Настройка сайта группы Office 365 для хранения и совместного использования файлов

Авторы: Том Вернер Дайан Файгель
Последнее обновление: 1 марта 2017 г.

Если у вас малый бизнес и немного сотрудников, одним из наиболее эффективных способов общего доступа к файлам и совместной работы через Интернет является использование OneDrive для бизнеса и сайта группы Office 365. Настройте сайт группы Office 365, чтобы использовать дополнительные возможности хранения данных и совместной работы.

В этом учебнике приведены пошаговые инструкции по настройке сайта группы Office 365 и предоставлению общего доступа к файлам людям за пределами вашей компании. Вы можете выполнить все действия или выбрать только те, которые вас интересуют.

Если выполнять все действия в указанном порядке, в начале базовая домашняя страница сайта группы Office 365 выглядит следующим образом:

Изображение основного сайта группы

Ее также можно настроить, добавив на нее ссылки на общие папки OneDrive для бизнеса и дочерний сайт, после чего она будет выглядеть примерно так:

Снимок экрана настраиваемого сайта группы с дочерним сайтом

Шаг 1. Настройка хранилища файлов на сайте группы Office 365

Требуется: 15–20 минут

На этом этапе вы узнаете, как добавить дополнительные библиотеки документов на сайт группы Office 365, чтобы упорядочивать свои файлы. Затем вы научитесь добавлять список контактов, который можно связать со списком контактов Outlook. Эти возможности часто используются на сайтах групп.

Добавление дополнительных библиотек документов на сайт группы

На сайте группы Office 365 уже есть библиотека "Документы", которую вы можете сразу же начать использовать. Если ее будет не хватать, на сайт группы можно добавить дополнительные контейнеры хранилища. Во-первых, тщательно продумайте, как вы хотите группировать файлы на сайте группы Office 365 и какое имя вы хотите присвоить контейнерам хранилища, чтобы файлы было легко найти. При наличии большого объема сведений, которые нужно упорядочить, прочтите рекомендации в разделе Планирование контента сайта группы.

Ниже описано, как создавать дополнительные библиотеки документов с именами, подходящими для вашего бизнеса.

  1. Откройте сайт группы Office 365. На домашней странице Office 365 выберите Сайты > Сайт группы.

  2. На домашней странице сайта группы щелкните плитку Добавьте списки, библиотеки и другие приложения.

    Чтобы добавить на сайт новый контейнер хранилища, выберите плитку "Добавить списки, библиотеки и другие приложения".

  3. На странице Ваши приложения выберите Библиотека документов.

    Чтобы добавить новый контейнер хранилища документов, на странице "Ваши приложения" выберите плитку "Документы".

  4. Введите имя для новой библиотеки документов, а затем нажмите кнопку Создать.

    Введите имя библиотеки документов и нажмите кнопку "Создать".

    Новая библиотека документов появится в левом меню навигации в разделе Последние.

    Добавленная новая библиотека документов появляется справа в списке "Последние".

  5. Чтобы добавить дополнительные контейнеры хранилища документов, выберите Добавить приложение > Библиотека документов еще раз.

  6. Для удаления библиотеки документов наведите указатель мыши на ее плитку, нажмите кнопку Дополнительно(...), а затем выберите пункт Удалить.

    Чтобы переименовать или удалить библиотеку документов, щелкните многоточие.

  7. Чтобы переименовать библиотеку документов, выберите Параметры и Имя, описание списка и навигация по нему. В поле Имя введите новое имя, а затем нажмите кнопку Сохранить. Выберите Содержимое сайта, чтобы добавить другую библиотеку документов.

  8. Завершив добавление библиотек, щелкните гиперссылку Главная в верхней части страницы, чтобы вернуться на домашнюю страницу.

    Домашняя страница сайта группы будет выглядеть приблизительно так, как показано ниже (с ссылками на новые библиотеки документов на панели навигации слева). В нашем примере мы добавили контейнеры "Повестки дня", "Файлы клиентов", "Проекты" и "Инструкции".

    Ссылки на контейнеры хранения теперь находятся в области навигации слева.

Добавление списков для упорядочения данных (контактов, задач, событий календаря)

С сайтом группы предлагается набор стандартных приложений, позволяющих создавать страницы для внутреннего сайта. Эти приложения похожи на шаблоны документов Word. При добавлении приложения на сайт группы появляется страница, на которой нужно ввести данные в определенном формате.

