Использование столбцов внешних данных в документе Word

Использование столбцов внешних данных в документе Word

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Хотите упростить и повысить эффективность ввода точных актуальных данных в бизнес-документе? Вы можете использовать данные из внешнего источника в теле документа Microsoft Word 2013 с помощью столбцов внешних данных Microsoft SharePoint и элементов управления содержимым Word. Например, вы можете создать в библиотеке документов стандартный договор с клиентом, содержащий имя клиента, название компании и номер телефона, хранящиеся в корпоративной базе данных, такой как SAP или Dynamics CRM.

Дополнительные сведения содержатся сведения о внешних данных и Настройка шаблона файла для библиотеки документов или форм.

В этой статье

Перед началом работы

Дополнительные сведения о структурированных документах

Создание столбцов внешних данных в списке или библиотеке

Создание шаблона Word для отображения внешних данных в элементах управления содержимым

Создание документа Word и ввод данных

Подготовка

Для работы с внешними данными необходимо выполнить несколько предварительных задач, чтобы обеспечить защищенный доступ к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Если при работе с внешними данными возникнет проблема, эти сведения также помогут определить ее причину. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.

Подготовка внешнего источника данных    Администратору может потребоваться создать учетную запись и настроить разрешения на доступ к источнику данных, чтобы данные не могли попасть в чужие руки. Администратор может также создать во внешней базе данных конкретные таблицы, представления, запросы и т. д. для получения более точных результатов и повышения производительности.

Настройка служб и учетных записей SharePoint    Администратор должен активировать службу подключения к бизнес-данным и службу Secure Store.

Настройка службы Secure Store    Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать конечное приложение и задать для него учетные данные.

Настройка службы подключения к бизнес-данным    Администратор должен предоставить пользователю, который создает внешний тип контента, доступ к хранилищу метаданных службы подключения к бизнес-данным, а соответствующим пользователям — доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.

Создание типа внешнего контента.    Пользователь должен определить внешний тип контента, содержащий сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и другие метаданные, используемые для получения данных из внешнего источника.

Убедитесь, что продукты Office готовы к использованию    Чтобы синхронизировать внешние данные с продуктами Office, необходимо иметь Windows 7 или более поздней версии и следующие продукты бесплатного программного обеспечения, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 для OData V3 на каждым клиентским компьютером (при необходимости будут автоматически предложено загрузить программное обеспечение). Кроме того, убедитесь, что параметр установки Office, включить Business Connectivity Services    (это значение по умолчанию). Этот параметр устанавливает выполнения клиента Business Connectivity Services что делает следующее: кэширование и синхронизация с внешними данными, сопоставляет бизнес-данных для внешних типов контента, отображает выбора внешних элементов в продуктах Office и выполняется настраиваемые решения внутри продуктов Office.

К началу страницы

Дополнительные сведения о структурированных документах

В структурированных документах осуществляется контроль над тем, какой контент и где можно использовать и можно ли его редактировать. Примеры структурированных документов:

  • юридический документ с заявлением, которое не должно изменяться;

  • стандартная обложка коммерческого предложения с полями для ввода заголовка, адреса электронной почты, номера телефона и имени;

  • счет, в который автоматически включаются обновленные данные клиента.

Для создания структурированных документов в Word 2013 используются элементы управления контентом, позволяющие зафиксировать позицию контента, указать его тип (текст, дату, изображение и т. д.), выделить текст цветом и разрешить или запретить редактирование. Можно также автоматически связать элементы управления контентом с соответствующими столбцами внешних данных.

К началу страницы

Создание столбцов внешних данных в списке или библиотеке

Примечание: Для создания столбца внешних данных необходимо разрешение уровня "Участие" или более высокого для списка или библиотеки.

  1. Перейдите на нужный сайт SharePoint, а затем — в список или библиотеку.

    Примечание:  Добавить столбец внешних данных во внешний список нельзя.

  2. На вкладке Список или Библиотека нажмите кнопку Параметры списка или Параметры библиотеки.

  3. В разделе Столбцы выберите команду Создать столбец.

  4. Введите имя столбца, например Клиент, а затем в разделе Типы столбцов выберите пункт Внешние данные.

  5. В разделе Внешний тип контента выберите пункт Выбор внешнего типа контента, а затем выберите подходящий пункт в списке внешних типов контента, например Клиент.

  6. Выберите способ обработки действий, определенных для внешнего типа контента, выполнив одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Чтобы отобразить меню из одного или нескольких действий, выберите параметр Отображать меню действий.

    • Чтобы при выборе столбца внешних данных выполнялось действие по умолчанию, выберите параметрСвязать этот столбец с действием по умолчанию внешнего типа контента.

  7. В группе Добавьте столбец для отображения каждого из этих дополнительных полей щелкните Выбрать все поля или выберите одно или несколько названий полей, например Название компании и Рабочий телефон.

К началу страницы

Создание шаблона Word для отображения внешних данных в элементах управления содержимым

  1. В библиотеке документов SharePoint на вкладке Библиотека выберите пункт Параметры библиотеки.

  2. В группе Общие параметры выберите пункт Дополнительные параметры.

  3. В разделе Шаблон документа под надписью URL-адрес шаблона нажмите кнопку Изменить шаблон.

  4. После открытия Word 2013 для отображения или скрытия области сведений о документе нажмите на вкладке Разработчик в группе Шаблоны кнопку Область документа, установите или снимите флажок Всегда показывать область сведений о документе при открытии и начальном сохранении документа и нажмите кнопку ОК.

  5. Добавьте стандартный текст, который должен отображаться в каждом документе.

    Например, в коммерческое предложение можно добавить шаблонный текст контракта.

  6. На вкладке Вставка нажмите в группе Текст кнопку Экспресс-блоки, наведите указатель мыши на пункт Свойство документа, а затем щелкните по очереди нужные поля в соответствии со столбцами внешних данных, чтобы добавить их в тело документа как элементы управления контентом.

    Например, добавьте в документ поля Имя клиента, Название компании и Рабочий телефон.

  7. Выберите файл > Сохранить, а затем выхода Word 2013.

  8. В SharePoint на странице Дополнительные параметры библиотеки документов нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Создание документа Word и ввод данных

  1. В библиотеке документов на вкладке Документ выберите пункт Создать документ.

  2. Измените стандартный текст, если это необходимо.

  3. Чтобы ввести правильные значения для столбцов внешних данных, выделите элемент управления контентом, который содержит средство выбора элемента внешних данных.

    Например, выделите имя клиента, и значения Клиент, Название компании и Рабочий телефон будут подставлены автоматически.

  4. Выберите команду Файл>Сохранить и закройте приложение Word.

Теперь значения столбца внешних данных сохранены в документе Word и также отображаются как соответствующие значения столбца внешних данных для документа в библиотеке документов.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×