Использование функции «Очистка беседы» для удаления избыточных сообщений

Использование функции «Очистка беседы» для удаления избыточных сообщений

С помощью новой функции очистки беседы в Outlook можно уменьшить количество сообщений в папках. Избыточные сообщения перемещаются из беседы в папку Удаленные.

Понятие беседы

Возможно, вы уже знакомы с понятием беседы по термину «цепочка сообщений электронной почты». Беседа представляет собой полный набор сообщений электронной почты, содержащий первое сообщение и все ответы. Все сообщения беседы имеют одинаковую тему.

Например, если пользователь отправил кому-либо сообщение и получил на него ответ, в результате формируется беседа. Часто беседы содержат большое количество ответов получателя и отправителя друг другу. В беседе несколько адресатов могут отвечать на различные сообщения.

Функция очистки беседы

При выполнении очистки беседы оценивается содержимое каждого сообщения в ней. Если какое-либо сообщение целиком включено в один из ответов, оно удаляется. Рассмотрим пример.

Алексей отправляет сообщение Светлане и Валерию. Светлана отвечает одновременно Алексею и Валерию, а в ее сообщение в Outlook полностью включается исходное сообщение Алексея. Теперь Валерий видит сообщение Светланы и отвечает одновременно Алексею и Светлане. В ответе Валерия содержатся все предыдущие сообщения беседы. С помощью функции очистки беседы можно удалить все сообщения, кроме последнего (от Валерия), поскольку в него включены копии всех предыдущих сообщений.

Функция очистки беседы наиболее полезна для бесед с большим числом ответов получателя и отправителя, особенно если в ней было много участников.

Удаление избыточных сообщений

  1. На вкладке Главная в группе Удалить выберите команду Очистить.

  2. Выберите одно из указанных ниже значений.

    • Очистка беседы.    Выполняется анализ текущей беседы, и избыточные сообщения удаляются.

    • Очистка папки.    Выполняется анализ всех бесед в выбранной папке, и избыточные сообщения удаляются.

    • Очистка папки и вложенных папок.    Выполняется анализ всех бесед в выбранной папке и в ее вложенных папках, и избыточные сообщения удаляются.

К началу страницы

Изменение параметров очистки беседы

Можно указать, какие сообщения следует пропускать при очистке и куда нужно перемещать удаляемые сообщения.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Щелкните Параметры.

  3. Выберите пункт Почта.

  4. В разделе Очистка беседы выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы изменить расположение для перемещения элементов, нажмите кнопку Обзор рядом с полем Очищенные сообщения будут помещаться в эту папку и выберите нужную папку Outlook. По умолчанию сообщения перемещаются в папку Удаленные. Если в профиле Outlook используется несколько учетных записей электронной почты, для каждой из них существует своя папка Удаленные. Сообщения перемещаются в папку Удаленные, соответствующую учетной записи электронной почты.

    • Чтобы реплицировать структуру папки для элементов, удаляемых функцией Очистка (при использовании команды Очистка папки и вложенных папок), установите флажок При очистке вложенных папок повторно создать иерархию в конечной папке.

      Примечание :  Это невозможно сделать, если конечная папка — Удаленные.

    • Чтобы всегда сохранять все непрочитанные сообщения, установите флажок Не перемещать непрочитанные сообщения. Использовать этот параметр не рекомендуется. Оставшиеся сообщения беседы будут содержать все удаленные сообщения, включая непрочитанные.

    • Чтобы всегда сохранять все сообщения, которым назначены категории, установите флажок Не перемещать сообщения с категориями. Рекомендуется использовать этот параметр. Категории применяются к конкретным сообщениям, и удаление сообщения с категорией приведет к его потере.

    • Чтобы всегда сохранять все помеченные сообщения, установите флажок Не перемещать сообщения с флагами. Рекомендуется использовать этот параметр. Флаги применяются к конкретным сообщениям, и удаление помеченного сообщения приведет к его потере.

    • Чтобы всегда сохранять все сообщения с цифровой подписью, установите флажок Не перемещать сообщения с цифровыми подписями. Рекомендуется использовать этот параметр.

    • Чтобы всегда сохранять исходное сообщение, если оно было изменено при включении копии в ответы, установите флажок Если ответ изменяет сообщение, не перемещать оригинал. Рекомендуется использовать этот параметр. Это обеспечит сохранение полной записи всего содержимого беседы в случае, когда сообщение, содержащееся в ответе, изменено.

К началу страницы

См. также

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×