На этом этапе мы используем приложение "Контакты" для создания страницы со списком контактных данных поставщиков, клиентов и т. д. Затем мы подключаем список к Outlook, чтобы контакты отображались при использовании учетных записей электронной почты Office 365 в Outlook.

Откроем приложение "Контакты".

  1. На домашней странице сайта группы щелкните плитку Добавьте списки, библиотеки и другие приложения.

    Выберите "Добавьте списки, библиотеки и другие приложения".

  2. На странице Ваши приложения выберите Контакты.

    Выберите приложение "Контакты"

  3. Введите имя списка контактов, например Поставщики, а затем нажмите кнопку Создать. Это имя будет отображаться в верхней части страницы контактов и на панели навигации слева.

  4. На странице Содержимое сайта выберите новую страницу. В этом примере она называется Поставщики.

  5. Выберите + создать элемент, чтобы добавить контакт.

    Выберите новый контакт, чтобы добавить его.

  6. Введите данные для первого контакта. Вы можете вводить данные во все поля или только некоторые из них. Закончив, нажмите кнопку Сохранить.

    Введите данные в форму контактов.

    По умолчанию на странице "Контакты" отображаются поля "Фамилия", "Имя", "Организация", "Домашний телефон", "Рабочий телефон" и "Адрес электронной почты". Вот как выглядит страница, на которую добавлено несколько контактов.

    Снимок экрана, показывающий большое количество контактов, добавленных на страницу

  7. Чтобы этот список контактов выводился в учетных записях электронной почты Office 365 в Outlook, в верхней части страницы выберите Список > Подключиться к Outlook.

    Выберите подключение из Outlook, чтобы синхронизировать список контактов с Outlook.

  8. В диалоговых окнах безопасности дважды выберите Разрешить, а затем нажмите кнопку Да. Вам может быть предложено ввести данные своей учетной записи электронной почты для входа в Office 365. В таком случае введите свой адрес электронной почты и пароль Office 365.

  9. Через 5–10 минут данные контактов с сайта группы появятся в разделе Другие контакты в Outlook. В Outlook выберите Отправка и получение, чтобы обновить окно. После этого вы увидите в Outlook данные контактов.

    Снимок экрана контактов сайта группы, когда они доступны в Outlook

    Обратите внимание на то, что контакты, которые вы вводите в Outlook, не будут отображаться в списке контактов на сайте группы.

    После связи сайта группы с Outlook при обновлении контактов на сайте группы они также будут автоматически изменяться в Outlook.

Ознакомьтесь с другими приложениями, которые предлагаются с сайтом группы. Например, с помощью приложения "Календарь" можно создать страницу с календарем для отслеживания важных событий, а приложение "Задачи" позволяет отслеживать задачи проекта и управлять ими с использованием временной шкалы. Однако эти приложения не подключаются к Outlook.

Шаг 2. Настройка домашней страницы для сайта группы Office 365

Требуется: 30–40 минут

Вы можете настроить домашнюю страницу сайта группы, чтобы быстро находить на ней необходимые сведения. Например, можно добавить ссылки на папки OneDrive для бизнеса сотрудников, а также ссылки на документы, контакты, задачи, календари и записную книжку OneNote, где хранятся повестки собраний и заметки.

На этом этапе мы покажем, как создавать ссылки на важные страницы и упорядочивать данные на сайте для удобного доступа.

Итак, приступим!

Удаление плиток "Приступая к работе" и канала новостей (3 минуты)

Так как ссылки "Приступая к работе" больше не нужны, мы удалим их с главной страницы. Это не значит, что настроить сайт будет невозможно. Все настройки сайта группы по-прежнему доступны в меню Изменить меню и в области Параметры сайта.

  1. В верхней части домашней страницы сайтов групп выберите Страница > Изменить.

    Затем нажмите кнопку "Изменить".

  2. Выберите Разметка текста > Три столбца с верхним и нижним колонтитулами. Это позволит использовать большинство параметров разметки страницы.

    На картинке показано, как выбрать макет текста для домашней страницы.

