Настройка хранилища файлов Office 365 с функцией общего доступа
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
Последний обновленный 2 апреля 2018 г.
Один из самых удобных способов настройки хранилища файлов с функцией общего доступа для предприятия — одновременное использование OneDrive для бизнеса и сайта группы Office 365. Этот вариант идеально подходит для небольших компаний с небольшим количеством сотрудников.
Office 365 включает базовый сайт группы для начала работы. Вы сможете сразу же сохранять файлы в OneDrive для бизнеса и работать с ними на сайте группы вместе с другими пользователями.
Где можно хранить документы в Office 365
-
Служба OneDrive для бизнеса предназначена для индивидуального пользования, когда необходимость совместного доступа к файлам возникает лишь изредка. OneDrive для бизнеса идеально подходит для хранения собственных файлов.
-
Сайт группы Office 365 предназначен для регулярного общего доступа и совместной работы с файлами. Он идеально подходит для хранения файлов, находящихся в совместном владении (то есть файлов, принадлежащих нескольким людям или всем участникам рабочей группы, которые могут работать с ними вместе).
Как OneDrive для бизнеса, так и сайты групп обеспечивают доступ к файлам откуда угодно для вас и ваших сотрудников.
Ниже приведены рекомендации по выбору места для хранения различных типов данных при совместном использовании OneDrive для бизнеса и сайтов групп Office 365.
Место хранения |
Назначение |
Что следует хранить |
OneDrive для бизнеса |
Хранение данных в OneDrive для бизнеса можно сравнить с хранением файлов на компьютере: никто другой не сможет с легкостью получить к ним доступ. Этот вариант идеально подходит для хранения файлов, с которыми вы работаете самостоятельно. |
Рабочие файлы, регулярный доступ к которым или возможность их совместного использования участниками рабочей группы не требуются. |
Сайт группы Office 365 |
Сайт группы Office 365 напоминает собой обычный веб-сайт, но отличие заключается в том, что он по умолчанию не является общедоступным и доступен только тем пользователям, которым были предоставлены соответствующие разрешения. Этот вариант идеально подходит для организации общего доступа и совместной работы с файлами. |
Общие документы, доступные всем сотрудникам, с которыми они могут работать совместно. Например, это может быть презентация PowerPoint, которую могут редактировать все сотрудники, планы работы группы, обновляемые всеми участниками, или список вопросов для обсуждения на собрании. |
Дочерний сайт группы Office 365 |
Дочерний сайт группы Office 365 — это отдельный раздел на сайте группы, имеющий особое оформление или требующий уникальных разрешений для доступа. Он идеально подходит для общего доступа и совместной работы с файлами для клиентов или внешних бизнес-партнеров. Также подходит для хранения файлов, которые нужно сохранить конфиденциальность от остальных пользователей в вашей организации, у которых есть доступ к сайту группы. Вы можете настроить дочерний сайт таким образом, только вы (и при необходимости одной или двумя другими пользователями) есть доступ к нему. |
Файлы, которыми вы хотите поделиться с пользователями, не являющимися сотрудниками вашей компании. Файлы, которые нужно сохранить конфиденциальность от других пользователей в вашей компании. Например вы хотите сохранить персонал и здесь финансовые сведения. |
Семейства веб-сайтов Office 365 |
Семейство веб-сайтов Office 365 полностью отличается от существующего сайта группы. Семейства веб-сайтов имеет свои собственные разрешения и адрес и можно использовать для совместной работы внутренние и внешние. Крупные компании используют семейства веб-сайтов для решения тех же задач, которые небольшие организации решают с помощью дочерних сайтов. Небольшие компании с повышенными требованиями к безопасности и специалистами, обладающими соответствующими техническими навыками, также могут создать семейство веб-сайтов. |
Хранение же общих файлов в семейство веб-сайтов, как на сайте группы и дочерний сайт. |
Инструкции: Начало работы с OneDrive для бизнеса и сайт группы Office 365 для хранения файлов и совместная работа
Шаг 1. Сообщите участникам группы о том, что собственные файлы нужно хранить в OneDrive для бизнеса.
Требуется: 5–10 минут
Каждый пользователь вашей компании, у которого есть Office 365, получает доступ к облачному хранилищу OneDrive для бизнеса. Скажите пользователям, что рабочие документы следует хранить здесь только в том случае, если эти файлы нужны только им. Например, пользователи могут переносить в хранилище проекты коммерческих предложений, свои заметки к собраниям или сценарии собственных презентаций.
