Использование трехэтапного рабочего процесса

Использование трехэтапного рабочего процесса

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка на трех этапах (в трех состояниях). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, при которых в организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например вопросы клиентов в службу поддержки, потенциальных покупателей или задачи проекта. Так, тремя этапами задачи проекта могут быть "Не начато", "Выполняется" и "Завершено".

В этой статье

Принципы работы трехэтапного рабочего процесса

Настройка списка для трехэтапного рабочего процесса

Создание списка отслеживания вопросов

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Индивидуальная установка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Запуск трехэтапного рабочего процесса для элемента вручную

Завершение задачи в трехэтапном рабочем процессе

Принципы работы трехэтапного рабочего процесса

Трехэтапные рабочие процессы используются для поддержки бизнес-процессов, для выполнения которых в организации необходимо отслеживать состояние вопроса или элемента в ходе трех этапов и двух переходов между ними. С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет состояние элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс работает с шаблоном списка Отслеживание вопросов, но его также можно использовать с любым списком, который содержит столбец Выбор с тремя и более значениями. Значения в столбце Выбор являются этапами, которые отслеживаются рабочим процессом.

Список может содержать несколько столбцов "Выбор", а столбец "Выбор" может иметь более трех значений. Однако для трехэтапного рабочего процесса можно настроить использование только одного столбца "Выбор" и только трех значений в нем. При добавлении трехэтапного рабочего процесса к списку или библиотеке необходимо выбрать столбец "Выбор" и три его значения.

Трехэтапный рабочий процесс можно применять для управления бизнес-процессами, требующими от организации отслеживания большого количества вопросов или элементов, таких как вопросы клиентов в службу поддержки, потенциальные клиенты или задачи проекта. Например, сотрудники небольшой компании по организации мероприятий могут использовать список отслеживания вопросов и пользовательский трехэтапный рабочий процесс для управления многочисленными задачами, относящимися к планируемым мероприятиям. Трехэтапный рабочий процесс отслеживает три этапа выполнения задач по планированию мероприятия: Активно, Готово к рассмотрению и Завершено. Все задачи по подготовке конкретного мероприятия вносятся в список отслеживания вопросов, созданный для данного мероприятия, и помечаются как Активно. Координатор мероприятия назначает отдельные задачи членам рабочей группы и запускает для этих элементов трехэтапный процесс, чтобы начать работу над каждой задачей мероприятия.

При запуске рабочий процесс создает задачу для назначенного сотрудника. Получив задачу, член группы выполняет работу, необходимую для завершения задачи. Необязательно, чтобы работа находилась в списке или на сайте, на котором располагается список отслеживания вопросов. Например, получив задачу рабочего процесса по разработке плана обслуживания банкета, член группы обращается в компанию по организации банкетов и разрабатывает план совместно с ней. После разработки чернового варианта плана обслуживания банкета сотрудник делает отметку о выполнении задачи рабочего процесса. В этот момент в списке отслеживания вопросов состояние задачи по планированию мероприятия изменяется с Активно на Готово к рассмотрению, и создается вторая задача для координатора мероприятия по проверке плана организации банкета. После проверки и утверждения этого плана координатор мероприятия помечает свою задачу рабочего процесса как выполненную, и состояние задачи изменяется с Готово к рассмотрению на Завершено.

Примечание : Участник рабочего процесса может завершить задачу в трехэтапном рабочем процессе двумя способами. Он может изменить задачу рабочего процесса, сделав отметку о ее выполнении, или изменить состояние элемента рабочего процесса в списке (при наличии разрешения на изменение этого списка). Если участник вручную обновляет состояние элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса считается завершенной. Если он изменяет задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, состояние элемента рабочего процесса в списке изменяется на Завершено.

Действия трехэтапного рабочего процесса в предыдущем примере выполняются в соответствии со следующей схемой.

Блок-схема примера трехэтапного рабочего процесса

К началу страницы

Настройка списка для трехэтапного рабочего процесса

Перед началом работы с трехэтапным рабочим процессом необходимо настроить список, содержащий все элементы, которые будут отслеживаться или управляться с помощью рабочего процесса. С трехэтапным рабочим процессом работает шаблон списка Отслеживание вопросов, но можно создавать и настраиваемые списки. При создании настраиваемого списка необходимо убедиться, что в списке содержится по крайней мере один столбец Выбор с тремя или более значениями выбора. Во время настройки своего рабочего процесса на использование списка необходимо указать столбец Выбор, в котором содержатся значения состояния, отслеживаемые данным рабочим процессом.

К началу страницы

Создание списка отслеживания вопросов

По умолчанию трехэтапный рабочий процесс можно использовать с любым списком, созданным на основе шаблона списка Отслеживание вопросов.

  1. В меню Параметры Кнопка "Параметры Office 365" выберите Добавить приложение.

  2. На странице Ваши приложения нажмите Отслеживание вопросов, а затем введите имя списка. Имя списка является обязательным.

  3. Чтобы предоставить описание списка, нажмите Дополнительные параметры.

    • В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.

  4. Нажмите Создать.

