Использование списков для управления проектами на сайте группы

Списки помогают управлять проектами группы и отслеживать сведения на сайте. Например, можно отслеживать события группы с помощью календаря, управлять списком задач, регистрировать вопросы и отвечать на них.

Примечание : В данной статье в качестве примера используется узел SharePoint, созданный компанией Adventure Works, вымышленной организацией, которая производит велосипеды, детали велосипедов и аксессуары для велосипедов.

В отделе маркетинга компании Adventure Works календарь применяется для отслеживания событий, отпусков и конференций. Участники группы могут подключить календарь к Microsoft Office Outlook 2007, где его можно наложить на личные календари, чтобы избежать конфликтов расписаний. При этом события можно копировать из одного календаря в другой.

Отдел маркетинга использует списки задач для управления работой над большими проектами, такими как планирование конференции или проведение маркетинговой кампании. Задачи можно настроить в виде стандартного списка или в виде списка задач проекта. Список задач проекта включает визуальное представление задач и хода их выполнения (представление Ганта). Для создания списка задач в обоих представлениях доступны шаблоны.

Список задач проекта

Отдел маркетинга также использует список для отслеживания проблем логистики, относящихся к планированию конференций, например проблемы с базой данных для регистрации. Участник группы добавляет проблему, а затем другие пользователи вносят обновления или исправления до разрешения проблемы.

Работа со списками

При создании сайта группы создается несколько списков. Эти списки, заданные по умолчанию, могут быть различными (от доски обсуждений до списка календаря). Можно настраивать списки и добавлять в них элементы, создавать дополнительные списки на основе шаблонов или настраиваемые списки с использованием выбранных параметров и столбцов.

Списки могут включать различные типы данных, от текста до дат и изображения. Списки могут также включать вычисления, такие как итоговые значения или вычисляемые даты (например, неделя от текущей даты).

Списки обеспечивают описанные ниже возможности.

  • Отслеживание версий    Можно отслеживать версии элементов списка, чтобы определять, какие элементы списка были изменены и кто внес изменения. Если в новую версию элемента внесена ошибка, можно восстановить предыдущую версию.

  • Требование утверждения    Организации могут требовать, чтобы перед предоставлением элемента списка все пользователям он проходил утверждение.

  • Интеграция электронной почты с списком    Если для сайта включена поддержка входящей или исходящей почты, ее возможности могут применяться в некоторых списках. Некоторые типы списков, например календари и обсуждения, можно настроить так, чтобы в них можно было добавлять содержимое по электронной почте. Кроме того, Office Outlook 2007 интегрируется со списками календаря, задач и контактов.

  • Настройка разрешений    Организация может задать пользовательские разрешения для списка или даже одного элемента списка. Эта функция может быть полезна, например, если определенный элемент содержит конфиденциальную информацию.

  • Создание представлений и управление ими    Группа может создавать различные представления одного и того же списка. Содержимое фактического списка не меняется, но его элементы упорядочиваются или фильтруются таким образом, чтобы выводились наиболее важные или интересные сведения.

  • Уведомление об изменениях    Можно подписаться на RSS-каналы для списков или представлений, чтобы просматривать обновления списков в средстве просмотра RSS, таком как Outlook 2007. Если в организации настроена входящая почта, можно получать оповещения об изменении элементов по электронной почте.

  • Управление списками и автономная работа со списками в Microsoft Office Access 2007    Можно применять для управления списками средства базы данных и работать с ними автономно с помощью Office Access 2007.

  • Просмотр списков на мобильных устройствах    На мобильных устройства можно просматривать множество списков, такие как списки задач и календари, а также библиотеки документов . Чтобы просмотреть список для мобильных устройств, введите /m после веб-адреса сайта. Мобильные представления недоступны для некоторых типов списков, такие как обсуждения. Кроме того, на мобильных устройствах могут не отображаться некоторые типы столбцов.

Распространенные типы списков для совместной работы

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов списков, которые можно использовать в организации.

  • Календарь     Календарь можно использовать для отслеживания всех событий группы или только определенных ситуаций, например проекта или праздников.

  • Задачи и задачи проекта     Список задач служит для отслеживания сведений о проектах и другие событий группы. Можно назначать задачи пользователям, а также отслеживать состояние и процент выполнения задачи. В списке задач проекта выводятся индикаторы выполнения, которые называются представлением Ганта.

  • Отслеживание вопросов     Список отслеживания вопросов можно использовать для хранения вопросов, их состояния и решений. Такой тип списка часто применяется для отслеживания обращений в службу технической поддержки, отдел обслуживания клиентов или группу контроля качества.

  • Доски обсуждений     Доска обсуждений позволяет централизованно регистрировать и хранить обсуждения группы в формате, аналогичном формату группы новостей.

  • Извещения     Список "Извещения" позволяет сообщать новости и отчеты о состоянии, а также для предоставлять напоминаний.

  • Контакты     Список контактов служит для хранения сведений о пользователях или группах, с которыми вы работаете.

  • Ссылки     Список "Ссылки" применяется для централизованного хранения ссылок на веб-сайты, страницы интрасети компании и другие ресурсы.

  • Опросы    Опросы применяются для сбора и обобщения отзывов. Например, можно проводить опросы удовлетворенности сотрудников или конкурсы.

  • Настраиваемые     Хотя можно настроить любой готовый список, можно начать работу с настраиваемым списком и добавить нужные параметры. Можно также создать список, основанный на электронной таблицы, например книгу Microsoft Office Excel 2007для управления контактами поставщиков.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×