Также попросите пользователей предоставить общий доступ к собственной папке в OneDrive для бизнеса вам и другим сотрудникам. Если сотрудник уходит на больничный или увольняется из организации, получить доступ к его файлам в OneDrive для бизнеса довольно сложно. Однако если он заранее предоставил доступ к папкам в OneDrive для бизнеса, вы всегда можете при необходимости получить нужные документы.
Ниже описано, как участник рабочей группы может войти в OneDrive для бизнеса и предоставить общий доступ к своим папкам в хранилище.
-
Перейдите на сайт office.com вход и выполните вход с помощью имени пользователя и пароля.
-
На домашней странице Office 365 выберите пункт OneDrive.
-
Если у вас в OneDrive для бизнеса уже есть папка Доступно всем, откройте ее. Именно здесь участникам рабочей группы следует хранить собственные рабочие документы в OneDrive для бизнеса. Выберите команду Поделиться и перейдите к следующему шагу.
Или, если у вас еще нет эту папку, выберите команду Создать> папкии назовите его доступно всем.
Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду поделиться. -
Сведения о Отправить ссылку leave значение по умолчанию любой пользователь со ссылкой для просмотра и редактирования.
Введите имена или адреса электронной почты участников группы, которые должны иметь доступ к папке и добавьте сообщение. Вы можете добавить свой адрес электронной почты, чтобы отправить копию электронной почты, который будет отправляться пользователям можно предоставить доступ к.
-
Когда вы завершите ввод сведений Отправить ссылку , выберите команду Отправить. Сообщение электронной почты сразу же отправляется пользователям можно пригласить.
-
Вот как выглядит после отправки сообщения электронной почты. Он содержит Открыть ссылку на общий доступ всем папки для доступа к нему.
Шаг 2. Ознакомьтесь с сайтом группы Office 365.
Требуется: 5–10 минут
Office 365 включает базовый сайт группы с набором функций, которые упростят вам начало работы. Доступ к этому внутреннему веб-сайту могут получить только сотрудники вашей компании.
Вот как можно перейти на сайт группы.
-
Выполните вход Office 365 и перейдите на сайт группы с помощью URL-адрес https://<your название организации >. sharepoint.com. Например: https://contoso.sharepoint.com
-
Вы увидите Домашняя страница группы внутреннем веб-сайте с названием по умолчанию < название организации > сайт группы. На этой странице содержатся:
-
Плитки для доступа к функциям, которые помогут вам приступить к настройке сайта группы.
-
Ссылки в левой части экрана для перехода к другим разделам на сайте группы.
-
Библиотека документов для хранения файлов и их совместного использования с другими участниками группы.
-
Шаг 3. Добавьте файлы на сайт группы Office 365 для совместной работы через Интернет.
Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов
Для удобного хранения и совместного использования файлов на сайте группы есть специальный раздел. Он называется Библиотека документов.
Ниже приведены инструкции по добавлению файлов.
-
На домашней странице сайта группы выберите документы на панели навигации в левой части экрана. Это перейдете в библиотеку документов.
-
Когда вы будете по-прежнему вошли в Office 365, откройте Проводник Windows из панели задач или в другое место. Перейдите к файлам, которые нужно отправить на сайт группы.
-
Выделите файлы, которые нужно отправить на сайт группы, а затем перетащите их в библиотеке документов.
-
Когда все будет готово, файлы будут храниться в свой сайт группы и компьютером.
-
Теперь можно удалить файлы с компьютера. На следующем этапе Шаг 4. Синхронизируйте файлы в Интернете с компьютером вы создадите для них на компьютере новое расположение.
Чтобы отправить на сайт группы сразу много файлов или документы большого размера, ознакомьтесь с этими советами.
Сведения о том, как приобрести дополнительное дисковое пространство в хранилище, см. в статье Изменение объема хранилища для своей подписки.
Шаг 4. Синхронизируйте файлы в Интернете с ПК или Mac.
Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов
Теперь, когда у вас есть файлы на сайте группы, вы можете настроить их для синхронизации с ПК или компьютере Mac. В этом случае можно работать с файлами на компьютере с Windows или Mac вместо работы в Microsoft Edge, Chrome или другой браузер. Полезно также установлена версия файлов синхронизации на компьютере в ситуациях, когда необходимо получить файл, и вы не подключены к Интернету.
После настройки синхронизации файлов с компьютером при наличии подключения к Интернету файлы будут автоматически синхронизироваться каждые 10 минут.
Вот как настроить синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером.
