Настройка хранилища файлов Office 365 с функцией общего доступа

Требуется: 5–10 минут

Каждый пользователь вашей компании, у которого есть Office 365, получает доступ к облачному хранилищу OneDrive для бизнеса. Скажите пользователям, что рабочие документы следует хранить здесь только в том случае, если эти файлы нужны только им. Например, пользователи могут переносить в хранилище проекты коммерческих предложений, свои заметки к собраниям или сценарии собственных презентаций.

Также попросите пользователей предоставить общий доступ к собственной папке в OneDrive для бизнеса вам и другим сотрудникам. Если сотрудник уходит на больничный или увольняется из организации, получить доступ к его файлам в OneDrive для бизнеса довольно сложно. Однако если он заранее предоставил доступ к папкам в OneDrive для бизнеса, вы всегда можете при необходимости получить нужные документы.

Ниже описано, как участник рабочей группы может войти в OneDrive для бизнеса и предоставить общий доступ к своим папкам в хранилище.

1. Перейдите на сайт office.com вход и выполните вход с помощью имени пользователя и пароля.

2. На домашней странице Office 365 выберите пункт OneDrive.

3. Если у вас в OneDrive для бизнеса уже есть папка Доступно всем, откройте ее. Именно здесь участникам рабочей группы следует хранить собственные рабочие документы в OneDrive для бизнеса. Выберите команду Поделиться и перейдите к следующему шагу.

   Или, если у вас еще нет эту папку, выберите команду Создать> папкии назовите его доступно всем.
   
   Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду поделиться.

   

4. Сведения о Отправить ссылку leave значение по умолчанию любой пользователь со ссылкой для просмотра и редактирования.

   Введите имена или адреса электронной почты участников группы, которые должны иметь доступ к папке и добавьте сообщение. Вы можете добавить свой адрес электронной почты, чтобы отправить копию электронной почты, который будет отправляться пользователям можно предоставить доступ к.

   

5. Когда вы завершите ввод сведений Отправить ссылку , выберите команду Отправить. Сообщение электронной почты сразу же отправляется пользователям можно пригласить.

   

6. Вот как выглядит после отправки сообщения электронной почты. Он содержит Открыть  ссылку на общий доступ всем папки для доступа к нему.

   

Требуется: 5–10 минут

Office 365 включает базовый сайт группы с набором функций, которые упростят вам начало работы. Доступ к этому внутреннему веб-сайту могут получить только сотрудники вашей компании.

Вот как можно перейти на сайт группы.

1. Выполните вход Office 365 и перейдите на сайт группы с помощью URL-адрес https://<your название организации >. sharepoint.com. Например: https://contoso.sharepoint.com

2. Вы увидите Домашняя страница группы внутреннем веб-сайте с названием по умолчанию < название организации > сайт группы. На этой странице содержатся:

   • Плитки для доступа к функциям, которые помогут вам приступить к настройке сайта группы.

   • Ссылки в левой части экрана для перехода к другим разделам на сайте группы.

   • Библиотека документов для хранения файлов и их совместного использования с другими участниками группы.

Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов

Для удобного хранения и совместного использования файлов на сайте группы есть специальный раздел. Он называется Библиотека документов.

Ниже приведены инструкции по добавлению файлов.

1. На домашней странице сайта группы выберите документы на панели навигации в левой части экрана. Это перейдете в библиотеку документов.
   
   

2. Когда вы будете по-прежнему вошли в Office 365, откройте Проводник Windows из панели задач или в другое место. Перейдите к файлам, которые нужно отправить на сайт группы.

   

3. Выделите файлы, которые нужно отправить на сайт группы, а затем перетащите их в библиотеке документов.

   

4. Когда все будет готово, файлы будут храниться в свой сайт группы и компьютером.
   
   

5. Теперь можно удалить файлы с компьютера. На следующем этапе Шаг 4. Синхронизируйте файлы в Интернете с компьютером вы создадите для них на компьютере новое расположение.

   Чтобы отправить на сайт группы сразу много файлов или документы большого размера, ознакомьтесь с этими советами.

   Сведения о том, как приобрести дополнительное дисковое пространство в хранилище, см. в статье Изменение объема хранилища для своей подписки.

