Архивация и резервное копирование почтового ящика

Настройка автоархивации

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Чтобы не тратить время на очистку почтового ящика вручную, поручите эту работу Outlook, настроив функцию автоархивации. Здесь вы узнаете, как это сделать.

Настройка автоархивации

Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новыми сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

  1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

  3. Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

  4. Выберите любые другие параметры, например не архивирование, а удаление старых элементов.

    Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. За дополнительными сведениями обратитесь к системному администратору.

Вам нужны дополнительные возможности?

Архивация старых элементов вручную

Рекомендуется периодически убирать старые элементы из почтового ящика,

особенно если для учетной записи электронной почты действует ограничение на размер.

Можно удалять элементы или перемещать их в личную папку, чтобы хранить

локально в файле данных Outlook.

Но если вы не хотите тратить время на очистку почтового ящика вручную,

настройте автоархивацию, и Outlook будет выполнять эту работу за вас. Вот как это сделать.

Откройте вкладку «Файл»

и выберите пункт «Параметры».

Щелкните «Дополнительно» и нажмите кнопку «Настройка автоархивации».

Автоархивация похожа на экспорт в файл, но выполняется автоматически и выбирает элементы,

которые нужно поместить в архив, с учетом их возраста.

Через минуту вы увидите, как это работает. Кроме того, при экспорте создаются копии файлов,

а функция автоархивации перемещает их, удаляя из исходного расположения.

Сначала включите автоархивацию. Для этого установите флажок «Автоархивация каждые»

и задайте временной промежуток.

По желанию установите или снимите флажок «Запрос перед автоархивацией».

Затем решите, что программа Outlook должна делать при выполнении автоархивации.

В большинстве случаев желательно установить флажок «удалять просроченные элементы».

Обязательно установите флажок «архивировать или удалять старые элементы».

Если вы хотите быстро получать доступ к элементам, находящимся в архиве,

установите флажок «показывать папку архива в списке папок».

Теперь нужно задать для папки параметры по умолчанию, начиная с возраста элементов.

Значение по умолчанию — шесть месяцев. Это означает, что каждый элемент почтового ящика,

возраст которого превышает шесть месяцев, будет помещен в архив.

При желании вы можете изменить этот параметр и выбрать месяцы, недели или дни.

Наконец, укажите, что нужно делать:

перемещать старые элементы в файл данных Outlook или удалять их навсегда.

В большинстве случаев нужно выбрать первый вариант, а затем нажать кнопку «Обзор»,

чтобы задать расположение и ввести имя для файла архива.

Нажмите кнопку "ОК".

Наконец, нажмите кнопку «Применить настройки ко всем папкам»,

а затем — «ОК», и еще раз «ОК».

Теперь параметры по умолчанию будут применены ко всем папкам в вашем почтовом ящике.

В архив не включаются только папки контактов,

так как обычно не имеет смысла архивировать контакты с учетом срока их создания.

Определив глобальные параметры по умолчанию,

вы сможете изменить параметры для отдельных папок.

Предположим, что вы не хотите архивировать удаленные файлы.

Щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите пункт «Свойства».

Затем откройте вкладку «Автоархивация». Мы применили параметры по

умолчанию ко всем папкам, поэтому выбран данный параметр

— «Архивировать элементы папки с настройками по умолчанию».

Но если вы не хотите архивировать удаленные элементы,

выберите параметр «Не архивировать элементы этой папки».

Можно также выбрать параметр «Архивировать папку со следующими настройками»,

чтобы задать дополнительные параметры.

Например, вы можете ввести для папки другое значение возраста элементов.

Возможно, вы захотите архивировать удаленные элементы каждый месяц.

Наконец, вы можете определить действия, которые

программа Outlook должна выполнять с архивируемыми элементами. Перемещайте их в

архивную папку по умолчанию или в другой файл данных. Возможно, вы захотите

сохранять эти элементы, но отдельно от других, или удалять их навсегда.

Выберем этот параметр.

Обратите внимание: это не то же самое, что просто отказаться от архивирования папки.

Выбрав все параметры, нажмите кнопку «ОК».

Теперь при первом выполнении автоархивации

архивируемые элементы будут перемещены в файл архива.

Он будет отображаться в списке папок как личная папка.

Если у вас корпоративная учетная запись электронной почты

и функция архивации не работает, попросите ИТ-администратора проверить,

не применена ли наша политика хранения к почте компании.

Дальше вы узнаете, как запустить архивацию вручную.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×