Как оптимизировать план проекта для соблюдения бюджета

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

После создания плана проекта просмотрите запланированные затраты. Если запланированные затраты не соответствуют бюджету, можно оптимизировать план, чтобы не выйти за пределы бюджета. При изменении бюджета помните, что, скорее всего, придется изменить дату окончания или область проекта. Это отношение между временем, областью охвата и бюджетом часто упоминается как треугольник проекта.

Совет : Настоящая статья входит в цикл статей Общие сведения о Microsoft Project, посвященных широкому спектру действий по управлению проектами. Такие действия называются «целями», поскольку они организованы вокруг жизненного цикла управления проектом: создание плана, отслеживание и управление проектом, завершение проекта.

Предыдущая цель  |Следующая цель

Показать все цели в схеме проекта

Оптимизация плана проекта для соблюдения бюджета

Номер 1 Просмотр затрат проекта.    Можно просмотреть итоги, затраты в зависимости от времени или затраты на диаграмме. Эти действия могут помочь увидеть, соблюдается ли целевой бюджет и требуется ли изменить затраты.

Номер 2 Оптимизация плана для уменьшения затрат.    Если определено, что запланированные затраты не соответствуют целевому бюджету, можно воспользоваться несколькими стратегиями, чтобы сократить затраты.

  • Изменение ресурсов и затрат для соблюдения бюджета

    Воспользуйтесь нужными ссылками:

    • Ввод затрат на ресурсы для корректировки стандартных ставок и ставок сверхурочных работ, затрат на использование, фиксированных затрат или затратных ресурсов.

    • Удаление или замена назначения ресурса для сокращения затрат путем замены более дорогостоящего ресурса (сотрудника, оборудования, материала или себестоимости) менее дорогостоящим ресурсом или для уменьшения количества сравнимых ресурсов по одной задаче. Иногда в результате использования менее дорогостоящего ресурса уменьшается область охвата, увеличивается продолжительность календарного плана или снижается качество. Тем не менее это одна из наиболее реалистичных стратегий оптимизации затрат. Если удалить более дорогостоящий ресурс из назначения, этот ресурс освобождается для работы над другими задачами или проектами, которые являются более рентабельными.

    • Переназначение оставшихся трудозатрат по задаче, чтобы контролировать, какая часть оставшейся работы выполняется каждым из нескольких ресурсов или чтобы точно указать, когда будет выполнена оставшаяся работа.

  • Уменьшение области охвата проекта для соблюдения бюджета

    Выполните все нужные действия:

    • Определение целесообразности изменения результата или области охвата

      Возможно, потребуется уменьшить область охвата для соблюдения даты окончания или бюджета. Или после создания плана проекта может быть обнаружено, что в наличии имеется больше денег или времени, чем ожидалось. В любом случае можно изменить область охвата проекта. Существует возможность выбора между изменением конечных результатов продукта и изменением области охвата проекта.

      • Сокращение конечных результатов по продукту.    Если уменьшить область охвата путем сокращения конечных результатов по продукту, клиентам или заинтересованным сторонам фактически предоставляется меньше товаров или услуг, чем планировалось. Например, предположим, что ведется разработка нового продукта. Для соблюдения даты окончания или бюджета решено сократить функции продукта, которые были первоначально запланированы и утверждены клиентами. В этом случае, возможно, понадобится получить разрешение клиентов и при необходимости может потребоваться корректировка контракта.

      • Сокращение области охвата проекта.    Иногда те же самые результаты по продукту можно предоставить, изменив способ их достижения.

        Например, по проекту разработки нового продукта решено удалить задачу маркетингового исследования рынка и, кроме того, уменьшить длительность тестирования продукта для соблюдения даты окончания или бюджета проекта. В этом случае конечный продукт и результаты не изменятся. Однако изменен метод предоставления этого конечного продукта путем уменьшения области охвата проекта.

      • Использование доступного времени или имеющегося бюджета.     Если обнаружено, что имеется больше времени или денег, чем ожидалось, можно добавить результаты. Или можно увеличить саму область охвата проекта, что часто приводит к получению продукта более высокого качества.

      • Рассмотрение влияния области охвата на качество.     Возможно, потребуется уменьшить область охвата для соблюдения даты окончания или бюджета. Или после создания плана проекта может быть обнаружено, что имеется больше денег или времени, чем ожидалось. В любом случае можно изменить область охвата проекта. Учтите, что качество и область охвата тесно связаны друг с другом. Если сократить область охвата, вероятно, придется принять сниженный уровень качества. Если увеличить область охвата, возможно, произойдет повышение качества проекта и конечного продукта.

