Настройка правил для слияния сообщений электронной почты

Настройка правил для слияния сообщений электронной почты

В этой статье рассказывается о правилах слияния и о том, как их можно использовать в организации. Если вы хотите, чтобы письма или сообщения, отправляемые клиентам, содержали разную информацию в зависимости от значений определенных полей в источнике данных, вы можете настроить правило.

Например, допустим, вы создали письмо о предстоящем мероприятии, которое будет проводиться в трех различных городах. Вы создали письмо с помощью кнопки Начать слияние на вкладке РассылкиWord, однако, просмотрев готовый документ, вы поняли, что часть его содержимого должна изменяться в зависимости от места проведения мероприятия. В этой ситуации можно задать различные условия с помощью команды Правила в группе Составление документа и вставка полей.

Использование правил

Добавление правил в документ слияния позволяет сделать рабочий процесс более гибким и эффективным. Благодаря правилам вы можете не создавать несколько документов и вместо этого настроить содержимое так, чтобы его можно было быстро изменить.

Добавить новые правила можно при настройке слияния.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила.

    Группа "Составление документа и вставка полей" на вкладке "Рассылки" в Word

  2. Выберите правило.

    Раскрывающийся список "Правила" в Word, который находится в группе "Составление документа и вставка полей" на вкладке "Рассылки"

Правила недоступны до начала слияния. Чтобы узнать, как настроить то или иное поле, в диалоговом окне для выбранного правила щелкните значок ?. Вы также можете выполнить поиск по имени поля в справке Word.

Совет : Чтобы скрыть или показать коды полей, нажмите клавиши ALT+F9.

Поле

Описание

Пример и способ

ASK

Используется, когда нужно повторить запрос одной и той же информации в нескольких местах в документе. Ответ на запрос отображается в составном документе.

В диалоговом окне Вставка поля ASK есть флажок Один раз. Установите его, если вы хотите, чтобы запрос выводился только в начале слияния. По умолчанию флажок снят, то есть запрос выводится для каждой записи.

Дополнительные сведения см. в статье Поле ASK.

Вы планируете устроить торжество по поводу выхода на пенсию сотрудника, который много лет занимался продажей товаров вашей компании. Нужно разослать приглашение, в котором спрашивается, сможет ли получатель посетить это мероприятие.

В диалоговом окне Вставка поля ASK в поле Закладка введите Приглашение.

В поле Запрос введите Планируете ли Вы посетить торжество?

В поле Ответ по умолчанию введите Да.

Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

FILLIN

Используйте поле FILLIN, чтобы задать вопрос. Поле FILLIN похоже на поля ASK, но не встречается в документе несколько раз.

В диалоговом окне Вставка поля FILLIN есть флажок Один раз. Установите его, если вы хотите применить ответ ко всем объединяемым записям. По умолчанию флажок снят, то есть запрос выводится для каждой записи.

Дополнительные сведения см. в статье Поле FILLIN.

Ваша организация проводит медицинский осмотр сотрудников. Каждому сотруднику отправляется конфиденциальная форма регистрации, в которой запрашивается нужная информация (возраст, рост, вес).

В диалоговом окне Вставка поля FILLIN в поле Запрос введите Сколько Вам лет?

Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

IF THEN ELSE

Используется для определения необходимых условий. Если заданное условие выполняется, выводится определенная информация. Если условие не выполняется, выводится другая информация.

Дополнительные сведения см. в статье Поле IF.

Предположим, вы обслуживаете крупную базу данных благотворительной организации. Ее члены должны получать разные извещения о предстоящих мероприятиях по сбору средств в зависимости от их географического положения.

В диалоговом окне Вставка поля IF в раскрывающемся списке Имя поля выберите столбец место в источнике данных (обычно это электронная таблица Excel).

В раскрывающемся списке Сравнение выберите Равно.

В поле Значение введите Тверь. В поле Вставить следующий текст введите содержимое, которое нужно вставить, если условие выполняется. Если условие не выполняется, добавляется значение в поле В противном случае вставить следующий текст.

Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

MERGEREC

Используется для получения номера записи в источнике данных, который нужно включить в объединенный документ. На номер влияют сортировка и фильтрация, примененные к источнику данных перед слиянием.

Дополнительные сведения см. в статье Поле MERGEREC.

Поле MERGEREC можно использовать вместе с полем PRINTDATE для создания уникальных номеров счетов.

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите MERGEREC.

MERGESEQ

Используется для подсчета общего количества записей в объединенном документе.

Дополнительные сведения см. в статье Поле MERGESEQ.

Если вы объединили несколько писем, можно вывести в последней записи общее количество писем, чтобы определить почтовые расходы.

На вкладке "Рассылки" в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите MERGESEQ.

NEXT

Используется для вставки следующей записи в текущий документ вместо начала нового документа.

Дополнительные сведения см. в статье Поле NEXT.

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите NEXT.

NEXTIF

Используется для сравнения содержимого поля данных и заданного значения. То, совпадают ли они, определяет, будет ли следующая запись вставлена в текущий документ или же в новый.

Дополнительные сведения см. в статье Поле NEXTIF.

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите NEXTIF.

В списке Имя поля выберите имя поля слияния, например "Город".

В списке Сравнение выберите нужный оператор. Например, чтобы выбрать получателей в определенном городе, выберите Равно.

В поле Значение введите нужное значение. Например, чтобы выбрать получателей в Москве, введите Москва.

SET

Используется для связывания имени закладки с определенным значением. Закладку можно добавить в несколько мест в документе. Там, куда она вставлена, будет отображаться связанное с ней значение.

Дополнительные сведения см. в статье Поле SET.

Предположим, ваша организация планирует опубликовать доклад о своей работе по защите окружающей среды в определенном регионе. Название проекта пока определено предварительно и может быть изменено. В таком случае рекомендуется добавить закладку, так как при изменении названия потребуется изменить только ее, а не все его упоминания в тексте.

В диалоговом окне Вставка поля SET в поле Закладка введите Название проекта.

В поле Значение введите Сохранение болот.

Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

Поле SKIPIF

Позволяет сравнивать содержимое поля данных со значениями и пропускать вставку текущей записи, если условие выполняется.

Дополнительные сведения см. в статье Поле SKIPIF.

Допустим, вы владелец магазина одежды. Вы обнаружили, что на складе слишком большой запас футболок определенного размера. Поэтому при подготовке к рассылке рекламных листовок с объявлением о распродаже вы собираетесь исключить клиентов, которые носят определенный размер.

В диалоговом окне Вставка поля SKIPIF в раскрывающемся списке Имя поля выберите столбец "Размер" в источнике данных (обычно это электронная таблица Excel).

В раскрывающемся списке Сравнение выберите Равно.

В поле Значение введите XL. Настроив параметры, нажмите кнопку ОК. Все клиенты, которые носят футболки размера XL, получат листовку.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×