Использование трехэтапного рабочего процесса

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка на трех этапах (в трех состояниях). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, при которых в организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например вопросы клиентов в службу поддержки, потенциальных покупателей или задачи проекта. Так, тремя этапами задачи проекта могут быть "Не начато", "Выполняется" и "Завершено".

В этой статье

Принципы работы трехэтапного рабочего процесса

Настройка списка для использования трехэтапного рабочего процесса

Создание списка отслеживания вопросов для использования с трехэтапным рабочим процессом

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Индивидуальная настройка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Запуск трехэтапного рабочего процесса для элемента вручную

Выполнение задачи рабочего процесса в трехэтапном рабочем процессе

Принципы работы трехэтапного рабочего процесса

Трехэтапные рабочие процессы используются для поддержки бизнес-процессов, для выполнения которых в организации необходимо отслеживать состояние вопроса или элемента в ходе трех этапов и двух переходов между ними. С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет состояние элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс работает с шаблоном списка Отслеживание вопросов, но его также можно использовать с любым списком, который содержит столбец Выбор с тремя и более значениями. Значения в столбце Выбор являются этапами, которые отслеживаются рабочим процессом.

Список может содержать более одного столбца выбора и выбор столбцов могут иметь более трех значений. Тем не менее Трехэтапный рабочий процесс можно настроить только использовать один из Выбор столбцов и только три значения в столбце выбранного. При добавлении трехэтапного рабочего процесса в список или библиотеку, выберите вариант столбец и предоставляют три значения по столбцу. Как работать с столбцы в списке, читайте в статье Создание столбца списка или библиотеки и Удаление столбца в списке или библиотеке.

Трехэтапный рабочий процесс можно применять для управления бизнес-процессами, требующими от организации отслеживания большого количества вопросов или элементов, таких как вопросы клиентов в службу поддержки, потенциальные клиенты или задачи проекта. Например, сотрудники небольшой компании по организации мероприятий могут использовать список отслеживания вопросов и пользовательский трехэтапный рабочий процесс для управления многочисленными задачами, относящимися к планируемым мероприятиям. Трехэтапный рабочий процесс отслеживает три этапа выполнения задач по планированию мероприятия: Активно, Готов к рассмотрению и Завершено. Все задачи по подготовке конкретного мероприятия вносятся в список отслеживания вопросов, созданный для данного мероприятия, и помечаются как Активно. Координатор мероприятия назначает отдельные задачи членам рабочей группы и запускает для этих элементов трехэтапный процесс, чтобы начать работу над каждой задачей мероприятия.

При запуске рабочий процесс создает задачу для назначенного сотрудника. Получив задачу, член группы выполняет работу, необходимую для завершения задачи. Необязательно, чтобы работа находилась в списке или на сайте, на котором располагается список отслеживания вопросов. Например, получив задачу рабочего процесса по разработке плана обслуживания банкета, член группы обращается в компанию по организации банкетов и разрабатывает план совместно с ней. После разработки чернового варианта плана обслуживания банкета сотрудник делает отметку о выполнении задачи рабочего процесса. В этот момент в списке отслеживания вопросов состояние задачи по планированию мероприятия изменяется с Активно на Готово к рассмотрению, и создается вторая задача для координатора мероприятия по проверке плана организации банкета. После проверки и утверждения этого плана координатор мероприятия помечает свою задачу рабочего процесса как выполненную, и состояние задачи изменяется с Готово к рассмотрению на Завершено.

Примечание: Участник рабочего процесса может завершить задачу в трехэтапном рабочем процессе двумя способами. Он может изменить задачу рабочего процесса, сделав отметку о ее выполнении, или изменить состояние элемента рабочего процесса в списке (при наличии разрешения на изменение этого списка). Если участник вручную обновляет состояние элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса считается завершенной. Если он изменяет задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, состояние элемента рабочего процесса в списке изменяется на Завершено.

Действия трехэтапного рабочего процесса в предыдущем примере выполняются в соответствии со следующей схемой.

