Настройка сообщений электронной почты

При создании сообщения в Microsoft Outlook 2010 доступны большинство параметров и настроек для всех функций Outlook. Независимо от типа создаваемого сообщения (деловое или личное письмо) его всегда можно оформить уникальным образом.

Примечание :  Для создания сообщений в Outlook 2010 используется редактор на основе Microsoft Word 2010. Если вам нужна помощь по возможностям редактирования, запустите Word 2010, нажмите клавишу F1, а затем выполните поиск в справке Word.

В этой статье

Задание параметров доставки

Изменение внешнего вида сообщения

Добавление к сообщению элементов отслеживания

Добавление электронной визитной карточки

Задание параметров доставки

К параметрам доставки относятся уровень важности сообщения, дата окончания его срока действия, а также дата и время задержки для отправки сообщения.

Присвоение уровня важности

Установка даты окончания срока действия

Откладывание отправки сообщения

Присвоение уровня важности

Можно установить уровень важности сообщений электронной почты, чтобы получатели могли видеть эти индикаторы в своей папке "Входящие" перед тем, как открыть сообщение. Установленный уровень важности также позволяет сортировать сообщения по степени важности.

  • На вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку Высокая важность или Низкая важность. Выбранный значок будет подсвечен, чтобы показать, что он включен.

    Группа "Теги" на ленте

Установка даты окончания срока действия

По истечении срока действия сообщения его заголовок продолжает отображаться в папках Outlook. Хотя сообщение перечеркнуто, его можно открыть.

  1. На вкладке Параметры в группе Дополнительные параметры нажмите кнопку вызова диалогового окна Параметры сообщенияКнопка вызова диалогового окна.

  2. В диалоговом окне Свойства в группе Параметры отправки установите флажок Не действительно после и установите дату и время.

Откладывание отправки сообщения

При использовании учетной записи электронной почты Microsoft Exchange можно отложить доставку отдельного сообщения. Независимо от типа учетной записи можно отложить доставку всех сообщений, задав правило, согласно которому они будут задерживаться в папке на указанный срок после нажатия кнопки Отправить.

Только учетные записи Exchange

  1. На вкладке Параметры в группе Дополнительные параметры нажмите кнопку Задержка доставки. Откроется диалоговое окно Свойства с установленным флажком Не доставлять до.

  2. Выберите необходимую дату и время доставки.

    Примечание : Для каждого сообщения, которое вы хотите отложить необходимо выбрать Задержка доставки . Чтобы отложить все сообщения, выполните следующую процедуру отложить доставку сообщения электронной почты для всех учетных записей электронной почты.

Все учетные записи электронной почты

Условия для задержки отправки можно настроить с помощью мастера правил.

  1. В любом представлении Outlook перейдите на вкладку Файл.

  2. Выберите Управление правилами и оповещениями > Новое правило.

  3. На странице Шаг 1. Выберите шаблон в разделе Начать с пустого правила выберите команду Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

  4. Нажмите кнопку Далее еще раз. Когда появится сообщение Данное правило будет применено к каждому отправляемому сообщению, нажмите кнопку Да.

  5. В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок задержать доставку на [число] минут.

  6. В разделе Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните подчеркнутое слово число.

  7. Введите число от 1 до 120 и нажмите кнопку ОК.

  8. Нажмите кнопку Готово. Когда появится сообщение Данное правило действительно только для приложения-клиента и будет обрабатываться только в Outlook, нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  Это новое правило задерживает отправку всех сообщений на количество минут, заданное на шаге 7. Приложение Outlook должно работать в течение указанного числа минут после нажатия кнопки Отправить, чтобы обеспечить указанную задержку.

К началу страницы

Изменение внешнего вида сообщения

Существует восемь основных способов изменения внешнего вида сообщений.

Добавление цвета фона, градиента заливки, текстуры, узора заливки и рисунка

Изменение шрифта

Добавление рисунков

Добавление маркированного или нумерованного списка

Добавление таблицы

Добавление подписи

Добавление формул, символов и горизонтальных линий

Изменение темы

Добавление цвета фона, градиента заливки, текстуры, узора заливки и рисунка

  1. На вкладке Параметры в группе Темы нажмите кнопку Цвет страницы.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • Выберите цвет в палитре Цвета темы или Стандартные цвета.

    • Чтобы получить более подробную палитру, щелкните Другие цвета.

    • Чтобы удалить цвет, щелкните Нет цвета.

  3. Чтобы добавить градиент, текстуру, узор заливки или рисунок, нажмите кнопку Способы заливки и настройте нужные параметры.

    Примечание :  Цвет градиента, текстуры или узора зависит от цвета, выбранного на шаге 2.

Изменение шрифта

Шрифт сообщения можно изменить несколькими способами.

