Назначение формы группе в рабочем процессе

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Рабочий процесс может получать и сохранять сведения от различных пользователей, назначая им задачи по заполнению настраиваемых форм. Введенные таким образом значения сохраняются в списке "Задачи", в котором их можно просмотреть позже.

Например, при каждом добавлении документа в библиотеку общих документов необходимо, чтобы несколько участников рабочего процесса просмотрели документ и внесли в форму свои комментарии. Затем эти комментарии в списке "Задачи" может просмотреть владелец документа.

Пример схемы формы назначения

Для этого в рабочий процесс добавляется действие Назначить форму группе. Действие назначает задачу одному или нескольким участникам или группам, отображая им запрос на проверку нового документа для ввода их отзывов в настраиваемую форму задачи. После завершения пользователь должен нажать в форме задачи кнопку Завершить задачу.

В данной статье описан способ назначения формы одному или нескольким участникам или группам рабочего процесса так, чтобы рабочий процесс приостанавливался до тех пор, пока все участники не заполнят свои формы.

В этой статье

Действие, которое следует использовать для создания этой задачи?

Что такое настраиваемой формы задач?

Назначить форму группе

Просмотр сведений, отправленные в формах

Выбор действия для создания задачи

Задачи представляют собой основной способ взаимодействия рабочего процесса с его участниками. Если необходимо, чтобы рабочий процесс получил от пользователей данные, он должен создать и назначить задачу. Всякий раз, когда рабочий процесс назначает задачу, его работа приостанавливается до завершения этой задачи. Рабочий процесс возобновляется только когда участник нажимает в форме задачи кнопку Завершить задачу.

Есть три различных действия, которые создают задачи, и каждое из них предназначено для определенной ситуации.

  • Получить данные от пользователя     Это действие задача назначается отдельного пользователя или группы и возвращает уникальный идентификатор элемента задачи, в которой хранятся ответы пользователя, чтобы рабочий процесс позже можно найти эти сведения с помощью идентификатора С помощью этой макрокоманды использовать пользовательский мастер задачи для создания настраиваемой формы задач, получающего данные нужный. Это действие создает задачи, назначенной только для одного пользователя или группы. Если назначить эту задачу в группу, каждого участника группы, получает уведомления о задаче, но элемент только одна задача создается и приостанавливает рабочий процесс только до первого участника на ответ завершает задачу. Дополнительные сведения об этом действии читайте в статье получить данные от пользователя в рабочем процессе.

  • Назначить форму группе     Это действие назначает форму одному или нескольким пользователям, а затем сохраняет ответы в виде значений в списке "Задачи". В отличие от предыдущего это действие может назначать задачу нескольким пользователям по отдельности, а рабочий процесс приостанавливается до тех пор, пока каждый из пользователей не завершит свою задачу. Кроме того, в отличие от предыдущего данное действие не возвращает код элемента задачи ни для одного из ответов, в результате чего рабочий процесс в последующем не может находить эти сведения и использовать эти сведения для выполнения сравнения или принятия решений. С этим действием для создания настраиваемой формы задачи также используется мастер создания задач.

  • Назначить задание     В отличие от других действий две задачи это действие создает формы задач, нет полей формы для заполнения пользователями, но вместо этого использует форму, где просто нажатии кнопки Завершить задачу по завершении задачи. Эта задача могут назначаться отдельно несколькими пользователями и рабочий процесс приостанавливается до каждого человека помечает их задачу как завершенную. Это действие не возвращает идентификатор элемента задачи и не нужно действительно потому, что задача не собирает все сведения, может потребоваться ссылаться на более поздней версии. Для получения дополнительных сведений обратитесь к статье назначить задание в рабочем процессе.

Эти сведения кратко представлены в следующей таблице.

Действие

Возвращение идентификатора задачи для подстановки рабочего процесса

Создание нескольких задач

Возможность заполнения полей в форме задачи

Получить данные от пользователя

Да

Нет

Да

Назначить форму группе

Нет

Да

Да

Назначить задание

Нет

Да

Нет

Кроме того, на все этим три действиям распространяются некоторые ограничения, описанные ниже.

  • Когда рабочий процесс назначает задачу группе, которая определяется одним псевдонимом или адресом, он создает только одну задачу, которая затем совместно используется всей группой. Любой участник группы может изменить эту единственную форму задачи и нажать кнопку Завершить задачу. Чтобы назначить нескольким пользователям отдельные задачи (возможно только в случае действия Назначить форму группе или Назначить задание), введите в диалоговом окне Выбор пользователей всех пользователей по отдельности.

  • Чтобы рабочий процесс мог продолжаться, должны быть завершены все задачи, назначенные одним действием рабочего процесса. Например, если действие рабочего процесса назначает отдельные задания шести участникам, рабочий процесс не может продолжаться при завершении только трех из шести задач.

