Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Если вы хотите отправить большому количеству получателей персонализированные сообщения электронной почты, используйте слияние. Вы получите набор персонализированных сообщений с одинаковым форматированием, текстом и рисунками. В сообщениях будут различаться только определенные разделы. При слиянии, в отличие от массовой рассылки группе людей, каждый получатель является единственным.

Три файла в процессе слияния почты: основной документ, а также список рассылки, который создает наборы писем или сообщений электронной почты, конвертов либо наклеек.

Для создания писем с помощью слияния нужны следующие документы:

  • Основной документ
    Это сообщение электронной почты, содержащее текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии документа.

  • Список рассылки
    Этот документ содержит данные, которые используются для заполнения сведений в письме. Например, список рассылки включает имена контактов, тогда как основной документ — сообщение, которое будет им отправляться.

  • Объединенный документ
    Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в основной документ, что позволяет получить персонализированные объединенное документы для всех людей из списка рассылки.

Шаг 1. Подготовка основного документа

В Word введите текст сообщения электронной почты, которое вы хотите отправить. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Такие сведения будут важны всем получателям.

  • На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Сообщения электронной почты.

    Снимок экрана вкладки "Рассылки" в Word  с кнопкой "Начать слияние" и списком доступных типов слияния.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Чтобы отправлять сообщения электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail. Если вы используете Outlook MAPI, убедитесь, что версии Word и Outlook совпадают.

Список рассылки — это источник данных. Он может быть каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании сообщений электронной почты.


Советы

Шаг 3. Связывание списка рассылки с сообщениями

Теперь нужно выбрать получателей из источника данных (списка адресов). Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если у вас нет списка рассылки, выберите Ввести новый список и создайте его.

      Или:

    • Если список рассылки хранится в виде электронной таблицы Excel, базы данных Access или файла данных другого типа, щелкните Использовать существующий список. Перейдите к списку и нажмите кнопку Открыть.

      Или:

    • Если вы используете контакты Outlook, щелкните Выбрать из контактов Outlook.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. В поле Имя файла введите имя, а затем нажмите кнопку Сохранить.


Изменение списка рассылки

Если вы отправляете сообщения всем контактам в списке, перейдите к разделу Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в сообщение. Если вы хотите отправить сообщения только некоторым пользователям из списка, сделайте следующее:

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Изменить список получателей".

  2. Установите флажки для имен пользователей, которые должны получить сообщения.

    Выбор строк при помощи установки флажков

Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов.

Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в сообщение

Добавьте в каждое сообщение имя и адрес получателя. Для этого рекомендуется вставить поля слияния в основной документ.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    Вставка поля слияния "Блок адреса"

  2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для сообщений.

    Параметры блока адреса

  3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

  4. В группе Составление документа и вставка полей щелкните Строка приветствия.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Строка приветствия".

  5. В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

  7. В меню Файл выберите команду Сохранить, чтобы сохранить сообщение.

    Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Вы также можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Проверка имен полей слияния

Убедитесь, что Word находит имена и адреса из списка рассылки.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Подбор полей.

    Совет:  Окно Подбор полей также можно открыть из диалогового окна Вставка блока адреса, которое вы использовали для добавления блока адреса в основной документ.

  2. В окне Подбор полей убедитесь, что поля записи, которые отображаются в списке, совпадают с именами столбцов для записей в источнике данных.

    Диалоговое окно «Подбор полей»

    Примечание: В диалоговом окне есть два столбца. Левый столбец содержит список имен полей, часто используемых в бизнес-записях. В правом столбце находятся имена, сопоставленные с заголовками столбцов в файле источника данных.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если все имена полей соответствуют заголовкам столбцов, не нужно ничего делать.

      Или

    • Если для имени поля, которое должно быть сопоставлено с заголовком столбца, указано (нет соответствия), щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите имя поля в источнике данных. При необходимости повторите это действие.

  4. Нажмите кнопку ОК.


Форматирование полей слияния

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

  1. На вкладке Рассылки в группе Просмотр результатов нажмите кнопку Просмотреть результаты для перехода от результатов слияния обратно к полям слияния в сообщении.

    Группа "Просмотр результатов" на вкладке "Рассылки".

  2. Выберите имя поля слияния.

    Выбор поля "Блок адреса"

  3. На вкладке Главная выберите нужный шрифт и его размер.

    В Word на вкладке "Главная" в группе "Шрифт" выберите шрифт и размер шрифта.

  4. На вкладке Разметка страницы (Word 2013) или Макет (Word 2016) укажите необходимый интервал между абзацами.

    В Word на вкладке "Макет" в группе "Абзац" задайте интервалы.

    Примечание: Так как в Word одна строка блока адреса приравнивается к абзацу, возможно, интервал между строками лучше сократить.

Шаг 5. Предварительный просмотр и завершение слияния

После того как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, завершите слияние.

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят так, как нужно.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой показана группа "Просмотр результатов".

    Совет:  Чтобы перейти в начало списка, нажмите кнопку Первая Кнопка "Первая запись" в результатах слияния , а чтобы перейти в конец списка, нажмите Последняя Кнопка "Последняя запись" в результатах слияния .

  2. Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Завершить и объединить" и ее параметры.