  3. Наведите указатель мыши на поле Веб-канал сайта и нажмите клавишу DELETE, чтобы удалить его. Щелкните Удалить это, чтобы удалить плитки "Приступая к работе".

    Удаление плиток "Начало работы"

  4. В окне Сообщение с веб-страницы нажмите кнопку ОК.

    В сообщении об удалении компонента "Начало работы" для всех пользователей нажмите кнопку "ОК".

    Теперь у вас чистая домашняя страница, которую можно настроить, как вы хотите.

    Страница сайтов групп, на которой показана только библиотека документов.

Добавление приветственного сообщения на домашнюю страницу (10 минут)

  1. Если вы вышли из режима правки, вернитесь в него. В верхней части домашней страницы сайта группы выберите Страница > Изменить.

  2. В верхнем поле введите приветственное сообщение, например Добро пожаловать на внутренний сайт Contoso!. Откройте вкладку Форматирование текста, а затем с помощью элементов управления шрифтом отформатируйте текст. (Если появится сообщение о невозможности отобразить веб-часть, проигнорируйте его.)

    Отформатируйте приветственное сообщение с помощью элементов управления шрифтами в верхней части страницы

  3. Закончив, нажмите кнопку Сохранить.

Перемещение контейнера хранилища документов в левую часть страницы (5 минут)

  1. Вернитесь в режим правки. В верхней части домашней страницы сайта группы выберите Страница > Изменить.

  2. Перетащите поле Документы в левую часть страницы. Поле может быть сложно захватить, поэтому может потребоваться предпринять несколько попыток перетаскивания. (Если появится сообщение о невозможности отобразить веб-часть, проигнорируйте его.)

    Перемещение веб-части "Документы"

  3. Измените заголовок библиотеки документов. Выберите Изменить веб-часть.

    Измените заголовок библиотеки документов.

  4. В поле в правой части экрана разверните раздел Вид. В поле Название введите Документы группы. Прокрутите вниз и нажмите кнопку ОК для сохранения.

    Изменение заголовка библиотеки документов по умолчанию на "Документы группы"

Добавление ссылок на папки OneDrive для бизнеса сотрудников (10 минут)

  1. Находясь в режиме правки, в пустом поле в центре домашней странице добавьте заголовок для ссылок на папки OneDrive для бизнеса сотрудников, например Личное хранилище. Отформатируйте текст с помощью меню в верхней части страницы.

    В другом поле добавьте название для личных ссылок.

  2. Под заголовком, который вы только что добавили (например, Личное хранилище), укажите имена папок сотрудников OneDrive для бизнеса, которые позволят легко их отличать друг от друга. На следующем этапе имена будут превращены в ссылки.

    Список ссылок на папки пользователей в OneDrive

  3. Выделите имя папки OneDrive для бизнеса сотрудника, а затем выберите Вставка > Ссылка > Из Интернета.

    Выделите текст, а затем на вкладке "Вставка" нажмите кнопку "Ссылка".

  4. Введите URL-адрес папки OneDrive для бизнеса сотрудника и нажмите кнопку ОК. Вы можете создать URL-адрес, используя следующий формат: https://<компания>-my.sharepoint.com/personal/ <пользователь>_<компания>_com.

    Например, если ваша компания называется Contoso, а ИД пользователя Office 365 сотрудника — Alina, URL-адресом папки OneDrive для бизнеса будет https://contoso-my.sharepoint.com/personal/alina_contoso_com.

    Вставьте URL-адрес в папку OneDrive.

  5. После добавления ссылок для всех сотрудников выберите Страница > Сохранить.

    Выберите элемент "Страница" и нажмите кнопку "Сохранить".

После этого домашняя страница сайта группы будет выглядеть примерно так же, как на рисунке. Сбоку страницы будут выводиться общие документы, а в ее центре будут находиться ссылки на папки OneDrive_for_Business сотрудников. В этом примере мы добавили документы в контейнер документов группы, чтобы показать, как домашняя страница будет выглядеть после добавления файлов.

Изменение названия сайта группы (10 минут)

  1. На домашней странице сайта группы выберите Параметры Кнопка "Параметры Office 365" > Параметры сайта.

    Нажмите кнопку "Параметры " в правом верхнем углу, а затем выберите пункт "Параметры сайта".

