Настройка организатора контента для маршрутизации документов

Настройка организатора контента для маршрутизации документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Организатор контента — это компонент SharePoint, автоматически управляющий некоторыми важными задачами библиотеки. Это не только экономит время, но и обеспечивает единообразное управление библиотекой документов.

Возможности организатора контента

Организатор контента может автоматически выполнять следующие задачи.

  • Направление документов в различные библиотеки или папки.    По сути, организатор контента является своего рода "привратником". Каждый раз при отправке документа он, используя созданные вами правила, определяет, можно ли пропустить этот документ. Затем он направляет его в нужную библиотеку или папку, которая может находиться в другом семействе сайтов. В основе этих правил может лежать сочетание метаданных и типов контента.

  • Передача всех документов в библиотеку-распределитель    Можно настроить организатор контента для размещения всех отправленных документов в библиотеку-распределитель, где могут быть добавлены метаданных и завершения процесса отправки.

  • Управление размером папок.    Можно настроить организатор контента для отслеживания и ограничения количества элементов в папках. По умолчанию максимальное количество элементов составляет 2500, и при поступлении 2501-го организатор контента автоматически создает новую папку и помещает в нее этот документ. Вы можете изменить допустимое количество элементов, которое организатор контента разрешает хранить в каждой папке.

  • Управление дубликатами отправленных документов.    При загрузке документа, уже имеющимся в библиотеке, можно настроить организатор контента SharePoint версий, либо использовать измените имя файла, добавив уникальные символы. Это обеспечит существующий документ и дубликат сохраняются.

  • Ведение журналов аудита.    Организатор контента может вести журналы аудита о сохранении документа после его перенаправления.

Включение компонента "Организатор контента" на сайте

Для выполнения этой задачи Вам потребуются разрешения не ниже уровня "Владелец сайта".

Чтобы включить компонент "Организатор контента" на сайте:

  1. перейдите на сайт, который нужно настроить;

  2. Нажмите кнопку Параметры Значок параметров и в раскрывающемся меню выберите пункт Параметры сайта.

    Нажмите кнопку Параметры Значок параметров для SharePoint Online, нажмите кнопку контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  3. на странице Параметры сайта в группе Действия сайта выберите пункт Управление возможностями сайта;

  4. рядом с названием компонента "Организатор контента" нажмите кнопку Активировать. После включения компонента в столбце Состояние отображается надпись Активный.

    Кнопка включения содержимого organzier

Настройка организатора контента для маршрутизации документов

Примечание :  Для настройки организатора контента требуются права уровня не ниже владельца сайта.

  1. Перейдите к сайту, на котором требуется настроить организатор контента для автоматической маршрутизации документов в указанные расположения.

  2. Нажмите кнопку Параметры Значок параметров и в раскрывающемся меню выберите пункт Параметры сайта.

    Нажмите кнопку Параметры Значок параметров для SharePoint Online, нажмите кнопку контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  3. В группе Администрирование сайта выберите пункт Параметры организатора контента.

    Примечание :  Ссылка "Параметры организатора контента" отображается, если соответствующий компонент включен для этого сайта.

  4. В разделе Перенаправление пользователей в библиотеку-распределитель установите флажок, включающий использование организатора контента. Это позволит автоматически перенаправлять пользователей в библиотеку-распределитель при попытке отправить документ.

  5. В разделе Отправка на другой сайт установите флажок, если нужно разрешить перенаправление документов на другой сайт.

  6. В разделе Разбиение папки на разделы установите флажок Создание вложенных папок, если конечное расположение содержит слишком много элементов, чтобы автоматически создавались вложенные папки, когда количество элементов в расположении превысит определенный предел.

    • В поле Число элементов в одной папке введите число документов, которые могут быть сохранены в одной папке, прежде чем будет создана новая.

    • В поле Формат имени папки укажите способ именования новых папок.

  7. В разделе Дубликаты отправленных элементов укажите, нужно ли к дубликатам применять управление версиями, или же к именам файлов элементов должны всегда добавляться уникальные символы.

  8. Установите флажок в разделе Сохранение контекста, если для отправленных элементов или документов нужно сохранять журналы аудита или метаданные в виде записей аудита.

  9. В разделе Диспетчеры правил введите имена пользователей, которые являются руководители правила в вашей организации. Диспетчеры правил должны иметь доступ Управление веб-сайта разрешения правил организатора контента, Настройка страницы. Для получения дополнительных сведений отображается Организатор контента Создание правил для маршрутизации документов.

  10. Установите соответствующие флажки для автоматической отправки сообщений электронной почты диспетчерам правил: или когда отправленный элемент не соответствует правилу организатора контента, или при отправке любого контента организатору контента.

    Примечание : Электронной почты должен быть настроен администратором SharePoint или в сети для сервера или службы эти флажки отображаются должно быть включено.

  11. В разделе Точки отправки введите сведения о других сайтах или приложениях электронной почты, используемых для передачи контента на текущий сайт.

    Совет :  В этом разделе представлен URL-адрес веб-службы для отправки контента на сайт в том случае, если вы хотите создать рабочий процесс или настраиваемое решение для передачи документов по электронной почте.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×