  3. В поле Кому выберите имя столбца электронных адресов из списка.

    Примечание: Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить скрытых получателей, а также вложения в такие сообщения невозможно.

  4. В поле Тема введите тему сообщения.

  5. В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

    Важно: Если документ отправляется как обычный текст, сообщение не будет содержать форматированного текста и графических элементов.

  6. В группе Отправить записи выполните одно из следующих действий:

    • Примите значение по умолчанию (все).

      Или

    • Выберите текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.

      Или

    • Выберите последний вариант и в поле с введите номер записи, с которой нужно начать слияние, а в поле пономер последней записи.

      Примечание: Сообщение электронной почты отправится только получателям с номерами записей из этого диапазона.

  7. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.

Шаг 6. Сохранение персонализированного сообщения

Сохраните сообщение электронной почты, если вы планируете использовать его при следующем слиянии.

Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к выбранному источнику данных. При последующем открытии документа в Word появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

  • Если вы выберете Да, откроется документ с объединенными сведениями первой записи.

  • Если вы нажмете кнопку Нет, подключение между основным документом и источником данных будет разорвано. Основной документ сообщения станет обычным документом Word.

См. также

Если вы хотите отправить большому количеству получателей персонализированные сообщения электронной почты, используйте слияние. Вы получите набор персонализированных сообщений с одинаковым форматированием и текстом. В сообщениях будут различаться только определенные разделы. При слиянии — в отличие от массовой рассылки — каждый получатель является единственным.

Для создания писем с помощью слияния нужны следующие файлы:

  • Основной документ
    Это сообщение электронной почты, содержащее текст, который будет одинаковым в каждой версии документа.

  • Список рассылки
    Это источник данных (часто электронная таблица Excel), который используется для заполнения сведений в сообщении. Например, список рассылки включает имена контактов, тогда как основной документ — сообщение, которое будет им отправляться.

  • Объединенный документ
    Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в основной документ, что позволяет получить персонализированные объединенные документы для всех людей из списка рассылки.

Прежде всего нужно создать основной документ.

  1. На вкладке Рассылки выберите Начать слияние > Сообщения электронной почты.

    Слияние электронной почты

  2. Введите текст сообщения, которое вы хотите отправить, в Word.

Первая строке вашей электронной таблицы Excel является записью заголовка. Каждый столбец в ней содержит название, которое указывает на категорию данных. Например, названия столбцов могут быть такими: Адрес электронной почты, Имя, Адрес, Город, Область и Почтовый индекс. В последующих строках содержится по одной записи данных для каждого получателя. Пустые строки и столбцы в списке недопустимы.

Совет: Чтобы создать электронную таблицу Excel на основе адресной книги Outlook, экспортируйте контакты в текстовый файл с разделителями-знаками табуляции и откройте его в Excel. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт и архивирование вручную элементов Outlook.

  1. В первой строке электронной таблицы Excel введите названия столбцов для получателей. Например, в первом столбце введите Адрес электронной почты, во втором — Имя, в третьем — Фамилия и т. д.

    Важно: Желательно, чтобы первый столбец содержал адрес электронной почты получателя.

  2. Во второй и последующих строках введите адреса электронной почты, имена и фамилии получателей.

  3. В меню Файл выберите Сохранить и введите имя файла.

    Примечание: Запомните его расположение электронной таблицы; оно понадобится позднее для связи таблицы с документом слияния.

  4. Сохраните и закройте электронную таблицу.

    Примечание: Если не закрыть электронную таблицу Excel, содержащую список, или снова открыть ее до завершения слияния, то выполнить его будет невозможно.

На вкладке Рассылки нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

На вкладке "Рассылки" выделена кнопка "Выбрать получателей" со списком параметров

Параметр

Описание

Ввести новый список

Создать новый список адресов при настройке слияния

Использовать существующий список

Использовать электронную таблицу Excel или другой файл данных в качестве списка адресов

Выбрать из контактов Outlook

Выбрать имена напрямую из списка контактов Outlook

Контакты Apple

Выбрать имена напрямую из адресной книги Apple

FileMaker Pro

Импортировать данные из базы данных FileMaker Pro

Ввести новый список

В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей.

  1. В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).

    Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх и вниз.

  2. Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.

Использовать существующий список

  1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие книги выберите нужную электронную таблицу и выполните одно из следующих действий:

    • Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать всю электронную таблицу.

      Или

    • Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.

  3. Нажмите кнопку ОК.

Выбрать из контактов Outlook

  1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

  2. В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.

  3. В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.

Контакты Apple

  1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

  2. В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

FileMaker Pro

  1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

  2. В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Вставить поле слияния и выберите поле, которое вы хотите добавить.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Вставить поле слияния"

  2. В основном документе щелкните в области Перетащите поля в эту область или введите текст, а затем щелкните текст, чтобы удалить его.

  3. Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Просмотреть результаты"

    Примечание: Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

  2. Чтобы внести дополнительные изменения в форматирование, еще раз нажмите Просмотреть результаты, чтобы добавить или удалить поля слияния.

  3. Если сообщения выглядят так, как нужно, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Объединить для отправки по электронной почте, чтобы завершить слияние.

    Совет:  Параметр Объединить для отправки по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×