    • Измените длительность для уменьшения объема времени, запланированного на выполнение задач. Убедитесь, что уменьшенная длительность по-прежнему позволяет завершить работу. Кроме того, не забудьте скорректировать соответствующий объем трудозатрат, назначенных ресурсам.

    • Удалите задачу, если она не является абсолютно необходимой. Однако учтите, что при удалении задач может снизиться качество реализации всего проекта. Обязательные к выполнению задачи по-прежнему должны быть отражены в плане, и только те задачи, которые считаются дополнительными, могут быть удалены.

    • Замените назначение ресурса путем замены более дорогостоящего ресурса (сотрудника, оборудования или материала) менее дорогостоящим ресурсом. Иногда в результате использования менее дорогостоящего ресурса уменьшается область охвата, увеличивается продолжительность календарного плана или снижается качество. Тем не менее, для оптимизации затрат эта стратегия является наиболее реалистичной.

Номер 3 Корректировка плана для использования дополнительного бюджета.    После создания плана проекта может обнаружиться, что доступно больше средств. Можно решить выполнять проект в рамках бюджета или же увеличить его область охвата и цели по качеству.

Более...

После создания плана проекта и вычисления плана и затрат с помощью Microsoft Office Project 2007 может выясниться, что доступно больше времени или средств. Можно выбрать завершение проекта с опережением календарного плана или с экономией бюджета. Либо можно увеличить область охвата и повысить качество проекта.

  • Сверка с клиентом.    Узнайте у клиентов или заинтересованных сторон по проекту, как они предпочитают использовать время или бюджет. Возможно, они пожелают оставить план без изменений и выполнить проект с опережением календарного плана или с экономией бюджета.

  • Проверка контракта.    Проверьте наличие в договоре поощрений (или даже штрафов) за опережение календарного плана или экономию бюджета. Возможно, тип контракта (с фиксированной ценой, с возмещением издержек или контракт за единицу) определяет, как можно использовать доступное время или бюджет.

  • Расширение области охвата.     Можно добавить задачи или этапы, которые вы ранее хотели реализовать, но решили, что на них не хватит времени или денег. Можно увеличить длительность существующих задач, чтобы у ресурсов было больше времени на их выполнение. Следует иметь в виду, что расширение области охвата, скорее всего, приведет к добавлению как времени, так и затрат в существующий план. Изменение области охвата и конечных результатов может повлечь за собой последствия, определяемые договором, поэтому не забудьте проверить договор и при необходимости получить одобрение клиента.

  • Повышение стандарта качества.    Избыточное время и излишки бюджета можно использовать для добавления задач и этапов, связанных с повышением или проверкой качества. Можно увеличить длительность существующих задач, чтобы у ресурсов было больше времени для выполнения работы с более высоким качеством. Еще один способ повышения качества заключается в добавлении более квалифицированного персонала, более эффективного оборудования или материалов лучшего качества. Ресурсы этих типов могут быть более дорогими, но их использование может стать хорошим вложением дополнительных средств.

Номер 4 Ввод заметки об изменениях календарного плана.    Ведите запись сведений об изменениях, вносимых для соблюдения бюджета. Такие заметки могут быть полезны при отслеживании фактического хода работ, закрытии проекта или сборе данных для следующего проекта.

Номер 5 Оценка результатов оптимизации затрат.    Убедитесь, что затраты действительно уменьшены и что внесенные изменения не повлияли негативно на дату окончания, рабочую нагрузку и другие проекты.

Воспользуйтесь нужными ссылками:

  • Просмотр затрат проекта позволяет увидеть, действительно ли затраты снижены и насколько точно они соответствуют целевому бюджету.

  • Отображение критического пути позволяет увидеть, как изменения, внесенные для оптимизации затрат, повлияли на критический путь. Возможно, обнаружатся другие даты, другие задачи и другие ресурсы, связанные с критическим путем.

  • Просмотр рабочей нагрузки на ресурсы позволяет увидеть, перегружены или недогружены теперь какие-либо назначенные ресурсы в результате оптимизации затрат.

  • Проверка влияния на другие проекты с целью убедиться, что все изменения обновлены в других файлах проекта, которые связаны с проектом или объединены в нем.

Номер 6 Уведомление ресурсов об изменениях назначений.    Если ресурсам назначены новые задачи либо изменены или удалены какие-либо существующие назначения, необходимо опубликовать эти изменения для информирования задействованных ресурсов.

Предыдущая цель  |Следующая цель

Показать все цели в схеме проекта

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×