  2. На странице "Параметры сайта" в разделе Внешний вид и функции выберите Заголовок, описание и логотип.

    В разделе "Внешний вид и функции" щелкните ссылку "Название, описание и логотип".

  3. Измените название сайта группы (например, чтобы указать, что он предназначен для внутреннего использования). Если хотите, также добавьте логотип и описание. (Описание выводится в результатах внутреннего поиска, что полезно только в том случае, если у вас много сайтов групп.) Нажмите кнопку ОК.

    На странице "Название, описание и эмблема" введите сведения о новом сайте группы.

  4. Если вы хотите, чтобы имя гиперссылки в верхней части домашней страницы сайта группы отличалось от названия сайта группы, в текстовом поле вверху страницы щелкните Изменить ссылки, и введите новое имя для гиперссылки, например Внутренний сайт группы.

    Чтобы переименовать гиперссылку в верхней части домашней страницы, выберите команду "Изменить ссылки".

  5. Нажмите кнопку Сохранить, даже если она кажется неактивной. Изменение будет сохранено.

Теперь домашняя страница сайта группы выглядит примерно так, как на рисунке. У нее появился новый заголовок ("Сайт группы Contoso") и гиперссылка в верхней части страницы ("Внутренний сайт группы").

Теперь страница выглядит так.

Шаг 3. Добавление ссылок на важные страницы сайта группы

Требуется: 30–60 минут

Придайте сайту группы профессиональный вид и обеспечьте удобную навигацию по нему, добавив цветные плитки или значки, которые ссылаются на важные страницы сайта. Если вы хотите, можно также добавить ссылки на другие внешние веб-сайты. Они называются рекомендуемыми, так как значки и плитки привлекают к ним внимание.

Ниже описано, как добавить рекомендуемые ссылки на сайт группы.

Добавление изображений на сайт (10–15 минут)

Для этого шага мы предоставляем пять изображений, которые можно использовать в качестве плиток.

Показаны изображения, которые будут загружены.

  1. Скачайте изображения на компьютер.

  2. На сайте группы в левой области навигации выберите Содержимое сайта. Затем выберите Активы сайта.

  3. Теперь нужно добавить изображения в библиотеку Активы сайта с помощью проводника. Щелкните Добавить > Добавить файлы с помощью проводника.

    Щелкните ссылку "Передать файлы с помощью проводника".
  4. В диалоговом окне безопасности щелкните Разрешить.

  5. В проводнике перейдите к папке, где хранятся изображения. Выберите все пять изображений и перетащите их в библиотеку Активы сайта.

Теперь у вас есть изображения, которые можно добавить на сайт.

Создание списка URL-адресов для изображений и ссылок (10–15 минут)

Чтобы сопоставить изображения с ссылками, необходимо создать список их URL-адресов. Для этого удобно скопировать расположения в Word или Блокнот. Благодаря этому они будут у вас под рукой, когда потребуются позже.

  1. Откройте Word или Блокнот.

  2. Выберите библиотеку Активы сайта. Наведите указатель мыши на изображение, щелкните многоточие (...) рядом с ним и щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы скопировать.

    Скопируйте URL-адрес изображения.

  3. Вставьте URL-адрес в Word или Блокнот. Сделайте это для всех изображений.

  4. Затем скопируйте все URL-адреса страниц на сайте группы, на которые должны указывать ссылки, и вставьте их в тот же файл Word или Блокнота. Например, перейдите к странице Поставщики и скопируйте ее URL-адрес. В результате у вас должен появиться список URL-адресов изображений и страниц, с которыми вы хотите их связать.

    Таблица, содержащая URL-адреса изображений и URL-адреса страницы

Сопоставление изображений и ссылок (10–15 минут)

В результате этого действия будет получен набор изображений и ссылок, который является одной группой рекомендуемых ссылок.

  1. На домашней странице сайта группы выберите Содержимое сайта > Добавить приложение. Прокрутите вниз и выберите Рекомендуемые ссылки.

  2. В этом примере присвойте ссылкам имя Главные задачи и нажмите кнопку Создать. Когда вы закончите работу с учебником, заголовок приложения "Рекомендуемые ссылки" ("Главные задачи") будет отображаться на домашней странице, куда мы добавили рекомендуемые ссылки.

