Настройка отображения данных путем создания поля подстановки

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

При необходимости поля в режиме таблицы, формы или отчета для отображения конкретное значение во время другое значение в поле хранится Создание поля подстановки. Поля подстановки полезен при необходимости в поле понятных чем номер, например ID (или другое значение внешний ключ ). Например вместо отображения контактов Идентификационный номер, Microsoft Office Access можно отобразить имя контакта. В этом примере контакта идентификатор называется присоединенное значение или значения, хранящегося в исходную таблицу, запрос или список. Идентификационный номер контакта автоматически искать в источнике и заменяется с именем контакта. Имя контакта называется отображаемого значения.

Примечание : Разница между отображаемым и присоединенным значением поля подстановки заключается в том, что отображаемое значение отображается в режиме таблицы, но в поле хранится именно присоединенное значение.

При просмотре поля подстановки или обращении к нему в режиме таблицы оно называется столбцом подстановки.

Поля подстановки могут быть простыми или сложными. Простое поле подстановки позволяет хранить только одно значение. Сложные или многозначные поля подстановки позволяют хранить несколько значений, которые отображаются в виде элемента управления «поле со списком» или «список». Для каждого значения в многозначном поле отображаемое значение подставляется на основе соответствующего ему присоединенного значения. Предоставление значений подстановки для выбора позволяет избежать ошибок при вводе данных за счет ограничения диапазона значений, которые можно ввести.

Выберите действие

Создание нового поля подстановки

Изменение существующего поля для поля подстановок

Удаление свойства поля подстановки

Установка или изменение свойств поля подстановки

Создание поля подстановки

Можно создать поле подстановки, которое будет извлекать значения из таблицы, запроса или созданного списка значений.

Примечание : Если для поля подстановки задан список значений, значения поля текущей записи вводятся автоматически.

Выборка значений подстановки из таблицы или запроса

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Щелкните ячейку в столбце Тип данных, который соответствует столбцу, который нужно определить как поля подстановки, щелкните стрелку вниз и выберите команду Мастер подстановок.

  3. Убедитесь, что в мастере подстановок выбран параметр Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

  4. Чтобы просмотреть и выбрать источник для значения поля подстановки, на следующей странице в группе Вид выберите параметр Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы и нажмите кнопку Далее.

  5. В списке Доступных полей выберите поле, которое вы хотите добавить.

  6. Нажмите кнопку выбрать Кнопка "выделить" .

  7. Повторите это действие, если вы хотите добавить дополнительные поля, а затем нажмите кнопку Далее.

  8. Чтобы задать для поля подстановки параметры сортировки, на следующей странице мастера щелкните стрелку вниз возле первого поля сортировки и выберите имя поля, по которому необходимо отсортировать значения.

  9. Чтобы изменить порядок сортировки с возрастающего на убывающий, нажмите кнопку По возрастанию, а затем — кнопку Далее.

  10. Чтобы настроить ширину поля подстановки, на следующей странице мастера с помощью мыши перетащите правую границу столбца до нужной ширины и нажмите кнопку Далее.

    Совет : Оставьте флажок Скрыть ключевой столбец установленным, чтобы пользователи, использующие столбец подстановки, видели только те значения поля, которые они должны видеть, а не значения поля первичного ключа.

  11. На следующей странице мастера введите название столбца подстановки.

  12. Чтобы создать многозначное поле подстановки, установите флажок Разрешить несколько значений.

    Примечание : Этот флажок должен быть установлен, чтобы можно было хранить несколько значений.

    Выбор параметра нескольких значений подстановок в мастере подстановок

  13. Нажмите кнопку Готово.

Совет : Свойства конкретного поля подстановки доступны на вкладке Подстановка в разделе Свойства поля.

Использование таблицы или запроса в качестве источника данных для поля подстановок

Выбор значений подстановки из списка

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Щелкните ячейку в столбце Тип данных, который соответствует столбцу, который нужно определить как поля подстановки, щелкните стрелку вниз и выберите команду Мастер подстановок.

  3. В окне мастера подстановок выберите будет введен в поле значения нужный и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера введите количество столбцов в списке подстановки.

  5. Введите значения для списка подстановки и нажмите кнопку Далее.

