Использование шаблона базы данных управления задачами Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью шаблона базы данных для управления задачами в Access 2007 вы можете контролировать группу задач, которые нужно выполнить вам или вашей команде. Вы также можете искать и фильтровать сведения о задачах, отображать и скрывать столбцы, отправлять сообщения электронной почты и просматривать на карте почтовые адреса владельцев задачи.

Шаблон базы данных "Задачи" Access 2007

Использование базы данных

В этот статье будут рассмотрены основные этапы использования шаблона базы данных для управления задачами.

Подготовка базы данных к использованию

  • При первом открытии базы данных в Access отображается страница "Приступая к работе". Чтобы запретить ее появление, при следующем открытии базы снимите флажок Показывать начальное руководство при открытии базы данных.

    Чтобы перейти к работе с базой данных, закройте страницу "Приступая к работе".

  • Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, выполните следующие действия.

    1. Нажмите на панели сообщений кнопку Параметры.

    2. В диалоговом окне Параметры безопасности Microsoft Office нажмите кнопку Включить это содержимое, после чего нажмите кнопку ОК.

      Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Вопрос о доверии базе данных.

Сбор данных с помощью электронной почты

Вы можете собрать сведения о задачах у пользователей электронной почты, отправив им форму для ввода данных в электронном письме. Когда пользователи вернут заполненную форму, эти данные можно будет обработать и сохранить в списке задач.

  1. В форме Список задач нажмите кнопку Сбор данных.

  2. Следуйте инструкциям мастера Сбор данных по электронной почте, чтобы получить данные от всех указанных получателей электронной почты.

Поиск задачи или контакта

Поле Быстрый поиск позволяет быстро найти задачу в форме Список задач или контакт в форме Список контактов.

  • Введите текст для поиска в поле Быстрый поиск и нажмите клавишу ВВОД или кнопку Найти.

    Приложение отфильтрует список и отобразит только те записи, которые содержат искомый текст. Чтобы вернуться к полному списку, нажмите кнопку Отобразить все записи.

Фильтрация списка задач

В форме Список задач вы можете отфильтровать список задач и сохранить избранные фильтры для дальнейшего использования.

  1. Чтобы применить фильтр, дважды щелкните форму и выберите его.

  2. Нажмите кнопку Сохранить фильтр.

  3. В форме Данные фильтра введите имя и описание фильтра и нажмите кнопку Закрыть.

  4. Выберите поле Избранные фильтры, чтобы применить сохраненный фильтр, или щелкните (Очистить фильтр), чтобы удалить его.

Отображение и скрытие столбцов

В формах Список задач и Список контактов некоторые поля (столбцы) по умолчанию не отображаются. Чтобы изменить параметры отображения полей:

  1. Нажмите кнопку Показать/скрыть поля.

  2. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок напротив каждого столбца, который необходимо отображать. Чтобы скрыть ненужный столбец, снимите флажок.

Отображение задачи и сведений о контактах

В формах Сведения о задаче и Сведения о контактах можно просматривать и вводить дополнительную информацию о задачах или контактах. Чтобы отобразить форму Сведения о задаче или Сведения о контактах:

  • В форме Сведения о задаче или Сведения о контактах нажмите кнопку Открыть рядом с тем элементом, который необходимо просмотреть.

Добавление вложений

В формах Сведения о задаче и Сведения о контактах можно добавлять изображения и другие вложения.

  • В форме "Сведений" нажмите кнопку + / – Изображения.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.

  • В диалоговом окне Выбрать файл перейдите к папке с нужным файлом.

  • Выберите файл, который хотите добавить, и нажмите кнопку Открыть.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

Примечание : Для каждого элемента можно добавить несколько файлов различных типов, таких как документы и электронные таблицы.

Добавление контактов из Microsoft Office Outlook 2007

Если вы являетесь пользователем Office Outlook 2007, вы можете добавить владельцев задач из этого приложения без повторного ввода данных.

  1. В форме Список контактов нажмите кнопку Добавить из Outlook.

  2. В диалоговом окне Выбор имен для добавления укажите имена, которые необходимо добавить в базу данных.

  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

Отображение карты с адресами контактов

В форме Сведения о контактах для указанного почтового адреса контакта можно включить отображение карты.

  • Щелкните кнопку Показать на карте.

Отображение отчетов

База данных "Задачи" содержит несколько отчетов, в том числе Активные задачи, Сведения о задаче, Адресная книга контактов и другие. Чтобы отобразить отчет:

  • В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который необходимо отобразить.

Вы также можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×