Использование смарт-документов

Смарт-документы — это файлы (например, книги Microsoft Office Excel), которые программируются так, чтобы пользователю оказывалась помощь при работе с ними. Файлы Excel некоторых типов, такие как формы и шаблоны, также могут выступать в качестве смарт-документов.

Выберите тему

Дополнительные сведения о смарт-документах

Добавление и подключение решения смарт-документа

Изменение пакета расширения XML, подключенного к смарт-документу

Удаление решения смарт-документа

Дополнительные сведения о смарт-документах

Смарт-документы используются для решения двух типичных деловых задач: управление рабочим процессом и повторное и совместное использование данных. Для создания этих решений смарт-документов в книги Excel добавляются пакеты расширения XML. Такие решения можно загрузить из Интернета или разработать самостоятельно, используя пакет средств разработки смарт-документов Smart Document Software Development Kit.

Управление рабочим процессом

Смарт-документы особенно удобно использовать для книг, обрабатываемых рабочими процессами. Рабочий процесс — это автоматическое перемещение документов или иных элементов в рамках определенной последовательности действий или задач, связанных с некоторым бизнес-процессом. Рабочие процессы применяются для обеспечения единообразного управления типичными бизнес-процессами, такими как утверждение или рецензирование документа. Например, предположим, что в организации регулярно выполняется процедура заполнения форм годовых расходов работника, для чего используется готовый шаблон Excel. Если преобразовать этот шаблон в смарт-документ, он сможет подключаться к базе данных для автоматического заполнения некоторых обязательных данных, таких как имя сотрудника, его табельный номер и имя руководителя. После заполнения отчета о расходах смарт-документ может отобразить кнопку, позволяющую передать его на следующий этап рабочего процесса. Так как в смарт-документе есть сведения о том, кто является руководителем данного сотрудника, то возможна автоматическая отправка этого документа руководителю. Независимо от того, у кого находится смарт-документ, он всегда «знает», какой этап рабочего процесса контроля расходов он сейчас проходит и какой следующий этап.

Повторное и совместное использование данных

С помощью смарт-документов можно повторно использовать существующее содержимое и предоставлять его в общий доступ. Например, юристы при составлении контрактов могут использовать имеющиеся шаблоны, а журналисты могут вставлять в свои статьи стандартные строки с именем автора или другой часто употребляемый текст. Смарт-документы также облегчают совместное использование информации и даже могут взаимодействовать с другими программами системы Microsoft Office. Например, с помощью смарт-документов можно отправлять сообщения электронной почты через Microsoft Office Outlook, не выходя при этом из документа и не запуская Outlook вручную.

Добавление решений смарт-документов с использованием пакетов расширения XML

Если добавить решение смарт-документа, оно будет содержаться в списке доступных решений каждый раз при открытии нового смарт-документа. Чтобы использовать решение, необходимо сначала подключить к документу пакеты расширения XML, преобразующие книгу Excel в смарт-документ. В пакете расширения XML содержится несколько компонентов, в том числе файлы XML и манифест со ссылками на эти компоненты. При открытии документа, подключенного к пакету расширения, в Excel также открывается область задач Действия с документом. Она может включать в себя инструменты для выполнения задач и справку по работе со смарт-документом. Конкретные возможности, поддерживаемые смарт-документом, зависят от структуры документа, реализованной его автором — разработчиком или ИТ-специалистом. Сведения о местонахождении решения смарт-документа и другую информацию о нем можно получить у ИТ-специалиста.

Примечание : При первом использовании смарт-документа может появиться сообщение о том, что необходимо установить компоненты общеязыковой среды выполнения или требуется другая версия компонентов. При появлении подобного сообщения обратитесь к системному администратору.

Загрузка или разработка смарт-документов

При отсутствии доступа к средствам разработки или ИТ-ресурсам можно загрузить смарт-документы, предоставленные сторонними разработчиками. Сведения о создании смарт-документов см. в статье «Smart Document Software Development Kit» на веб-узле Microsoft Developer Network (MSDN).

В начало страницы

Добавление и подключение решения смарт-документа

  1. Если вкладка Разработчик не показана на экране, отобразите ее, выполнив следующие действия:

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Параметры Excel.

    2. В категории Основные в разделе Основные параметры работы с Excel установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите кнопку ОК.

      Примечание : Лента является частью нового компонента Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent — она заменяет собой многочисленные меню и панели инструментов и позволяет легко находить любые нужные команды, которые теперь сосредоточены в одном месте.

  2. На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Пакеты расширения.

    Группа XML на ленте

  3. Нажмите кнопку Добавить.

  4. В диалоговом окне Установка пакета расширения XML найдите расположение манифеста для решения, которое требуется добавить.

  5. Нажмите кнопку Открыть.

  6. В списке Доступные пакеты расширения XML выберите решение, которое следует подключить к документу, и нажмите кнопку Присоединить.

В начало страницы

Изменение пакета расширения XML, подключенного к смарт-документу

  1. Если вкладка Разработчик отсутствует, отобразите ее, выполнив следующие действия:

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Параметры Excel.

    2. В категории Основные в разделе Основные параметры работы с Excel установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите кнопку ОК.

      Примечание : Лента является частью нового компонента Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent — она заменяет собой многочисленные меню и панели инструментов и позволяет легко находить любые нужные команды, которые теперь сосредоточены в одном месте.

  2. На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Пакеты расширения.

    Группа XML на ленте

  3. Выполните одно из следующих действий:

    1. Чтобы удалить из документа имя пакета расширения XML и свойства URL, нажмите кнопку Удалить. Пакет расширения XML останется в списке Доступные пакеты расширения XML.

    2. Чтобы заменить текущий пакет расширения XML новым пакетом, выберите в списке Доступные пакеты расширения XML другой пакет расширения XML и нажмите кнопку Присоединить.

    3. Можно задать автоматическое обновление пакетов расширения XML с определенной периодичностью. Проверить наличие обновления можно будет и в любое другое время, нажав кнопку Обновить. Если имеется обновленный пакет расширения XML, будут загружены его новые компоненты.

В начало страницы

Удаление решения смарт-документа

  1. Если вкладка Разработчик отсутствует, отобразите ее, выполнив следующие действия:

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем щелкните Параметры Excel.

    2. В категории Основные в разделе Основные параметры работы с Excel установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите кнопку ОК.

      Примечание : Лента является частью нового компонента Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent — она заменяет собой многочисленные меню и панели инструментов и позволяет легко находить любые нужные команды, которые теперь сосредоточены в одном месте.

  2. На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Пакеты расширения.

    Группа XML на ленте

  3. В списке Доступные пакеты расширения XML выберите решение, которое следует удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Примечание : Удаление решения смарт-документа означает удаление сведений об этом решении из реестра. Удаление решения не приводит к удалению файлов, установленных на компьютере пакетом расширения XML, так как они могут использоваться другими смарт-документами.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×