Блок-схема примера трехэтапного рабочего процесса

К началу страницы

Настройка списка для трехэтапного рабочего процесса

Перед началом работы с трехэтапным рабочим процессом необходимо настроить список на использование рабочего процесса. В списке должны содержаться все элементы, которые будут отслеживаться или управляться с помощью рабочего процесса. С трехэтапным рабочим процессом работает шаблон списка Отслеживание вопросов, но можно создавать и настраиваемые списки. При создании настраиваемого списка для использования с трехэтапным рабочим процессом необходимо убедиться, что в списке содержится по крайней мере один столбец Выбор с тремя или более значениями выбора. Во время настройки трехэтапного рабочего процесса на использование списка необходимо указать столбец Выбор, в котором содержатся значения состояния, отслеживаемые данным рабочим процессом.

К началу страницы

Создание списка отслеживания вопросов для использования с трехэтапным рабочим процессом

По умолчанию трехэтапный рабочий процесс можно использовать с любым списком, созданным на основе шаблона списка Отслеживание вопросов.

  1. В меню Действия сайтавыберите пунктПросмотреть весь контент сайта.

  2. На странице "Весь контент сайта" нажмите кнопку Создать.

  3. В диалоговом окне Создать нажмите Отслеживание вопросов и введите имя списка. Имя списка является обязательным.

    Примечание:  Имя списка отображается в верхней части страницы списка, является частью веб-адреса этой страницы, а также отображается в элементах навигации, которые помогают пользователям находить и открывать список.

  4. Чтобы предоставить описание списка или указать, должна ли ссылка на этот список отображаться на панели быстрого запуска (по умолчанию должна), нажмите Дополнительно.

    • В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.

    • Чтобы добавить ссылку на этот список на панели быстрого запуска, нажмите кнопку Да в разделе Навигация .

  5. В нижней части диалогового окна "Создать" нажмите Создать.

К началу страницы

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Если нужно создать настраиваемый список для трехэтапного рабочего процесса, необходимо добавить по крайней мере один столбец Выбор, содержащий не менее трех значений состояния, отслеживаемых данным рабочим процессом.

  1. В меню Действия сайтавыберите пунктПросмотреть весь контент сайта.

  2. На странице "Весь контент сайта" нажмите кнопку Создать.

  3. В диалоговом окне "Создать" нажмите Настраиваемый список и укажите имя списка. Имя списка является обязательным.

    Примечание:  Имя списка отображается в верхней части страницы списка, является частью веб-адреса этой страницы, а также отображается в элементах навигации, которые помогают пользователям находить и открывать список.

  4. Чтобы предоставить описание списка или указать, должна ли ссылка на этот список отображаться на панели быстрого запуска (по умолчанию должна), нажмите Дополнительно.

  5. В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.

  6. Чтобы добавить на панель быстрого запуска ссылку на этот список, в разделе Навигация выберите вариант Да.

  7. В нижней части диалогового окна "Создать" нажмите Создать.

К началу страницы

Индивидуальная настройка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

  1. Из настраиваемого списка откройте на ленте вкладку Список и нажмите кнопку Параметры списка.

  2. В разделе Столбцы нажмите кнопку Создать столбец.

  3. В разделе Имя и тип в поле Имя столбца введите имя столбца, в котором будут указаны значения состояний для рабочего процесса.

  4. В группе Тип информации в этом столбце выберите Выбор (меню)

  5. В разделе Дополнительные параметры столбца в поле Описание введите описание столбца (необязательно).

  6. В группе Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные выберите значение Да.

  7. В поле списка в разделе Введите варианты выбора (каждый — в отдельной строке) введите не менее трех значений выбора для данного столбца. Эти значения будут являться этапами рабочего процесса.

  8. В группе Способ предоставления вариантов выберите Открывающееся меню или Переключатели.

  9. В группе Разрешить пользователям добавлять варианты выберите значение Нет.

  10. Укажите, следует ли использовать особое значение по умолчанию только для данного столбца или необходимо добавить его к представлению по умолчанию всего списка.

  11. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Перед использованием трехэтапного рабочего процесса с элементами списка необходимо добавить его в этот список. При добавлении трехэтапного рабочего процесса в список необходимо указать столбец списка, содержащий значения состояния, которые будут отслеживаться рабочим процессом. Необходимо также указать, что должно происходить на каждом этапе рабочего процесса. Например, можно указать тему и текст для оповещений по электронной почте для получателей задачи.