  • На вкладке Сообщение в группе Основной текст можно выбрать шрифт, его размер, начертание (полужирный, курсив или подчеркивание), цвет, а также выделение текста.

  • На вкладке Формат текста в группе Шрифт можно выбрать шрифт и размер шрифта, увеличить или уменьшить размер шрифта пошагово, изменить начертание шрифта (полужирный, курсив, подчеркивание, перечеркивание, подстрочный, надстрочный), выбрать регистр, цвет шрифта и выделение текста, а также удалить все форматирование шрифта.

  • На мини-панели инструментов, которая появляется после выделения текста, можно выбрать шрифт, увеличить или уменьшить размер шрифта пошагово, выбрать тему, применить формат по образцу, выбрать начертание шрифта (полужирный, курсив или подчеркивание) и выделить текст.

    Мини-панель инструментов

  • Стили можно выбрать на вкладке Формат текста в группе Стиль.

Совет : Используйте стили для создания профессионально оформленных сообщений.

Добавление рисунков

Рисунки привлекают внимание к сообщению. Но они также могут увеличивать размер файла, поэтому их не следует использовать слишком много. Чтобы изменить фон сообщения, см. раздел Добавление цвета фона, градиента, текстуры, узора заливки и рисунка.

Добавление рисунка

  1. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации

  2. выберите один из следующих типов рисунка:

    Рисунок

    1. Нажмите кнопку Рисунок и перейдите к папке, в которой хранится нужный рисунок.

    2. Выберите его и нажмите кнопку Вставить.

    Можно изменить размер рисунка или повернуть его с помощью маркеров. Для настройки дополнительных параметров изображения щелкните рисунок правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.

    Картинки

    1. Нажмите кнопку Картинки, введите описание картинки, которую нужно найти, а затем нажмите кнопку Найти.

    2. Установите флажок Включить контент сайта Office.com, чтобы включить картинки, доступные на Office.com.

    3. Щелкните изображение, которое требуется вставить.

    Фигуры

    • Нажмите кнопку Фигуры, а затем выберите нужную фигуру.

    Чтобы настроить дополнительные параметры фигуры, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.

    SmartArt

    1. Нажмите кнопку SmartArt.

    2. Выберите макет для графического элемента SmartArt и нажмите кнопку ОК.

    3. Чтобы добавить текст, щелкните графический элемент SmartArt.

    Чтобы настроить дополнительные параметры, щелкните графический элемент SmartArt правой кнопкой мыши, а затем выберите нужную команду.

    Диаграмма

    1. Нажмите кнопку Диаграмма.

    2. Выберите тип диаграммы и нажмите кнопку ОК.

    3. На появившемся листе Microsoft Excel 2010 введите данные для диаграммы.

    Чтобы настроить дополнительные параметры диаграммы, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.

    Снимок экрана

    1. Нажмите кнопку Снимок экрана

    2. Выберите одно из изображений предварительного просмотра или щелкните Вырезка экрана.

    3. Выделите область экрана, которую нужно скопировать.

Вставка объектов WordArt

  • В меню Вставка в группе Текст нажмите кнопку WordArt.

Добавление маркированного или нумерованного списка

  1. На вкладке Сообщение в группе Основной текст нажмите кнопку Маркеры или Нумерация.

  2. Чтобы добавить следующий элемент списка, нажмите клавишу ВВОД.

    Примечание :  В приложении Outlook будет автоматически вставлен следующий маркер или номер.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы завершить ввод списка, нажмите клавишу ВВОД два раза.

      или

    • Чтобы удалить последний номер или маркер списка, нажмите клавишу BACKSPACE.

Советы : Для создания маркированного или нумерованного списка можно использовать сочетания клавиш.

  • Чтобы создать маркированный список, введите звездочку (*), а затем нажмите клавишу ПРОБЕЛ или TAB.

  • Чтобы создать нумерованный список, введите 1., а затем нажмите клавишу ПРОБЕЛ или TAB.

Добавление таблицы

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, в которые могут быть вставлены текст и рисунки. Таблицы часто применяются для организации и представления сведений.

Таблицы, использующие для представления сведений сетку

Таблицы можно также использовать для создания привлекательных макетов страниц, а также текстовых, графических или сложных табличных макетов.

Страничный макет, созданный с помощью таблиц

Добавление таблицы

  1. Щелкните место, где нужно вставить таблицу.

  2. На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Выберите команду Экспресс-таблицы, щелкните требуемую таблицу и замените данные в ней.

    • Чтобы задать количество рядов и столбцов в новой пустой таблице, щелкните сетку таблицы.

      Элемент выбора таблицы

    • Чтобы получить указатель, с помощью которого можно изменять размеры добавленных ячеек таблицы, выберите команду Нарисовать таблицу.

    • Чтобы открыть новую таблицу в сообщении, выберите команду Электронная таблица Excel. Для изменения ее размера можно воспользоваться маркерами.