  3. Выберите библиотеку Главные задачи. Страница будет пустой. Выберите Все рекомендуемые ссылки.

    Изображение приложения повышенных ссылок.

  4. Выберите + создать элемент, чтобы добавить изображение и ссылку. Для этого потребуется список изображений и ссылок в Word или Блокноте.

  5. В поле Название введите имя, которое будет отображаться на плитке, например Поставщики.

  6. Откройте файл Word или Блокнота и скопируйте URL-адрес изображения, которое вы хотите использовать для библиотеки "Поставщики". Вставьте его в поле Расположение фонового изображения.

  7. Скопируйте URL-адрес страницы, на которую должна указывать ссылка, и вставьте его в диалоговое окно URL-адрес.

    Ввод необходимых данных для создания повышенной ссылки

  8. В поле Поведение при запуске укажите, следует ли открывать новую вкладку при щелчке значка (рекомендуется для ссылок на внешние веб-сайты) или же использовать тот же экземпляр браузера (навигацию по странице). Затем нажмите кнопку Сохранить.

  9. Повторите действия для всех изображений и страниц.

    Список повышенных ссылок

  10. Чтобы просмотреть плитки, выберите Список > Текущее представление > Плитки.

    Изображение, показывающее, как просмотреть плитки.

  11. Чтобы изменить порядок плиток или внести другие изменения, выберите Список > Текущее представление > Все рекомендуемые ссылки > Изменить. Плитки можно упорядочить с помощью столбца Порядок. Нажмите кнопку Остановить, чтобы сохранить изменения.

    При помощи столбца "Порядок" можно упорядочить плитки.

Добавление рекомендуемых ссылок на домашнюю страницу (3 минуты)

  1. На домашней странице для сайта группы выберите Изменить.

    Снимок экрана: значок "Изменить" на домашней странице сайта группы

  2. Поместите курсор в конец приветственного сообщения и нажмите клавишу ВВОД. Курсор должен остаться в том же поле.

  3. Выберите Вставка > Веб-часть > Главные задачи > Добавить.

    Снимок экрана, на котором показано, как вставить веб-часть "Первоначальные задачи "

  4. В верхней части страницы щелкните Сохранить. Готово!

    Сайт группы выглядит примерно так:

    Сайт группы с повышенными ссылками на домашней странице

Поздравляем! Теперь вы знаете, как добавлять привлекательные рекомендуемые ссылки на другие части сайта группы.

Шаг 4. Настройка дочернего сайта для предоставления доступа к файлам клиентам и партнерам

Требуется: 15–20 минут

Вы можете настроить дочерний сайт группы (частный веб-сайт) для предоставления общего доступа к файлам клиентам и заказчикам, а также совместной работы с ними. Настройка уникальных разрешений для дочерних сайтов позволяет контролировать отправку приглашений на доступ к нему, что уменьшает риск случайного предоставления доступа к файлам, предназначенным для другого клиента.

Например, предположим, что вы работаете в агентстве недвижимости. Вы можете создать дочерний сайт для клиента и добавить на него фотографии недвижимости, которые он хочет просмотреть. Другие клиенты не смогут просмотреть этот дочерний сайт.

Ниже описано, как создать дочерние сайты для хранения файлов клиентов.

  1. На сайте группы выберите Содержимое сайта > + создать дочерний сайт.

    Чтобы добавить новый дочерний сайт, выберите раздел "Содержимое сайта", а затем выберите команду "создать дочерний сайт".

  2. На странице Содержимое сайта > Новый сайт SharePoint в поле Название введите имя дочернего сайта. Оно будет видно клиенту.

  3. Для параметра Адрес веб-сайта в поле URL-имя укажите имя, которое будет использоваться в URL-адресе дочернего сайта, например введите название организации клиента. Оно также будет видно клиенту.

    В поле "Название" введите имя дочернего сайта, а в поле рядом с URL-адресом укажите имя клиента.

  4. В разделе Выбор шаблона примите параметры по умолчанию.

  5. Для параметра Разрешения пользователей выберите значение Использовать собственные разрешения.

    Примечание : Это самый простой вариант.

    На странице создания сайтов SharePoint выберите параметр "использовать собственные разрешения".
  6. В разделе Навигации сделайте следующее:

    • В поле Отображать этот сайт на панели быстрого запуска родительского сайта? выберите значение Да. Панелью быстрого запуска называется левая область навигации.

