Использование рабочего процесса утверждения

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В ходе рабочего процесса утверждения документ или элемент, хранящиеся в списке или библиотеке, передаются группе людей для утверждения. По умолчанию этот рабочий процесс связан с типом содержимого документа и поэтому автоматически доступен в библиотеках документов.

В этой статье

Принципы работы рабочего процесса утверждения

Добавление и изменение рабочего процесса утверждения для списка, библиотеки или типа содержимого

Запуск рабочего процесса утверждения для документа или элемента

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения

Как функционирует рабочий процесс?

Рабочий процесс утверждения поддерживает бизнес-процессы, которые включают отправку документа или элемента коллегам или руководителям для утверждения. Данный рабочий процесс обеспечивает более эффективное выполнение бизнес-процесса утверждения, поскольку контролируются и отслеживаются все задачи процесса, выполняемые людьми, а также ведется регистрация выполненных процессов.

Если рабочие процессы доступны, то данный процесс может быть запущен непосредственно из документа или элемента списка или библиотеки. Для запуска выберите нужный рабочий процесс, а затем заполните форму, в которой указываются участники рабочего процесс (утверждающие), срок выполнения, а также необходимые инструкции к задачам. После запуска сервер назначает задачи всем участникам рабочего процесса. Участникам также отправляются электронные оповещения, если на сервере включена соответствующая функция. Участники с помощью ссылки в электронном оповещении открывают документ или элемент, подлежащий утверждению, а затем утверждают или отклоняют документ либо переназначают свои задачи другим участникам. Кроме того, они могут отправить запрос на изменение соответствующего документа или элемента. Участники могут выполнять свои задачи рабочего процесса либо на веб-узле Microsoft Office SharePoint Server 2007, либо непосредственно в программах из состава выпуска выпуск 2007 системы Microsoft Office. В ходе выполнения рабочего процесса его владелец или участники могут получать данные о том, кто уже закончил свои задачи, на странице Состояние рабочего процесса. После выполнения участниками своих задач рабочий процесс прекращается, и его владелец получает автоматическое уведомление об этом.

По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом содержимого документа и поэтому автоматически доступен в библиотеках документов. Стандартный рабочий процесс утверждения для библиотек документов является последовательным, то есть задачи назначаются участникам по очереди. Версия данного рабочего процесса также по умолчанию связана с библиотеками страниц на узле публикации, и его можно использовать для управления процессом утверждения публикаций веб-страниц. Такие стандартные связанные версии рабочего процесса утверждения можно настроить в соответствии с потребностями конкретного предприятия либо можно добавить к списку, библиотеке или типу содержимого абсолютно новую версию данного рабочего процесса.

К началу страницы

Добавление или изменение рабочего процесса утверждения для списка, библиотеки или типа содержимого

Прежде чем использовать рабочий процесс, его нужно добавить к списку, библиотеке или типу содержимого, чтобы сделать доступным для документов или элементов в определенном местоположении. Данная операция требует наличия разрешения на управление списками и, как правило, выполняется администраторами узлов или пользователями, управляющими определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса в рамках сайта зависит от того, где он был добавлен.

  • При добавлении рабочего процесса непосредственно в список или библиотеку он становится доступным только для элементов этого списка или библиотеки.

  • При добавлении рабочего процесса к типу контента списка (это экземпляр типа контента сайта, добавленный к определенному списку или библиотеке) он становится доступным только для элементов данного типа контента в конкретном списке или библиотеке, с которыми связан этот тип контента.

  • При добавлении рабочего процесса к типу контента сайта он становится доступным для всех элементов этого типа контента во всех списках и библиотеках, к которым был добавлен экземпляр этого типа контента сайта. Если нужно, чтобы рабочий процесс был доступным среди широкого диапазона списков и библиотек семейства веб-сайтов для объектов определенного типа контента, лучше всего добавить рабочий процесс непосредственно к типу контента сайта.

Чтобы добавить рабочий процесс утверждения к списку, библиотеке или типу контента либо изменить процесс, уже связанный со списком, библиотекой или типом контента, необходимо выполнить одни и те же действия.

  1. Чтобы открыть страницу "Добавление рабочего процесса" или "Изменение рабочего процесса" для списка, библиотеки или типа контента, для которых требуется добавить или изменить рабочий процесс, необходимо выполнить одно из следующих действий.

