Настройка хранилища файлов Office 365 с функцией общего доступа

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Последний обновленный 2 апреля 2018 г.

Один из самых удобных способов настройки хранилища файлов с функцией общего доступа для предприятия — одновременное использование OneDrive для бизнеса и сайта группы Office 365. Этот вариант идеально подходит для небольших компаний с небольшим количеством сотрудников.

Office 365 включает базовый сайт группы для начала работы. Вы сможете сразу же сохранять файлы в OneDrive для бизнеса и работать с ними на сайте группы вместе с другими пользователями.

Где можно хранить документы в Office 365

  • Служба OneDrive для бизнеса предназначена для индивидуального пользования, когда необходимость совместного доступа к файлам возникает лишь изредка. OneDrive для бизнеса идеально подходит для хранения собственных файлов.

  • Сайт группы Office 365 предназначен для регулярного общего доступа и совместной работы с файлами. Он идеально подходит для хранения файлов, находящихся в совместном владении (то есть файлов, принадлежащих нескольким людям или всем участникам рабочей группы, которые могут работать с ними вместе).

Как OneDrive для бизнеса, так и сайты групп обеспечивают доступ к файлам откуда угодно для вас и ваших сотрудников.

Схема использования хранилищ двух типов: OneDrive и сайтов группы

Ниже приведены рекомендации по выбору места для хранения различных типов данных при совместном использовании OneDrive для бизнеса и сайтов групп Office 365.

Место хранения

Назначение

Что следует хранить

OneDrive для бизнеса

Хранение данных в OneDrive для бизнеса можно сравнить с хранением файлов на компьютере: никто другой не сможет с легкостью получить к ним доступ.

Этот вариант идеально подходит для хранения файлов, с которыми вы работаете самостоятельно.

Рабочие файлы, регулярный доступ к которым или возможность их совместного использования участниками рабочей группы не требуются.

Сайт группы Office 365

Сайт группы Office 365 напоминает собой обычный веб-сайт, но отличие заключается в том, что он по умолчанию не является общедоступным и доступен только тем пользователям, которым были предоставлены соответствующие разрешения.

Этот вариант идеально подходит для организации общего доступа и совместной работы с файлами.

Общие документы, доступные всем сотрудникам, с которыми они могут работать совместно. Например, это может быть презентация PowerPoint, которую могут редактировать все сотрудники, планы работы группы, обновляемые всеми участниками, или список вопросов для обсуждения на собрании.

Дочерний сайт группы Office 365

Дочерний сайт группы Office 365 — это отдельный раздел на сайте группы, имеющий особое оформление или требующий уникальных разрешений для доступа.

Он идеально подходит для общего доступа и совместной работы с файлами для клиентов или внешних бизнес-партнеров.

Также подходит для хранения файлов, которые нужно сохранить конфиденциальность от остальных пользователей в вашей организации, у которых есть доступ к сайту группы. Вы можете настроить дочерний сайт таким образом, только вы (и при необходимости одной или двумя другими пользователями) есть доступ к нему.

Узнайте, как создать дочерний сайт группы.

Файлы, которыми вы хотите поделиться с пользователями, не являющимися сотрудниками вашей компании.

Файлы, которые нужно сохранить конфиденциальность от других пользователей в вашей компании. Например вы хотите сохранить персонал и здесь финансовые сведения.

Семейства веб-сайтов Office 365

Семейство веб-сайтов Office 365 полностью отличается от существующего сайта группы.

Семейства веб-сайтов имеет свои собственные разрешения и адрес и можно использовать для совместной работы внутренние и внешние.

Крупные компании используют семейства веб-сайтов для решения тех же задач, которые небольшие организации решают с помощью дочерних сайтов. Небольшие компании с повышенными требованиями к безопасности и специалистами, обладающими соответствующими техническими навыками, также могут создать семейство веб-сайтов.

Хранение же общих файлов в семейство веб-сайтов, как на сайте группы и дочерний сайт.

Инструкции: Начало работы с OneDrive для бизнеса и сайт группы Office 365 для хранения файлов и совместная работа

Требуется: 5–10 минут

Каждый пользователь вашей компании, у которого есть Office 365, получает доступ к облачному хранилищу OneDrive для бизнеса. Скажите пользователям, что рабочие документы следует хранить здесь только в том случае, если эти файлы нужны только им. Например, пользователи могут переносить в хранилище проекты коммерческих предложений, свои заметки к собраниям или сценарии собственных презентаций.

