Настройка управления записями на месте

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Возможность управления записями на любом сайте обеспечивает более широкий контроль над обработкой деловых и юридических данных, имеющих долгосрочное значение. Кроме того, управление записями на месте делает такие записи частью рабочей области для совместной работы вместе с другими документами.

В зависимости от организационной структуры соответствующего решения можно активировать управление записями на месте на уровне семейства веб-сайтов, а затем отключить объявление записей вручную на уровне списка или библиотеки.

Активация управления записями на месте в SharePoint

Если еще не сделано, необходимо активировать управления записями по месту, прежде чем можно выполнять следующие задачи. Если вы активировали ее, пропустите эти действия.

  1. Перейдите на сайт верхнего уровня.

  2. Щелкните Параметры Кнопка "Параметры Office 365" и выберите пункт Параметры сайта.

    На сайте SharePoint подключенные группы щелкните Параметры, выберите пункт Контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  3. В разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.

  4. Компоненты семейства веб-сайтов найдите Управление записями по месту и нажмите кнопку активировать.

Настройка управления записями на месте для семейства веб-сайтов

Если такое решение охватывает несколько сайтов, можно настроить параметры управления записями, как описано ниже.

  • Задайте ограничения, которые будут применяться к документу при его объявлении в качестве записи.

  • Определите, для всех ли списков и библиотек разрешено объявление записей вручную.

  • Укажите, кто может вручную объявлять документы в качестве записей и отменять объявление.

Настройка управления записями на месте для семейства веб-сайтов

Примечание :  Прежде чем завершить эту процедуру, необходимо активировать функцию управления записями на месте на уровне семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите на сайт верхнего уровня.

  2. Щелкните Параметры Кнопка "Параметры Office 365" и выберите пункт Параметры сайта.

    На сайте SharePoint подключенные группы щелкните Параметры, выберите пункт Контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  3. В группе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Параметры объявления записей.

  4. На странице ''Параметры объявления записей'' в разделе Ограничения для записи выберите параметр, определяющий ограничения, которые будут применяться к элементам при их объявлении в качестве записи. Этот параметр не влияет на элементы, уже объявленные записями.

    • Нет дополнительных ограничений   Это ограничение полезно, если нужно применить к записям отдельную политику хранения, но не требуется блокировать их удаление или изменение.

    • Блокировка удаления   Это ограничение по умолчанию для центра записей.

    • Блокировка удаления и изменения    . Это ограничение позволяет полностью заблокировать документ, чтобы его невозможно было изменить или удалить. При этом с документом связывается значок в виде висячего замка, свидетельствующий о том, что этот элемент заблокирован.

  5. В разделе Доступность объявления записей укажите, можно ли по умолчанию объявлять вручную элементы в списках и библиотеках в качестве записей. Если выбрано значение недоступным во всех расположениях по умолчанию, элементы можно объявлять в качестве записей только с помощью политики или рабочего процесса.

    Один из параметров в разделе Доступность объявления записей позволяет отменить объявление записи. Для этого в разделе Сведения о соответствии рядом заголовком Состояние записи нажмите Отменить объявление записи. Вам будет предложено подтвердить отмену объявления элемента в качестве записи.

    Примечание : Команда "Отменить объявление" отображается только для элементов, которые ранее были объявлены как записи.

  6. В разделе Роли объявления укажите типы пользователей, которые могут объявлять элементы в качестве записей и отменять такое объявление.

    • Все администраторы и участники списка    Объявлять элементы в качестве записей и отменять такое объявление может любой пользователь с разрешениями на изменение элементов списка.

    • Только администраторы списка    Объявлять элементы в качестве записей и отменять такое объявление могут только пользователи с разрешениями на управление списком.

    • Только действия политики.    Объявлять элементы в качестве записей и отменять их объявление можно только с помощью действий политики или пользовательского кода, запущенного с системной учетной записью.

  7. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Настройка управления записями на месте для списка или библиотеки

Вы можете разрешить или запретить создание записей в определенных списках или библиотеках на сайте. Вы также можете настроить списки и библиотеки так, чтобы добавляемые в них элементы автоматически объявлялись записями.

Настройка управления записями на месте для списка или библиотеки

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо настроить управление записями.

  2. Для библиотек откройте вкладку Библиотека в разделе Работа с библиотекой. Для списков откройте вкладку Список в разделе Работа со списком.

  3. На ленте библиотеки нажмите кнопку Параметры библиотеки. Для списков нажмите кнопку Параметры списка.

    В SharePoint Online нажмите кнопку Параметры и нажмите кнопку Параметры списка или Параметры библиотеки.

    Примечание : Если указанная в этой процедуре кнопка ленты не видна, может потребоваться изменить разрешение экрана или размер окна браузера, чтобы отобразить все доступные кнопки. Можно также нажать кнопку группы, чтобы развернуть ее.

  4. На странице ''Параметры списка'' щелкните ссылку Параметры объявления записей.

  5. На странице Параметры объявления записей в разделе Доступность ручного объявления записей выполните одно из указанных ниже действий.

    • Выберите, должны ли использоваться параметры по умолчанию, заданные для семейства веб-сайтов.

    • Разрешите объявление в качестве записей вручную для этого списка или библиотеки.

    • Запретите объявление в качестве записей вручную для этого списка или библиотеки.

  6. В разделе Автоматическое объявление укажите, должны ли элементы, добавляемые в этот список или библиотеку, автоматически объявляться в качестве записей.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×