По умолчанию трехэтапный рабочий процесс включен для сайтов большинства типов, однако администратор семейства веб-сайтов может отключить эту функцию. Если трехэтапный рабочий процесс недоступен, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов.

Важно: Для добавления рабочего процесса в список необходимо иметь разрешение на управление списками.

  1. Откройте список, для которого необходимо добавить трехэтапный рабочий процесс. Из настраиваемого списка откройте на ленте вкладку Список и нажмите кнопку Параметры списка или щелкните параметры типа библиотеки, которую нужно открыть. Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  2. В группе Разрешения и управление щелкните Параметры рабочих процессов.

    Если уже были добавлены рабочие процессы для этого списка, библиотеки или типа контента, это действие позволяет перейти непосредственно на странице Изменение параметров рабочего процесса, и вам нужно нажмите кнопку Добавить рабочий процесс, чтобы перейти на странице Добавление рабочего процесса. Если рабочие процессы не были добавлены для этого списка, библиотеки или типа контента, этот шаг позволяет перейти непосредственно на странице Добавление рабочего процесса.

  3. Если рабочий процесс для списка уже существует, на странице "Изменение параметров рабочих процессов" щелкните ссылку Добавить рабочий процесс.

  4. На странице Добавление рабочего процесса в разделе рабочий процесс, нажмите кнопку Трехэтапный рабочий процесс в разделе Выбор шаблона рабочего процесса.

  5. В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса.

  6. В разделе Список задач укажите список задач для данного рабочего процесса.

    • Можно использовать список Задачи, выбранный по умолчанию, или создать новый. При использовании списка "Задачи", заданного по умолчанию, участники рабочего процесса могут легко находить и просматривать свои задачи рабочего процесса, используя представление "Мои задачи" списка "Задачи".

    • Создайте новый список задач, если задачи этого рабочего процесса позволяют обнаружить секретные или конфиденциальные сведения, которые требуется хранить отдельно от общего списка "Задачи".

    • Создайте новый список задач, если в организации выполняется большое количество рабочих процессов или если рабочие процессы включают множество задач. В этом случае может понадобиться создание списка задач для каждого рабочего процесса.

  7. В разделе Список журналов выберите список "Журнал", который будет использоваться с этим рабочим процессом. Список "Журнал" показывает все события, произошедшие во время работы каждого экземпляра рабочего процесса.

    Можно использовать список Журнал, выбранный по умолчанию, или создать новый. Если организация будет использовать несколько рабочих процессов, можно создать список "Журнал" для каждого из них.

  8. В разделе Параметры запуска выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы разрешить запуск рабочего процесса вручную, установите флажок Зарегистрированные пользователи с разрешениями участников могут запускать этот рабочий процесс вручную. Если для запуска процесса необходимы дополнительные разрешения, установите флажок Для запуска рабочего процесса требовать наличия разрешения на управление списками.

    • Если нужно разрешить автоматический запуск рабочего процесса после создания новых элементов, установите флажок Начинать рабочий процесс при создании нового элемента.

  9. Нажмите кнопку Далее.

  10. В разделе Состояния рабочего процесса в группе Выбрать поле «Выбор (меню)» выберите в списке значений те, которые должны использоваться в качестве состояний в данном рабочем процессе, выберите столбец Выбор, а затем — значения столбца для состояний Исходное состояние, Промежуточное состояние и Окончательное состояние данного рабочего процесса.

  11. В двух разделах Укажите, что должно произойти при инициации рабочего процесса (параметры для первой задачи рабочего процесса) и Укажите, что должно произойти при изменении состояния рабочего процесса до промежуточного (параметры для второй задачи рабочего процесса) определите следующие сведения.

    Сведения о задаче

Описание задачи:

Введите любые сведения, которые необходимо включить в описание задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, выбранное поле добавляется в конец сообщения. Если установлен флажок Вставить ссылку на элемент списка, в описание добавится ссылка на элемент списка.

Срок выполнения задачи:

Если необходимо указать срок выполнения задачи, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец даты, содержащий нужную дату выполнения задачи.

