Настройка политики архивации и удаления для почтовых ящиков в организации Office 365

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Эта статья предназначена для администраторов. Хотите добавить политики архивации и хранения для элементов в своем почтовом ящике? См. раздел Назначение политики хранения сообщениям электронной почты | Политики хранения и архивирования в Outlook в Интернете для бизнеса

В Office 365 можно создать политику архивации и удаления, которая автоматически перемещает элементы в архивный почтовый ящик пользователя и автоматически удаляет элементы из почтового ящика. Для этого можно создать политику хранения, которая назначается почтовым ящикам и перемещает элементы в архивный почтовый ящик пользователя по истечении некоторого времени, а также удаляет элементы из почтового ящика по достижении ими определенного возраста. Фактические правила, которые определяют, какие элементы перемещаются или удаляются и когда это происходит, называются тегами хранения. Теги хранения связаны с политикой хранения, которая, в свою очередь, назначается почтовому ящику пользователя. Тег хранения применяет параметры хранения к отдельным сообщениям и папкам в почтовом ящике пользователя. Он определяет, как долго сообщение хранится в почтовом ящике и какое действие предпринимается, когда сообщение достигает возрастного предела хранения. Когда сообщение достигает возрастного предела хранения, оно либо перемещается в архивный почтовый ящик пользователя, либо удаляется.

В этом разделе приведены инструкции по настройке политики архивации и хранения для вымышленной организации Alpine House. Настройка этой политики включает перечисленные ниже задачи.

  • Включение архивного почтового ящика для каждого пользователя в организации. При этом пользователь получает дополнительное место хранения для почты. Это необходимо для того, чтобы политика хранения могла перемещать элементы в архивный почтовый ящик. Кроме того, пользователь получает возможность сохранять архивные данные, перемещая элементы в свой архивный почтовый ящик.

  • Создание трех настраиваемых тегов хранения, которые выполняют указанные ниже задачи.

    • Автоматически перемещают элементы, возраст которых достиг 3 лет, в архивный почтовый ящик пользователя. При этом освобождается место в основном почтовом ящике пользователя.

    • Автоматически удаляют элементы, возраст которых достиг 5 лет, из папки "Удаленные". Это также позволяет освободить место в основном почтовом ящике пользователя. При необходимости пользователь может восстановить эти элементы. Подробные сведения см. в сноске в разделе Дополнительные сведения.

    • Автоматически (и навсегда) удаляет элементы, возраст которых достиг 7 лет, из основного и архивного почтовых ящиков. В соответствии с нормативными требованиями в некоторых организациях электронная почта должна храниться определенный срок. По истечении этого срока организация может навсегда удалять элементы из почтовых ящиков пользователей.

  • Создание политики хранения и добавление в нее настраиваемых тегов хранения. Вы также добавите встроенные теги хранения в новую политику хранения. В их число входят персональные теги, которые пользователи могут назначать элементам в своих почтовых ящиках. Кроме того, вы добавите тег хранения, который перемещает элементы из папки "Элементы с возможностью восстановления" в основном почтовом ящике пользователя в папку "Элементы с возможностью восстановления" в его архивном почтовом ящике. Это позволяет освободить место в папке "Элементы с возможностью восстановления" пользователя, если его почтовый ящик помещен на удержание.

Чтобы настроить политику архивации и удаления для почтовых ящиков в свое организации, можно выполнить все инструкции, приведенные в этой статье, или их часть. Мы рекомендуем опробовать процедуру на основе нескольких почтовых ящиков, прежде чем применять ее ко всем почтовым ящикам в организации.

Подготовка

  • Для выполнения действий, описанных в этой статье, вы должны быть глобальным администратором в своей организации Office 365.

  • При создании учетной записи пользователя в Office 365 и назначении пользователю лицензии Exchange Online, для него автоматически создается почтовый ящик. При создании почтового ящика ему автоматически назначается политика хранения по умолчанию, которая называется Default MRM Policy (Политика управления записями сообщений по умолчанию). В этой статье вы создадите политику хранения, а затем назначите ее почтовым ящикам пользователей вместо политики управления записями сообщений по умолчанию. Почтовому ящику одновременно может быть назначена только одна политика хранения.

  • Дополнительные сведения о тегах и политиках хранения в Exchange Online см. в статье Теги хранения и политики хранения.