-
На домашней странице сайта группы выберите документы на панели навигации. Переход к вашей библиотеки документов.
Совет: При синхронизации файлов на сайт группы, синхронизируемый каждого файла на сайте библиотеку, не всего сайта.
-
В SharePoint выберите команду синхронизировать, чтобы синхронизировать все файлы. Или выберите отдельные файлы, которые нужно синхронизировать.
-
Если появится соответствующий запрос, чтобы переключаться между приложениями, нажмите кнопку Да. (OneDrive для бизнеса — это процесс, выполнив синхронизацию).
-
Если появится запрос о безопасности выберите Разрешить. Если появится запрос на ввод учетных данных Office 365, введите свой идентификатор пользователя Office 365, а затем пароль.
-
В командной строке синхронизировать файлы на этом Компьютере нажмите Далее.
-
Если синхронизация завершит работу, можно увидеть файлы на вашем компьютере в папке группы. Маленький Зеленый флажок файл указывает, что его в актуальном состоянии синхронизированной с файлом на сайте группы.
-
Проверка синхронизации, перейдя в папку группы на вашем компьютере и открытие файла. Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.
Если вы подключены к Интернету, может отобразиться уведомление о том, что файл сохраняется на сайт группы. Он также сохраненные на компьютере одновременно. Если появится сообщение «Не удалось отправить», повторите попытку. Иногда может мешать работе несогласованной подключение к Интернету сохранение.Поздравляем! Вы завершили настройку хранилища файлов для совместной работы через Интернет в своей организации.
Рекомендации по хранению файлов и предоставлению к ним общего доступа
Рекомендации по использованию хранилища файлов и организации совместной работы для других типов малых компаний
-
Небольшие некоммерческие организации. Создайте сайт группы Office 365 для централизованного хранения и создания архива общих документов. Это позволит исключить потерю данных при изменениях в штате организации, например при вступлении в должность другого директора. Создайте личный дочерний сайт группы Office 365 для хранения файлов, содержащих личные сведения сотрудников или финансовые данные, которые не предназначены для остальных участников рабочей группы.
-
Индивидуальное частное предприятие. Используйте OneDrive для бизнеса для хранения собственных файлов и организации доступа к ним для ваших клиентов в индивидуальном порядке.
-
Партнерство. Если вы являетесь совладельцем компании, вы можете использовать свою учетную запись OneDrive для бизнеса, но вам потребуется предоставлять непосредственный доступ к отдельным файлам другому совладельцу, и наоборот.
-
Компании, клиентам и партнерам которых необходим доступ к файлам. Используйте дочерние сайты группы Office 365 для хранения документов, предназначенных для определенного клиента, и совместной работы с ними. Так как доступ к дочернему сайту предоставляется определенному клиенту и ограничен данным сайтом, вам не придется беспокоиться о том, что клиенты случайно получат доступ к данным друг друга.
Защита конфиденциальных файлов
Файл, сохраненный в службе OneDrive для бизнеса, доступен только вам, если вы не решите предоставить к нему доступ другим людям. Общий доступ к файлу можно предоставить только определенным либо сразу всем пользователям. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. Общий доступ к каждой из них можно предоставить разным пользователям и группам либо не предоставлять никому.
Дополнительные сведения также см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в OneDrive для бизнеса.
Отслеживание свободного места
Сведения о том, как узнать, сколько места в хранилище OneDrive для бизнеса у вас осталось, см. статью Управление хранилищем OneDrive для бизнеса.
Какие файлы можно хранить в OneDrive и на сайте группы
Хотя в хранилище можно добавлять файлы практически в любом формате, отправка некоторых из них блокируется по двум причинам: безопасность и недопустимые символы в именах. Политики безопасности OneDrive для бизнеса блокируют файлы определенных типов, а также некоторые символы в их названиях. Дополнительные сведения о запрещенных форматах файлов и недопустимых знаках см. в статье Недопустимые символы в именах файлов и папок и недопустимые типы файлов в OneDrive для бизнеса.
Дальнейшие действия
-
Настройка сайта группы Office 365 для хранения и совместного использования файлов. В этом пошаговом руководстве вы узнаете, как использовать все преимущества расширенного хранилища и дополнительные возможности для совместной работы.
-
Настройка приложений Office на планшетах и телефонах . Необходимо выполнить эту настройку, чтобы редактировать файлы, хранящиеся на сайте группы, с телефона или планшета. Если вы не установите приложения Office для телефона или планшета, вы сможете просматривать файлы на сайте группы, но не редактировать их.