  • После назначения задачи рабочим процессом участнику эту задачу нельзя передать другим участникам (посредством делегирования, перенаправления и т. д.). Однако любой, у кого по умолчанию есть уровень полномочий "Участие" для списка "Задачи", может изменить задачу, что позволит продолжить выполнение рабочего процесса.

  • Рабочий процесс может использовать каждую задачу только один раз. После создания задачи с помощью мастера создания задач ее нельзя в последующем повторно использовать в рабочем процессе. Можно создать другую задачу, которая выполняет такую же функцию, но у задачи должно быть другое уникальное имя.

К началу страницы

Что такое настраиваемая форма задачи?

При каждом использовании одного из трех действий задач для создания задачи Microsoft Office SharePoint Designer 2007 автоматически создает для нее настраиваемую форму. Настраиваемая форма задачи — это страница, которая отображается участнику рабочего процесса, когда он изменяет задачу в обозревателе.

При создании задачи с помощью действия Назначить форму группе или Получить данные от пользователя у настраиваемой формы задачи может быть сколько угодно полей. В данном примере участнику отображается запрос на ввод текста ответов на два вопроса.

Настраиваемая форма задачи для группового назначения

В Office SharePoint Designer 2007 настраиваемая форма задачи отображается в форме ASPX-страницы в папке для этого рабочего процесса. Имя файла настраиваемой формы задачи соответствует имени, присвоенному задаче в мастере создания задачи.

Настраиваемая форма задачи в списке папок

Настраиваемые формы задач присоединены к главной странице узла по умолчанию и для взаимодействия с рабочим процессом содержат веб-часть формы данных. Макет и внешний вид настраиваемой формы задачи можно настраивать — например, можно присоединять различные главные страницы или изменять стили. Однако для изменения полей, которые будут отображаться в форме, необходимо использовать мастер создания задач в конструкторе рабочих процессов. Поля формы нельзя изменять, редактируя непосредственно веб-часть формы данных. При внесении других изменений в веб-часть формы данных (влияющих на внешний вид, а не на функциональность) обратите внимание на то, что эти изменения теряются при каждой компиляции рабочего процесса. Настройки остальной части страницы сохраняются.

Чтобы изменить поля настраиваемой формы задачи, необходимо открыть рабочий процесс в Office SharePoint Designer 2007 (меню Файл, команда Открытие рабочего процесса). При открытии рабочего процесса и редактировании задачи с помощью мастера создания задач будет отображено предупреждение, приведенное ниже.

Предупреждение

Если изменить настраиваемую форму задачи и перекомпилировать рабочий процесс, все выполняющиеся экземпляры рабочего процесса продолжат работу с использованием новой формы. При удалении или изменении полей (например, посредством изменения их типа или переименования), если выполняющиеся экземпляры рабочего процесса обратятся не к тем данным, возникнет ошибка рабочего процесса. Например, выполняющийся рабочий процесс может выполнять подстановку и ожидать, что поле будет содержать данные (будет непустым), но в данный момент оно пустое или изменился его тип. Поэтому важно не вносить изменений, приводящих к удалению, переименованию или изменению иным образом полей формы, к которым могут пытаться обратиться выполняющиеся в данный момент экземпляры рабочего процесса.

Кроме настраиваемой формы задачи при каждом использовании одного из трех действий задач для создания задачи Office SharePoint Designer 2007 автоматически создает для последней в списке "Задачи" тип содержимого. Тип содержимого определяет доступные поля и используемый формат, определяемый в мастере создания задачи. Имя типа содержимого соответствует имени, присвоенному задаче в мастере создания задачи. Например, при создании задачи с именем "Проверка документа" на странице "Параметры" списка "Задачи" будет отображен тип содержимого с этим именем.

Тип содержимого задачи в обозревателе

Типы содержимого рабочего процесса рекомендуется изменять только путем открытия рабочего процесса в Office SharePoint Designer 2007, но не посредством изменения столбцов или других параметров типа содержимого в обозревателе. Изменение типа содержимого в обозревателе может нарушить настраиваемую форму задачи, с которой оно связано.

К началу страницы

Назначение формы группе

Действие Назначить форму группе служит для создания настраиваемой формы задачи и назначения задачи одному или нескольким участникам.

В данном примере задача заключается в проверке документа из библиотеки общих документов и вводе ответов в настраиваемую форму задачи.

  1. В меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Рабочий процесс.

  2. На первой странице конструктора рабочих процессов присвойте рабочему процессу имя, выберите список или библиотеку, к которой будет присоединен рабочий процесс, а затем установите флажки нужных начальных параметров.

    Первая страница окна «Конструктор рабочих процессов»

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. Нажмите кнопку Действия и выберите пункт Назначить форму группе.

