Использование шаблона базы данных "Учащиеся" в Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Используйте шаблон базы данных "Учащиеся" в Access 2007, чтобы контролировать сведения об учащихся, в том числе контактные данные для связи в экстренных случаях, медицинскую информацию, а также сведения об опекунах. Вы также можете выполнять поиск и фильтрацию по учащимся, отслеживать посещение занятий, отображать или скрывать столбцы и отображать указанные почтовые адреса на карте.

Шаблон базы данных "Учащиеся"

Использование базы данных

В этот статье будут рассмотрены основные этапы использования шаблона базы данных "Учащиеся".

Подготовка базы данных к использованию

  • При первом открытии базы данных в Access отображается страница "Приступая к работе". Чтобы запретить ее появление, при следующем открытии базы снимите флажок Показывать начальное руководство при открытии базы данных.

    Чтобы перейти к работе с базой данных, закройте страницу "Приступая к работе".

  • Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, выполните следующие действия.

    1. Нажмите на панели сообщений кнопку Параметры.

    2. В диалоговом окне Параметры безопасности Microsoft Office нажмите кнопку Включить это содержимое, после чего нажмите кнопку ОК.

      Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Вопрос о доверии базе данных.

Сбор данных с помощью электронной почты

Вы можете получать сведения об учащихся от пользователей электронной почты, отправив им форму для ввода данных в сообщении электронной почты. Когда пользователи вернут заполненную форму, эти данные можно будет обработать и сохранить в списке учащихся.

  1. В форме Список основных средств нажмите кнопку Сбор данных.

  2. Следуйте инструкциям мастера Сбор данных по электронной почте, чтобы получить данные от всех указанных получателей электронной почты.

Поиск учащегося

Поле Быстрый поиск позволяет быстро найти учащегося в форме Список учащихся.

  • Введите текст для поиска в поле Быстрый поиск и нажмите клавишу ВВОД или кнопку Найти.

    Приложение отфильтрует список и отобразит только те записи, которые содержат искомый текст. Чтобы вернуться к полному списку, нажмите кнопку Отобразить все записи.

Фильтрация списка учащихся

На форме Список учащихся вы можете отфильтровать список учащихся и сохранить избранные фильтры для дальнейшего использования.

  1. Чтобы применить фильтр, дважды щелкните форму и выберите его.

  2. Нажмите кнопку Сохранить фильтр.

  3. В форме Данные фильтра введите имя и описание фильтра и нажмите кнопку Закрыть.

  4. Выберите поле Избранные фильтры, чтобы применить сохраненный фильтр, или щелкните (Очистить фильтр), чтобы удалить его.

Отображение и скрытие столбцов

В форме Список учащихся некоторые поля (столбцы) по умолчанию не отображаются. Чтобы изменить параметры отображения полей:

  1. Нажмите кнопку Показать/скрыть поля.

  2. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок напротив каждого столбца, который необходимо отобразить. Чтобы скрыть ненужный столбец, снимите флажок.

Отображение сведений об учащихся

В форме Сведения об учащихся можно просматривать и вводить дополнительную информацию по учащемуся, например, добавлять изображения, опекунов, данные для связи в экстренных случаях и информацию по посещаемости. Чтобы отобразить форму Сведения об учащихся:

  • В форме Список учащихся нажмите кнопку Открыть рядом с тем элементом, который необходимо просмотреть.

Добавление рисунка

В форме Сведения об учащихся можно добавлять рисунки и другие вложения.

  • Под рамкой рисунка нажмите кнопку + / – Изображения.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.

  • В диалоговом окне Выбрать файл перейдите к папке с нужным файлом.

  • Выберите файл, который хотите добавить, и нажмите кнопку Открыть.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

Примечание : Для каждого элемента можно добавить несколько файлов различных типов, таких как документы и электронные таблицы.

Добавление учащихся из Microsoft Office Outlook 2007

Если вы являетесь пользователем Office Outlook 2007, вы можете добавить учащихся из этого приложения без повторного ввода данных.

  1. В форме Список учащихся нажмите кнопку Добавить из Outlook.

  2. В диалоговом окне Выбор имен для добавления укажите имена, которые необходимо добавить в базу данных.

  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

Отображение карты для адресов учащихся

В форме Сведения об учащихся для указанного почтового адреса учащегося можно включить отображение карты:

  • Щелкните кнопку Показать на карте.

Отображение отчетов

База данных "Учащиеся" содержит несколько отчетов, в том числе Все учащиеся, Аллергия и лекарства, Сведения о контакте на случай непредвиденной ситуации, Сведения об опекунах и другие. Чтобы отобразить отчет:

  • В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который необходимо отобразить.

Вы также можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×