К началу страницы

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Если нужно создать настраиваемый список для трехэтапного рабочего процесса, необходимо добавить по крайней мере один столбец Выбор, содержащий не менее трех значений состояния, отслеживаемых данным рабочим процессом.

  1. В меню Параметры Кнопка "Параметры Office 365" выберите Добавить приложение.

  2. На странице Ваши приложения нажмите Настраиваемый список, а затем укажите имя списка. Имя списка является обязательным.

  3. Чтобы предоставить описание списка, нажмите Дополнительные параметры.

  4. В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.

  5. Нажмите Создать.

К началу страницы

Индивидуальная установка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

  1. Щелкните настраиваемый список, созданный на предыдущем шаге.

  2. Откройте на ленте вкладку Список, а затем в группе "Параметры" нажмите Параметры списка.

  3. В разделе Столбцы нажмите кнопку Создать столбец.

  4. В разделе имя и введите в поле имя столбца введите имя столбца, который вы хотите использовать для указания значения состояния рабочего процесса. Например можно ввести имя как состояние рабочего процесса.

  5. В группе Тип данных этого столбца выберите Выбор (меню)

  6. В разделе Дополнительные параметры столбца в поле Описание введите описание столбца (необязательно).

  7. В группе Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные выберите значение Да.

  8. В поле со списком в разделе Введите каждый вариант в отдельной строке введите трех и более выбора значения, которые можно использовать для данного столбца. Эти значения станут состояния рабочего процесса. Например может готов к введите активный, для проверки и завершить как три варианта.

  9. В группе Способ предоставления вариантов выберите Раскрывающееся меню или Переключатели.

  10. В группе Разрешить пользователям добавлять варианты выберите значение Нет.

  11. Укажите, следует ли использовать определенное значение по умолчанию только для данного столбца или необходимо добавить его к представлению по умолчанию всего списка.

  12. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Перед использованием трехэтапного рабочего процесса с элементами списка необходимо добавить его в этот список. При этом необходимо указать столбец списка, содержащий значения состояния, которые будут отслеживаться рабочим процессом. Необходимо также указать, что должно происходить на каждом этапе рабочего процесса. Например, можно указать тему и текст для оповещений по электронной почте для получателей задачи.

По умолчанию трехэтапный рабочий процесс включен для сайтов большинства типов, однако администратор семейства веб-сайтов может отключить эту функцию. Если трехэтапный рабочий процесс недоступен, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов.

Важно : Для добавления рабочего процесса в список необходимо иметь разрешение на управление списками.

  1. Откройте список, для которого необходимо добавить трехэтапный рабочий процесс.

  2. Выберите Список > Параметры списка или выберите параметры для типа открываемой библиотеки. Например, в библиотеке документов выберите Параметры библиотеки документов.

  3. В группе Разрешения и управление выберите Параметры рабочих процессов.

  4. На странице Параметры рабочих процессов нажмите Добавить рабочий процесс.

  5. На странице Добавление рабочего процесса, в разделе рабочий процесс в группе Выбор шаблона рабочего процесса, нажмите кнопку Трехэтапный рабочий процесс.

  6. В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса.

  7. В разделе Список задач укажите список задач для данного рабочего процесса.

    Примечание : 

    • Можно использовать список Задачи, выбранный по умолчанию, или создать новый. При использовании списка "Задачи", заданного по умолчанию, участники рабочего процесса могут легко находить и просматривать свои задачи рабочего процесса, используя представление "Мои задачи" списка "Задачи".

    • Создайте новый список задач, если задачи этого рабочего процесса позволяют обнаружить секретные или конфиденциальные сведения, которые требуется хранить отдельно от общего списка "Задачи".

    • Создайте новый список задач, если в организации выполняется большое количество рабочих процессов или если рабочие процессы включают множество задач. В этом случае может понадобиться создание списка задач для каждого рабочего процесса.

  8. В разделе Список журналов выберите список "Журнал", который будет использоваться с этим рабочим процессом. Список "Журнал" показывает все события, произошедшие во время работы каждого экземпляра рабочего процесса.

    Примечание : Можно использовать список Журнал, выбранный по умолчанию, или создать новый. Если организация будет использовать несколько рабочих процессов, можно создать список "Журнал" для каждого из них.

  9. В разделе Параметры запуска выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы разрешить запуск рабочего процесса вручную, установите флажок Зарегистрированные пользователи с разрешениями участников могут запускать этот рабочий процесс вручную. Если для запуска процесса необходимы дополнительные разрешения, установите флажок Для запуска рабочего процесса требовать наличия разрешения на управление списками.

    • Чтобы разрешить автоматический запуск рабочего процесса после создания новых элементов, установите флажок Начинать рабочий процесс при создании нового элемента.

  10. Нажмите кнопку Далее.

  11. В разделе Состояния рабочего процесса в группе Выберите поле "Выбор" выберите из списка столбец Выбор с теми значениями, которые должны использоваться как этапы рабочего процесса, а затем выберите значения столбца для состояний Начальное состояние, Промежуточное состояние и Конечное состояние данного рабочего процесса.