    • Для списка или библиотеки

      1. Откройте список или библиотеку, для которой необходимо добавить или изменить рабочий процесс.

      2. В меню Параметры меню параметры нажмите кнопку Параметры списка или нажмите кнопку Параметры для типа библиотеки, при открытии.

        Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.

      3. В группе Разрешения и управление щелкните Параметры рабочих процессов.

    • Для типа содержимого списка.

      1. Откройте список или библиотеку, которая содержит экземпляр типа содержимого списка, для которого необходимо добавить или изменить рабочий процесс.

      2. В меню Параметры меню параметры нажмите кнопку Параметры списка или нажмите кнопку Параметры для типа библиотеки, при открытии.

        Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.

      3. В группе Типы содержимого щелкните имя типа содержимого.

        Примечание : Если список или библиотеку, не настроен для поддержки нескольких типов контента, раздел Типы контента не отображается на странице настройки для списка или библиотеки.

      4. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

    • Для типа содержимого узла.

      1. На домашней странице семейства веб-сайтов, в меню Действия сайта Изображение кнопки выберите пункт Параметры сайта и нажмите кнопку Изменить все параметры сайта.

      2. В группе Галереи нажмите кнопку Типы содержимого узла.

      3. Щелкните имя типа содержимого узла, для которого необходимо добавить или изменить рабочий процесс, а затем нажмите кнопку Параметры рабочего процесса.

        Примечание : Если уже были добавлены рабочие процессы для этого списка, библиотеки или типа контента, это действие позволяет перейти непосредственно на странице Изменение параметров рабочего процесса, и вам нужно нажмите кнопку Добавить рабочий процесс, чтобы перейти на странице Добавление рабочего процесса. Если были добавлены нет рабочих процессов для этого списка, библиотеки или типа контента, этот шаг откроется непосредственно на странице Добавление рабочего процесса.

  1. На странице «Изменение параметров рабочего процесса» нажмите кнопку Добавить рабочий процесс или щелкните имя рабочего процесса, для которого необходимо изменить параметры.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • На странице Добавление рабочего процесса, в разделе рабочий процесс в случае добавления рабочего процесса, выберите шаблон рабочего процесса утверждения.

    • При изменении параметров рабочего процесса на странице «Изменение рабочего процесса» измените нужные параметры согласно следующим шагам.

  3. В поле Имя введите уникальное название рабочего процесса.

    1. В разделе Список задач укажите список задач, который будет использоваться с данным рабочим процессом.

      Примечания : 

      • Можно использовать список Задачи по умолчанию или создать новый. При использовании списка Задачи по умолчанию участники рабочего процесса смогут легко найти и отобразить свои задачи рабочего процесса, используя представление Мои задачи списка Задачи.

      • Если задачи для этого рабочего процесса будут открывать засекреченные или конфиденциальные данные, которые необходимо хранить отдельно от общего списка Задачи, необходимо создать новый список задач.

      • Если организация будет иметь многочисленные рабочие процессы или рабочие процессы будут включать многочисленные задачи, то необходимо создать новый список задач. В данном случае можно создать списки задач для каждого рабочего процесса.

  4. В разделе Список предыстории выберите список предыстории для использования с этим рабочим процессом. Список предыстории отображает все события, происходящие во время выполнения каждого экземпляра рабочего процесса.

    Примечание : Можно использовать список Предыстории по умолчанию или создать новый. Если организация будет иметь многочисленные рабочие процессы, то можно создать отдельный список предыстории для каждого рабочего процесса.

  5. В разделе Свойства запуска следует определить, каким образом, когда и кем может быть запущен рабочий процесс.

    Если вы хотите использовать этот рабочий процесс утверждения для управления утверждением содержимого библиотеки, установите флажок этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, можно узнать в статье рабочего процесса для управления утверждением содержимого библиотеки.

    Примечания : 

    • Конкретные параметры, если они не поддерживаются выбранным шаблоном рабочего процесса, могут быть недоступны.

    • The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. При добавлении данного рабочего процесса к типу содержимого узла укажите, нужно ли добавить рабочий процесс ко всем типам содержимого, в которые наследуется данный тип содержимого, в разделе Обновление типов списков и типов содержимого узлов.

