Настройка задач для управления списком дел

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Для более эффективного управления списком дел можно настроить задачи Outlook. Можно добавлять напоминания, использовать средства отслеживания состояния, создавать повторяющиеся элементы и распределять задачи по категориям.

Предполагаемое действие

Сделать задачу повторяющейся

Добавление напоминания

Отслеживание хода выполнения задач

Назначение цветовых категорий

Связывание задач с контактом

Пометка задачи как частной

Отслеживание расхода, часы и сведения для оплаты

Создание повторяющейся задачи

Повторяющиеся задачи можно привязать к конкретным датам или восстанавливать их через указанные промежутки времени.

Что такое отличия повторяющимся повторяющуюся задачу?

Если задача регулярно выполняется в определенное время (например, отправка начальнику отчета о состоянии каждую пятницу), используйте повторяющиеся задачи.

Восстанавливаемые задачи целесообразно использовать в тех случаях, когда следующее напоминание для задачи должно быть создано только после пометки предыдущей задачи как завершенной. Например, если ежемесячная восстанавливаемая задача помечена как выполненная сегодня, будет создана следующая задача со сроком выполнения через месяц после сегодняшнего дня.

  1. В окне открытой задачи на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение.

    Команда ''Повторение'' на ленте

  2. В диалоговом окне Повторение задачи выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно) и выполните одно из следующих действий.

    • Сделать задачу повторяющейся через заданные промежутки времени     В разделе шаблон повторения выберите нужные параметры для частота интервала, который вы хотите. Не выбирайте ставить новую задачу или задачу повторения регулярное.

    • Задание повторения задачи на основе даты завершения     Установите переключатель ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.

      Диалоговое окно ''Повторение задачи''

К началу страницы

Добавление напоминания

Можно настроить время появления напоминаний, а также параметры воспроизведения звука.

  1. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • В представлении " задачи "    выберите задачу, к которому вы хотите вложить напоминания. На вкладке Главная в группе теги нажмите кнопку к Исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.

      Команда "Добавить напоминание" на ленте

      Также можно щелкнуть задачу правой кнопкой мыши и последовательно выбрать пункты К исполнению и Добавить напоминание.

    • В открытой задачи     Установите флажок напоминание.

  2. Введите дату и время вывода напоминания.

  3. Чтобы указать настраиваемые звук для воспроизведения с напоминанием, нажмите кнопку Значок кнопки , нажмите кнопку Обзор, выберите звуковой файл воспроизведение, нажмите кнопку Открыть, и нажмите кнопку ОК. В результате изменяется напоминание звука только для выполнения этой задачи.

К началу страницы

Отслеживание хода выполнения задачи

Можно отслеживать ход выполнения каждой задачи Outlook до самого завершения.

  • В окне открытой задачи введите или выберите в полях Состояние, Важность и Готово,% необходимые параметры.

    Поля Состояние и Готово,% являются взаимозависимыми. При изменении значения одного из этих полей значение другого изменяется соответствующим образом.

Состояние

Готово,%

Не началась

2460

Выполняется

1-99

Завершена

3000

В ожидании   

0-100

Отложена

0-100

Совет : Вы можете отправить сообщение электронной почты, отчета о состоянии в этих полях. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Отправить отчет о состоянии. Открывает новое сообщение и можно добавить вспомогательную сведения о ходе работы над задачей.

К началу страницы

Назначение цветовых категорий

Цветовые категории упрощают отслеживание похожих или связанных задач, а также привязку задач к другим элементам Outlook, распределенным по категориям (например, контактам или сообщениям электронной почты). Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Представление в задачи     На вкладке Главная в группе теги нажмите кнопку выбрать категорию и выберите нужный цвет. Для более цветовые категории щелкните Все категории.

  • В открытой задачи     На вкладке Задача в группе теги нажмите кнопку выбрать категорию и выберите нужный цвет. Для более цветовые категории щелкните Все категории.

    Команда ''Все категории'' на ленте

При первом использовании какой-либо цветовой категории будет предложено выбрать для нее значимое имя.

Совет : Чтобы удалить все цвет элемента в открытой задачи, назначенные категории щелкните правой кнопкой мыши цвета или название цветовую категорию и выберите команду Очистить «имя из категории» или Очистить все категории.

К началу страницы

Привязка задач к контакту

Если в задаче фигурирует лицо или организация из списка "Контакты", можно связать задачу с этим контактом.

Примечание : Ссылки на контакты должен быть включен.

Как включить ссылки на контакты?

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры.

  3. Выберите пункт Контакты.

  4. В разделе Связывание установите флажок Показать контакты, связанные с текущим элементом.

  • В открытой задачи, в нижней части окна выберите Контакты, выберите нужный контакт и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Пометка задач как частных

  • В окне открытой задачи на вкладке Задача в группе Теги щелкните элемент Частное.

    Команда «Частное» на ленте

Отслеживание сведений о расстоянии, времени и расходах

  • В окне открытой задачи на вкладке Задача в группе Показать нажмите кнопку Сведения. Введите в текстовые поля необходимые сведения.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×