Использование шаблона базы данных "Основные средства" в Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Используйте шаблон "Основные средства" в Access, чтобы отслеживать компьютеры, офисное оборудование и любые другие ресурсы, принадлежащие пользователям или обслуживаемые ими. Эта версия популярного шаблона Access также позволяет вам выполнять поиск сведений об основных средствах, отображать или скрывать столбцы, отправлять сообщения электронной почты и отображать на карте почтовые адреса владельцев основных средств.

Использование шаблона базы данных "Основные средства"

Приступая к работе

В этой статье рассматриваются основные этапы работы с шаблоном "Основные средства".

Подготовка базы данных к использованию

  • При первом открытии базы данных в Access отображается страница "Приступая к работе". Чтобы запретить ее появление, при следующем открытии базы снимите флажок Показывать начальное руководство при открытии базы данных.

    Чтобы перейти к работе с базой данных, закройте страницу "Приступая к работе".

  • Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, выполните следующие действия.

    1. Нажмите на панели сообщений кнопку Параметры.

    2. В диалоговом окне Параметры безопасности Microsoft Office нажмите кнопку Включить это содержимое, после чего нажмите кнопку ОК.

      Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Вопрос о доверии базе данных.

Сбор данных с помощью электронной почты

Вы можете получать сведения об основных средствах от пользователей электронной почты, отправив им форму для ввода данных в сообщении электронной почты. Когда пользователи вернут заполненную форму, эти данные можно будет обработать и сохранить в списке основных средств.

  1. В форме Список основных средств нажмите кнопку Сбор данных.

  2. 2. Следуйте инструкциям мастера Сбор данных по электронной почте, чтобы получить данные от всех указанных получателей электронной почты.

Отображение или скрытие списанных основных средств

Списанные основные средства представляют собой элементы, у которых Дата списания предшествует текущей дате. Основные средства могут быть списаны, если они устарели, сломались или не используются по той или иной причине. Вы можете отобразить или скрыть списанные основные средства в форме "Список основных средств".

  • В форме Список основных средств установите или снимите флажок Показать списанные.

Поиск основных средств или контактов

Поле Быстрый поиск позволяет быстро найти основное средство в форме Список основных средств или контакт в форме Список контактов.

  • Введите текст для поиска в поле Быстрый поиск и нажмите клавишу ВВОД или кнопку Найти.

    Приложение отфильтрует список и отобразит только те записи, которые содержат искомый текст. Чтобы вернуться к полному списку, нажмите кнопку Отобразить все записи.

Фильтрация списка основных средств

В форме Список основных средств вы можете отфильтровать список основных средств и сохранить избранные фильтры для дальнейшего использования.

  1. Чтобы применить фильтр, дважды щелкните форму и выберите его.

  2. Нажмите кнопку Сохранить фильтр.

  3. В форме Данные фильтра введите имя и описание фильтра и нажмите кнопку Закрыть.

  4. Выберите поле Избранные фильтры, чтобы применить сохраненный фильтр, или щелкните (Очистить фильтр), чтобы удалить его.

Отображение и скрытие столбцов

В формах Список основных средств и Список контактов некоторые поля (столбцы) по умолчанию не отображаются. Чтобы изменить параметры отображения полей:

  1. Нажмите кнопку Показать/скрыть поля.

  2. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок напротив каждого столбца, который необходимо отобразить. Чтобы скрыть ненужный столбец, снимите флажок.

Отображение сведений об основных средствах и контактах

В формах Сведения об основных средствах и Сведения о контактах можно просматривать и вводить дополнительную информацию для элементов. Чтобы отобразить форму Сведения об основных средствах или Сведения о контактах:

  • В форме Список основных средств или Список контактов нажмите кнопку Открыть рядом с тем элементом, который необходимо просмотреть.

Добавление рисунка

В формах Сведения об основных средствах и Сведения о контактах можно добавлять изображения и другие вложения.

  • Под рамкой рисунка нажмите кнопку + / – Изображения.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.

  • В диалоговом окне Выбрать файл перейдите к папке с нужным файлом.

  • Выберите файл, который хотите добавить, и нажмите кнопку Открыть.

  • В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

Примечание : Для каждого элемента можно добавить несколько файлов различных типов, таких как документы и электронные таблицы.

Добавление контактов из Microsoft Office Outlook 2007

Если вы являетесь пользователем Office Outlook 2007, вы можете добавить владельцев основных средств из этого приложения без повторного ввода данных.

  1. В форме Список контактов нажмите кнопку Добавить из Outlook.

  2. В диалоговом окне Выбор имен для добавления укажите имена, которые необходимо добавить в базу данных.

  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

Отображение карты с адресами контактов

В форме Сведения о контактах для указанного почтового адреса контакта можно включить отображение карты.

  • Щелкните кнопку Показать на карте.

Отображение отчетов

База данных основных средств включает несколько отчетов, в том числе Все основные средства, Сведения об основных средствах, Списанные основные средства, Адресная книга контактов и другие. Чтобы отобразить отчет:

  • В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который необходимо отобразить.

Вы также можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×