  12. В двух разделах Укажите, что должно произойти при запуске рабочего процесса (параметры для первой задачи рабочего процесса) и Укажите, что должно произойти при переходе рабочего процесса в промежуточное состояние (параметры для второй задачи рабочего процесса) укажите следующие сведения.

    Сведения о задаче

Поле

Описание

Название задачи:

Вы можете изменить заголовок сообщения, который появится в задаче, когда рабочий процесс инициируется или выполняется. Если установлен флажок Включить поле списка, выбранное поле добавляется в конец сообщения.

Описание задачи:

Введите любые сведения, которые необходимо включить в описание задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, выбранное поле добавляется в конец сообщения. Если установлен флажок Вставить ссылку на элемент списка, в описание добавится ссылка на элемент списка.

Срок выполнения задачи:

Если необходимо указать срок выполнения задачи, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец даты, содержащий нужную дату выполнения задачи.

Исполнитель задачи:

Для назначения задачи исполнителю, указанному в списке, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец, в котором содержатся необходимые сведения о пользователе. При запуске рабочего процесса первая задача назначается пользователю, имя которого отображается в этом столбце для элемента рабочего процесса.

Для назначения задачи указанному пользователю во всех экземплярах рабочего процесса выберите пункт Другое, а затем введите или выберите имя пользователя, которому нужно назначить задачу.

  1. Установите флажок Отправить сообщение электронной почты, если нужно отправлять участникам рабочего процесса оповещения по электронной почте об их задачах.

    Примечание :  Если необходимо организовать получение участниками рабочего процесса оповещений и напоминаний о задачах этого процесса после его запуска, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов и уточните, включена ли для сайта электронная почта.

    Сведения сообщения электронной почты

Поле

Описание

Кому

Введите имя пользователя, которому должно быть отправлено оповещение о задаче рабочего процесса. Установите флажок Включить назначенную задачу, чтобы отправлять оповещения по электронной почте владельцу задачи.

Тема

Введите тему для оповещения по электронной почте. Установите флажок Использовать название задачи, чтобы добавить название задачи к теме сообщения.

Текст

Введите сведения, которые должны отображаться в тексте оповещения по электронной почте. Установите флажок Вставить ссылку на элемент списка, чтобы добавить в сообщение ссылку на элемент списка.

  1. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Запуск трехэтапного рабочего процесса для элемента вручную

Трехэтапный рабочий процесс необходимо сначала сделать доступным для использования с элементами списка, добавив его в этот список. Дополнительные сведения см. в предыдущих разделах.

Можно настроить автоматический запуск трехэтапного рабочего процесса при добавлении к списку новых элементов, а можно разрешить пользователям с определенными разрешениями запускать рабочий процесс вручную. Для некоторых рабочих процессов можно настроить оба варианта.

Чтобы вручную запустить трехэтапный рабочий процесс для элемента списка, следуйте приведенной ниже инструкции. Вы должны иметь разрешение на изменение списка. Для некоторых рабочих процессов может потребоваться разрешение "Управление списками".

Примечание : Чтобы организовать получение участниками рабочего процесса уведомлений и напоминаний о задачах этого процесса после его запуска, обратитесь к администратору сервера и уточните, включена ли для сайта электронная почта.

  1. Откройте список, содержащий элемент, для которого необходимо запустить трехэтапный рабочий процесс.

  2. Щелкните многоточие рядом с элементом, для которого следует запустить рабочий процесс, а затем в появившемся меню выберите пункт Рабочие процессы.

    Примечание : Команда Рабочие процессы доступна только в том случае, если элемент располагается в списке или библиотеке, которые связаны по крайней мере с одним рабочим процессом.

  3. В меню Параметры Кнопка "Параметры Office 365" выберите Просмотреть весь контент сайта.

  4. В группе Запуск нового рабочего процесса выберите название трехэтапного рабочего процесса, который нужно запустить.

    Рабочий процесс запустится немедленно.

К началу страницы

Завершение задачи в трехэтапном рабочем процессе

Для завершения задачи трехэтапного рабочего процесса необходимо обладать разрешением не ниже уровня редактирования списков задач, в которых записаны задачи рабочего процесса.

  1. Чтобы найти свою задачу рабочего процесса, откройте на сайте список "Задачи", а затем в меню Представление выберите пункт Мои задачи.

    Примечание : Если рабочий процесс не использует стандартный список Задачи, назначенная вам задача может отсутствовать в списке Задачи. Чтобы ее найти, перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент рабочего процесса. Укажите имя элемента, который требуется выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите пункт Рабочие процессы. На странице Состояние рабочего процесса в разделе Выполняющиеся рабочие процессы выберите имя рабочего процесса, в котором вы принимаете участие. В списке Задачи найдите свою задачу рабочего процесса, а затем перейдите к шагу 3.

  2. Откройте список, содержащий элемент, который требуется пометить как завершенный.

  3. Наведите указатель мыши на имя задачи, которую необходимо выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Изменить элемент.

  4. В диалоговом окне Задачи введите или выберите данные, запрашиваемые для завершения задачи, а затем нажмите Сохранить.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×