Как настроить проект для отслеживания

В Microsoft Office Project 2007 имеются удобные средства отслеживание хода выполнения проекта, но для этого необходимо выполнить несколько предварительных шагов. Сначала решите, какой метод отслеживания использовать и какие позиции отслеживать, например даты дата начала и дата окончания задач, трудозатраты и затраты на ресурсы. Затем убедитесь, что группа настроена для использования метода отслеживания.

Совет : Настоящая статья входит в цикл статей Общие сведения о Microsoft Project, посвященных широкому спектру действий по управлению проектами. Такие действия называются «целями», поскольку они организованы вокруг жизненного цикла управления проектом: создание плана, отслеживание и управление проектом, завершение проекта.

Предыдущая цель  |  Следующая цель

Показать все цели в общих сведениях о Microsoft Project

Наблюдение луны в телескоп

Номер 1  Подготовка для сравнения сведений о проекте с течением времени.    Возможно, потребуется создать или сохранить исходные оценки по проекту и фактические данные проекта, с которыми выполняется сравнение для определения хода выполнения проекта.

Воспользуйтесь нужными ссылками:

  • Создание либо обновление базового или промежуточного плана, чтобы можно было сравнить сведения базовый план или промежуточный план с обновленным календарным планом или базовым планом позже в ходе выполнения проекта. Сохранение базового плана позволяет определить и устранить расхождения, а также планировать более точно похожие проекты в будущем.

  • Сохранение версии проекта на сервере Project Server, чтобы сохранить разные версии проекта, которые требуются администратору проекта для сравнения, моделирования и архивирования.

  • Сравнение двух версий проекта, чтобы просмотреть разницу между текущей версией и более ранней версией одного и того же проекта в подробном отчете без использования Microsoft Office Project Server 2007.

Номер 2  Подготовка к сбору данных вручную.    Хотя использование Project Server 2007 представляет собой самый быстрый и простой способ сбора сведений о состоянии проекта, возможно, потребуется или возникнет желание собирать эти сведения вручную.

 Дополнительно…

Например, возможно отсутствие системы электронной почты либо доступа в интрасеть или Интернет, либо проект может быть настолько мал, что сбор данных вручную займет мало времени.

Решив собирать данные о состоянии проекта вручную, помните, что вручную необходимо также ввести данные в план проекта. Вот некоторые рекомендации, которых следует придерживаться:

  • Решите, какие сведения о проекте требуется отслеживать и обновлять.    Например, можно обновлять даты начала и окончания задача, проценты выполнения задач и затраты.

  • Определите и соберите данные из источников информации.    Например, чтобы обновить даты начала и окончания, соберите фактические даты от ресурсы, которые назначены задачам. Чтобы собрать данные о затратах, возможно, потребуется узнать фактические затраты в бухгалтерии.

  • Решите, какой метод сбора данных будет использоваться.    Можно активно собирать данные, обзванивая источники или обходя комнаты и опрашивая сотрудников. Или можно попросить источники заполнить форму и передать ее вам.

  • Примите решение по реалистичному графику сбора данных и придерживайтесь его.    Как часто требуется собирать и обновлять сведения о проекте? Раз в неделю? Раз в месяц? Выбор подходящей частоты и ее использование в план повысят шансы на успех сбора сведений о состоянии проекта и их внедрения в план проекта.

  • Решите, с каким временным интервалом требуется вставлять фактические данные в план проекта.    Например, можно вставлять фактические затраты каждый месяц, каждую неделю, ежедневно или ежечасно. Используя повременные представления в Project 2007 (представление «Использование задач» и представление «Использование ресурсов»), можно изменять шкала времени и обновлять фактические данные на требуемом уровне детализации.

Если метод отчетности о состоянии поддерживается в группе настолько простым, насколько позволяют потребности проекта, шансы на своевременное получение сведений повышаются.

Номер 3  Подготовка к сбору данных.    Выберите руководство или электронную систему для сбора сведений о состоянии задач, которые необходимы для отслеживания хода выполнения проекта.

Воспользуйтесь одной из следующих ссылок:

  1. Просмотр или изменение URL-адреса для подключения к серверу Project Server, чтобы участники группы могли использовать этот URL-адрес в своих браузер для доступа к домашней странице Microsoft Office Project Web Access.

  2. Публикация последних версий плана и назначений участников групп для запроса о принятии участником группы назначение задачи. Для отслеживания и обновления хода выполнения задач можно использовать отчетность о состоянии, доступную в Office Project Web Access.

Номер 4  Подготовка к отслеживанию хода выполнения поставок.    Может возникнуть желание контролировать ход выполнения поставок товаров и услуг, необходимых для выполнения задач проекта.

Занимаясь закупать продуктами и услугами, можно отслеживать их состояние в течение всего процесса поставок. Например, иногда желательно, как минимум, знать, находится ли продукт или услуга на стадии выставления заявки или оценки, или заключения контракта, а также имя выбранного поставщик.

С помощью Project 2007 можно отслеживать ход выполнения поставок, вставляя требуемые поле в представления лист задач, а затем отслеживая ход их выполнения.

Предыдущая цель  |  Следующая цель

Показать все цели в общих сведениях о Microsoft Project

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×