Использование функции слияния почты для отправки данных в Word

Использование функции слияния почты для отправки данных в Word

Слияние почты — это отличный способ использования данных Access. В этом видеоролике показано, как создать стандартное письмо в Word 2013, запустив команду Слияние в Word в Access 2013. Или, если вам так удобнее, ознакомьтесь с основными шагами, приведенными под видеороликом.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

В видеоролике

Ниже приведена процедура слияния в Word из Access:

  1. откройте базу данных Access с адресами, которые нужно отправить в Word;

  2. если область навигации не открыта, чтобы ее открыть, нажмите клавишу F11;

  3. выберите таблицу или запрос с адресами (если поля адреса находятся в нескольких таблицах создайте запрос с нужными полями и выберите его для операции слияния);

  4. выберите вкладку Внешние данные > Слияние в Word;

  5. укажите, нужно ли использовать мастер для слияния адресов в существующий документ Word или создать новый пустой документ;

  6. нажмите кнопку ОК.

После запуска Word отобразится вкладка Рассылки и панель слияния.

  1. Следуйте указаниям мастера, нажимая ссылки Далее и Назад в нижней части панели слияния.

  2. В шаге 3 вам не потребуется выбирать список получателей. Он был определен при выборе в Access. Если нужно изменить список, нажмите кнопку Изменить список получателей. В открывшемся окне можно удалять получателей из слияния, применять фильтры, сортировать список и др.

  3. В шаге 4 напишите письмо (если вы не работаете с существующим документом).

  4. Поместите курсор в то место документа, где должны быть адреса, и нажмите кнопки Блок адреса, Строка приветствия или Другие элементы в области слияния, чтобы вставить данные Access в документ. В открывшихся окнах выберите нужный формат и нажмите Соотнести поля для правильного соотнесения полей.

  5. В шаге 5 нажимайте кнопки Далее (>>) и Назад (<<) для предварительного просмотра того, как будут выглядеть объединенные данные при печати.

  6. В шаге 6 нажмите кнопку Печать и выберите нужные параметры печати.

  7. Сохраните и закройте документ Word.

    Примечания : 

    • Если после завершения работы мастера нужно вернуться и изменить настройки слияния, все операции доступны на вкладке Рассылки в Word.

    • Если вы измените структуру базы данных Access, может понадобится изменение настроек слияния в Word для правильной работы функции слияния.

    • Мастер слияния почты создан для работы с адресными данными рассылок, но его также можно использовать для отправки любых данных в Word, в том числе инвентаризационных записей, задач и др., которые хранятся в Access.

Подробнее о функциях слияния почты Word см. в статьях:

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×