Сначала нужно включить архивные почтовые ящики для каждого пользователя организации. Это необходимо для того, чтобы тег хранения с действием "Переместить в архив" мог перемещать элементы, срок хранения которых истек.

Примечание : Архивные почтовые ящики можно включить на любом этапе процесса, но до того как он будет завершен. Если архивный почтовый ящик не включен, действия с элементами, которым назначена политика архивации, не выполняются.

  1. Перейдите по ссылке https://protection.office.com.

  2. Войдите в Office 365 с помощью учетной записи глобального администратора.

    Отображается Центр безопасности и соответствия требованиям.

    Домашняя страница Центра безопасности и соответствия требованиям Office 365
  3. В Центр безопасности и соответствия требованиям, перейдите по адресу управления данными > архив.

    Появится список имеющихся в организации почтовых ящиков с указанием того, включены ли для них архивные почтовые ящики.

  4. Выделите все почтовые ящики. Для этого щелкните первый из них в списке, а затем, нажав и удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последний.

    Совет : При выполнении этого действия предполагается, что архивные почтовые ящики не включены. Если архивация для некоторых почтовых ящиков включена, нажмите и удерживайте клавишу CTRL, а затем щелкните каждый почтовый ящик, архивный почтовый ящик для которого отключен. Чтобы вам было проще выбрать почтовые ящики, вы можете отсортировать строки в соответствии с тем, включены ли архивные почтовые ящики, щелкнув заголовок столбца Архивный почтовый ящик.

  5. В области сведений в разделе Массовое редактирование щелкните Включить.

    Отображается предупреждение о том, что новый почтовый ящик архива будут перемещены элементов, возраст которых превышает два года. Это происходит потому политики хранения по умолчанию, который назначил новый почтовый ящик пользователя при его создании имеет архив политики тег по умолчанию, который содержит срок хранения 2 лет. Тег политики настраиваемые архива по умолчанию, созданный на шаге 2 имеет срок хранения 3 года. Это означает, что элементы, которые могут 3 года или более ранние версии будут перемещены в архив почтовый ящик.

  6. Чтобы закрыть предупреждение и начать процесс включения архивных почтовых ящиков для каждого выбранного почтового ящика, нажмите кнопку Да.

  7. Когда процесс завершится, нажмите кнопку Обновить обновить , чтобы обновить список на странице Архив.

    Архивные почтовые ящики будут включены для всех пользователей в организации.

    Список почтовых ящиков с включенным архивным почтовым ящиком
  8. Не закрывайте Центр безопасности и соответствия требованиям. Он будет использоваться на следующем шаге.

К началу

В этом шаге вы создадите три ранее описанных настраиваемых тега хранения.

  • Alpine House. Перемещение в архив через 3 года (настраиваемая политика архивации)

  • Alpine House. Удаление навсегда через 7 лет (настраиваемая политика удаления)

  • Alpine House. Удаление элементов из папки "Удаленные" через 5 лет с возможностью восстановления (настраиваемый тег для папки "Удаленные")

Чтобы создать новый теги, Центр администрирования Exchange (EAC) будет использоваться в вашей организации Exchange Online.

  1. В Центр безопасности и соответствия требованиям нажмите кнопку запуска приложения Кнопка средства запуска приложений в левом верхнем углу и выберите плитку « администратор».

  2. В области навигации слева Центр администрирования Office 365 щелкните центры администрирования и нажмите кнопку Exchange.

    Снимок экрана: Центр администрирования Office 365 с развернутым пунктом "Центры администрирования" и выбранным пунктом "Exchange".
  3. В EAC, перейдите на страницу управления соответствия > теги

    Откроется список тегов хранения для вашей организации.

Создание настраиваемого тега политики архивации по умолчанию

Сначала вы создадите настраиваемый тег политики архивации по умолчанию, который будет перемещать элементы в архивный почтовый ящик по истечении 3 лет.

  1. На странице Теги хранения нажмите кнопку Создать тег Новый значок и выберите пункт применяется автоматически ко всему почтовому ящику (по умолчанию).

  2. На странице новый тег для автоматического применения ко всему почтовому ящику (по умолчанию) заполните указанные ниже поля.

    Параметры для создания тега политики архивации по умолчанию
    1. Имя. Введите имя нового тега хранения.