    Если это действие отсутствует в списке, чтобы просмотреть список целиком, выберите пункт Другие действия.

  5. В действии щелкните ссылку настраиваемая форма.

    Страница конструктора рабочих процессов с указателем, выбирающим настраиваемую форму

  6. На первой странице мастера создания задачи нажмите кнопку Далее.

  7. На следующей странице в поле Имя введите имя этой задачи.

    Примечание : Имя задачи должно быть уникальным для текущего узла.

  8. В поле Описание введите любые общие инструкции для получателя задачи.

    Это описание отображается в верхней части настраиваемой формы задачи, поэтому сюда следует включить все инструкции, которые должен видеть участник рабочего процесса, а не просто общие инструкции.

    Вторая страница мастера создания задач

  9. Нажмите кнопку Далее.

  10. Чтобы определить настраиваемое поле для этой задачи, нажмите кнопку Добавить.

  11. В поле Имя поля введите имя данного поля.

  12. В поле Описание введите вопрос, ответ на который будет храниться в поле.

  13. В списке Тип сведений выберите вариант, который форматирует поле в соответствии с типом получаемых сведений.

    Диалоговое окно "Добавление поля"

  14. Нажмите кнопку Далее.

  15. Следующая страница мастера зависит от типа сведений, выбранного на предыдущей странице. Укажите нужные параметры.

  16. Повторите действия 10 – 15 для каждого поля, которое должно отображаться в форме.

  17. После определения всех требуемых полей нажмите в мастере создания задач кнопку Готово.

    На приведенном рисунке показано, как эта задача будет отображаться участнику рабочего процесса в обозревателе, когда он редактирует задачу. Это настраиваемая форма задачи — Проверка документа.aspx — которая только что была создана с помощью мастера создания задач.

    Настраиваемая форма задачи для группового назначения

    В конструкторе рабочего процесса в действии Назначить форму группе необходимо настроить другие параметры.

  18. В действии щелкните ссылку пользователи.

    Страница конструктора рабочих процессов с указателем, выбирающим пользователей

  19. В диалоговом окне Выбор пользователей введите имя или адрес электронной почты или выберите в списке существующего пользователя или группу и нажмите кнопку Добавить.

    Чтобы включить любых других участников, которым необходимо назначить эту задачу, повторите данный этап.

    Примечания : 

    • Назначить форму группе действие создает одну задачу для каждого пользователя и группы, содержащих ниже. Это действие не развернуть группу и назначение отдельную задачу для каждого пользователя в группу. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу предыдущих действие, которое следует использовать для создания задачи?

    • Вместо указания имени или адреса электронной почты какого-либо пользователя или группы такие сведения можно сохранить в отдельном списке, а затем воспользоваться для их получения подстановкой рабочего процесса. Это позволяет указывать в качестве участников рабочего процесса различных пользователей и группы без необходимости изменения самого рабочего процесса.

  20. Когда все нужные участники будут отображаться в поле Выбранные пользователи, нажмите кнопку ОК.

В данном примере рабочий процесс будет создавать и назначать задачу каждый раз, когда в библиотеку общих документов добавляется новый документ. Рабочий процесс будет приостановлен до тех пор, пока каждая из задач не будет помечена как завершенная. Следующим действием или шагом может быть все, что требуется для процесса — например, можно настроить рабочий процесс для отправки электронного уведомления после того, как все участники завершат проверку.

К началу страницы

Просмотр сведений, введенных в формы

После того как рабочий процесс соберет сведения, введенные в настраиваемую форму задачи, проще всего их просмотреть на странице "Состояние рабочего процесса" данного экземпляра рабочего процесса.

  1. В списке или в библиотеке, в которой находится элемент, запустивший рабочий процесс, в строке соответствующего рабочего процесса щелкните запись состояния этого элемента.

    Строка "Состояние рабочего процесса" в библиотеке общих документов

  2. Чтобы просмотреть ответ какого-либо участника, на странице "Состояние рабочего процесса" в области "Задачи" щелкните ссылку в столбце "Название" для соответствующего участника этой задачи.

    Ссылка на задачу рабочего процесса на странице "Состояние рабочего процесса"

В отличие от действия Получить данные от пользователя действие Назначить форму группе не возвращает коды создаваемых им задач, поэтому для получения ответов и их отправки в электронном сообщении рабочего процесса нельзя использовать подстановку рабочего процесса.

Рабочий процесс также не может осуществлять подстановку кода экземпляра текущего рабочего процесса, что требуется для создания части строки запроса URL-адреса для страницы "Состояние рабочего процесса". Поэтому электронное сообщение для текущего рабочего процесса не может содержать ссылку на страницу "Состояние рабочего процесса".

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×