Также попросите пользователей предоставить общий доступ к собственной папке в OneDrive для бизнеса вам и другим сотрудникам. Если сотрудник уходит на больничный или увольняется из организации, получить доступ к его файлам в OneDrive для бизнеса довольно сложно. Однако если он заранее предоставил доступ к папкам в OneDrive для бизнеса, вы всегда можете при необходимости получить нужные документы.

Ниже описано, как участник рабочей группы может войти в OneDrive для бизнеса и предоставить общий доступ к своим папкам в хранилище.

Домашняя страница Office 365

  1. Перейдите на сайт office.com вход и выполните вход с помощью имени пользователя и пароля.

  2. На домашней странице Office 365 выберите пункт OneDrive.

  3. Если у вас в OneDrive для бизнеса уже есть папка Доступно всем, откройте ее. Именно здесь участникам рабочей группы следует хранить собственные рабочие документы в OneDrive для бизнеса. Выберите команду Поделиться и перейдите к следующему шагу.

    Или, если у вас еще нет эту папку, выберите команду Создать> папкии назовите его доступно всем.

    Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду поделиться.

    Office 365 общей папки

  4. Сведения о Отправить ссылку leave значение по умолчанию любой пользователь со ссылкой для просмотра и редактирования.

    Введите имена или адреса электронной почты участников группы, которые должны иметь доступ к папке и добавьте сообщение. Вы можете добавить свой адрес электронной почты, чтобы отправить копию электронной почты, который будет отправляться пользователям можно предоставить доступ к.

    Office 365 отправить ссылку на папку

  5. Когда вы завершите ввод сведений Отправить ссылку , выберите команду Отправить. Сообщение электронной почты сразу же отправляется пользователям можно пригласить.

    Диалоговое окно Отправить ссылку Office 365

  6. Вот как выглядит после отправки сообщения электронной почты. Он содержит Открыть  ссылку на общий доступ всем папки для доступа к нему.

    Office 365 отправить ссылку по электронной почте

Требуется: 5–10 минут

Office 365 включает базовый сайт группы с набором функций, которые упростят вам начало работы. Доступ к этому внутреннему веб-сайту могут получить только сотрудники вашей компании.

Вот как можно перейти на сайт группы.

  1. Выполните вход Office 365 и перейдите на сайт группы с помощью URL-адрес https://<your название организации >. sharepoint.com. Например: https://contoso.sharepoint.com

  2. Вы увидите Домашняя страница группы внутреннем веб-сайте с названием по умолчанию < название организации > сайт группы. На этой странице содержатся:

    • Плитки для доступа к функциям, которые помогут вам приступить к настройке сайта группы.

    • Ссылки в левой части экрана для перехода к другим разделам на сайте группы.

    • Библиотека документов для хранения файлов и их совместного использования с другими участниками группы.

Домашняя страница сайта группы Office 365

Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов

Для удобного хранения и совместного использования файлов на сайте группы есть специальный раздел. Он называется Библиотека документов.

Ниже приведены инструкции по добавлению файлов.

  1. На домашней странице сайта группы выберите документы на панели навигации в левой части экрана. Это перейдете в библиотеку документов.

    Office 365 сайта группы — Выбор документов

  2. Когда вы будете по-прежнему вошли в Office 365, откройте Проводник Windows из панели задач или в другое место. Перейдите к файлам, которые нужно отправить на сайт группы.

    Проводник файлов Office 365 для отправки

  3. Выделите файлы, которые нужно отправить на сайт группы, а затем перетащите их в библиотеке документов.

    Библиотека документов SharePoint Office 365 — перетаскивания

  4. Когда все будет готово, файлы будут храниться в свой сайт группы и компьютером.

    Библиотека документов SharePoint Office 365 — переданных файлов

  5. Теперь можно удалить файлы с компьютера. На следующем этапе Шаг 4. Синхронизируйте файлы в Интернете с компьютером вы создадите для них на компьютере новое расположение.

    Чтобы отправить на сайт группы сразу много файлов или документы большого размера, ознакомьтесь с этими советами.

    Сведения о том, как приобрести дополнительное дисковое пространство в хранилище, см. в статье Изменение объема хранилища для своей подписки.

Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов

Теперь, когда у вас есть файлы на сайте группы, вы можете настроить их для синхронизации с ПК или компьютере Mac. В этом случае можно работать с файлами на компьютере с Windows или Mac вместо работы в Microsoft Edge, Chrome или другой браузер. Полезно также установлена версия файлов синхронизации на компьютере в ситуациях, когда необходимо получить файл, и вы не подключены к Интернету.