    2. Действие сохранения. Выберите Переместить в архив для перемещения элементов в архивный почтовый ящик по истечении периода хранения.   

    3. Период хранения. Выберите пункт Если срок хранения элемента достигает следующего значения (в днях), а затем укажите длительность периода хранения. В этом примере элементы будут перемещаться в архивный почтовый ящик через 1095 дней (3 года).

    4. Комментарий (необязательное поле). Введите комментарий, поясняющий назначение настраиваемого тега хранения.

  3. Чтобы создать настраиваемый тег политики архивации по умолчанию, нажмите кнопку Сохранить.

    Новый тег политики архивации по умолчанию появится в списке тегов хранения.

Создание настраиваемого тега политики удаления по умолчанию

Далее вы создадите еще один настраиваемый тег политики по умолчанию, но это будет тег политики удаления, который навсегда удаляет элементы по истечении 7 лет.

  1. На странице Теги хранения нажмите кнопку Создать тег Новый значок и выберите пункт применяется автоматически ко всему почтовому ящику (по умолчанию).

  2. На странице новый тег для автоматического применения ко всему почтовому ящику (по умолчанию) заполните указанные ниже поля.

    Параметры для создания тега политики удаления по умолчанию
    1. Имя. Введите имя нового тега хранения.

    2. Действие сохранения. Выберите Удалить окончательно для очистки элементов из почтового ящика по истечении периода хранения.   

    3. Период хранения. Выберите пункт Если срок хранения элемента достигает следующего значения (в днях), а затем укажите длительность периода хранения. В этом примере элементы будут удаляться окончательно через 2555 дней (7 лет).

    4. Комментарий (необязательное поле). Введите комментарий, поясняющий назначение настраиваемого тега хранения.

  3. Чтобы создать настраиваемый тег политики удаления по умолчанию, нажмите кнопку Сохранить.

    Новый тег политики удаления по умолчанию появится в списке тегов хранения.

Создание настраиваемого тега политики хранения для папки "Удаленные"

Последний тег хранения, который вы создадите, — это настраиваемый тег политики хранения для папки "Удаленные". Он будет удалять элементы из папки "Удаленные" через 5 лет и обеспечивать период восстановления, в течение которого пользователи смогут восстанавливать элементы с помощью средства "Восстановление удаленных элементов".

  1. На странице Теги хранения нажмите кнопку Создать тег Новый значок и выберите пункт применяется автоматически к папке по умолчанию.

  2. На странице новый тег для автоматического применения к папке по умолчанию заполните указанные ниже поля.

    Параметры для создания тега политики хранения для папки "Удаленные"
    1. Имя. Введите имя нового тега хранения.

    2. Применить этот тег к следующей папке по умолчанию. В раскрывающемся списке выберите пункт Удаленные.

    3. Действие сохранения. Выберите пункт Удалить и разрешить восстановление, чтобы удалять элементы по истечении периода хранения, но разрешить пользователям восстанавливать удаленные элементы в течение периода хранения (по умолчанию равен 14 дням).  

    4. Период хранения. Выберите пункт Если срок хранения элемента достигает следующего значения (в днях), а затем укажите длительность периода хранения. В этом примере элементы будут удаляться через 1825 дней (5 лет).

    5. Комментарий (необязательное поле). Введите комментарий, поясняющий назначение настраиваемого тега хранения.

  3. Чтобы создать настраиваемый тег политики по умолчанию для папки "Удаленные", нажмите кнопку Сохранить.

    Новый тег политики по умолчанию появится в списке тегов хранения.

К началу

После создания пользовательского теги следующим шагом является создайте новую политику хранения, а также добавлять теги хранения. Необходимо добавить три настраиваемые теги, созданными на шаге 2 и встроенные теги, упомянутых в первом разделе. На шаге 4 вы назначать новая политика хранения к почтовым ящикам пользователей.

  1. В EAC, перейдите на страницу управления соответствия > политики хранения.

  2. На странице " политики хранения " нажмите кнопку Создать Новый значок .

  3. В поле Имя введите имя новой политики хранения, например Политика архивации и удаления Alpine House.

  4. В разделе Теги хранения нажмите кнопку Добавить Новый значок .

    Отображается список тегов хранения в вашей организации. Обратите внимание, что отображаются настраиваемые теги, созданными на шаге 2.