Задача назначена:

Для назначения задачи исполнителю, указанному в списке, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец, в котором содержатся необходимые сведения о пользователе. При запуске рабочего процесса первая задача назначается участнику команды, имя которого отображается в этом столбце для элемента рабочего процесса.

Для назначения задачи указанному пользователю во всех экземплярах рабочего процесса выберите пункт Другое, а затем введите или выберите имя пользователя, которому нужно назначить задачу.

  1. Установите флажок Отправить сообщение электронной почты, если нужно отправлять участникам рабочего процесса оповещения по электронной почте об их задачах.

    Примечание:  Если необходимо организовать получение участниками рабочего процесса оповещений и напоминаний о задачах этого процесса после его запуска, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов и уточните, включена ли для сайта электронная почта.

    Сведения сообщения электронной почты

Кому

Введите имя исполнителя, которому должно быть отправлено оповещение по электронное почте о задаче рабочего процесса. Установите флажок Включить назначенную задачу, если нужно отправлять оповещения по электронной почте владельцу задачи.

Тема

Введите тему для оповещения по электронной почте. Установите флажок Использовать название задачи, если нужно добавлять название задачи к теме сообщения электронной почты.

Текст

Введите сведения, которые должны отображаться в тексте оповещения по электронной почте. Установите флажок Вставить связь с элементом списка, если нужно добавить в сообщение связь с элементом.

  1. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Запуск трехэтапного рабочего процесса для элемента вручную

Трехэтапный рабочий процесс необходимо сначала сделать доступным для использования с элементами списка, добавив его в этот список. Дополнительные сведения см. в предыдущих разделах.

Можно настроить автоматический запуск трехэтапного рабочего процесса при добавлении к списку новых элементов, а можно разрешить пользователям с определенными разрешениями запускать рабочий процесс вручную. Для некоторых рабочих процессов можно настроить оба варианта.

Чтобы вручную запустить трехэтапный рабочий процесс для элемента списка, следуйте приведенной ниже инструкции. Вы должны иметь разрешение на изменение списка. Для некоторых рабочих процессов может потребоваться разрешение "Управление списками".

Примечание: Чтобы организовать получение участниками рабочего процесса уведомлений и напоминаний о задачах этого процесса после его запуска, обратитесь к администратору сервера и уточните, включена ли для сайта электронная почта.

  1. Откройте список, содержащий элемент, над которым необходимо начать трехэтапный рабочий процесс.

  2. Наведите указатель на элемент, над которым следует запустить рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Рабочие процессы.

    Примечание: Команда Рабочие процессы доступна, только если элемент располагается в списке или библиотеке, связанной по крайней мере с одним рабочим процессом.

  3. В меню Действия сайтавыберите пунктПросмотреть весь контент сайта.

  4. В группе Запуск нового рабочего процесса выберите название трехэтапного рабочего процесса, который нужно запустить.

    Рабочий процесс запустится немедленно.

К началу страницы

Завершение задачи в трехэтапном рабочем процессе

Для завершения задачи трехэтапного рабочего процесса необходимо обладать разрешением не ниже уровня редактирования задач списков, в которых записаны задачи рабочего процесса.

  1. Откройте список "Задачи" сайта и выберите в меню Вид пункт Мои задачи, чтобы найти назначенную вам задачу рабочего процесса.

    Примечание: Если рабочий процесс не использует список задач по умолчанию, свою задачу рабочего процесса может не отображаться в списке задач. Чтобы найти свою задачу рабочего процесса, перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент рабочего процесса. Наведите указатель на название элемента, который вы хотите завершить, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду рабочие процессы. На странице '' состояние рабочего процесса в разделе Выполняющиеся рабочие щелкните имя рабочего процесса, в которой вы являетесь участником. В области задач Найдите свою задачу рабочего процесса.

  2. Откройте список, содержащий элемент, который требуется пометить как завершенный.

  3. Выделите имя задачи, которую необходимо завершить, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Изменить элемент.

  4. В диалоговом окне Задачи введите или выберите данные, запрашиваемые для завершения задачи, а затем нажмите Сохранить.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×