      Примечание :  При выборе пункта Электронная таблица Excel может появиться диалоговое окно с вопросом о том, доверяете ли вы источнику книги Excel. В большинстве случаев, особенно если источником документа является приложение Excel, которое установлено на вашем компьютере, можно выбрать Да. Если вы боитесь нажимать кнопку "Да", так как приложение Excel запущено из другого источника или сети, обратитесь к администратору сети.

Добавление подписи

Можно создать стандартную подпись, которая будет добавляться во все отправляемые сообщения, либо вставлять подпись вручную в каждое отдельное сообщение.

Автоматическая вставка подписи

  1. На вкладке Сообщение в группе Включить нажмите кнопку Подпись и выберите Подписи.

    Примечание : Доступ к параметрам подписи можно также получить на вкладке Сообщение после нажатия в открытом сообщении кнопки Ответить, Ответить всем или Переслать.

  2. В диалоговом окне Подписи и бланки на вкладке Электронная подпись в списке Выберите подпись для изменения выберите нужную подпись. Кроме того, можно нажать кнопку Создать, чтобы создать подпись.

  3. Выберите нужную подпись в группе Выберите подпись, используемую по умолчанию в правом верхнем углу диалогового окна в списке новые сообщения.

  4. Если требуется вставлять подпись в ответы на сообщения и в пересылаемые сообщения, выберите подпись в списке ответ и пересылка. Если подпись в этих сообщениях не нужна, выберите нет.

  5. Нажмите кнопку ОК.

  6. Чтобы добавить в текущее сообщение подпись по умолчанию, на вкладке Сообщение в группе Включить щелкните Подпись и выберите нужную подпись.

Вставка подписи вручную

  • На вкладке Сообщение в группе Включить выберите Подпись, а затем выберите нужную подпись.

    Примечание : Доступ к параметрам подписи можно также получить на вкладке Сообщение после нажатия в открытом сообщении кнопки Ответить, Ответить всем или Переслать.

Добавление формул, символов и горизонтальных линий

В группе Символы на вкладке Вставка доступны кнопки для вставки формул, символов и горизонтальных линий в сообщения электронной почты.

Формула

В сообщение можно быстро добавлять сложные формулы. При нажатии кнопки Формула открывается вкладка Конструктор с набором инструментов, математических символов и структур.

Символ

Можно использовать кнопку Символ для ввода следующих символов:

  • Символов, отсутствующих на клавиатуре, например ¼ и ©.

  • Специальных символов, отсутствующих на клавиатуре, таких как длинное тире (—) или многоточие (…).

  • Символов Юникода.

При использовании расширенного шрифта, такого как Arial или Times New Roman, отображается список подгрупп. В нем можно выбрать расширенный список языковых символов, включая кириллицу для греческого и русского языков (если она доступна).

Горизонтальная линия

С помощью кнопки Горизонтальная линия можно разделить сообщение. По умолчанию линия имеет ширину (толщину) ½ пт и автоцвет.

Изменение темы

Тема представляет собой набор единообразных элементов оформления и цветовых схем. Она помогает в создании профессиональных и привлекательных сообщений. После применения к документу темы в Outlook изменяются цвета фона изображения, стили основного текста и заголовка, списки, горизонтальные линии, цвета гиперссылок и цвета границ таблиц. Также настраиваются одноуровневые и многоуровневые списки.

Изменение темы

  1. На вкладке Параметры в группе Темы нажмите кнопку Темы.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • Щелкните Темы и восстановите текущую тему из шаблона, найдите другую тему или сделайте используемую тему темой по умолчанию.

    • Щелкните Цвета и выберите готовую цветовую палитру для темы и создайте собственную.

    • Щелкните Шрифты, а затем выберите шрифт из списка или настройте собственный.

    • Щелкните Эффекты, а затем выберите один из готовых эффектов.

    • Щелкните Цвет страницы, а затем выберите одну из готовых цветовых палитр темы. Кроме того, можно не указывать цвет или настроить собственный цвет, а также добавить способы заливки.

К началу страницы

Добавление к сообщению элементов отслеживания

Параметры, доступные в группе Теги на вкладке Сообщение, позволяют отслеживать сообщения, используя флаги и уведомления о доставке или прочтении. Кроме того, можно использовать параметры голосования.

Добавление флага сообщения

Добавление кнопок голосования

Получение уведомления о прочтении и доставке

Пометка сообщения

Помеченные сообщения помогают в управлении почтой. При отметке сообщений создаются задачи только для пользователя или для него и других получателей сообщения. Например, можно пометить сообщение, запрашивающее сведения, которые должны быть получены к определенной дате. Когда пользователь получает такое сообщение, отображается флаг, и на информационной панели в области чтения и вверху сообщения, если оно открыто в Outlook, появляется надпись.