  5. Добавление 9 теги хранения, которые выделены ниже снимке экрана (эти теги описаны более подробно в разделе Дополнительные сведения ). Чтобы добавить тег хранения, выделите его и нажмите кнопку Добавить.

    Добавление тегов хранения в новую политику хранения

    Совет : Чтобы выделить несколько тегов хранения, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  6. Добавив теги хранения, нажмите кнопку ОК.

  7. На странице новая политика хранения нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать политику.

    Новая политика хранения появится в списке. Чтобы просмотреть связанные с ней теги хранения в области сведений, выберите ее.

    Новая политика хранения и список связанных тегов хранения

К началу

Когда создается новый почтовый ящик, политики хранения с именем политики управления записями сообщений по умолчанию назначается ее по умолчанию. В этом шаге будет заменить эта политика хранения (поскольку почтового ящика может быть только одна политика хранения назначено), назначив новую политику хранения, созданную на шаге 3 к почтовым ящикам пользователей в вашей организации. На этом этапе предполагается необходимо назначить новую политику ко всем почтовым ящикам в вашей организации.

  1. В EAC выберите Получатели > почтовые ящики.

    Отображается список всех почтовых ящиков пользователей в вашей организации.

  2. Выделите все почтовые ящики. Для этого щелкните первый из них в списке, а затем, нажав и удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последний.

  3. В области сведений в правой части EAC, в разделе Массового редактирования нажмите кнопку Дополнительные параметры.

  4. В разделе Политика хранения щелкните Обновить.

  5. На странице Массовое назначение политики хранения в раскрывающемся списке Выберите политику хранения, выберите политику хранения, созданную на шаге 3; Например, аббревиатура архива дома и политики хранения.

  6. Нажмите кнопку Сохранить для сохранения новых назначение политики хранения.

  7. Чтобы убедиться, что назначенное новую политику хранения к почтовым ящикам, вы можете сделать следующее: выберите почтовый ящик на странице почтовые ящики и нажмите кнопку Изменить.

    1. Выберите почтовый ящик на странице почтовые ящики и нажмите кнопку Изменить Изменить .

    2. На странице свойств почтовый ящик для выбранного пользователя щелкните функции почтового ящика.

      Имя новую политику, назначенные почтовый ящик отображается в раскрывающемся списке политики хранения.

К началу

После применения новую политику хранения к почтовым ящикам на этапе 4, может потребоваться до 7 дней в Exchange Online для новых параметров хранения для применения к почтовым ящикам. Это потому, что процесс называются помощнику для управляемых папок почтовых ящиков процессов каждые 7 дней. Вместо ожидание помощнику для управляемых папок для запуска, вы можете повторно это нежелательно, запустив командлет Start-ManagedFolderAssistant в Exchange Online PowerShell.

Что происходит при запуске помощника для управляемых папок Он применяет параметры, указанные в политике хранения, проверяя элементы в почтовом ящике и определяя, распространяется ли на них политика. Затем он помечает элементы, на которые распространяется политика, соответствующим тегом хранения и выполняет указанные действия хранения с элементами, период хранения которых истек.

Ниже приведены действия, чтобы подключиться к Exchange Online PowerShell, а затем запустите помощнику для управляемых папок для каждого почтового ящика в вашей организации.

  1. На своем компьютере откройте Windows PowerShell и выполните следующую команду:

    $UserCredential = Get-Credential

    В диалоговом окне Запрос учетных данных Windows PowerShell введите имя пользователям и пароль учетной записи глобального администратора Office 365, а затем нажмите кнопку ОК.

  2. Выполните следующую команду:

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Выполните следующую команду:

    Import-PSSession $Session
  4. Чтобы убедиться в том, что вы подключились к организации в Exchange Online, выполните следующую команду, которая выведет список всех почтовых ящиков в организации:

    Get-Mailbox

    Примечание : Если вам нужны дополнительные сведения или если у вас возникают проблемы с подключением к организации Exchange Online, см. статью Подключение к Exchange Online с помощью удаленного сеанса PowerShell.

  5. Чтобы запустить помощник для управляемых папок для всех почтовых ящиков пользователей в организации, выполните следующие две команды:

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Вот и все! Вы настроили политику архивации и удаления для организации Alpine House.