Требуется: 20–30 минут для первой партии файлов

Теперь, когда у вас есть файлы на сайте группы, вы можете настроить их для синхронизации с ПК или компьютере Mac. В этом случае можно работать с файлами на компьютере с Windows или Mac вместо работы в Microsoft Edge, Chrome или другой браузер. Полезно также установлена версия файлов синхронизации на компьютере в ситуациях, когда необходимо получить файл, и вы не подключены к Интернету.

После настройки синхронизации файлов с компьютером при наличии подключения к Интернету файлы будут автоматически синхронизироваться каждые 10 минут.

Вот как настроить синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером.

1. На домашней странице сайта группы выберите документы на панели навигации. Переход к вашей библиотеки документов.

   Совет: При синхронизации файлов на сайт группы, синхронизируемый каждого файла на сайте библиотеку, не всего сайта.

   

2. В SharePoint выберите команду синхронизировать, чтобы синхронизировать все файлы. Или выберите отдельные файлы, которые нужно синхронизировать.

   

3. Если появится соответствующий запрос, чтобы переключаться между приложениями, нажмите кнопку Да. (OneDrive для бизнеса — это процесс, выполнив синхронизацию).

   

4. Если появится запрос о безопасности выберите Разрешить. Если появится запрос на ввод учетных данных Office 365, введите свой идентификатор пользователя Office 365, а затем пароль.

5. В командной строке синхронизировать файлы на этом Компьютере нажмите Далее.

   

6. Если синхронизация завершит работу, можно увидеть файлы на вашем компьютере в папке группы. Маленький Зеленый флажок файл указывает, что его в актуальном состоянии синхронизированной с файлом на сайте группы.

   

7. Проверка синхронизации, перейдя в папку группы на вашем компьютере и открытие файла. Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.
   
   Если вы подключены к Интернету, может отобразиться уведомление о том, что файл сохраняется на сайт группы. Он также сохраненные на компьютере одновременно. Если появится сообщение «Не удалось отправить», повторите попытку. Иногда может мешать работе несогласованной подключение к Интернету сохранение.

   Поздравляем! Вы завершили настройку хранилища файлов для совместной работы через Интернет в своей организации.

• Небольшие некоммерческие организации. Создайте сайт группы Office 365 для централизованного хранения и создания архива общих документов. Это позволит исключить потерю данных при изменениях в штате организации, например при вступлении в должность другого директора. Создайте личный дочерний сайт группы Office 365 для хранения файлов, содержащих личные сведения сотрудников или финансовые данные, которые не предназначены для остальных участников рабочей группы.

• Индивидуальное частное предприятие. Используйте OneDrive для бизнеса для хранения собственных файлов и организации доступа к ним для ваших клиентов в индивидуальном порядке.

• Партнерство. Если вы являетесь совладельцем компании, вы можете использовать свою учетную запись OneDrive для бизнеса, но вам потребуется предоставлять непосредственный доступ к отдельным файлам другому совладельцу, и наоборот.

• Компании, клиентам и партнерам которых необходим доступ к файлам. Используйте дочерние сайты группы Office 365 для хранения документов, предназначенных для определенного клиента, и совместной работы с ними. Так как доступ к дочернему сайту предоставляется определенному клиенту и ограничен данным сайтом, вам не придется беспокоиться о том, что клиенты случайно получат доступ к данным друг друга.

Файл, сохраненный в службе OneDrive для бизнеса, доступен только вам, если вы не решите предоставить к нему доступ другим людям. Общий доступ к файлу можно предоставить только определенным либо сразу всем пользователям. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. Общий доступ к каждой из них можно предоставить разным пользователям и группам либо не предоставлять никому.

Дополнительные сведения также см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в OneDrive для бизнеса.

Сведения о том, как узнать, сколько места в хранилище OneDrive для бизнеса у вас осталось, см. статью Управление хранилищем OneDrive для бизнеса.

Хотя в хранилище можно добавлять файлы практически в любом формате, отправка некоторых из них блокируется по двум причинам: безопасность и недопустимые символы в именах. Политики безопасности OneDrive для бизнеса блокируют файлы определенных типов, а также некоторые символы в их названиях. Дополнительные сведения о запрещенных форматах файлов и недопустимых знаках см. в статье Недопустимые символы в именах файлов и папок и недопустимые типы файлов в OneDrive для бизнеса.