Использование шаблона базы данных "Проекты" в Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Автор: Майкл Гро, специалист со статусом MVP по Access

База данных для управления проектами в Access 2007 позволяет управлять проектами и связанными с ними задачами и сотрудниками. Вы также можете выполнять поиск, фильтровать подробные сведения о проекте, создавать общие задачи и отправлять и получать данные по электронной почте.

Шаблон базы данных "Проекты"

Использование базы данных

В этой статье мы рассмотрим основные этапы использования шаблона базы данных "Проекты" на компьютере.

Подготовка базы данных к использованию

Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, выполните следующие действия.

  1. Нажмите на панели сообщений кнопку Параметры.

  2. В диалоговом окне Параметры безопасности Microsoft Office нажмите кнопку Включить это содержимое, после чего нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Вопрос о доверии базе данных.

Добавление сотрудников

Чтобы начать использовать шаблон базы данных "Проекты", сначала необходимо добавить сотрудников, которым можно назначать проекты и задачи. Чтобы добавить сотрудников вручную, выполните действия, приведенные ниже. Чтобы добавить сотрудников из контактов Outlook 2007, см. следующий раздел.

  1. В форме Список проектов нажмите кнопку Список сотрудников.

  2. В форме Список сотрудников введите необходимые сведения по каждому сотруднику.

  3. Чтобы ввести более подробные сведения о сотруднике, дважды щелкните имя сотрудника в форме Список сотрудников и введите необходимые сведения в форме Сведения о сотрудниках.

  4. Для возврата в форму Список проектов выберите команду Закрыть.

Добавление контактов из Microsoft Office Outlook 2007

Если вы являетесь пользователем Office Outlook 2007, вы можете добавить сотрудников из этого приложения без повторного ввода данных.

  1. В форме Список проектов нажмите кнопку Список сотрудников.

  2. В форме Список сотрудников нажмите кнопку Добавить из Outlook.

  3. В диалоговом окне Выбор имен для добавления укажите имена, которые необходимо добавить в базу данных.

  4. Нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

Добавление нового проекта

  1. В форме Список проектов нажмите кнопку Новый проект.

  2. В форме Сведения о проекте укажите необходимые сведения о проекте и нажмите кнопку Закрыть.

Изменение существующего проекта

  1. В форме Список проектов дважды щелкните проект, который необходимо изменить.

  2. В форме Сведения о проекте добавьте или измените необходимые сведения о проекте.

    Добавление задачи

    • В форме Сведения о проекте нажмите кнопку Создать задачу.

    • В форме Сведения о задаче укажите необходимые сведения о задаче и нажмите кнопку Закрыть.

      Новый проект будет отображен в списке Задачи по проекту в форме Сведения о проекте.

      Изменение задачи

    • В форме Сведения о проекте нажмите кнопку Задачи по проекту.

    • Дважды щелкните задачу, которую необходимо изменить.

    • В форме Сведения о задаче измените информацию о задаче и нажмите кнопку Закрыть.

      Добавление общей задачи

      Общие задачи — это задачи, используемые во множестве различных проектов, такие как задачи бюджетирования или обучения. После ввода общей задачи ее можно добавить к любому проекту в шаблоне базы данных "Проекты" без повторного ввода данных о задаче.

    • В форме Сведения о проекте нажмите кнопку Общие задачи.

    • Установите флажок рядом с каждой общей задачей, которую необходимо добавить к проекту. Добавьте новые общие задачи в конец списка.

    • Для возврата в форму Сведения о проекте нажмите кнопку Закрыть.

Сбор данных с помощью электронной почты

Вы можете получать данные о проектах или сотрудниках от пользователей электронной почты, отправив им форму для ввода данных в сообщении электронной почты. Когда пользователи вернут заполненную форму, эти данные можно будет обработать и сохранить в списке задач.

  1. В форме Список проектов или Список сотрудников нажмите кнопку Сбор данных.

  2. Следуйте инструкциям мастера Сбор данных по электронной почте, чтобы получить данные от всех указанных получателей электронной почты.

Фильтрация списка проектов

В форме Список проектов можно отфильтровать список проектов и сохранить избранные фильтры для будущего использования.

  1. Чтобы применить фильтр, дважды щелкните форму и выберите его.

  2. Нажмите кнопку Сохранить фильтр.

  3. В форме Данные фильтра введите имя и описание фильтра и нажмите кнопку Закрыть.

  4. Выберите поле Избранные фильтры, чтобы применить сохраненный фильтр, или щелкните (Очистить фильтр), чтобы удалить его.

Отображение сведений о проекте или сотруднике

Формы Сведения о проекте и Сведения о сотрудниках позволяют просматривать и вводить дополнительную информацию о проекте или сотруднике. Чтобы отобразить форму Сведения о проекте или Сведения о сотрудниках:

  • В форме Список проектов или Список сотрудников дважды щелкните элемент, который необходимо просмотреть.

Добавление вложений

Вы можете добавлять изображения и другие вложения в формах Сведения о проекте, Сведения о задаче и Сведения о сотрудниках.

  • В любой из форм Сведений дважды щелкните поле Вложения (в форме Сведения о сотруднике дважды щелкните значок рисунка).

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.

  • В диалоговом окне Выбрать файл перейдите к папке с нужным файлом.

  • Выберите файл, который хотите добавить, и нажмите кнопку Открыть.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

Примечание : Для каждого элемента можно добавить несколько файлов различных типов, таких как документы и электронные таблицы.

Отображение отчетов

База данных "Проекты" включает несколько отчетов, в том числе Открытые проекты, Сведения о задаче, Адресная книга сотрудников и др. Чтобы отобразить отчет:

  • В форме Список проектов выберите необходимый отчет из списка Отчеты.

Чтобы напечатать отчет, выполните следующие действия.

  • Нажмите кнопку Microsoft Office  Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Печать.

Вы также можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×