    Примечание : Раздел Обновление типов списков и типов содержимого узлов отображается на странице «Добавление рабочего процесса» только для типов содержимого узла.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. На странице «Настройка рабочего процесса» выберите необходимые параметры для передачи задач, значений по умолчанию для запуска рабочего процесса, завершения процесса и параметры действий после его успешного завершения.

    Выберите параметры в любом из следующих разделов (не обязательно указывать параметры в каждом разделе):

    Задачи рабочего процесса

    Задача

    Действие

    Назначить задачи всем участникам одновременно (параллельный рабочий процесс)

    Установите флажок всем участникам одновременно (параллельный процесс).

    Назначить задачи участникам одному за другим (последовательный рабочий процесс)

    Если используется последовательный рабочий процесс, один участник должен выполнить задачу до того, как следующий участник получит задачу.

    Установите флажок каждому участнику по очереди (последовательный процесс).

    Разрешить участникам рабочего процесса переназначать задачи другим лицам

    Установите флажок переназначить задачу другому лицу.

    Разрешить участникам рабочего процесса запрашивать внесение изменений в документ или элемент до выполнения задачи

    Установите флажок запрашивать изменение перед завершением задачи.

    Значения запуска рабочего процесса по умолчанию

    Задача

    Действие

    Определить список участников по умолчанию для всех экземпляров данного рабочего процесса

    Укажите имена людей, которые будут участвовать в запуске данного рабочего процесса, или щелкните Утверждающие для выбора людей и групп в службы каталогов.

    Примечание : Если данный рабочий процесс настроен на выполнение в последовательном режиме, добавьте имена его участников в том порядке, в котором им будут назначаться задачи.

    Назначить одну задачу для группы

    Установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы).

    Выбирайте данный вариант, если в качестве участников рабочего процесса будут указаны группы, и только одна задача будет назначена для группы вместо индивидуальных задач для каждого ее члена.

    Разрешить лицам, запускающим рабочий процесс, изменять или добавлять участников

    Установите флажок Разрешить изменение списка участников при запуске рабочего процесса.

    Данный флажок установлен по умолчанию. Чтобы запретить лицам, запускающим рабочий процесс, изменять или добавлять участников, снимите этот флажок.

    Указать сообщение по умолчанию, которое будет сопровождать каждую задачу

    Введите сообщение или инструкции в текстовое поле.

    Определить дату выполнения параллельных рабочих процессов

    Введите или выберите дату в группе Срок выполнения задач (параллельный процесс).

    Указать срок, в течение которого участники последовательного рабочего процесса должны выполнить свои задачи

    В разделе Назначить каждому лицу следующий срок выполнения задачи (последовательный процесс) введите число, а затем выберите либо дн., либо нед. в качестве интервала времени.

    Указать список лиц, которые должны получить оповещения (не назначения задач) при запуске рабочего процесса

    В группе Уведомление участников введите имена лиц, которых необходимо известить, или щелкните Копия для выбора лиц и групп в службе каталогов.

    Завершение рабочего процесса

    Задача

    Действие

    Указать, что параллельный рабочий процесс завершен, когда определенное количество участников выполнят свои задачи

    Установите флажок Закончено указанное число задач, а затем введите число.

    Примечание : Данный параметр недоступен, если рабочий процесс последовательный.

    Указать, что рабочий процесс завершен при отклонении документа или элемента

    Установите флажок Документ отклонен.

    Указать, что рабочий процесс завершен при изменении документа или элемента

    Установите флажок Документ изменен.

    Действия после завершения рабочего процесса

    Задача

    Действие

    Обновление состояния утверждения для документа или элемента после завершения рабочего процесса

    Установите флажок Обновить состояние утверждения (этот рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого).

    • Если рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого библиотеки (контроля) и на странице «Добавление рабочего процесса» установлен флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента, данный параметр будет выбран по умолчанию.

    • Если флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента не был установлен, поскольку данный рабочий процесс не нужно использовать по умолчанию для утверждения содержимого библиотеки, можно установить флажок Обновить состояние утверждения (этот рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого), чтобы этот рабочий процесс утверждения использовался в качестве дополнительного процесса, который может быть запущен вручную определенными пользователями.

  9. Нажмите ОК.

