Как создать организационную диаграмму Visio

Как создать организационную диаграмму Visio

Организационная диаграмма — это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, как показано в приведенном ниже примере, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно даже добавлять рисунки.

организационная диаграмма

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию.

  • На вкладке Файл выберите команду Создать, затем — категорию Организационная диаграмма и элемент Организационная диаграмма. После этого нажмите кнопку Создать.

  • В предварительно заполненной иерархической диаграмме организации укажите ее сотрудников.

  • Примечание : Сведения о добавлении данных в фигуры см. в статье Добавление данных в фигуры.

  • Для завершения создания организационной диаграммы продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод для них имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из новой таблицы данных

Этот метод лучше всего подходит, если поля сведений по умолчанию не соответствуют потребностям пользователя, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

  1. На вкладке Файл выберите команду Создать, затем — категорию Организационная диаграмма и элемент Организационная диаграмма. После этого нажмите кнопку Создать.

  2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя для нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.

    Примечание : При выборе Excel откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. При выборе Текст с разделителями откроется приложение «Блокнот» с примером текста.

  4. В любом из этих открытых приложений используйте образец текста в качестве примера вида сведений, которые требуется включить, и введите вместо него необходимые данные.

    Важно : Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако другие столбцы можно изменять, удалять или можно добавлять дополнительные столбцы.

  5. Завершите работу приложения Excel или «Блокнот», а затем закончите действия в мастере.

    Примечание : Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот метод лучше всего подходит, если сведения, которые необходимо включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например, на листе Microsoft Office Excel или в папке Microsoft Exchange Server.

  1. Убедитесь, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и руководителя.

    Примечание : Этим столбцам можно присвоить любые имена. Запустив мастер организационных диаграмм, можно указать столбцы (или имена полей), содержащие имя, код и руководителя.

    • Имя сотрудника.    Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они вводятся в это поле.

    • Уникальный код     Если все имена не являются уникальными, для каждого сотрудника необходимо включить столбец с уникальным идентификатором, например, кодом сотрудника.

    • Руководитель сотрудника.    Это поле должно содержать уникальный идентификатор руководителя (его имя или номер кода). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

  2. На вкладке Файл выберите команду Создать, затем — категорию Организационная диаграмма и элемент Организационная диаграмма. После этого нажмите кнопку Создать.

  3. На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных.

  4. Нажмите кнопку Далее и следуйте оставшимся инструкциям мастера.

    Примечание : Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы — это по сути измененная прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Организационная диаграмма с рамкой группы и отношением, заданным пунктирной линией

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре организации, необходимо вручную внести в организационную диаграмму нужные изменения либо создать новую диаграмму. При создании новой диаграммы в нее не включаются изменения, внесенные в старую диаграмму. Чтобы диаграммы выглядели похоже, в новую диаграмму необходимо снова добавить все темы или фотографии, добавленные в фигуры старой.

Если фигуры связаны с данными, данные обычно обновляются при выполнении команды Обновить данные, но только внутри существующих фигур. При обновлении данных фигуры не добавляются и не удаляются.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. Используются поля по умолчанию, указанные ниже.

  • Отдел

  • Телефон

  • Имя

  • Должность

  • Электронная почта

  • На вкладке Файл выберите команду Создать, затем — категорию Бизнес, а затем — элемент Организационная диаграмма.

  • Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру корневого уровня для организации, например, Директор, на страницу.

  • Выделив фигуру, введите имя и должность для фигуры. Например, в организации может быть руководитель с именем Валерий Ушаков, занимающий пост президента компании.

    Примечание : Сведения о добавлении данных в фигуры см. в статье Добавление данных в фигуры.

  • Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.

    Совет : Чтобы создать связи, поместите фигуру подчиненного в центр фигуры руководителя.

  • Для завершения создания организационной диаграммы продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод для них имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из новой таблицы данных

Этот метод лучше всего подходит, если поля сведений по умолчанию не соответствуют потребностям пользователя, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

  1. На вкладке Файл выберите команду Создать, затем — категорию Бизнес, а затем — мастер организационных диаграмм.

  2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя для нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.

    Примечание : При выборе Excel откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. При выборе Текст с разделителями откроется приложение «Блокнот» с примером текста.

  4. В любом из этих открытых приложений используйте образец текста в качестве примера вида сведений, которые требуется включить, и введите вместо него необходимые данные.

    Важно : Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако другие столбцы можно изменять, удалять или можно добавлять дополнительные столбцы.

  5. Завершите работу приложения Excel или «Блокнот», а затем закончите действия в мастере.

    Примечание : Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот метод лучше всего подходит, если сведения, которые необходимо включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например, на листе Microsoft Office Excel или в папке Microsoft Exchange Server.