Дополнительные сведения

  • Как вычисляется срок хранения? Срок хранения элементов в почтовых ящиках отсчитывается с даты их доставки или с даты создания, если элементы, например черновики сообщений, не отправляются, а создаются пользователями. Когда помощник для управляемых папок обрабатывает элементы в почтовом ящике, он указывает начальную дату и дату истечения срока хранения для всех элементов, к которым применены теги хранения с действием "Удалить и разрешить восстановление" или "Удалить окончательно". Для элементов с тегом архивации указывается дата перемещения.

  • В приведенной ниже таблице содержатся дополнительные сведения о каждом теге хранения, который был добавлен в настраиваемую политику хранения при выполнении действий, описанных в этой статье.

    Тег хранения

    Действие

    Встроенный или настраиваемый

    Тип

    Alpine House. Перемещение в архив через 3 года

    Перемещает элементы, возраст которых достиг 1095 дней (3 лет), в архивный почтовый ящик.

    Пользовательский (просмотреть Шаг 2 )

    Тег политики по умолчанию (архивация); этот тег применяется автоматически ко всему почтовому ящику.

    Alpine House. Удаление навсегда через 7 лет

    Навсегда удаляет элементы из основного или архивного почтового ящика по достижении возраста 7 лет.

    Пользовательский (просмотреть Шаг 2 )

    Тег политики по умолчанию (удаление); этот тег применяется автоматически ко всему почтовому ящику.

    Alpine House. Удаление элементов из папки "Удаленные" через 5 лет с возможностью восстановления

    Удаляет элементы, возраст которых достиг 5 лет, из папки "Удаленные". Пользователь может восстановить эти элементы в течение 14 дней после удаления.*

    Пользовательский (просмотреть Шаг 2 )

    Тег политики хранения (папка "Удаленные"); этот тег применяется автоматически к элементам в папке "Удаленные".

    Recoverable Items 14 days Move to Archive

    Перемещает элементы, находившиеся в папке "Элементы с возможностью восстановления" 14 дней, в папку "Элементы с возможностью восстановления" архивного почтового ящика.

    Встроенный

    Тег политики хранения (папка "Элементы с возможностью восстановления"); этот тег применяется автоматически к элементам в папке "Элементы с возможностью восстановления".

    Junk Email

    Навсегда удаляет элементы, находившиеся в папке "Нежелательная почта" 30 дней. Пользователь может восстановить эти элементы в течение 14 дней после удаления.*

    Встроенный

    Тег политики хранения (папка "Нежелательная почта"); этот тег применяется автоматически к элементам в папке "Нежелательная почта".

    1 Month Delete

    Навсегда удаляет элементы, возраст которых составляет 30 дней. Пользователь может восстановить эти элементы в течение 14 дней после удаления.*

    Встроенный

    Личный; этот тег может применяться пользователями.

    1 Year Delete

    Навсегда удаляет элементы, возраст которых составляет 365 дней. Пользователь может восстановить эти элементы в течение 14 дней после удаления.*

    Встроенный

    Личный; этот тег может применяться пользователями.

    Never Delete

    Этот тег предотвращает удаление элементов политикой хранения.

    Встроенный

    Личный; этот тег может применяться пользователями.

    Personal 1 year move to archive

    Перемещает элементы в архивный почтовый ящик через 1 год.

    Встроенный

    Личный; этот тег может применяться пользователями.

    Примечания : * С помощью инструмента "Восстановление удаленных элементов" в Outlook и Outlook Web App пользователи могут восстанавливать удаленные элементы в течение периода их хранения, который в Exchange Online по умолчанию равен 14 дням. С помощью Windows PowerShell администратор может увеличить период хранения удаленных элементов до 30 дней. Дополнительные сведения см. в следующих статьях: 

  • Тег хранения Recoverable Items 14 days Move to Archive позволяет освободить место в папке "Элементы с возможностью восстановления" основного почтового ящика пользователя. Это полезно в том случае, если почтовый ящик пользователя помещается на удержание, то есть никакие элементы не удаляются из него окончательно. Если не перемещать элементы в архивный почтовый ящик, то может быть достигнута квота хранения для папки "Элементы с возможностью восстановления" основного почтового ящика. Дополнительные сведения об этой проблеме и о том, как избежать ее, см. в статье Увеличение квоты для папки "Элементы с возможностью восстановления" в почтовых ящиках, помещенных на удержание.

К началу

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×