К началу страницы

Запуск рабочего процесса утверждения документа или элемента

Рабочий процесс утверждения документа или элемента можно запустить вручную непосредственно из списка или библиотеки, в которых этот элемент или документ хранится. Набор параметров, доступных при запуске рабочего процесса, зависит от настроек рабочего процесса, выполненных в момент его добавления к списку, библиотеке или типу контента для данного элемента. Для запуска рабочего процесса необходимо иметь разрешение не ниже чем "Изменение элементов". Для запуска некоторых рабочих процессов для документа или элемента требуется также разрешение "Управление списками".

Примечание : Если нужно убедиться, что участники рабочего процесса получают оповещения и напоминания о задачах после запуска рабочего процесса по электронной почте, обратитесь к администратору сервера и проверьте, что электронная почта поддерживается данным узлом.

  1. Если список или библиотека еще не открыты, щелкните соответствующее имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка или библиотеки не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните имя списка или библиотеки.

  2. Наведите указатель на имя документа или элемента, для которого необходимо запустить рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку и выберите Рабочие процессы.

  3. В группе Запуск нового рабочего процесса выберите рабочий процесс утверждения, который необходимо запустить.

  4. Введите имена людей, которые будут утверждать документ или элемент, в строке Утверждающие или щелкните Утверждающие для выбора лиц и групп в службе каталогов.

    Примечание : Если используется последовательный рабочий процесс, введите имена участников в том порядке, в котором им необходимо назначить задачи, или выберите их из списка.

  5. При добавлении групп в качестве участников рабочего процесса установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы), чтобы группа получила только одно уведомление о задаче, а не каждый из ее членов.

  6. Чтобы добавить сообщение или конкретные инструкции по выполнению задачи, введите соответствующие сведения в текстовое поле Введите сообщение для включения в запрос.

  7. Чтобы указать время завершения задачи, выполните в разделе Срок одно из следующих действий.

    • Для последовательного рабочего процесса введите число и выберите дн. или нед. в качестве интервала времени.

    • Для параллельного рабочего процесса в поле Срок выполнения задач введите или выберите дату.

    • Чтобы другие лица получали уведомления (не назначения задач) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия для выбора лиц и групп в службе каталогов.

  8. Нажмите кнопку Запустить.

К началу страницы

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения

Участники рабочего процесса утверждения могут выполнять назначенные им задания либо в списке или библиотеке, где хранится соответствующий документ или элемент, либо непосредственно в определенных программах из состава выпуска 2007 Office (выпуск). Дополнительные сведения о выполнении задачи рабочего процесса в клиентской программе см. в справке к этой программе.

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения на сервере

  1. Перейдите к списку Задачи узла и выберите в меню Вид команду Мои задачи, чтобы найти свою задачу рабочего процесса.

    Примечание : Если рабочий процесс не использует стандартный список Задачи, то назначенная вам задача может отсутствовать в списке Задачи. Чтобы ее найти, откройте список или библиотеку, где хранится элемент рабочего процесса. Укажите необходимый элемент, щелкните появившуюся стрелку, а затем щелкните Рабочие процессы. На странице Состояние рабочего процесса в группе Выполняющиеся рабочие процессы выделите имя рабочего процесса, в котором вы принимаете участие. В списке Задачи найдите свою задачу рабочего процесса.

  2. Наведите указатель на имя задачи, которую требуется выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем щелкните Изменить элемент.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы утвердить элемент, введите в специальном текстовом поле любые комментарии, которые следует отправить владельцу рабочего процесса, и нажмите кнопку Утвердить.

    • Чтобы отклонить элемент, введите в специальном текстовом поле любые комментарии, которые следует отправить владельцу рабочего процесса, и нажмите кнопку Отклонить.

    • Чтобы переназначить задачу утверждения другому лицу, щелкните Переназначение задачи, выберите пользователя, кому необходимо назначить задачу, и нажмите кнопку Отправить.

    • Чтобы направить запрос на внесение изменений в элемент, подлежащий утверждению, щелкните Запрос изменения, укажите пользователя, которому необходимо назначить запрос на изменение, опишите запрашиваемые изменения и нажмите кнопку Отправить.

      Примечание : В зависимости от настроек рабочего процесса, выполненных во время его добавления к списку, библиотеке или типу содержимого для данного элемента, параметры переназначения задачи или отправки запроса на изменения могут быть недоступны.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×