Назначение политики архивации сообщениям электронной почты

При использовании приложения Microsoft Outlook 2010 с учетной записью сервера Microsoft Exchange Server 2010 альтернативным местом хранения для старых сообщений электронной почты может служить сетевой архив. Элементы из сетевого архива не учитываются в квотах хранилища для учетной записи Exchange Server, что обеспечивает организациям более экономичное решение для хранения данных.

Примечание :  Политики сетевого архива доступны только при условии, что используется приложение Microsoft Outlook 2010 или Outlook 2007 с определенной лицензией и учетная запись сервера Microsoft Exchange 2010 со стандартной или корпоративной клиентской лицензией (CAL) Exchange, а администратор Exchange включил сетевой архив. Дополнительные сведения см. в разделе Требования к лицензии данной статьи.

В этой статье

Сведения о сетевом архиве

Сведения о политиках архивации

Назначение политики архивации папке с электронной почтой

Назначение политики архивации

Удаление политики архивации

Назначение политики архивации сообщениям электронной почты

Назначение политики архивации

Удаление политики архивации

Просмотр политики архивации почтового ящика

Требования к лицензии

Exchange Server

Розничные лицензии Outlook

Корпоративные лицензии Outlook

Сведения о сетевом архиве

Сетевой архив предоставляет значительные преимущества по сравнению с архивацией элементов в файл данных Outlook (PST) на локальном компьютере. Файл данных Outlook (PST) доступен только из программы Outlook и только на том компьютере, на котором он сохранен. При использовании сетевого архива доступ к архивированным элементам можно получить из приложения Microsoft Outlook 2010 или из Outlook Web App с любого компьютера.

Можно перемещать и копировать сообщения из основного почтового ящика на сервере Exchange Server в сетевой архив и наоборот, однако для перемещения элементов рекомендуется использовать политики архивации. Они обеспечивают автоматизированное управление перемещением элементов из почтового ящика на сервере Exchange Server в сетевой архив.

Сведения о политиках архивации

Политики архивации создаются администратором сервера Exchange Server. По умолчанию учетная запись Exchange Server содержит одну политику архивации почтового ящика и пять политик архивации, которые могут быть применены к папкам или отдельным сообщениям.

Политика

Описание

Почтовый ящик — два года для перемещения в архив

Сообщения автоматически перемещаются в сетевой архив через два года. Применяется ко всем элементам почтового ящика, к которым политика архивации не применена явно и которыми она не унаследована от папки.

Шесть месяцев для перемещения в архив

Сообщения автоматически перемещаются в сетевой архив через шесть месяцев.

Один год для перемещения в архив

Сообщения автоматически перемещаются в сетевой архив через 365 дней.

Два года для перемещения в архив

Сообщения автоматически перемещаются в сетевой архив через два года.

Пять лет для перемещения в архив

Сообщения автоматически перемещаются в сетевой архив через пять лет.

Никогда не перемещать в архив

Сообщения никогда не перемещаются в сетевой архив.

В конкретной организации могут использоваться дополнительные политики архивации, которые можно вручную применять к папкам или отдельным сообщениям.

Важно :  При возникновении вопросов относительно политики архивации в организации следует изучить внутренние инструкции.

Проще назначать политики архивации каждой папке, а не отдельным сообщениям. Однако даже если папке или сообщениям в ней назначена политика архивации, можно выбрать одно или несколько сообщений и применить к ним другую политику. Политика, назначенная сообщению, имеет более высокий приоритет, чем любая унаследованная политика папки почтового ящика.

Назначение политики архивации папке с электронной почтой

Назначение политики архивации

  1. В области навигации выберите папку почты.

  2. На вкладке Папка в группе Свойства выберите команду Политика.

Команда ''Политика'' на ленте

Кнопка Политика отсутствует на ленте.

Если команда Политика отсутствует на ленте, это означает, что администратор сервера Exchange Server не включил политики хранения и архивации для данной учетной записи или не используется необходимая для работы этой функции лицензия Outlook. Дополнительные сведения см. в разделе Требования к лицензии данной статьи.