Сообщение, помеченное для личных целей, может помочь в отслеживании ответивших получателей. В предыдущем примере было отправлено помеченное сообщение, запрашивающее сведения к определенной дате. Кроме того, при отметке сообщения для личных целей создается напоминание о проверке ответов. В Outlook есть даже возможность автоматического поиска ответов на исходное помеченное сообщение.

  1. На вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К исполнению, а затем выберите дату выполнения или щелкните Другое

  2. Если требуется напоминание об этом помеченном сообщении, на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К исполнению, а затем нажмите кнопку Добавить напоминание. При желании можно изменить дату и время напоминания.

  3. Можно также включить флаг, чтобы напомнить получателям о крайнем сроке исполнения. На вкладке Сообщение в группе Теги щелкните К исполнению, а затем Пометка для получателей. Чтобы добавить напоминание для получателей об помеченном сообщении, установите флажок Напоминание, а после при необходимости измените дату и время.

Добавление кнопок голосования

При помощи Microsoft Outlook можно легко создавать опросы, включая в сообщения кнопки голосования.

  1. На вкладке Параметры в группе Отслеживание щелкните Кнопки голосования.

  2. Выберите один из следующих переключателей.

    • Одобрить;Отвергнуть.    
      Используйте этот вариант для обсуждения вопросов или предложений, которые нужно утвердить или отклонить.

    • Да;Нет.    
      Это хороший способ для быстрого опроса, когда нужно лишь выбрать вариант "да" или "нет".

    • Да;Нет;Возможно.    
        Альтернативный ответ, который позволяет не ограничиваться ответами "да" и "нет".

    • Специальный.    
      Позволяет создать собственные названия кнопок голосования. Например, можно попросить коллег выбрать три дня недели для регулярных собраний.

      • Когда откроется диалоговое окно Параметры сообщений, в разделе Параметры голосования и отслеживания установите флажок Кнопки голосования.

      • Выберите и удалите кнопки голосования, используемые по умолчанию, и введите любой текст. Имена кнопок разделяются точкой с запятой.

Получение уведомления о прочтении или доставке

Уведомление о доставке свидетельствует о том, что отправленное сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя, но не о том, что получатель его видел или прочитал. Уведомление о прочтении показывает, что отправленное сообщение было открыто. В обоих случаях отправитель получает уведомление о том, что сообщение было доставлено или прочитано. Содержимое этого уведомления автоматически записывается в исходное сообщение в папке Отправленные.

Однако не стоит полагаться только на эти уведомления. Получатель сообщения может решить не отправлять уведомление о прочтении. Если сообщение открывалось только для чтения в области чтения, возможно, уведомление о прочтении не было отправлено. Кроме того, почтовая программа получателя может не поддерживать уведомления о прочтении.

Запрос уведомления о доставке или прочтении

  • В сообщении на вкладке Параметры в группе Отслеживание установите флажок Уведомить о доставке или Уведомить о прочтении.

Включение отслеживания для всех отправляемых сообщений электронной почты

  1. Выберите ФайлПараметры > Почта.

  2. В разделе Отслеживание установите необходимые параметры.

К началу страницы

Добавление электронной визитной карточки

Электронная визитная карточка Электронные визитные карточки облегчают обмен контактной информацией. Их можно быстро вставить в отправляемое сообщение, и они немедленно распознаются получателем. Можно отправить электронную визитную карточку организации или свою личную карточку, настроенную нужным образом. Можно также отправить контактные сведения другого пользователя в виде электронной визитной карточки. Кроме того, карточки можно пересылать.

Дополнительные сведения об электронных визитных карточках см. в статье Создание и использование контактов в виде электронных визитных карточек.

  1. На вкладке Сообщение в группе Включить нажмите кнопку Вложить элемент, выберите пункт Визитная карточка и выберите имя из списка.

  2. Если нужного имени нет, выберите пункт Другие визитные карточки, щелкните имя в списке Хранить как и нажмите кнопку ОК.

    Примечания : 

    • В меню Визитная карточка отображаются 10 последних имен контактов, которые были вставлены в сообщения как электронные визитные карточки.

    • В сообщение можно вставить более одной электронной визитной карточки.

    • Чтобы было легче различать повторяющиеся имена в меню Визитная карточка, выберите пункт Другие визитные карточки. В диалоговом окне Вставка визитной карточки будут доступны дополнительные сведения и предварительный просмотр карточки.

    • Если в новое сообщение перетащить электронную визитную карточку из представления "Визитные карточки", при отправке в него будет включен только VCF-файл. Этот вложенный VCF-файл открывает контактную форму со всеми сведениями, которые получатели могут сохранить в свои списки контактов. Если получатель использует Microsoft Office Outlook 2007 или Outlook 2010, электронная визитная карточка отображается в форме контакта.

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×