировать. Кроме того, вы можете выбрать для синхронизации отдельные файлы.

    Выберите файл и щелкните "Синхронизировать".
  3. В диалоговом окне OneDrive для бизнеса нажмите кнопку Синхронизировать сейчас. (Синхронизацию осуществляет процесс OneDrive для бизнеса.)

    Чтобы начать синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером, выберите команду "Синхронизировать сейчас".
  4. Если на экране появится запрос системы безопасности, выберите команду Разрешить. Если вам будет предложено ввести учетные данные Office 365, укажите свой идентификатор пользователя Office 365, а затем — пароль. При запуске синхронизации вы увидите приведенное ниже диалоговое окно.

    Изображение диалогового окна, которое появляется при запуске синхронизации.
  5. Нажмите кнопку Показать мои файлы, чтобы просмотреть документы в проводнике. Для просмотра файлов на компьютере перейдите в папку SharePoint. Маленький зеленый флажок рядом с файлом указывает на то, что документ находится в актуальном состоянии и синхронизирован с версией на сайте группы.

    Для перехода к синхронизированным файлам на компьютере используйте проводник. Эти файлы находятся в папке SharePoint.

    Примечания : 

    • Синхронизируемые в OneDrive для бизнеса файлы находятся на компьютере в папке OneDrive для бизнеса.

    • Снимок экрана, на котором показан проводник после синхронизации файла в OneDrive для бизнеса с компьютером.

  6. Перейдите в папку SharePoint и откройте файл. Внесите нужные изменения и выберите команду Сохранить. Если вы подключены к Интернету, в нижней части экрана появится надпись Отправка в SharePoint, которая указывает на то, что файл сохраняется на сайте группы. Одновременно с этим файл также сохраняется на компьютере в папке SharePoint. Если появится сообщение "Отправку выполнить не удалось", попробуйте еще раз. Иногда ошибки при сохранении файла могут возникать из-за нестабильного подключения к Интернету.

    Изображение сообщения о состоянии, которое появляется при сохранении файла на сайт группы.

    Поздравляем! Вы завершили настройку хранилища файлов для совместной работы через Интернет в своей организации.

Рекомендации по хранению файлов и предоставлению к ним общего доступа

  • Небольшие некоммерческие организации. Создайте сайт группы Office 365 для централизованного хранения и создания архива общих документов. Это позволит исключить потерю данных при изменениях в штате организации, например при вступлении в должность другого директора. Создайте личный дочерний сайт группы Office 365 для хранения файлов, содержащих личные сведения сотрудников или финансовые данные, которые не предназначены для остальных участников рабочей группы.

  • Индивидуальное частное предприятие. Используйте OneDrive для бизнеса для хранения собственных файлов и организации доступа к ним для ваших клиентов в индивидуальном порядке.

  • Партнерство. Если вы являетесь совладельцем компании, вы можете использовать свою учетную запись OneDrive для бизнеса, но вам потребуется предоставлять непосредственный доступ к отдельным файлам другому совладельцу, и наоборот.

  • Компании, клиентам и партнерам которых необходим доступ к файлам. Используйте дочерние сайты группы Office 365 для хранения документов, предназначенных для определенного клиента, и совместной работы с ними. Так как доступ к дочернему сайту предоставляется определенному клиенту и ограничен данным сайтом, вам не придется беспокоиться о том, что клиенты случайно получат доступ к данным друг друга.

Файл, сохраненный в службе OneDrive для бизнеса, доступен только вам, если вы не решите предоставить к нему доступ другим людям. Общий доступ к файлу можно предоставить только определенным либо сразу всем пользователям. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. Общий доступ к каждой из них можно предоставить разным пользователям и группам либо не предоставлять никому.

Дополнительные сведения также см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в OneDrive для бизнеса.

Сведения о том, как узнать, сколько места в хранилище OneDrive для бизнеса у вас осталось, см. статью Управление хранилищем OneDrive для бизнеса.

Хотя в хранилище можно добавлять файлы практически в любом формате, отправка некоторых из них блокируется по двум причинам: безопасность и недопустимые символы в именах. Политики безопасности OneDrive для бизнеса блокируют файлы определенных типов, а также некоторые символы в их названиях. Дополнительные сведения о запрещенных форматах файлов и недопустимых знаках см. в статье Недопустимые символы в именах файлов и папок и недопустимые типы файлов в OneDrive для бизнеса.

Дальнейшие действия

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×