    • Для параметра Отображать этот сайт на верхней панели ссылок родительского сайта? выберите значение Нет. Если у вас много дочерних сайтов, лучше, если ссылки отображаются в левой области навигации и не загромождают верхнюю часть страницы.

  7. Для параметра Наследование навигации выберите значение Нет, чтобы дочерний сайт не наследовал параметры навигации от сайта группы. Затем нажмите кнопку Создать.

    Выберите "Да" или "Нет", затем нажмите кнопку "Создать".

  8. На странице Настройка групп для этого сайта добавьте имена участников группы, которые должны добавлять данные в этот дочерний сайт, а затем нажмите кнопку ОК. (На снимке экрана владельцем сайта является Ольга Зуева. Вместо него на странице будет отображаться ваше имя.)

    Примите параметры по умолчанию и нажмите кнопку "ОК".

    Первоначально дочерний сайт будет выглядеть примерно так, как показано ниже.

    Так выглядит базовый дочерний сайт

  9. Щелкните команду Удалить это, чтобы удалить плитки "Приступая к работе". Эти плитки могут привести в замешательство клиентов, которым вы предоставите доступ к дочернему сайту.

  10. Теперь можно настроить дочерний сайт для клиента, как требуется. Например, выберите Изменить в верхней части страницы, чтобы добавить приветственное сообщение, и переместить библиотеку документов, как на сайте группы.

  11. Чтобы дочерний сайт клиента выглядел иначе, чем ваш внутренний сайт, можно изменить его тему. Выберите пункты Параметры  Кнопка "Параметры Office 365"  > Изменить оформление, чтобы попробовать различные темы с дочерним сайтом клиента.

    Выберите пункт "Изменить внешний вид"

    При создании множества дочерних сайтов клиентов удобно использовать для каждого из них другую тему. Вот пример дочернего сайта клиента с темой, приветственным сообщением и несколькими документами:

    Так может выглядеть созданный вами дочерний сайт.

  12. Чтобы вернуться на домашнюю страницу сайта группы, выберите Сайты в верхней части страницы дочернего сайта и щелкните Сайт группы. В разделе Шаг 6. Повышение уровня сайта группы для быстрого доступа к нему, мы покажем, как добавить ссылки, с помощью которых вы (но не клиенты) сможете легко возвращаться на сайт группы.

    Совет : Вы можете в любое время удалить дочерний сайт и начать все сначала.

Теперь домашняя страница сайта группы выглядит примерно так, как на рисунке (в ее левой части появилась гиперссылка на дочерний сайт клиента). Благодаря этому внутренним участникам группы будет проще переходить на него.

После добавления дочерний сайт отображается в меню быстрого запуска в левой части домашней страницы сайта группы.

Предоставление клиенту общего доступа к файлам на дочернем сайте (5 минут)

Чтобы поделиться файлом на дочернем сайте, можно создать гостевую ссылку на него и отправить ее клиенту. С помощью гостевой ссылки файл может открывать только один пользователь, но ее можно пересылать другим людям.

  1. Щелкните многоточие ... рядом с файлом, к которому вы хотите предоставить общий доступ, и выберите Поделиться.

    Нажмите многоточие, расположенное рядом с файлом, к которому нужно предоставить общий доступ, и нажмите кнопку "Поделиться".

  2. Щелкните Получить ссылку. Чтобы разрешить клиенту изменять файл, в разделе Правка выберите Создать ссылку.

  3. Щелкните гостевую ссылку правой кнопкой мыши, чтобы скопировать ее, и вставьте ее в сообщение электронной почты или другой файл для вашего клиента.

    Щелкните правой кнопкой мыши и скопируйте гостевую ссылку.

Готово!

Если клиенты используют учетные записи Майкрософт, вы можете поделиться с ними всем дочерним сайтом. Вот как это сделать:

  1. На дочернем сайте клиента, к которому вы хотите предоставить общий доступ, выберите Поделиться в верхней части страницы.

    Щелкните значок общего доступа, чтобы предоставить общий доступ к дочернему сайту клиенту

  2. Введите адреса электронной почты пользователей, которые должны получить доступ к дочернему сайту. Также укажите свой адрес, чтобы получить копию сообщения. Нажмите кнопку Поделиться, чтобы отправить сообщение.

