Использование таблицы или запроса в качестве источника данных слияния

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Для создания операции слияния можно воспользоваться мастером слияния Microsoft Word. Этот мастер доступен также в Microsoft Office Access 2007. Он позволяет настраивать процесс слияния для стандартных писем, сообщений электронной почты, почтовых наклеек, конвертов или справочников с использованием в качестве источника данных таблицы или запроса в базе данных Access.

В этом разделе объясняется, как запустить мастер слияния из приложения Access и создать прямую связь между таблицей или запросом и документом Microsoft Office Word 2007. Здесь также обсуждается процесс написания писем. Пошаговые инструкции по настройке процесса слияния см. в справке Office Word 2007.

Использование таблицы или запроса в качестве источника данных

  1. Откройте исходную базу данных и в области переходов выберите таблицу или запрос, которые предполагается использовать в качестве источника данных слияния.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительные Изображение кнопки и нажмите кнопку объединить его в составе Microsoft Office Word Изображение кнопки .

    Будет запущен мастер слияния Microsoft Word.

  3. Выберите создание связи в существующем или в новом документе, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. Если выбрана ссылка на существующий документ, в диалоговом окне Выбор документа Microsoft Word найдите и выберите нужный файл и затем нажмите кнопку Открыть.

    Будет запущено приложение Word. В зависимости от выбранного параметра в нем будет открыт либо указанный, либо новый документ.

  5. В области Слияние в разделе Выбор типа документа выберите Письма и затем щелкните Далее. Открытие документа, чтобы перейти к шагу 2.

  6. На шаге 2 щелкните Далее. Выбор получателей.

    На шаге 3 создается связь между источником данных Access и документом Word. Поскольку мастер был запущен из приложения Access, эта связь создается автоматически. В разделе Выбор получателей обратите внимание на то, что выбран параметр Использование списка и имя источника данных отображается в разделе Использование списка.

    Источник данных слияния

  7. Чтобы настроить содержимое таблицы или запроса, щелкните Изменить список получателей.

    Изменение списка получателей

    Перед тем как перейти к следующему шагу, к данным можно применить фильтр, сортировку или выполнить их проверку. Нажмите кнопку «ОК» для продолжения.

  8. Щелкните Далее. Создание письма для продолжения. Следуйте остальным инструкциям в области Слияние и на шаге 5 щелкните Далее. Завершение слияния.

Другие способы использования таблицы или запроса в качестве источника данных

Существуют и другие способы задать таблицу или запрос в качестве источника данных. Можно экспортировать таблицу или запрос из приложения Access в базу данных ODBC, в файл Microsoft Office Excel 2007, в текстовый файл или в любой другой файловый формат, совместимый с Word, а затем связать с конечным файлом с помощью мастера слияния Microsoft Word.

  1. Экспортируйте таблицу или запрос, если это еще не было сделано. В приложении Access выберите нужную таблицу или запрос в области переходов и на вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите нужный формат для экспорта, а затем следуйте дальнейшим указаниям.

  2. Если в приложении Word не отображается область Слияние, перейдите на вкладку Рассылки, в группе Начать слияние щелкните стрелку под группой Начать слияние, а затем выберите команду Пошаговый мастер слияния. Будет отображена область Слияние.

  3. На шаге 3 в области Слияние в разделе Использование списка нажмите кнопку Обзор или Изменить список.

  4. В диалоговом окне Выбор источника данных укажите файл, созданный в приложении Access, а затем нажмите кнопку Открыть.

  5. Следуйте указаниям во всех последующих диалоговых окнах. В диалоговом окне Получатели слияния просмотрите и настройте содержимое файла. Перед тем как перейти к следующему шагу, можно применить к содержимому фильтр, сортировку или выполнить его проверку.

  6. Нажмите кнопку ОК, а затем нажмите кнопку Далее. Создание письма в области Слияние. Дополнительные указания по настройке слияния см. в справке Microsoft Word.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×