  1. На вкладке Политика в группе Сетевой архив в списке Перемещать в архив элементы старше выберите пункт, соответствующий внутренним инструкциям организации.

Удаление политики архивации

При удалении политики архивации к элементу применяется политика папки, если таковая назначена.

  1. В области навигации выберите папку почты.

  2. На вкладке Папка в группе Свойства выберите команду Политика.

Команда ''Политика'' на ленте

  1. В группе Сетевой архив в списке Перемещать в архив элементы старше выберите пункт Политика родительской папки.

В начало страницы

Назначение политики архивации сообщениям электронной почты

Назначение политики архивации

  1. Выберите в списке нужное сообщение.

Совет :  Чтобы выделить несколько сообщений, щелкните каждое из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  1. На вкладке Главная в группе Теги выберите команду Назначить политику.

Команда ''Назначить политику'' на ленте

Команда Назначить политику отсутствует на ленте.

Если команда Назначить политику отсутствует на ленте, это означает, что администратор сервера Exchange Server не включил политики хранения и архивации для данной учетной записи или не используется необходимая для работы этой функции лицензия Outlook. Дополнительные сведения см. в разделе Требования к лицензии данной статьи.

  1. В разделе Политика архивации выберите параметр, соответствующий внутренним инструкциям организации.

Если дата архивации применяется к сообщению, когда оно открыто, она отображается в нижней части окна сообщения после раздела с его текстом.

Удаление политики архивации

При удалении политики архивации из сообщения электронной почты к элементу применяется политика папки, если таковая назначена.

  1. Выберите в списке нужное сообщение.

Совет :  Чтобы выделить несколько сообщений, щелкните каждое из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  1. На вкладке Главная в группе Теги выберите команду Назначить политику.

Команда ''Назначить политику'' на ленте

  1. Выберите пункт Использовать политику папки.

Если дата архивации применяется к сообщению, когда оно открыто, она отображается в нижней части окна сообщения после раздела с его текстом.

В начало страницы

Просмотр политики архивации почтового ящика

Администратор сервера Exchange Server может назначить политику архивации всем сообщениям электронной почты в почтовом ящике Exchange Server.

Любое сообщение в почтовом ящике Exchange, которому не назначена политика архивации, наследует политику почтового ящика.

Чтобы просмотреть политику почтового ящика, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. В разделе Сведения об учетной записи убедитесь в том, что выбрана учетная запись Exchange Server. Если в профиле Outlook настроено несколько учетных записей, нажмите стрелку вниз и выберите учетную запись Exchange.

  3. В разделе Настройка учетной записи отображается веб-адрес, используемый для доступа к учетной записи Exchange из приложения Outlook Web Access, а также сведения о том, когда сообщения электронной почты автоматически перемещаются в сетевой архив.

Параметры учетной записи Exchange в представлении Backstage, включая сведения о приложении Outlook Web Access и сетевом архиве

Примечание :  Если администратор сервера Exchange не настроил приложение Outlook Web Access или сетевой архив, соответствующие элементы не отображаются.

В начало страницы

Требования к лицензии

Для использования сетевого архива необходимо наличие одной из перечисленных ниже лицензий сервера Microsoft Exchange Server 2010.

Exchange Server

  • Стандартная клиентская лицензия (CAL) Microsoft Exchange Server 2010

  • Корпоративная клиентская лицензия (CAL) Microsoft Exchange Server 2010

Для использования сетевого архива также требуется одна из перечисленных ниже лицензий Outlook.

Розничные лицензии Outlook

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 в составе пакета Office профессиональный 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 в составе пакета Office Максимум 2007

Корпоративные лицензии Outlook

Примечание :  Эти лицензии доступны только по программе корпоративного лицензирования. Дополнительные сведения см. в статье Программы корпоративного лицензирования Майкрософт.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 в составе пакета Office профессиональный плюс 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 в составе пакета Office Профессиональный плюс 2007

  • Outlook 2007 в составе пакета Office Корпоративный 2007

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×