    Введите адреса электронной почты клиентов, которые должны получить приглашение на доступ к дочернему сайту.

  3. Вы можете перейти к электронной почте, чтобы просмотреть копию сообщения, отправленного клиентам. Оно будет выглядеть примерно так, как на рисунке, и внизу него будет ссылка на дочерний сайта клиента.

    Образец сообщения электронной почты для клиентов с приглашением на доступ к дочернему сайту.

Поздравляем! Вы настроили доступ к файлам для своих клиентов.

Шаг 5. Настройка дочернего сайта группы для хранения личных файлов

Чтобы настроить дочерний сайт, к которому сможете получать доступ только вы, но не остальные участники команды, создайте сайт, выполнив действия в разделе Шаг 4. Настройка дочернего сайта для предоставления доступа к файлам внешним пользователям. На странице Настройка групп для этого сайта не добавляйте других участников группы. В списке должно быть указано только имя владельца сайта (ваше имя).

При настройке навигации выберите ответ Нет для всех вопросов. Благодаря этому участники группы не будут видеть ссылку на дочерний сайт на главной странице сайта группы. Чтобы перейти к этому дочернему сайту, выберите в средстве запуска приложений пункт Сайты, а затем — необходимый дочерний сайт группы.

Если вы хотите добавить ссылку на свой дочерний сайт на главную страницу группы, чтобы его было проще открывать, выберите значение Да для одного из параметров навигации. Участники группы не смогут перейти на дочерний сайт, но вам придется сообщить им, почему ссылка не работает.

Выберите "Нет", чтобы скрыть навигацию к дочернему сайту.

Шаг 6. Повышение уровня сайта группы для быстрого доступа к нему

Требуется: 10–15 минут

Для упрощения перехода к сайту группы с любой страницы Office 365 вы можете добавить его в средство запуска приложений как настраиваемую плитку.

Настраиваемая плитка средства запуска приложений Office 365

Вы также можете добавить ссылку на него в заголовок Office 365 (соответствующие инструкции см. ниже). Оба этих способа удобно использовать для перехода на сайт группы из OneDrive для бизнеса или другого приложения Office 365.

Добавление ссылки на сайт группы в заголовок Office 365

Ссылка может быть логотипом или другим рисунком. Ее размер должен быть равен 200 x 50 пикселей (не более 10 КБ). Чтобы создать логотип, сделайте снимок экрана со своим логотипом, обрежьте его в Microsoft Paint, измените размер на 200 x 50 и сохраните как JPEG-файл. (При этом файл будет сжат до размера менее 10 КБ.)

Добавьте ссылку на сайт группы в верхней части каждой страницы, чтобы пользователи могли легко перейти на него

  1. Скопируйте URL-адрес сайта группы. (Он имеет формат https://<название вашей компании>.sharepoint.com.)

    Скопируйте URL-адрес сайта группы

  2. В верхней части страницы выберите средство запуска приложений Значок средства запуска приложений , а затем — пункт Администратор.

    Откройте меню в виде вафли и выберите пункт "Администратор".

  3. В левой части страницы Центр администрирования Office 365 выберите Профиль компании.

    Выберите пункт "Профиль организации"

  4. Выберите пункт Настройка темы.

  5. В поле Произвольная эмблема выберите логотип или другой рисунок, сохраненный на компьютере.

  6. Вставьте в поле URL-адрес для логотипа со ссылкой URL-адрес сайта группы, а затем нажмите кнопку Сохранить.

    Выберите логотип, введите URL-адрес сайта группы, а затем нажмите кнопку "Сохранить".

    Теперь логотип или рисунок будет отображаться в верхней части каждой страницы (даже в Почте), а другие участники группы в компании смогут использовать его для перехода на сайт группы.

    Изображение гиперссылки на сайт группы

    пробел

    Поздравляем! Вы прошли пошаговый учебник по настройке сайта группы. Была ли эта статья полезной? Оставьте комментарий в поле отзыва внизу этой страницы. Мы еще раз проверим предложенную процедуру с учетом вашего отзыва.

Другие статьи по теме:

Статьи по теме

Настройка хранилища файлов Office 365 с функцией общего доступа

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×