    Примечание : Ширину поля подстановки можно настроить, но если уменьшить ее настолько, что поле перестанет отображаться, оно не появится в столбце подстановки.

  6. Если на этапе 4 было указано несколько столбцов, необходимо выбрать столбец, который будет использоваться для однозначного определения каждого значения. В списке Доступные поля дважды щелкните столбец, который нужно использовать для однозначного определения каждого значения, и нажмите кнопку Далее.

    Примечание : Это действие не отображается, если на этапе 4 был выбран только один столбец.

  7. На следующей странице мастера введите название столбца подстановки.

  8. Если создается многозначный столбец подстановки, установите флажок Разрешить несколько значений.

    Примечание : Этот флажок должен быть установлен, чтобы можно было хранить нескольких значений.

  9. Нажмите кнопку Готово. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Да.

К началу страницы

Замена существующего поля полем подстановки

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Щелкните ячейку в столбце Тип данных, который соответствует столбцу, который нужно определить как поля подстановки, щелкните стрелку вниз и выберите команду Мастер подстановок.

  3. Следуйте инструкциям мастера.

К началу страницы

Удаление у поля свойства подстановки

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Выберите поле, у которого нужно удалить свойство подстановки.

  3. Выберите вкладку Подстановка .

  4. В раскрывающемся списке Тип элемента управления выберите элемент Текстовое поле.

К началу страницы

Задание и изменение свойств поля подстановки

При использовании мастера подстановок свойства поля подстановки задаются автоматически. Однако эти свойства можно изменить, чтобы изменить характеристики поля подстановки.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Выберите поле, у которого нужно изменить свойства подстановки.

  3. Выберите вкладку Подстановка .

  4. Щелкните стрелку вниз рядом со свойством, которое необходимо изменить, и выберите нужный вариант.

    В приведенной ниже таблице указаны свойства, которые можно задать или изменить.

Свойство

Действие

Тип элемента управления

Определяет тип элемента управления:

  • Флажок     Предоставляет выбор из двух вариантов.

  • Текстовое поле     Отображает содержимое, введенное пользователем.

  • Список     Отображает список значений в открытом окне.

  • Поле со списком     Отображает выбранные значения в закрытом состоянии и список доступных значений — в открытом.

Примечание : Если свойству «Тип элемента управления» присвоить значение Текстовое поле или Флажок, подстановки отключаются.

Тип источника строк

Определяет место, откуда берутся значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка определенных значений. Список можно также заполнить именами полей в таблице или запросе.

Источник строк

Определяет таблицу, запрос или список значений, откуда извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.

Присоединенный столбец

Определяет столбец в источнике строк (указанном в свойстве Источник строк), содержащий значение, которое хранится в поле подстановки. Это свойство может принимать значение от 1 до числа столбцов в источнике строк, указанном в свойстве Источник строк.

Число столбцов

Определяет число столбцов в источнике строк, которое может быть отображено в столбце подстановки. Это свойство может принимать целочисленные значения от 1 до 255.

Заголовки столбцов

Определяет, следует ли отображать заголовки столбцов. Это свойство может принимать значения «Нет» (по умолчанию) и «Да».

Ширина столбцов

Определяет ширину каждого столбца. Если столбец отображать не нужно, например столбец с кодом, для него можно задать нулевую ширину.

Число строк списка

Определяет количество строк, отображаемых в столбце подстановок.

Ширина списка

Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении столбца подстановок.

Ограничиться списком

Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.

Разрешить несколько значений

Определяет, является ли поле подстановки многозначным и допускает выбор нескольких значений. Это свойство может принимать значения «Нет» (по умолчанию) и «Да». Если выбрано значение Да, пользователь может выбрать несколько значений из источника строк, указанного в свойстве Источник строк, для каждой записи.

Дополнительные сведения о многозначных полей читайте в статье руководство по полям, одновременно допускающем несколько значений.

Разрешить изменение списка значений

Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений, который состоит из одного столбца, в меню появится команда Изменить элементы списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется.

Форма изменения элементов списка

Определяет существующую форму, которая используется для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе.

Только значения источника строк

Если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да, включает отображение только тех значений, которые соответствуют текущему источнику строк.

Программным путем поиска значения в таблице, читайте в статье справочник Функцию DLookup.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×