  1. Убедитесь, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и руководителя.

    Примечание : Этим столбцам можно присвоить любые имена. Запустив мастер организационных диаграмм, можно указать столбцы (или имена полей), содержащие имя, код и руководителя.

    • Имя сотрудника.    Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они вводятся в это поле.

    • Уникальный код     Если все имена не являются уникальными, для каждого сотрудника необходимо включить столбец с уникальным идентификатором, например, кодом сотрудника.

    • Руководитель сотрудника.    Это поле должно содержать уникальный идентификатор руководителя (его имя или номер кода). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

  2. На вкладке Файл выберите команду Создать, затем — категорию Бизнес, а затем — мастер организационных диаграмм.

  3. На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных.

  4. Нажмите кнопку Далее и следуйте оставшимся инструкциям мастера.

    Примечание : Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы — это по сути измененная прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Организационная диаграмма с рамкой группы и отношением, заданным пунктирной линией

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре организации, необходимо вручную внести в организационную диаграмму нужные изменения либо создать новую диаграмму. При создании новой диаграммы в нее не включаются изменения, внесенные в старую диаграмму. Чтобы диаграммы выглядели похоже, в новую диаграмму необходимо снова добавить все темы или фотографии, добавленные в фигуры старой.

Если фигуры связаны с данными, данные обычно обновляются при выполнении команды Обновить данные, но только внутри существующих фигур. При обновлении данных фигуры не добавляются и не удаляются.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. Используются поля по умолчанию, указанные ниже.

  • Отдел

  • Телефон

  • Имя

  • Должность

  • Электронная почта

  • В меню Файл выберите команду Создать, затем — команду Бизнес, а затем — команду Организационная диаграмма.

  • Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру корневого уровня для организации, например, Директор, на страницу.

  • Выделив фигуру, введите имя и должность для фигуры. Например, в организации может быть руководитель с именем Валерий Ушаков, занимающий пост президента компании.

    Примечание : Сведения о добавлении данных в фигуры см. в статье Добавление данных в фигуры.

  • Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.

    Совет : Чтобы создать связи, поместите фигуру подчиненного в центр фигуры руководителя.

  • Для завершения создания организационной диаграммы продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод для них имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из новой таблицы данных

Этот метод лучше всего подходит, если поля сведений по умолчанию не соответствуют потребностям пользователя, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

  1. В меню Файл выберите команду Создать, затем — команду Бизнес, а затем выберите мастер Организационная диаграмма.

  2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя для нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.

    Примечание : При выборе Excel откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. При выборе Текст с разделителями откроется приложение «Блокнот» с примером текста.

  4. В любом из этих открытых приложений используйте образец текста в качестве примера вида сведений, которые требуется включить, и введите вместо него необходимые данные.

    Важно : Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако другие столбцы можно изменять, удалять или можно добавлять дополнительные столбцы.

  5. Завершите работу приложения Excel или «Блокнот», а затем закончите действия в мастере.

    Примечание : Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот метод лучше всего подходит, если сведения, которые необходимо включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например, на листе Microsoft Office Excel или в папке Microsoft Exchange Server.

  1. Убедитесь, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и руководителя.

    Примечание : Этим столбцам можно присвоить любые имена. Запустив мастер организационных диаграмм, можно указать столбцы (или имена полей), содержащие имя, код и руководителя.

    • Имя сотрудника.    Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они вводятся в это поле.

    • Уникальный код     Если все имена не являются уникальными, для каждого сотрудника необходимо включить столбец с уникальным идентификатором, например, кодом сотрудника.

    • Кому подчиняется сотрудник    Это поле должно содержать уникальный идентификатор — имя или номер кода — руководителя. Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы это поле необходимо оставить пустым.

  2. В меню Файл выберите команду Создать, затем — команду Бизнес, а затем выберите мастер организационных диаграмм.

  3. На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных.

  4. Нажмите кнопку Далее и следуйте оставшимся инструкциям мастера.

    Примечание : Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка.

К началу страницы

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы — это по сути измененная прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Организационная диаграмма с рамкой группы и отношением, заданным пунктирной линией

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре организации, необходимо вручную внести в организационную диаграмму нужные изменения либо создать новую диаграмму. При создании новой диаграммы в нее не включаются изменения, внесенные в старую диаграмму. Чтобы диаграммы выглядели похоже, в новую диаграмму необходимо снова добавить все темы или фотографии, добавленные в фигуры старой.

Если фигуры связаны с данными, данные обычно обновляются при выполнении команды Обновить данные, но только внутри существующих фигур. При обновлении данных фигуры не добавляются и не удаляются.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×