После настройки синхронизации файлов с компьютером при наличии подключения к Интернету файлы будут автоматически синхронизироваться каждые 10 минут.

Вот как настроить синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером.

  1. На домашней странице сайта группы выберите документы на панели навигации. Переход к вашей библиотеки документов.

    Совет: При синхронизации файлов на сайт группы, синхронизируемый каждого файла на сайте библиотеку, не всего сайта.

    Группы SharePoint Office 365 веб-сайтов — Выбор документов

  2. В SharePoint выберите команду синхронизировать, чтобы синхронизировать все файлы. Или выберите отдельные файлы, которые нужно синхронизировать.

    Office 365 SharePoint - синхронизация файлов

  3. Если появится соответствующий запрос, чтобы переключаться между приложениями, нажмите кнопку Да. (OneDrive для бизнеса — это процесс, выполнив синхронизацию).

    Запрос переключения приложений Office 365
  4. Если появится запрос о безопасности выберите Разрешить. Если появится запрос на ввод учетных данных Office 365, введите свой идентификатор пользователя Office 365, а затем пароль.

  5. В командной строке синхронизировать файлы на этом Компьютере нажмите Далее.

    Синхронизация файлов Office 365 SharePoint - запрос
  6. Если синхронизация завершит работу, можно увидеть файлы на вашем компьютере в папке группы. Маленький Зеленый флажок файл указывает, что его в актуальном состоянии синхронизированной с файлом на сайте группы.

    Office 365 SharePoint синхронизации - файл проводника

  7. Проверка синхронизации, перейдя в папку группы на вашем компьютере и открытие файла. Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.

    Если вы подключены к Интернету, может отобразиться уведомление о том, что файл сохраняется на сайт группы. Он также сохраненные на компьютере одновременно. Если появится сообщение «Не удалось отправить», повторите попытку. Иногда может мешать работе несогласованной подключение к Интернету сохранение.

    Поздравляем! Вы завершили настройку хранилища файлов для совместной работы через Интернет в своей организации.

Рекомендации по хранению файлов и предоставлению к ним общего доступа

  • Небольшие некоммерческие организации. Создайте сайт группы Office 365 для централизованного хранения и создания архива общих документов. Это позволит исключить потерю данных при изменениях в штате организации, например при вступлении в должность другого директора. Создайте личный дочерний сайт группы Office 365 для хранения файлов, содержащих личные сведения сотрудников или финансовые данные, которые не предназначены для остальных участников рабочей группы.

  • Индивидуальное частное предприятие. Используйте OneDrive для бизнеса для хранения собственных файлов и организации доступа к ним для ваших клиентов в индивидуальном порядке.

  • Партнерство. Если вы являетесь совладельцем компании, вы можете использовать свою учетную запись OneDrive для бизнеса, но вам потребуется предоставлять непосредственный доступ к отдельным файлам другому совладельцу, и наоборот.

  • Компании, клиентам и партнерам которых необходим доступ к файлам. Используйте дочерние сайты группы Office 365 для хранения документов, предназначенных для определенного клиента, и совместной работы с ними. Так как доступ к дочернему сайту предоставляется определенному клиенту и ограничен данным сайтом, вам не придется беспокоиться о том, что клиенты случайно получат доступ к данным друг друга.

Файл, сохраненный в службе OneDrive для бизнеса, доступен только вам, если вы не решите предоставить к нему доступ другим людям. Общий доступ к файлу можно предоставить только определенным либо сразу всем пользователям. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. Общий доступ к каждой из них можно предоставить разным пользователям и группам либо не предоставлять никому.

Дополнительные сведения также см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в OneDrive для бизнеса.

Сведения о том, как узнать, сколько места в хранилище OneDrive для бизнеса у вас осталось, см. статью Управление хранилищем OneDrive для бизнеса.

Хотя в хранилище можно добавлять файлы практически в любом формате, отправка некоторых из них блокируется по двум причинам: безопасность и недопустимые символы в именах. Политики безопасности OneDrive для бизнеса блокируют файлы определенных типов, а также некоторые символы в их названиях. Дополнительные сведения о запрещенных форматах файлов и недопустимых знаках см. в статье Недопустимые символы в именах файлов и папок и недопустимые типы файлов в OneDrive для бизнеса.

Дальнейшие действия

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×